- Die Übersicht über Ihr Projektportfolio, also die Gesamtheit aller laufenden und geplanten Projekte in Ihrem Unternehmen, kann eine ungemeine Hilfe bei der Umsetzung der Unternehmensziele sein.
- Projektportfoliomanagement (kurz: PPM) ist deswegen eine der wichtigsten Aufgaben, die die Unternehmensleitung in der heutigen Zeit hat. Damit entscheiden Sie, welche Projekte Sie durchsetzen wollen und verwalten Ihre Ressourcen und Mitarbeiter.
- Durch die Auswahl der richtigen Projekte unterstützen Sie Ihre Unternehmensziele, falsche Projekte hingegen könnten Ihre Organisation schädigen und im schlimmsten Fall ruinieren. Die hier vorgestellten Tools sollen Ihnen helfen, Ihr Projektportfolio optimal zu verwalten.
Was ist ein Projektportfolio?
Im Normalfall wird in Ihrem Unternehmen bereits ein Projektportfolio vorhanden sein. Es handelt sich dabei schlicht um die Gesamtheit aller im Moment laufenden und für die Zukunft geplanten Projekte in Ihrem Unternehmen. Das Portfolio können Sie sich im Grunde vorstellen wie einen großen Aktenordner, in dem Sie viele verschiedene Projektideen sammeln.
Projektportfoliomanagement (manchmal auch Multiprojektmanagement) bezeichnet dementsprechend die Verwaltung dieses Portfolios. Dabei sortieren Sie die einzelnen Projekte zum Beispiel hinsichtlich ihrer Relevanz und ihres Risikos, stellen sie auf Zeitleisten dar und weisen Ihnen Mitarbeiter, feste Budgets oder Stundensätze zu. Ziel des Ganzen ist es, eine Entscheidung darüber zu fällen, welche geplanten Projekte in Zukunft umgesetzt werden und welche laufenden Projekte im Falle einer Budgetkürzung gestoppt werden sollten.
Eine grundlegende Definition liefert der Schweizer Fachautor und Managementtrainer Bruno Jenny:
Das Projektportfoliomanagement führt alle Projekte einer Führungseinheit. Dazu gehören alle Aufgaben, welche für das Priorisieren, das Koordinieren, das Kontrollieren und das Unterstützen der anstehenden und laufenden Projekte und der notwendigen Ressourcen aus Projektportfolio-Sicht notwendig sind.
Wie funktioniert Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement läuft im Grunde immer nach den selben Schritten ab:
- Definition der Unternehmensziele
- Planung von Projekten zur Umsetzung dieser Ziele
- Beurteilung der Projektideen
- Bewilligung oder Ablehnung der Projekte
- Überwachung laufender Projekte
Bewertung des Wertbeitrags
Vor allem die Beurteilung der einzelnen Projektideen ist ein wichtiger Schritt. Hier planen Sie und Ihr Management, welchen Aufgaben sich Ihr Team in der nächsten Zeit vorrangig widmen wird, und welche Projekte zunächst einmal hintenangestellt oder ganz aus der Planung gestrichen werden. Wichtig dabei ist vor allem die Einschätzung darüber, wie groß der Wertbeitrag des jeweiligen Projekts ist.
Der Wert oder Nutzen eines Projekts kann dabei verschiedene Dimensionen annehmen. Klassisch ist beispielsweise der Vergleich anhand monetärer Richtlinien, es sind aber auch andere strategische Dimensionen möglich:
- Monetäre Bewertung: Hier werden die zu erwartenden Gewinne aus dem Projekt mit den durchschnittlichen Kosten verrechnet. Erst ab einem gewissen Gewinn sollte das Projekt als rentabel gelten und durchgeführt werden.
- Strategische Bewertung: Bei dieser Art von Bewertung liegen verschieden gewichtete Kriterien zugrunde. Hier müssen Sie recht abstrakt vorgehen, und den einzelnen Projekten einen “Strategic Score” zuordnen, der aussagt, in welchem Maße das Projekt den Unternehmenszielen dient.
Abwägen zwischen Nutzen und RisikoDer Beitrag des Projekts zu den Unternehmenszielen sollte selbstverständlich so groß wie möglich sein, das Risiko dagegen möglichst klein. Es gilt die Faustregel: Je höher das Risiko eines geplanten Projekts ist, desto höher muss der Nutzen sein, damit es sich rechnet.
Ziel einer solchen qualitativen Einschätzung ist es, die vorhandenen (und meist knappen) Ressourcen des Unternehmens ideal zu nutzen und gegebenenfalls davor zu schützen, durch falsche Planung verschwendet zu werden.
Für wen ist Projektportfoliomanagement geeignet?
PPM Tools sind vor allem in der Verwaltungs- und Management-Ebene von auftragsorientierten Unternehmen gebräuchlich. Das können Medienunternehmen oder kreative Agenturen sein. Möglicherweise existiert in Ihrem Unternehmen auch bereits ein sogenanntes PMO, ein “Project Management Office”, das sich hauptsächlich mit der Verwaltung der Unternehmens-Vorhaben auseinandersetzt. So oder so: Projektportfoliomanagement fußt darauf, dass es eine zentrale Stelle gibt, in der Entscheidungen über die zukünftigen Projekte gefällt werden - ob es sich dabei um die Chefetage handelt, oder um einen Projektmanager.
Projekte, die in einem besonderen Maße von Portfolio Management profitieren, sind beispielsweise IT-Projekte. Diese finden sich in beinahe jedem modernen Unternehmen, sind oft zahlreich und können jede erdenkliche Größenördnung haben, weswegen Ihrer Verwaltung eine besondere Aufmerksamkeit zukommen sollte.
Vorteile von Projektportfoliomanagement
Neben dem offensichtlichen Nutzen von PPM Tools - verbesserte Zeit- und Ressourcennutzung sowie ein zu erwartender Gewinnanstieg - liefert eine durchdachte Projektsteuerung durch Portfolio Management auch weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:
Erhöhte Transparenz und einheitliche Planung
Durch ein einheitliches Portfolio Management wird sich in Ihrem Unternehmen kulturell einiges verändern. Denn da die Verwaltung des Projektpools beim PPM von einer zentralen Stelle durchgeführt wird, werden sich viele Prozesse vereinheitlichen, die zuvor in verschiedenen Händen lagen. Zunächst einmal werden die einzelnen Projektbudgets zentral verwaltet und - entsprechend der ermittelten Priorität - an die einzelnen Abteilungen vergeben. Daneben hat die Projektsteuerung auch Einfluss auf die Durchführung und Methodik im Unternehmen: Die Terminologie und das Reporting werden stammen aus einem Guss, dadurch werden die Prozesse transparenter und der Erfolg der Projekte eindeutiger messbar.
Keine Doppelarbeit mehr
Unternehmen beklagen Doppelarbeit
Eine Studie der TU München über Multiprojektmanagement in deutschen Unternehmen ergab: 32 Prozent aller befragten Unternehmen beklagen Doppelarbeit durch mangelndes Projektcontrolling.
Gerade in größeren Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen kann es passieren, dass unterschiedliche Abteilungen zeitgleich ähnliche Projekte planen und durchführen. So laufen Projekte mit gleicher oder ähnlicher Zielsetzung parallel, was eine enorme Verschwendung von Ressourcen und Arbeitszeit mit sich bringt. Auch diese Problematik lässt sich durch ein zentrales Portfolio Management lösen. Keine Abteilung wird die Möglichkeit haben, ein Projekt ohne das Wissen des zuständigen Portfoliomanagers überhaupt zu starten. Lästige und teure Doppelarbeit gehört der Vergangenheit an.
Nachteile von Projektportfoliomanagement
Jede neue Softwarelösung bringt natürlich auch Herausforderungen und Probleme mit sich. Das gilt auch und vor allem für das Portfoliomanagement, denn hier installieren Sie nicht nur ein schickes neues Tool, sondern ändern gegebenenfalls Ihre ganze Vorgehensweise. Das kann einige Schwierigkeiten mit sich bringen:
Schwierige Implementierung
Eine große Schwierigkeit bei der Wahl des richtigen PPM Tools oder der richtigen Strategie für das Projektcontrolling ist die aufwändige Implementierung derselben. Vor allem in mittelständischen Unternehmen fehlt es oft an den nötigen Ressourcen Geld und Zeit, um ein neues System zu integrieren und alle Mitarbeiter gleichermaßen darauf einzuschwören. Auch die spätere Umsetzung der gewählten Strategie muss oft neben dem Tagesgeschäft erfolgen, eine gute und sichere Ressourcenplanung steht deswegen bereits im Vorfeld an.
PPM als reiner Top-Down-Ansatz
Wie bereits ausgeführt handelt es sich beim Portfolio Management größtenteils um eine Aufgabe der Unternehmensleitung (oder einer der Unternehmensleitung direkt unterstellten Abteilung zum Projektmanagement). Die Management-Ebene hat erfahrungsgemäß das größte Interesse daran, Projekte frühzeitig zu planen und schnell auf einen vordefinierten Kurs zu bringen.
Dabei ist jedoch Sensibilität gefragt: Ihre Mitarbeiter und Projektmanager könnten Ihr Portfolio Management als reinen Top-Down-Ansatz auffassen, in dem es “von oben” Vorgaben und verbindliche Strategien regnet, während die Kollegen “unten” sich diesen Vorgaben zu fügen haben. Um Workflow und Betriebsklima nicht zu gefährden, sollten Sie deswegen bei der Einführung einer PPM-Strategie auf Transparenz und Kommunikation achten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass auch Projektideen von “unten” willkommen sind, und sich mit Sicherheit in die gewählte Strategie integrieren lassen.
Das kostet PPM Software
Die Kosten für die hier vorgestellten Tools sind relativ überschaubar. Zwischen 20 und 45 Euro pro Nutzer und Monat müssen Sie für ein Ein-Mann-Unternehmen oder ein kleines Team einplanen. Größere und umfangreiche Enterprise-Lösungen sind entsprechend teurer und können zwischen 100 und 1.500 Euro pro Monat kosten. Die meisten PPM-Anbieter rechnen monatlich und pro Nutzer ab, es sind allerdings auch jährliche Vertragslaufzeiten und alternative Tarife verfügbar. Angebote für ein maßgeschneidertes Tool, das speziell für Ihr Unternehmen konfiguriert wird, können Sie in vielen Fällen direkt beim Anbieter einholen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Moderne Softwarelösungen im Bereich Projekt Portfoliomanagement leisten eine Menge und bringen viele verschiedene Funktionen mit. Wichtig dabei sind vor allem die Grundfunktionen, die Ihnen eine sichere Bewertung der Projektvorschläge ermöglichen und einen guten Überblick über laufende Projekte und deren Nutzen- und Risikofaktor verschafft. Diese Features sollte Ihr zukünftiges PPM Tool in jedem Fall mitbringen:
Planung
Erstellen Sie neue Projekte und weisen Sie ihnen Termine und Mitarbeiter zu. Lassen Sie sich laufende und zukünftige Projekte als Zeitstrahl oder Gantt-Diagramm anzeigen, so dass Sie immer im Blick haben, zu welchem Termin welche Projektstufe erreicht sein muss, wie viel des geplanten Budgets zu diesem Zeitpunkt noch übrig sein sollte, etc. Ein übersichtliches Dashboard, das alle laufenden Projekte anzeigt, hilft Ihnen dabei.
Finanzierung/ Budgetierung
45% der Projekte überschreiten Ihr Budget
Eine Studie der amerikanischen Unternehmensberatung McKinsey hat ergeben, dass IT-Projekte Ihr Budget im Schnitt um 45 Prozent überschreiten. Die Hauptursache für die Überziehungen nennt die Studie ebenfalls: Schlechte Planung von “oben” und unrealistische Terminvorgaben.
Die Zuweisung und Überwachung von einzelnen Projektbudgets ist eine der wichtigsten Aufgaben im Projektportfoliomanagement. In diesem Schritt verteilen Sie das vorhandene Kapital (je nach Priorität) an die einzelnen Projektteams, stellen Obergrenzen und feste Stundensätze ein. Automatische Berichte informieren Sie regelmäßig darüber, wieviel vom Ursprungsbudget zu einem gegebenen Zeitpunkt noch vorhanden ist. So lassen sich unrentable Projekte schnell identifizieren und wenn nötig stoppen.
Reporting und Analyse
Analysemodule und umfassende Berichte sind für ein sicheres Projektcontrolling unerlässlich. Ob tabellarisch oder als Diagramm - um Ihre Projekte und Ressourcen ideal planen zu können benötigen Sie jederzeit die aktuellsten Daten und Zahlen, am besten in Echtzeit. Je besser die Übersicht Ihres Tools, desto mehr Daten können Sie ablesen und in Ihre Projektsteuerung einfließen lassen. Dazu gehören beispielsweise Soll- und Ist-Kosten, die aktuelle Arbeitsauslastung, das Budget, etc.
Unterschiede zwischen Projektportfoliomanagement und Projektmanagement
Unklarheiten bestehen oft bei der Unterscheidung zwischen Projektportfoliomanagement und Projektmanagement. Beide Begriffe sind allerdings klar voneinander abzugrenzen:
Projektmanagement bezeichnet die einmalige Planung, Steuerung und Durchführung eines einzelnen Projekts. Die dahinter stehenden Prozesse enden nach Abschluss des Projekts und werden für ein neues Projekt wieder von Null in Gang gesetzt. Diese Vorgehensweise nennt sich “Lebenswegorientierung”.
Projektportfoliomanagement dagegen ist ein zyklischer und anhaltender Prozess und beschreibt die Pflege und Kontrolle sowohl der einzelnen Projekte und Projektideen, als auch der zur Verfügung stehenden Ressourcen in einem transparenten Portfolio. Die Aufgaben des PPM enden nicht mit dem Abschluss eines Projekts, da sich zu jedem Zeitpunkt eine Vielzahl an laufenden Projekten im Portfolio “befindet”, die gesteuert und überwacht werden will. In dieser Hinsicht ist das Projektmanagement (sowie das Multiprojektmanagement, also die parallele Steuerung mehrerer Projekte zugleich) Teil des PPM und baut auf dessen Prozessen auf.
Der Markt um Projektportfoliomanagement
Mittlerweile gibt es auf dem Softwaremarkt eine große Fülle an unterschiedlichen PPM Tools. Diese bieten zwar alle die wichtigsten Grundfunktionen, unterscheiden sich aber hinsichtlich Ihrer Bedienbarkeit und Benutzeroberfläche. Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, hat trusted.de hier bereits die gängigsten Tools und Anbieter für Sie gesammelt. Darunter sind beispielsweise.
- Meisterplan
- Oracle Primavera
- Mavenitemnk
- Netsuite Resource Planning
- Genius Project
- Celoxis
- u.v.w.
Fazit
Die Bedingungen für Unternehmen und IT-Teams sind in der letzten Zeit einem starken Wandel unterworfen. Die Mittel werden knapper, die geforderten Projekte und Programme dagegen zahlreicher. Dadurch steigt der Kostendruck: Unternehmen sind gezwungen, immer mehr zu erreichen, und das mit weniger Mitteln. Aus diesem Grunde ist es unerlässlich, dass das Management eine klare Vorstellung davon hat, welche Projekte dem Unternehmen nutzen und welche es nicht tun - denn schneller, als Sie “Projektportfoliomanagement” sagen können, haben überzogene Budgets, verschwendete Ressourcen und unproduktive Mitarbeiter Sie in die roten Zahlen gestürzt.
Ein gut gepflegtes Projektportfolio soll helfen, dieses Szenario zu verhindern. Es unterstützt Sie bei der Bewertung, Priorisierung und Auswahl der richtigen (das heißt: Nutzen bringenden) Projekte, verrät Ihnen, wann es Zeit ist, ein Projekt abzubrechen und lehrt Sie den verantwortungsbewussten Umgang mit Ihren knappen Ressourcen.
Trotz dieser offensichtlichen Vorteile gibt es in vielen deutschen Unternehmen immer noch Lücken im Bereich PPM. Gehört Ihre Organisation dazu? Dann wählen Sie doch eines der PPM Tools aus, die trusted.de hier übersichtlich für Sie aufgelistet hat. Wir versprechen Ihnen: Sie werden es nicht bereuen.
