Datenaustausch im Vergleich

Die 22 besten Datenaustausch Anbieter im Test 2017

Unkomplizierter und schneller Datenaustausch unterstützt in Unternehmen eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Gestalten Sie Geschäftsprozesse auf diese Weise effizienter. Eine professionelle und verlustfreie Kommunikation ist die Folge.

Oliver Verhovnik
Für ein sicheres und einfaches Tauschen von Dokumente mit Ihren Partnern, Kunden und Lieferanten.
Von Oliver Verhovnik
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Täglich werden in deutschen Unternehmen Unmengen an Daten produziert. Als Unternehmensleiter wissen Sie, von was die Rede ist: Emailverkehr will dokumentiert werden, Akten sind zu digitalisieren, Dokumente und Präsentationen zu verwalten und zu guter letzt gibt es häufig noch ein digitales Produkt, das vermarktet werden muss. Bei all diesen Prozessen müssen Daten zwischen Personen ausgetauscht werden. Die viel gescholtene Email kommt dabei trotz eklatanter Sicherheitslücken immer noch sehr häufig zum Einsatz. Zu aufwendig scheint die Umstellung und Umgewöhnung auf ein neues System. Dabei kann der online Datentransfer ganz einfach und sicher sein. Egal ob für große oder kleine Datenmengen - Im trusted.de Ratgeber erfahren Sie, welche Möglichkeiten es prinzipiell gibt und wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Das Wichtigste in Kürze
  • Tools für den online Datenaustausch helfen Ihrem Unternehmen dabei, den täglichen Prozess des Datentransfers - mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern - zu vereinfachen und abzusichern.
  • Auf dem Markt gibt es sehr viele Tools, die sich teils drastisch in Preis und Leistung unterscheiden.
  • Ob für Sie eine Lösung infrage kommt, die sich auf einen Aspekt konzentriert, oder ob Sie mit einer Komplettlösung besser fahren, können nur Sie selbst entscheiden. Der trusted.de Ratgeber hilft Ihnen dabei!

Was versteht man unter Datenaustausch?

Datenaustausch? Das klingt zunächst sehr trivial: Das Austauschen bzw. Verteilen von Dateien über das Internet. Allgemein genommen stimmt diese Definition. Aber wie so oft steckt der Teufel im Detail. Denn die Daten können auf vielfältige Art und Weise weitergegeben werden. Per klassischem Emailanhang, über einen Freigabelink, über den Download auf einer Website, eine FTP, oder auch eine P2P-Verbindung (u.v.m). Unternehmen begeben sich beim Austausch sensibler Daten über das Internet schnell auf heikles Terrain, muss die Sicherheit der Anwenderdaten doch stets höchste Priorität haben. Wer darf auf geteilte Dateien zugreifen und wer nicht? Wie oft darf ein Dokument heruntergeladen werden? Und wie sieht es mit der Verschlüsselung aus?

All diese Fragen fallen unter den Aspekt des Datenaustauschs. Wie funktioniert der Austausch von Daten?

Der Datentransfer erfolgt über das Internet. Dabei gibt es viele unterschiedliche Transfermethoden. Die meisten Anbieter setzen hierbei auf eine Art virtuellen Meetingraum. Dieser ist prinzipiell verschlüsselt und kann nur von autorisierten Personen “betreten” werden. In den Raum werden dann die zu teilenden Dateien geladen und somit den “Teilnehmern” zur Verfügung gestellt. Die Berechtigungen der einzelnen Personen im Meetingraum können noch einmal separat angepasst werden. Beispielsweise lässt sich festlegen, wer zum Download eines Dokuments berechtigt ist, oder wer dieses lediglich ansehen darf.

Vereinfachte Darstellung der Funktionsweise eines Datenaustauschtools © trusted.de - Vereinfachte Darstellung der Funktionsweise eines Datenaustauschtools

Wer braucht Tools für den Datenaustausch?

Datenflut im Unternehmen

An jedem PC eines mittelständischen Unternehmens in Deutschland werden pro Tag im Schnitt zwischen 2 und 4 GB Daten produziert. 600 MB davon werden an externe Stellen verschickt.

blog.qsc.de

Da der PC, digitale Daten und das Internet aus der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken sind, eignen sich die vorgestellten Tools für alle Unternehmen. Heute fallen in jeder Firma Daten an. Von der simplen Email über ein Briefing für das nächste Meeting bis hin zu streng geheimen Bauplänen für Automobile oder Flugzeuge.

Oftmals lassen Unternehmen ihren Kunden das bestellte Produkt in digitaler Form zukommen. Teilweise ist es aber auch der Kunde selbst, der dem Unternehmen Daten zusendet, beispielsweise bei der Erstellung eines Fotobuchs über das Internet. Der online Datenaustausch muss dabei möglichst einfach und sicher zugleich sein.

Für den Austausch von Daten gibt es noch zahllose weitere Szenarien, auch solche, an die man zuerst überhaupt nicht denkt. In größeren Unternehmen beispielsweise ist es längst keine Seltenheit mehr, dass Mitarbeiter von zuhause oder unterwegs aus auf Firmenressourcen zugreifen. Der Austausch erfolgt hier zwar innerhalb der Mitarbeiter des Unternehmens, daran sind aber dennoch externe Stellen, wie beispielsweise das Zuhause eines Angestellten, beteiligt.

Wie auch immer das Szenario in Ihrem Unternehmen aussieht, den Austausch sensibler Firmendaten gilt es in jedem Fall abzusichern. Damit sich Ihre Mitarbeiter auch an die Sicherheitsbestimmungen halten, sollte die Bedienung der Lösungen komfortabel und einfach sein.

Rund die Hälfte der Mitarbeiter in Unternehmen, die bereits Sicherheitslösungen für den Datenaustausch im Einsatz haben, greifen nicht darauf zurück. Dies liegt häufig an einer zu komplizierten Usability oder fehlender Compliance-Regelungen der Unternehmen.

Über welches Funktionsspektrum Ihre Anwendung letztendlich verfügen muss, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab und können damit nur Sie selbst entscheiden.

Vorteile der Datenübermittlung über das Internet

Der Datenaustausch über das Internet bietet Ihnen viele Vorteile. Mit den richtigen Programmen lassen Sie Ihr Unternehmen diese voll ausschöpfen und müssen dennoch keine Sicherheitsbedenken haben. Folgend finden Sie einige zentrale Vorzüge aufgelistet:

  • Geschwindigkeit: Versteht sich von selbst: Über das Internet teilen Sie Daten untereinander oder mit dem Kunden schneller und zeitlich unabhängiger, als über einen USB-Stick oder eine externe Festplatte.
  • Sicherheit: Die Software zur Datenübermittlung sorgt dafür, dass Ihre Dateien nur bei autorisierten Empfängern ankommen. Ihre Dateien sind damit vor dem Zugriff durch Dritte geschützt. Erreicht wird dies beispielsweise durch eine End-2-End Verschlüsselung und eine Passwort-Authentifizierung.
  • Flexibilität & Produktivität: Durch die sichere Verbindung über das Internet ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern und Kunden den Datenaustausch von vielen unterschiedlichen Orten auszuführen. Das wiederum kann die Produktivität Ihrer Mitarbeiter enorm steigern, da diese beispielsweise auch von zuhause auch Zugang zu wichtigen Dokumenten haben. Interessant kann an dieser Stelle auch eine Mobile Device Management Lösung sein.

Nachteile von online Datentransfer Programmen

Natürlich gibt es auch Nachteile beim Verteilen von Daten über das Internet. Als erstes denkt man hier zwangsläufig an den Sicherheitsaspekt. Diesen grundsätzlichen „Makel“ des Internets gilt es an dieser Stelle in Bezug auf den Datenaustausch online aber direkt zu entkräften. Denn gerade durch den Einsatz von starken Sicherheitsmechaniken zeichnen sich die hier vorgestellten Tools aus.

Erhöhte Sicherheit bedeutet aber leider immer ein wenig Mehraufwand. Denken Sie beispielsweise an das Verschlüsseln einer Email. Ihre Nachricht ist dann zwar vor den Blicken Dritter sicher, allerdings müssen Sie die Email vor dem Versenden chiffrieren und der Empfänger muss diese vor dem Lesen dechiffrieren.

Ähnlich verhält es sich beim Datenaustausch. Je sicherer es sein soll, desto mehr Abstriche beim Komfort müssen Sie in Kauf nehmen. Glücklicherweise schaffen es die hier vorgestellten Lösungen, dass Sie vom Absicherungsprozess kaum etwas mitbekommen und sich in Ihrem Arbeitsverhalten nicht großartig umstellen müssen. Um eine Eingewöhnungsphase werden Sie und Ihrer Mitarbeiter aber in den wenigsten Fällen herumkommen.

Das kosten Tools für den online Datentransfer

Hier ist es sehr schwer eine allgemeingültige Aussage zu treffen. Einerseits unterscheiden sich die Programme zu stark in ihrem jeweiligen Funktionsumfang und damit auch im Preis. Andererseits stellen manche Anbieter Ihnen ein individuelles Angebot nach Ihren Bedürfnissen zusammen, so dass die Preise stark variieren. Bei Interesse an einer Lösung sollten Sie daher stets direkten Kontakt zum jeweiligen Anbieter aufnehmen.

Auf was Sie bei Ihrer Entscheidung achten sollten

Die Entscheidung für eine bestimmte Lösung zum elektronischen Datenaustausch ist wahrlich nicht einfach. Der Markt ist sehr umfangreich, die Funktionalitäten der Produkte teilweise sehr unterschiedlich. Letztlich treffen Sie die Entscheidung und werden nicht darum herumkommen, sich mit einigen Lösungen genauer auseinanderzusetzen. Um Ihnen den Prozess der Entscheidungsfindung zu vereinfachen, finden Sie folgend eine Art Richtschnur, mit deren Hilfe Sie sich Ihrer neuen Software für den Datenaustausch Schritt für Schritt nähern.

Status Quo feststellen

Als ersten Schritt sollten Sie feststellen, wo Ihr Unternehmen aktuell steht.

  • Wie viele Mitarbeiter haben Sie?
  • Welche Datenmengen werden bei Ihnen täglich produziert?
  • Müssen diese Daten unter den Mitarbeitern bzw. mit Kunden ausgetauscht werden?
  • Auf welchem Wege geschieht dies bisher?
  • Um welche Art von Daten handelt es sich?

Für einen, der nicht weiß, welchen Hafen er ansteuern will, gibt es keinen günstigen Wind.

Ziele definieren

Nachdem Sie sich über den Status Quo im Klaren sind, gilt es ganz im Sinne Senecas, die gewünschten Ziele festzusetzen. Was möchten Sie mit Ihrem Tool erreichen, was soll en detail verbessert werden? Überlegen Sie sich:

  • Über welche Funktionen soll Ihre zukünftige Lösung verfügen? Haben Sie bisher beispielsweise hauptsächlich auf das Mittel Email zurückgegriffen um Dateien zu teilen, da Sie ohnehin vergleichsweise wenig Dateien mit externen Stellen teilen? In diesem Fall genügt z.B. eine einfache Lösung, die das Verschicken von verschlüsselten Emailanhängen bis zu mehreren GB anbietet. Ist Ihr Unternehmen dagegen sehr stark vernetzt und lebt vom Networking, empfiehlt es sich über eine cloudbasierte Komplettlösung inklusive Analysetools und Mobile Device Management Funktionen nachzudenken.
  • Welche Mangen an Dateien muss Ihr Datenaustausch Tool täglich etwa bewältigen?

Denken Sie auch an die Zukunft: Sie Wie sieht das Ganze etwa in 5 bis 10 Jahren aus? Kalkulieren Sie hier nicht zu knapp! Wenn sich diese Entwicklung nur schwer vorhersehen lässt, empfiehlt es sich auf Anbieter zurückzugreifen, deren Angebot frei skalierbar ist. Das bedeutet, dass Sie bei wachsendem Datenaufkommen ganz einfach in einen Tarif wechseln können, der Ihren neuen Bedürfnissen entspricht.

Eine Vorauswahl treffen

Nur wenn Sie wissen, wo Sie stehen und wo Sie hinmöchten, können Sie sich ein klares Bild von Ihrer zukünftigen Lösung für den automatischen Datenaustausch machen. Sobald Sie eine ungefähre Vorstellung von den Anforderungen an Ihr Tool haben, sondieren Sie den Markt und filtern mögliche Kandidaten heraus. Streichen Sie dabei rigoros diejenigen, die nicht in Ihr Anforderungsprofil passen.

Kontakt zu den Anbietern aufnehmen

Haben Sie dann eine grobe Vorauswahl getroffen, sollten Sie sich mit den jeweiligen Anbietern in Verbindung setzen. Bringen Sie Ihre Wünsche und Erwartungen ganz klar zum Ausdruck, lassen sich beraten und ein Angebot machen.

Entscheidung treffen

Idealerweise sind am Ende dieser Prozedur nur noch Anbieter übrig geblieben, die leistungstechnisch zu Ihrem Unternehmen passen und zu denen Sie nun auch schon einen ersten persönlichen Kontakt hatten. Nun gilt es eine Entscheidung zu treffen. Ob Sie sich dabei lieber aus dem Bauch heraus auf einen der Kandidaten festlegen, oder noch einmal im Team darüber diskutieren, bleibt natürlich Ihnen überlassen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Auch hier ist es schwierig einen Überblick über die genauen Funktionen von Datenaustausch Tools zu geben. Dafür sind diese in Umfang und Umsetzung zu unterschiedlich. Folgend finden Sie daher nur ein paar Beispiele, was die Tools leisten können.

  • Sichere Emailanhänge: Größere Emailanhänge werden automatisch verschlüsselt und auf einen sicheren Cloud Speicher übertragen. Von dort kann der autorisierte Empfänger diese wieder herunterladen.
  • Abgeschottete virtuelle Meetingräume: Manche der Tools erzeugen virtuelle Meetingräume, zu denen nur autorisierte Teilnehmer Zutritt haben. Sie können beispielsweise Kunden, Kollegen oder Geschäftspartner zu diesen Meetings einladen. Innerhalb der Räume können dann sehr einfach Dateien und Informationen ausgetauscht werden. Die virtuellen Räume bleiben solange bestehen, wie Sie festlegen und bieten sich so vor allem für größere Gemeinschaftsprojekte mit mehreren räumlich entfernten Teilnehmern an.
  • Komplette Infrastruktur: Einige Anbieter gehen noch weiter und bieten Ihnen eine komplette Infrastruktur für Ihr Unternehmen an. Dazu zählt zum Beispiel ein komplett in die Cloud ausgelagertes Officesystem mit kollaborativen Funktionen. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter gemeinschaftlich Dokumente und Präsentationen erstellen, austauschen und Kunden zugänglich machen. Spezielle Analysetools, die ebenfalls Bestandteil sind, geben Aufschluss über besonders erfolgreiche Konzepte. Bei einigen derartigen Dienstleister sind Mobile Device Management Funktionen integriert.

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Der Markt um Tools zum Datentausch

Die Anzahl der Anbieter von Datenaustausch Tools für Unternehmen ist sehr groß. Folgend finden Sie die bekanntesten übersichtlich aufgelistet:

  • Filestack
  • iweb FTP
  • Onehub
  • SharePoint
  • Ai2
  • Clinked
  • DropSend
  • Egnyte
  • FTAPI
  • ftopia
  • GoAnywhere
  • Hightail
  • Nomadesk
  • Adobe Send & Track
  • SendSpace
  • Citrix ShareFile
  • Smartimage
  • Autotask Soonr
  • Transloadit
  • WeTransfer
  • Proom
  • iDGARD

Fazit

Seitdem die Cloud ihren Siegeszug angetreten hat, sprießen Tools für den online Datenaustausch aus dem Boden. Die Funktionen und auch die Preise sind dabei sehr unterschiedlich. Sie alle versuchen Ihnen dabei zu helfen, alltägliche Aufgaben in Ihrem Unternehmen ein Stück weit einfacher und sicherer zu gestalten. Welches Tool jedoch im Detail Zu Ihrem Unternehmen passt, können nur Sie selbst entscheiden. Der trusted.de Ratgeber hilft Ihnen jedoch dabei eine gute und sichere Entscheidung für die Zukunft zu treffen.

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Oliver Verhovnik

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