Wie plane ich Aufträge in Meisterwerk?
Die Auftragsverwaltung ist das Herzstück von Meisterwerk; das Anlegen neuer Aufträge und die Personaleinsatzplanung gehen besonders einfach von der Hand.
Einen neuen Auftrag – Meisterwerk nennt sie übrigens “Aktivitäten” – erstellst du mit nur wenigen Angaben. Erstelle Aufträge werden direkt in den integrierten Kalender übernommen oder können auch von dort aus angelegt werden. Anschließend hast du in dieser Plantafel die Möglichkeit, Mitarbeiter:innen zu Aufträgen hinzuzufügen oder auch Fahrzeuge und Werkzeuge zu verplanen.
Perfekt: Die Plantafel strukturiert Aufträge übersichtlich nach Mitarbeiter:innen und erlaubt eine sekundenschnelle Disposition per Drag-and-Drop. Sämtliche Änderungen werden sofort für alle Mitarbeiter:innen synchronisiert und landen auch in der mobilen App.
Nur in Sachen Fortschrittstracking und Projektmanagement hinkt Meisterwerk ein wenig hinterher. Termine sind in der Plantfal farbcodiert; z.B. schwarz für “angefragt”, rot für “ungeplant”, orange für “geplant”, und so weiter. Tiefer geht das Tracking nicht. So lassen sich mit Meisterwerk z.B. keine einzelnen Aufgaben auf größeren Baustellen überwachen.
Auch ein Bautagebuch hat Meisterwerk nicht mit an Bord. Die App richtet sich nicht an Unternehmen, die komplexe Bauprojekte planen und umsetzen wollen; eher an Betriebe mit einfachen Einzel- oder wiederkehrenden Terminen mit wenigen Einzelschritten.
Welche Möglichkeiten bietet die mobile App von Meisterwerk?
Mit der mobilen App behalten Mitarbeiter:innen den Überblick über ihre Termine und To-Dos, erfassen Arbeitszeiten oder kommunizieren per Notizen mit dem Büro.
Auch die Dokumentation mithilfe von Fotos, die du direkt mit der App hochladen kannst, ist möglich.
Mit der mobilen App hast du die wichtigsten Infos aus Meisterwerk immer dabei.
Screenshot: trusted.de
Quelle: meisterwerk.app
Hast du auch das Modul “Digitale Formulare” gebucht, lassen sich mit der App auch Checklisten oder Abnahmeprotokoll erstellen, vor Ort ausfüllen und von deinen Kund:innen unterzeichnen.
Schade: Die integrierte Zeiterfassung per Stoppuhr ist grundsätzlich eine solide Sache. Allerdings ist mir im Test aufgefallen, dass du mit der Stoppuhr getrackte Zeiten keinem Projekt oder Auftrag direkt zuordnen kannst. Das wäre für die einfache Projektzeiterfassung noch das i-Tüpfelchen gewesen.
Trotzdem lassen sich Zeiten auf Aufträge natürlich auch erfassen. Dafür öffnet dein Team den Auftrag auf dem Smartphone, gibt Start- und Endzeit der Bearbeitung ein und hat damit die fakturierbaren Stunden für diesen Auftrag gebucht. Diese lassen sich dann automatisch in die Rechnung übernehmen.
Fakturierbare Stunden lassen sich in der App einfach und schnell auf einen Auftrag buchen – allerdings nicht wie die Arbeitszeit bzw. Anwesenheit per Stoppuhr tracken.
Screenshot: trusted.de
Quelle: meisterwerk.app
Special: KI-Routenplanung in der Betaphase
Meisterwerk arbeitet aktuell an einem neuen Feature für die intelligente Routenplanung und Auftragskommunikation. Mit dem neuen KI-System sollen sich Aufträge schon Wochen im Voraus planen lassen. Bis zum Tag X verschickt die KI für dich dann die Termine an deine Kund:innen und nimmt Zu- und Absagen entgegen.
Alle bestätigten Termine werden in der Plantafel markiert. Plus: Aus den bestätigten Terminen und den dazugehörigen Adressen erstellt die KI für dich und dein Team die optimale Route mittels Google-Maps-Integration.
Die neuen KI-Features befinden sich aktuell in der Betaphase. Im Rahmen meines Tests konnte ich allerdings in einer Präsentation mit dem Anbieter bereits einen ersten Blick darauf werfen. Kund:innen können sich im Moment noch für den Beta-Test anmelden, um die neuen KI-Funktionen selbst auszuprobieren.
Welche Erfahrungen habe ich mit der Auftragsabwicklung von Meisterwerk gemacht?
Was die Nutzererfahrung für das Auftrags- und Projektmanagement von Meisterwerk angeht, bewerte ich die Software im trusted-Test mit 4,5 von 5 Sternen.
| Auftragsabwicklung & Projektmanagement | 4,5 von 5 Sternen |
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| Plantafel | 5 von 5 Sternen | Die Plantafel ist übersichtlich nach deinem Team unterteilt. Du ziehst die einzelnen Aufträge ganz flexibel per Drag-and-Drop in die jeweiligen Mitarbeiterspalten. |
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| Terminsynchronisation | 5 von 5 Sternen | Sämtliche Änderungen an deinem Terminplan synchronisieren sich komplett ohne Verzögerung in Echtzeit mit den Smartphones deiner Außendienstmitarbeiter:innen. |
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| Projektzeiterfassung | 4 von 5 Sternen | Über die mobile App erfasst du Anwesenheiten und Pausen. Fakturierbare Projektstunden hinterlegst du unkompliziert über das integrierte Basispaket direkt im jeweiligen Auftrag. |
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| Foto-Dokumentation | 5 von 5 Sternen | Das Hochladen von Baustellenfotos direkt in die digitale Projektakte funktioniert in der Praxis absolut reibungslos, schnell und komfortabel. |
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| Fortschrittstracking | 4 von 5 Sternen | Farbcodierte Termine zeigen dir den Status sofort an. Einzelne Aufgaben innerhalb einer Baustelle trackst du zwar nicht, nutzt dafür aber einen individuellen Terminstatus. |
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| Digitale Unterschrift | 5 von 5 Sternen | Dank der integrierten digitalen Formulare unterzeichnen deine Kund:innen direkt auf dem Tablet vor Ort. Das System speichert die Unterschrift sofort im Auftrag. |
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| Bautagebuch & Berichte | 4 von 5 Sternen | Ein explizites Bautagebuch fehlt zwar, du dokumentierst den Baufortschritt jedoch schnell und einfach mit Bildern und Notizen direkt im Auftrag per App oder Desktop. |
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| Materialbuchung | 5 von 5 Sternen | Mithilfe des Add-ons „Digitale Formulare“ bearbeitest und dokumentierst du den tatsächlichen Materialverbrauch direkt vor Ort an der jeweiligen Aktivität. |
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| Routenoptimierung | 5 von 5 Sternen | Meisterwerk bietet eine Google-Maps-Schnittstelle für die Routenplanung. Eine automatische (KI)-Routenplanung ist derzeit in einer Beta-Phase, für die du dich jederzeit freischalten lassen kannst, um das neue Feature auszutesten. |
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| Subunternehmer:innen | 3 von 5 Sternen | Eine echte Verwaltung fehlt. Über einen Workaround bindest du Subunternehmer als Beobachter ein, sodass sie nur ihre eigenen zugewiesenen Projekte sehen. |
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