Auf der Webseite finden Sie die Kernfeatures von KARTHAGO übersichtlich und verständlich aufgelistet

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Quelle: uts.de

Das Tool gibt es sowohl als Cloudsoftware als auch als sogenannte On-Premise-Software für Windows und Mac. Die Software ist teilweise modular aufgebaut, d.h. sie kann durch hinzubuchen verschiedener Features (z.B. karthago.VISION) erweitert werden. Aufgrund von Aufmachung und Funktionsumfang richtet sich KARTHAGO an mittelständische und große Hausverwaltungen.

Mit KARTHAGO verwalten Sie alle Ihre Immobilien; egal, ob es sich dabei um Mietwohnungen, Sondereigentum oder um Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) handelt. Hierfür legen Sie bspw. Mieter:innen, Eigentümer:innen, Handwerker:innen oder sonstige Kontakte an und managen die Stammdaten aller Personen und Objekte.

Unsere Overview basiert auf der Cloud-Software, die verschiedene Vorteile bringt - insbesondere regelmäßige Sicherheitsupdates

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Ein großer Vorteil ist die Individualisierbarkeit, da die Stammdaten völlig frei editierbar sind und Sie sogar Gesprächsnotizen und verschiedene Vorgänge mit Personen und Objekten verknüpfen können. Die Datenbanken sind in Listenform organisiert. Dies sorgt zwar nicht für ein schönes und modernes Aussehen; dafür filtern Sie diese Listen, finden in Sekundenschnelle die benötigten Daten und exportieren Sie auf Knopfdruck.

Ähnlich organisieren Sie auch Ihre Dokumente. In einem digitalen Posteingang finden Sie eingescannte Post, E-Mails oder sonstige Dateien (z.B. Bilder oder PDFs), die Sie verschiedenen thematischen Ebenen (auch mehreren; z.B. Mieter:innen oder Verträgen) zuordnen können, um sie übersichtlich abzuheften.

Dokumente können in KARTHAGO automatisiert ausgelesen werden. Im Falle von Rechnungen heißt das: Beträge werden automatisch erkannt und im Buchungsportal eingetragen. Dies funktioniert über ein OCR-Texterkennungsfeature des Moduls “Rechnungsimport by BCT Capture”.

Ebenso ist es möglich, mittels Microsoft Word individuelle Vorlagen zu erstellen, um über die Dokumentenverwaltung auf diese zuzugreifen und sie für Objekte oder Personen anzupassen und zu verknüpfen. Gerade für die Kommunikation nach Außen schaffen Sie so ein einheitliches Schriftbild. Dokumente lassen sich auch zusammenfügen, um z.B. einzelne PDFs zu erstellen und sie zusammen zu drucken.

Hier setzt das optionale Zusatzmodul karthago.VISION an: Dieses Tool erweitert das Dokumentenportal um eine Art File-Sharing-Komponente, mit der Sie anderen Personen Zugriff auf verschiedene Dokumente, wie z.B. Abrechnungen, Verträge, Fotos oder Rechnungen erlauben können. Sie entscheiden dabei selber, welche Ihrer Kontakte auf welchen Teil des Dokumentenportals zugreifen können.

Ein wichtiges Tool, das viele Hausverwaltungssoftwares anbieten, fehlt bei KARTHAGO: Eine E-Mail-Anbindung. Sie können zwar immerhin E-Mails über die Dokumentenverwaltung einlesen, ein Versand- und Empfang von E-Mails ist aber lediglich über zusätzliche Software möglich. Demzufolge gibt es auch keine speziellen E-Mail-Vorlagen.

Dafür bietet KARTHAGO aber eine Art digitales Schwarzes Brett, über das Sie Ankündigungen veröffentlichen können. Auch ein separates Mieterportal, über das Mieter:innen oder andere Mandanten Zugriff auf bestimmte Funktionen und Übersichten der Software haben, bietet KARTHAGO.

Ebenso bietet KARTHAGO für die WEG-Verwaltung diverse Tools. Hiermit erstellen Sie rechtssicher alle relevanten Unterlagen (z.B. Verträge und Abrechnungen) und organisieren sogar WEG-Versammlungen. Der komplette Vorgang von der Einladung über die Durchführung bis zur Feststellung der Beschlussfähigkeit ist in KARTHAGO integriert. Zum Abschluss wird vollautomatisch eine Zusammenfassung der Versammlung generiert.

KARTHAGO bietet eine Bankingschnittstelle, über die Sie Kontoauszüge direkt Ihrer Buchhaltung zur Verfügung stellen. Dank der OCR-Texterkennung funktioniert das ganze sogar vollautomatisch. Die künstliche Intelligenz erfasst Belege, erstellt Übersichten über Rendite und Cashflow und unterstützt sogar das Mahnwesen, da fehlende regelmäßige Buchungen bzw. Rechnungen überwacht werden.

Eine automatische Erkennung von Rechnungen und Texterkennung bietet längst nicht jede Hausverwaltungssoftware

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Beim Thema Abrechnung & Steuer erfüllt KARTHAGO alle Ansprüche. Insbesondere die individualisierbare Betriebskostenabrechnung und die separate Heizkostenabrechnung sind ein Mehrwert. Für WEG-Verwaltungen dürfte zudem die Hausgeldabrechnung besonders interessant sein. Die erstellten Abrechnungen und Dokumente exportieren Sie entweder als PDF oder Sie stellen sie den Mieter:innen über das Mieterportal zur Verfügung.

KARTHAGO veröffentlicht grundsätzlich keine fixen Preise. Stattdessen erhält jede:r Interessent:in ein individuell zugeschnittenes Angebot, das unter anderem von der Anzahl der verwalteten Immobilien, aber auch von den enthaltenen Funktionen und den benötigten Zusatzmodule abhängig ist. Ungewöhnlich: Neben einer Cloud-Version gibt es auch eine On-Premise-Version zum einmaligen Preis.

Ein wichtiger Punkt, gerade beim Thema Cloud-Software, ist die Sicherheit Ihrer Daten. KARTHAGO versichert, dass ihre Server in Deutschland stehen und Ihre Daten daher nicht außerhalb der EU übertragen werden. Als Verschlüsselung wird stets das neuste TLS-System benutzt, aktuell in der Version 1.3, sodass Sie davon ausgehen können, dass Ihre Daten hier sicher übertragen werden.

Support erhalten Sie bei KARTHAGO per E-Mail und Telefon. Die Telefonhotline ist unter der Woche von 8:30 bis 12:30 sowie von 13:30 bis 17 Uhr (montags bis donnerstags) bzw. 15 Uhr (freitags) geschaltet. Zusätzlich gibt es eine Notfall-Hotline für technische Angelegenheiten der Cloud-Kunden, welche auch am Wochenende geschaltet ist. Leider sind die Schulungen zur Einführung und Webinare kostenpflichtig, auch einen FAQ-Bereich gibt es nicht.