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Candis Smartbooks

Buchhaltung

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Fazit der Redaktion

Candis Smartbooks schließt eine echte Marktlücke. Es automatisiert mittels künstlicher Intelligenz die vorbereitende Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen erheblich und erleichtert zusätzlich die Online-Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Besonders Finanz-Zuständige in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern können dank Candis Smartbooks sehr viel effektiver arbeiten. Vor allem das Einsammeln und verwalten von Belegen wird durch Candis Smartbooks enorm vereinfacht. Das Pricing ist allerdings - vor allem für kleine Unternehmen - recht sportlich.

  • Hohe Automatisierung durch KI
  • Sehr gute Usability
  • Flexibler Import in alle Programme
  • Regelmäßige Updates
  • Relativ teurer Preis
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted
Candis Smartbooks
4

Zielgruppe

Laut Candis Smartbooks selbst richtet sich der Service an kleine bis mittelständische Unternehmen und schnell wachsende Startups. Gerade Kleinstunternehmen oder Einzelunternehmer sollte aber schon eine große Zahl an monatlich zu bearbeitenden Belegen mitbringen, damit sich die Nutzung lohnt. Gerade im Vergleich mit kostengünstigen Alternativen wie Papierkram oder Sage One könnte das Pricing des Tools ein wenig zu teuer ausfallen.

Funktionsumfang

Mit Candis Smartbooks erledigen Sie vor allem die vorbereitenden Arbeiten für den Steuerberater: Sie sammeln Belege, ordnen diese Transaktionen zu und kontieren die Belege direkt vor. Anders als vergleichbare Tools, die oft noch den einen oder anderen manuellen Handgriff erfordern, hat Candis Smartbooks sich auf die Fahne geschrieben, diese Aufgaben komplett automatisiert zu erledigen.

Unsere Software reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung von Unternehmen um mindestens 80 Prozent und lernt eigenständig dazu, so dass in Zukunft 97 Prozent der kompletten Buchhaltung komplett automatisiert erfolgen kann.

In diesem kurzen Video erhalten Sie einen ersten Eindruck über die Funktionsweise von Candis Smartbooks und die Benutzeroberfläche des Tools:

Die Funktionen von Candis Smartbooks lassen sich grundsätzlich in drei Schritte einordnen:

1.Dokumenten-Management: Belege sammeln leicht gemacht

In Candis Smartbooks richten Sie mit wenigen Klicks Ihre Importkanäle ein, damit Rechnungen automatisch aus Ihrem Email-Account und aus Bank-, Kreditkarten- und PayPal-Transaktionen importiert werden können. Diese Rechnungen ordnet Candis Smartbooks automatisch Belegen zu. Diese wiederum stammen aus verschiedenen Quellen: Emails, Scans, Handy-Fotos oder Online-Accounts bei Amazon, Google oder facebook. Der intelligente und lernende Algorithmus von Candis Smartbooks liest die Daten aus all diesen verschiedenen Quellen korrekt aus und legt alle erkannten Belege strukturiert ab. In der “intelligenten Inbox” von Candis Smartbooks werden alle Buchhaltungsunterlagen gesammelt. Eine Suchfunktion unterstützt Sie dabei, alle wichtigen Unterlagen wieder zu finden.

Der Candis Smartbooks-Algorithmus arbeitet - laut Provider - zehnmal genauer als herkömmliche OCR-Systeme zur Texterkennung.

Sollten Belege fehlen, weist Candis Smartbooks Sie darauf hin. Zudem haben Sie direkt in der Oberfläche des Tools die Möglichkeit, die betreffenden Mitarbeiter zu kontaktieren und die fehlenden Unterlagen zeitnah “einzutreiben”.

Candis Smartbooks zeigt genau an, für welche Beträge noch Rechnungen fehlen
© candis.io - Candis Smartbooks zeigt genau an, für welche Beträge noch Rechnungen fehlen

2. Zahlungsmanagement: Zahlen mit einem Klick

Candis Smartbooks prüft auch, zu welchen Rechnungen bereits Zahlungen vorliegen. Auch dies geschieht voll automatisch. Für Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, erstellt die Software Zahlungslisten, sortiert diese nach Fälligkeit und fügt auch Vorschläge für Überweisungstermine an. Dabei werden auch Skonto-Fristen beachtet, auf deren Ablauf Sie deutliche Hinweise erhalten.

Die Bezahlung läuft einfach und zeitsparend. Candis Smartbooks bereitet alles Nötige für die jeweilige Überweisung vor (die richtigen definierten Schnittstellen vorausgesetzt) und überweist fällige Zahlungen quasi auf Knopfdruck. Auch Sammelüberweisungen sind so möglich.

Die Zahlungsliste zeigt offene Belege - je nach Auswahl sehen Sie die zu bezahlenden oder die zur Zahlung vorgemerkten Rechnungen
© candis.io - Die Zahlungsliste zeigt offene Belege - je nach Auswahl sehen Sie die zu bezahlenden oder die zur Zahlung vorgemerkten Rechnungen

3. Aufbereitung für den Steuerberater

Aus den gesammelten Dokumenten und Transaktionen generiert Candis Smartbooks Buchungsvorschläge, die Sie per DATEV-Schnittstelle direkt an Ihren Steuerberater übertragen können. Zudem ist der Datenexport auch in ASCII möglich, um individuell mit verschiedenen DATEV-System arbeiten zu können.

Candis Smartbooks ist offizieller DATEV-Schnittstellenpartner - Daten aus Candis Smartbooks lassen sich in beliebige DATEV-Systeme exportieren
© candis.io - Candis Smartbooks ist offizieller DATEV-Schnittstellenpartner - Daten aus Candis Smartbooks lassen sich in beliebige DATEV-Systeme exportieren

Eine genaue Auflistung aller enthaltenen Funktionen und Features von Candis Smartbooks finden Sie in der Funktionsübersicht zum Anbieter.

Usability

Die Bedienung von Candis Smartbooks ist denkbar einfach, da kaum manuelles Arbeiten mit der Software nötig ist. Einmal aufgesetzt und eingerichtet (was allerdings durchaus eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt) arbeitet Candis Smartbooks gemäß des Herstellerversprechens beinahe komplett automatisch. Möglich ist das durch den einzigartigen selbstlernenden Algorithmus der Plattform, der regelmäßige Updates erfährt. Der Provider hat die Prozesse, die zur vorbereitenden Buchhaltung gehören, bis ins Detail analysiert.

Die wenigen Schritte, die noch ein wenig “tricky” sind und manuell erledigt werden müssen, werden in umfassenden Ratgeber-Artikeln und -Videos erklärt. Die Arbeit mit Candis Smartbooks ist durchweg einfach und intuitiv, wozu auch die übersichtliche und klar strukturierte Benutzeroberfläche beiträgt.

Schnittstellen

Candis Smartbooks erstellt aus allen Dokumenten und Transaktionen Buchungsvorschläge, die in verschiedenen Formaten exportiert werden können: CSV, XML, ASCII oder das DATEV-Format. Auch Belegfotos von Eingangsrechnungen lassen sich zusammen mit den Buchungsinformationen per XML-Schnittstelle übertragen. Ihr Steuerberater kann die Buchungsvorschläge dann per DATEV-Rechenzentrum abrufen und final verbuchen.

Preise und Plans

Nach einer kostenlosen 30-tägigen Testphase, die eine Demoversion des Tools beinhaltet, bittet Candis Smartbooks direkt zur Kasse. Die monatlichen Abonnement-Preise für die einzelnen Pakete können - vor allem für Kleinstunternehmen - recht sportlich sein und sind im Vergleich recht hoch. Selbst das kleinste Abo (das Startup-Paket) schlägt mit rund 50 Euro pro Monat zu Buche und enthält bis zu 100 Belege bzw. Dokumente. Zusätzlich gibt es noch das Basic-Paket für bis zu 200 Belege, das Premium-Paket für bis zu 500 Belege sowie ein individuelles Professional-Paket, dessen Pricing und Funktionsumfang auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten wird.

Die Abonnement-Preise von Candis Smartbooks staffeln sich je nach Anzahl der monatlich zu erfassenden Belege
© candis.io - Die Abonnement-Preise von Candis Smartbooks staffeln sich je nach Anzahl der monatlich zu erfassenden Belege

Die einzelnen Abonnements unterscheiden sich ausschließlich hinsichtlich der monatlich zu erfassenden Belege. Der Funktionsumfang der Software ist in allen Paketen gleich und auch das Alleinstellungsmerkmal der Software - die hohe Automatisierung durch künstliche Intelligenz - kommt in allen Preispaketen zum Tragen. Einzig in Sachen Support müssen Sie als Startup- oder Basic-Nutzer Einbußen hinnehmen: Bevorzugten Premium-Support erhalten Sie erst ab dem Premium-Paket.

Weitere Preisinformationen finden Sie in der Candis Smartbooks-Kostenübersicht von trusted.de.

Service und Support

Candis Smartbooks bietet seinen Kunden umfangreiche Support- und Servicemöglichkeiten. Auf der Website lädt ein Live-Chat dazu ein, Fragen zu stellen. Ratgeber, Newsletter, Blogs und ein Hilfecenter informieren User und Interessierte zusätzlich über Updates (von denen es viele gibt) und geben Tipps und Hinweise zur Nutzung. Für den Kundensupport selbst nutzt Candis Smartbooks Intercom, eine renommierte Customer-Messaging-Plattform.

Zwei-Klassen-Support: Nutzer des Premium- und Professional-Pakets erhalten bevorzugten Premium-Support seitens des Providers, wohingegen Startup- und Basic-Nutzer auf Standard-Support zurückgreifen müssen.

Zusammenfassung

Candis Smartbooks ist ein innovatives und enorm nützliches Tool. Finanzabteilungen kleiner und mittlerer Unternehmen profitieren immens vom hohen Automatisierungsgrad durch den selbstlernenden Algorithmus, der Ihnen viele Schritte der vorbereitenden Buchhaltung abnimmt. Eine gewisse Belegzahl ist allerdings vorausgesetzt, damit Candis Smartbooks sich auch wirklich lohnt. Obwohl das Tool nämlich tolle Features und eine echte Erleichterung mitbringt, ist es auch relativ teuer. Eine Investition sollte also wohlüberlegt sein.

4
/5
2 Bewertungen
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
0% Weiterempfehlung
Robert Schultz
1 Bewertung
4. Juni 2018

Es erfordert viel händische Nacharbeit bei der Zuordnung.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Einigermaßen übersichtliche Benutzeroberfläche und ein interessantes Serviceversprechen.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Hoher Zeitaufwand bei der Zuordnung der Belege zu den Buchungen; Belege werden fehlerhaft ausgelesen/zugeordnet.

Wofür verwenden Sie Candis Smartbooks? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Bis jetzt konnte noch kein Problem gelöst werden.

Glenn Gould
4 Bewertungen
6. März 2018

Candis ist Klasse Belegerkennung 1A und vieles mehr ...

Wofür verwenden Sie Candis Smartbooks? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Vorab müssen wir sagen, dass wir Candis erst seit 3-4 Tagen testen, aber es zeichnet sich schon jetzt ab, dass es wirklich macht, was es verspricht! Support ist prima! Antworten gibt es auch mit Rückruf, falls der direkte Draht überlastet ist. Dann stört mich auch kein "ebüro". Einrichtung ist sehr intuitiv und wird durch gute Tutorial Videos unterstützt. Alle Belege werden wirklich automatisch !!! zu 85-90% richtig ugeordnet. Die Belege die Candis nicht automatisch zuordnet werden dennoch als Vorschlag angezeigt, wenn man offenen Posten im "online Konto" verknüpfen will oder umgekehrt Belege an Zahlungen / Einnahmen. Solche Dinge werden von anderen Firmen wie z.B. Sevdesk propagiert, aber können es einfach nicht ..nicht mal annährend! Rechnungen können einzeln oder als Sammelbuchung (XML) an die Bank geschickt und direkt aus Candis bezahlt werden. Fantastisch!! Jetzt bleibt uns abzuwarten wir der Datev Export online funktioniert und was unsere Steuerberater davon halten. Wir werden berichten, sofern Trusted weitere Bewertungen zulässt ;) Wir können klar sagen, Candis kann sehr sehr viel !! Es müsste vielleicht seine Dokumentenzahl in den einzelnen Preiskategorien etwas überdenken, aber an sonsten ist es genial ! Andere Softwarelösungen machen einfach nur mehr Arbeit :))) Weiter so A +++ Software

Bewertungsquellen

Über Candis Smartbooks

Die CANDIS GmbH wurde 2015 nach einem Bankathon – einem Hackathon für FinTech – von Christian Ritosek, Christopher Becker und Garik Suess gegründet. Das Startup mit Sitz in Berlin und Bamberg, beschäftigt mittlerweile 60 Mitarbeiter. CANDIS wird von diversen Investoren, wie der Investitionsbank Berlin, Lightspeed Ventures, Point Nine Capital und Speedinvest, gefördert.

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