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cavok

Digital Asset Management

5
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Fazit der Redaktion

cavok ist ein durchdachtes und leistungsstarkes Digital-Asset-Management-Tool, das keine Wünsche offen lässt. Die Software lässt sich gut in andere Anwendungen integrieren, unterstützt automatische Workflows und bietet Projektgruppen eine zentrale Plattform für die einfache Zusammenarbeit. Interessant für Grafiker: cavok enthält ein InDesign-Plugin und lässt sich einfach mit der Layout-Software verbinden.

  • Automatische Workflows
  • Integration in andere Anwendungen
  • Großer Funktionsumfang
  • Einarbeitung notwendig
  • Keine separaten Mobile-Apps
Maren Strauß
Redakteurin von trusted

Für wen ist cavok geeignet?

cavok ist ein leicht skalierbares Digital-Asset-Management-Tool, das sich für Unternehmen jeder Größe eignet – insbesondere für die Branchen Werbung, Marketing oder Medienproduktion. Es unterstützt Sie bei der abteilungs- oder firmenübergreifenden Nutzung und Bearbeitung von digitalen Inhalten.

Welche Funktionen bietet cavok?

cavok selbst sieht sich nicht als einfache Bilddatenbank, sondern als ein System, mit dem Sie flexibel und firmenübergreifend digitale Inhalte verwalten.

cavok bietet Ihnen ein Datenbanksystem für Ihre Dokumente und Bilder - darüber hinaus kann das Tool aber noch viel mehr
cavok bietet Ihnen ein Datenbanksystem für Ihre Dokumente und Bilder - darüber hinaus kann das Tool aber noch viel mehr
Screenshot: cavok.pro

Dateiformate

cavok verarbeitet alle gängigen Dateiformate wie .jpg, .gif, .eps, .doc, .pdf sowie RAW- und CAD-Dateien. Bei vielen Formaten zeigt das Tool eine Vorschau an, bei mehrseitigen Dokumenten sehen Sie alle Seiten als Preview. Außerdem können Sie mit cavok Dateien in andere Formate konvertieren, darunter PSD- und RAW-Inhalte. Auch Farbraumkonvertierungen sind möglich.

cavok unterstützt Sie auch bei der Bearbeitung und Konvertierung von Videomaterial und bietet die Möglichkeit, Videoclips direkt im Browser ohne zusätzliches Plugin zu streamen.

Metadaten

Metadaten spielen bei cavok eine wichtige Rolle bei der Sortierung und beim Auffinden der Dateien. Sie sind eine flexible Alternative zu hierarchischen Ordnerstrukturen. Im Tool nutzen Sie eigene Taxonomien oder übernehmen diese aus anderen Anwendungen, zum Beispiel aus einem Shopsystem. Kontrolliertes bzw. vorgegebenes Vokabular sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter nur eine begrenzte Auswahl an Metadaten vergeben. Auch die Art und Weise der Metadaten bestimmen Sie selbst. Sie gestalten die Eingabefelder beispielsweise als Checkboxen, Mehrfachauswahl oder freie Textfelder oder stellen Metadatenwerte als Symbole dar.

In cavok statten Sie jede Mediadatei mit individuellen Metadaten aus
In cavok statten Sie jede Mediadatei mit individuellen Metadaten aus
Screenshot: cavok.pro

Suche

Um Dateien wiederzufinden, suchen Sie nach Dateinamen oder Metadaten oder nutzen Sie die Volltextsuche bei Office-Dokumenten, PDFs und InDesign-Inhalten. Sie schränken den Suchbereich auf bestimmte Metadaten oder Inhalte ein oder beziehen die gesamte Datenbank ein. Häufige Suchanfragen speichern Sie, um schnell darauf zurückzugreifen.

Die Suchfunktion bei Cavok ist sehr feinporig und dursucht auch Textdokumente
Die Suchfunktion bei Cavok ist sehr feinporig und dursucht auch Textdokumente
Screenshot: cavok.pro

Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern

cavok ist eine Plattform, über die Sie mit externen Partnern oder Kollegen zusammenarbeiten. Alle Dateien werden bei cavok gespeichert und bearbeitet, lokale Kopien sind überflüssig. Dadurch greifen alle Beteiligten jederzeit auf die aktuelle Dateiversion zu.

Mit cavok greifen alle Teammitglieder, Kunden und Partner auf die gleiche Datenbank zu - lokale Kopien sind überflüssig
Mit cavok greifen alle Teammitglieder, Kunden und Partner auf die gleiche Datenbank zu - lokale Kopien sind überflüssig
Screenshot: cavok.pro

Sie fassen alle relevanten Dokumente eines Projekts zu einer Kollektion zusammen und geben diese für Ihre Partner frei. Sie hinterlegen Arbeitsanweisungen und Änderungswünsche direkt im Dokument und nutzen Chats, um mit den anderen Bearbeitern zu kommunizieren. Zum Teilen der Inhalte versenden Sie Downloadlinks, mit denen die Empfänger die Dateien in der Anwendung öffnen. Um Inhalte zu empfangen, verschicken Sie Uploadlinks, zum Beispiel an Fotografen oder Grafiker. Diese können die Dateien auf der sich öffnenden Website per Drag-and-drop hinterlegen. Sie bestimmen, wie lange Up- und Downloadlinks jeweils gültig sind.

Automatische Workflows

Für häufige Arbeitsabläufe erstellen Sie automatische Workflows. covak lässt Ihnen dabei viele Freiheiten. Sie beziehen dabei auch andere Anwendungen wie Ihr Content-Management-System ein oder nutzen Metadaten als Auslöser für Workflows. Auch eigene Scripts können Sie dafür verwenden.

Integration

cavok lässt sich mit verschiedenen Fremdanwendungen verbinden, um Daten auszutauschen, zum Beispiel mit Webshop- oder Content-Management-Systemen. Besonderes Augenmerk liegt auf der Anbindung an InDesign via Plugin für Mac und Windows. InDesign-Dokumente speichern Sie in cavok, vergeben Metadaten und ziehen Bilder in Ihre InDesign-Dokumente.

Auch Personen, die InDesign nicht installiert haben, können mit cavok InDesign-Dokumente in der Vorschau betrachten und durchsuchen.

Benutzerfreundlichkeit von cavok

Sie installieren das Digital-Asset-Management-System entweder auf Ihren Servern oder lassen es auf den Servern des Herstellers hosten. Sie können die Software nach der Einrichtung sofort verwenden. cavok ist in mehreren Sprachen erhältlich, darunter in Deutsch. Die Bedienung des Programms ist einfach, das Einarbeiten benötigt bei einigen Features aber etwas Zeit.

Das kostet cavok

Bevor Sie die Software kaufen, beantragen Sie einen Testzugang auf der cavok-Website, um das Tool zu testen. Wenn Sie sich zum Kauf entscheiden, haben Sie die Wahl aus vier Lizenzmodellen, die einer unterschiedlichen Anzahl an Usern erlauben, gleichzeitig mit dem Tool zu arbeiten:

  • cavok.entry: 5 gleichzeitige User
  • cavok.standard: 20 gleichzeitige User
  • cavok.standardplus: 50 gleichzeitige User
  • cavok.enterprise: Unbegrenzte Anzahl der gleichzeitigen User

Die einzelnen Lizenzstufen umfassen jeweils alle Funktionen der Software. Zusätzlich gibt es jährliche Wartungsverträge, die alle Updates der Software enthalten. Die genauen Preise erfahren Sie direkt beim Hersteller.

Hilfsmöglichkeiten bei cavok

Auf der Website steht Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung. Zusätzlich erreichen Sie den Hersteller telefonisch.

Zusammenfassung

cavok ist ein leistungsstarkes Digital-Asset-Management-Tool, das sich vor allem durch Flexibilität auszeichnet. Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe zu automatisieren oder die Software mit Drittanwendungen zu verbinden. Die Software dient als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partnern und bietet zahlreiche hilfreiche Features.

5
/5
1 Bewertung
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
100% Weiterempfehlung
E. PLau
2 Bewertungen
17. Oktober 2019

Durchweg gut, eine ganz neue Art System

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Die Integrationsfähigkeit, wir haben einiges selbst angeschlossen, einiges machen lassen

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Kann ich so nicht sagen, erst waren wir skeptisch, aber dann hat das Projekt zügig geklappt

Wofür verwenden Sie cavok? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Im gesamten Marketing. Wir haben Canto Cumulus nach Jahren abgelöst.

Bewertungsquellen

Über cavok

Cavok wurde von der Firma PEAK-14 entwickelt. Diese hat ihren Firmensitz in Darmstadt und gehört zur PEAK-Firmengruppe. Die Vision des Providers ist es, digitale Daten im Unternehmen zu organisieren und allen Verantwortlichen jederzeit zugänglich zu machen. Zu den Kunden des deutschen Anbieters gehören beispielsweise die Gartenmarkt-Kette Dehner und die Steigenberger Hotel-Gruppe.

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