Kein manueller Datenimport möglich
Mein einziges Manko ist, dass OfficeOn keine Möglichkeiten bietet, selbstständig bestehende Kundenlisten oder Artikeldatenbanken (als XLS oder CSV) ins System zu übernehmen. Für den Import deiner Daten musst du zwangsläufig das Supportteam des Anbieters bemühen, was den reibungslosen Start verzögern könnte.
Zwar lassen sich Kundendaten schnell und einfach im System einpflegen – je nachdem, wie lang deine bestehende Kundenliste ist, kann es aber trotzdem Zeit in Anspruch nehmen, alle Daten händisch einzupflegen. Ein schneller und einfacher XLS-Import wäre hier eine tolle Sache.
Kundenkontakte sind schnell mit den wichtigsten Infos angelegt
Bleiben wir direkt beim Thema “Kundendaten”. Dafür bietet OfficeOn eine übersichtliche Kontaktdatenbank und die Möglichkeit, neue Kontakte und Kund:innen mithilfe einer einfachen Eingabemaske einzupflegen. Dabei unterscheidet das Tool zwischen Privat- und Firmenkunden und lässt dich für Firmenkontakte z.B. individuelle Ansprechpartner:innen oder zusätzliche Adressen (z.B. für Zweigstellen) hinterlegen.
Die manuelle Pflege deiner Kundendaten gestaltet sich durch die einfachen und übersichtlichen Eingabemasken mehr als einfach
Screenshot: trusted.de
Quelle: bosch-officeon.com
Für Firmenkontakte kannst du außerdem eine Leitweg-ID für die X-Rechnung direkt mit hinterlegen, denn: Natürlich ist OfficeOn E-Rechnungsfähig.
Die Pflege deiner Kundendaten mit OfficeOn gestaltet sich einfach und übersichtlich. Meine Testdatensätze waren außerordentlich schnell im System angelegt und erschienen dann sofort in der Kontaktdatenbank. Das ging auch deswegen so schnell, weil die Datentiefe in OfficeOn recht oberflächlich ist. Die digitalen Karteikarten gehen nicht über die grundlegendsten Infos wie Adressen, E-Mail und Telefonnummer hinaus.
Die übersichtlichen Kundenprofile haben alle wichtigen Infos und sind mit allen Terminen, Projekten, Angeboten, Rechnungen und Co. verknüpft, sodass du alles schnell wiederfindest
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So erhältst du zwar immer alle wichtigen Infos auf einen Blick; hast aber auch kaum Möglichkeiten, zusätzliche Informationen zu hinterlegen, wie Steuernummer, unterschiedliche Währungen, Umsatzsteueridentifikationsnummer, individuelle Rabatt-Absprachen, etc.
Auch benutzerdefinierte Felder lassen sich nicht hinzufügen. Als Workaround gibt es zwar ein Freitext-Feld, in dem du Notizen oder Kommentare hinterlegen kannst; aber das war es dann auch. Willst du mehr Daten pflegen, als Namen und Adressen deiner Kund:innen, klappt das mit OfficeOn nicht.
Übersichtliche Kontaktdatenbank – bei einem kleinen Kundenstamm
Hast du alle deine Kund:innen im System angelegt, erscheinen diese in der Kontaktdatenbank, die sich im System als einfache, alphabetisch sortierte Liste präsentiert.
Die Kontaktdatenbank präsentiert sich als einfache Liste. Für wenige Einträge noch in Ordnung kann die Datenbank bei einer Vielzahl von Einträgen ggf. unübersichtlich werden.
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Um einzelne Einträge schnell wiederzufinden, gibt es eine Suchfunktion und deine Datenbank lässt sich nach den Feldern Kundennummer und Name sortieren, aber nicht filtern.
Letzteres kann gewöhnungsbedürftig sein, da Firmen- und Privatkontakte alle in der gleichen Liste landen, genau wie übrigens Lieferant:innen, da OfficeOn keine eigene Lieferantenverwaltung mitbringt. Ergebnis: Spätestens ab 20 oder 30 Einträgen in der Datenbank wird die Kundenliste schnell unübersichtlich.
Das ist in der Artikel- und Leistungsübersicht besser gelöst:
Im “Katalog” pflegst du Artikel, Leistungen, Stücklisten und Co.
Die Pflege von Artikel- und Leistungsdaten in OfficeOn ist ähnlich selbsterklärend, wie die Pflege von Kontakten und hat mich im Test nicht vor Probleme gestellt.
Neue Posten fügst du per Eingabemaske hinzu und hast dabei die Wahl zwischen “Material”, “Lohn”, “Mischposten” oder “Sonstiges”. Für meinen fiktiven Malerbetrieb konnte ich hier schnell und einfach alle wichtigen Artikel wie Farben, Abdeckfolie, etc. hinzufügen und dafür einen Einkaufspreis und einen Aufschlag bestimmen, wodurch sich automatisch Marge und Verkaufspreis errechneten.
Artikel und Leistungen lassen sich mit den wichtigsten Infos (plus automatisch berechneter Marge und Verkaufspreis) schnell und einfach in OfficeOn einpflegen
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Über “Mischpositionen” sind auch vorgefertigte Stücklisten möglich und unter “Sonstiges” lassen sich z.B. auch Werkzeuge oder Maschinen verwalten, wenn du das möchtest.
Anders als die Kontaktdatenbank, lässt sich deine Artikeldatenbank auch filtern, nämlich nach Artikel-Typ (also Material, Lohn, etc.). Das sorgt für eine bessere Übersicht.
Alle Artikel und Leistungen landen im “Katalog”, den du durchsuchen, sortieren und filtern kannst, um deine Einträge schnell wiederzufinden
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Betriebe, die vor allem Angebote und Rechnungen mit OfficeOn erstellen wollen und dafür immer wiederkehrende Leistungen und Material benötigen, werden hier glücklich. Tiefergehende Funktionen – zum Beispiel für die Lagerverwaltung oder das Bestellwesen – spart sich OfficeOn dagegen komplett.
Super einfache Angebotserstellung, auch dank Großhandelsschnittstelle
Nachdem sowohl meine Kund:innen als auch meine Artikeldaten in OfficeOn eingepflegt waren, wurde es Zeit, ein erstes Angebot mit dem Tool zu erstellen:
Um ein Angebot mit OfficeOn zu erstellen, wählst du zuerst den Eintrag aus deiner Kundenliste; Adresse und weitere Infos werden so automatisch ins Angebot übernommen
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Auch hier legt OfficeOn Wert auf Einfachheit und Schnelligkeit. Um ein Angebot zu erstellen, musste ich im System nur einen Kunden aus meiner Datenbank auswählen (oder direkt einen neuen anlegen). Per Freitextfeld hätte ich dann noch die Möglichkeit gehabt, Angebotstitel und Einleitungstext hinzuzufügen – für beides gibt es aber auch eine Standard-Vorlage im System, die sich jederzeit in den Einstellungen anpassen lässt.
Positionen sind schnell hinzugefügt. Die übernimmst du entweder aus deiner Artikeldatenbank, oder fügst sie hier neu hinzu. Positionen lassen ich auch in Leistungsgruppen zusammenfassen, was für mehr Flexibilität bei komplexen Aufträgen oder solchen mit viel Materialaufwand sorgt.
Super: Per IDS- oder DATANORM-Schnittstelle kannst du Positionen auch aus angebundenen Großhandelskatalogen direkt in dein Angebot übernehmen. Das klappt mit dem Angebot von über 200 deutschen Großhändlern.
Anschließend fügst du nur noch einen Umsatzsteuersatz, ein Zahlungsziel und ein etwaiges Skonto hinzu; fertig ist das Angebot. Das kannst du nun direkt aus OfficeOn heraus per E-Mail an deine Kund:innen schicken.
Fertige Angebote werden zuerst als “ausstehend” markiert und können nachträglich noch geändert werden. Erst, wenn das Angebot angenommen wurde, wird es unveränderbar im System abgelegt und kann z.B. als PDF heruntergeladen werden.
Positionen in Angeboten und Rechnungen lassen sich in Mischpositionen ausblenden
Bosch OfficeOn bietet die Möglichkeit, Preise für einzelne Positionen auszublenden bzw. zu verbergen und Einzelpreise als “Set” zusammenzufassen. Das ist durch die Mischpositionen möglich. Für viele Betriebe ist das ein wichtiges Feature, um Einzelpreise zu verstecken und dadurch die Vergleichbarkeit mit Angeboten anderer Betriebe zu erschweren.
Mobile App: Stundenerfassung, Leistungsbericht und digitale Signatur vor Ort
Ist das Angebot angenommen, schlägt die große Stunde der mobilen App von OfficeOn. Aus einem als “angenommen” markierten Angebot kannst du im System direkt einen Termin erstellen und deinen Mitarbeiter:innen zuweisen. Der Termin landet dann nicht nur im übersichtlichen Terminkalender, sondern auch auf der Terminliste der zugewiesenen Mitarbeiter:innen in der App.
Die OfficeOn-App glänzt durch einen einfachen Aufbau und ein übersichtliches Design
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Die Kommunikation zwischen Büro und Außendienst bzw. Baustelle ist das Steckenpferd von OfficeOn. Entsprechend bietet die mobile App einige der besten und sinnvollsten Features des Tools.
Zwar gibt es keinen Chat oder Messenger – was meiner Ansicht nach noch eine clevere Ergänzung wäre. Dafür haben deine Mitarbeiter:innen immer alle ihre Termine und Aufträge auf einen Blick verfügbar und können auch sonst einiges mit der App anstellen.
- Vor Ort bei den Kund:innen lässt sich z.B. ein Aufmaß in der App berechnen
- Deine Mitarbeiter:innen können ihre Einsätze per Foto dokumentieren, wodurch die Bilder direkt im Termin abgelegt werden
- Sie können Fahrt- und Arbeitszeiten in der App erfassen und einer konkreten Leistung zuordnen
- Und aus all dem lässt sich in der App auch direkt ein vollständiger Leistungsbericht erstellen und per digitaler Signatur von den Kund:innen unterzeichnen.
Mit der OfficeOn-App lassen sich vor Ort bei deinen Kund:innen alle Handgriffe dokumentieren; per Zeiterfassung, aufgebrachten Leistungen, Fotos, etc.
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Das Beste: Alle dokumentierten Leistungen lassen sich automatisch in ein Angebot oder eine Rechnung umwandeln, sodass getrackte Arbeitsstunden vor Ort im Büro nicht erst mühsam auseinanderklamüsert werden müssen.
Die App ist zwar kein absoluter Gamechanger oder liefert mehr oder bessere Features, als die Wettbewerber. Gerade die Einfachheit und Nüchternheit der mobilen App haben es mir im Test aber angetan!
Einfache Rechnungserstellung, auch als E-Rechnung
Über die Rechnungserstellung brauche ich eigentlich kaum viele Worte verlieren, denn die klappt genauso einfach, wie die Angebotserstellung. Angebote lassen sich auch direkt in eine Rechnung umwandeln und ebenfalls per E-Mail verschicken. Oder du erstellst Rechnungen aus den erfassten Zeiten und Leistungsberichten aus der App (siehe oben).
Eine Rechnung lässt sich in OfficeOn spielend leicht aus einem Angebot oder aus den dokumentierten Leistungen aus der mobilen App erstellen
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Rechnungen lassen sich außerdem als E-Rechnung (nach den Formaten ZUGFeRD 2.2 oder XRechnung 3.0) erstellen.
Achtung: OfficeOn beherrscht zwar Teil- und Abschlagsrechnungen, aber keine kumulierten Abschlagsrechnungen, die z.B. für das Bauwesen relevant wären.
Projektordner helfen dir bei größeren Aufträgen
Eigentlich wäre mit der Rechnungserstellung mein Testszenario bereits abgeschlossen. Allerdings wollte ich mir zum Schluss auch noch den Reiter “Projekte” anschauen, den Bosch für die Durchführung langfristiger und komplexer Aufträge empfiehlt.
Kurz und bündig: Hinter den “Projekten” verbergen sich im Grunde digitale Ordner, die du zur Sammlung von Informationen und Dokumenten für Aufträge zu einzelnen Kund:innen nutzen kannst. Im Projektordner sind dann alle Termine, Angebote und Rechnungen zusammengefasst, die mit dem gleichen Projekt zusammenhängen und du kannst auch eigene Dokumente oder Bilder hochladen und zentral hier ablegen. Das ist nützlich, aber kein Hexenwerk.
Der Projektordner sammelt alle Dokumente, Bilder und Informationen zu einem Auftrag
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Und das war es auch schon so ziemlich. Eine wirkliche Aufgabenverwaltung oder ein tatsächliches Projektmanagement, das über die Auflistung von Terminen hinausgeht, gibt es in OfficeOn nicht. Dafür fehlt es an Planungsfunktionen wie Charts oder Kanban-Boards (wie z.B. Das Programm sie bietet), Vor- und Nachkalkulation, etc. Und auch so etwas wie ein Bautagebuch gibt es in der Form nicht.
Für die Planung größer angelegter Bauprojekte ist OfficeOn damit z.B. weniger geeignet. Aber das ist ja auch gar nicht der Anspruch der Software.
Lass dir alle Termine auf der Karte anzeigen
Ein kleines Special möchte ich dann aber doch noch erwähnen, nämlich die Kartenansicht für Termine, die ich ziemlich clever finde. Termine lassen sich in OfficeOn nämlich nicht nur im Kalender, sondern per Google-Maps-Integration auch auf einer Karte anzeigen lassen, wodurch z.B. die Routenplanung einzelner Mitarbeiter:innen vereinfacht wird.
Dank der Maps-Integration kannst du dir deine Termine auch auf der Karte anzeigen lassen und so die Routen deiner Mitarbeiter:innen optimieren
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Fazit: OfficeOn ist auf die wesentlichen Features für kleine Betriebe reduziert
Müsste ich meine Erfahrungen und Eindrücke zu OfficeOn zusammenfassen würde ich sagen: Das Werbeversprechen des Anbieters stimmt auf den Punkt. OfficeOn wird als möglichst einfache, möglichst schlanke und möglichst einsteigerfreundliche Lösung für kleine Betriebe vermarktet und exakt dieser Zielgruppe würde ich OfficeOn jederzeit empfehlen.
Ja, Tools wie HERO oder Das Programm können in der Regel mehr und bieten auch viele zusätzliche Spezial- und Komfortfunktionen. Und ja, wenn dein Betrieb wächst und du nicht nur mehr Mitarbeiter:innen, sondern auch mehr Kund:innen und Aufträge mit dem System händeln willst, wirst du dich irgendwann nach einer Alternative umschauen müssen. Bis es so weit ist liefert OfficeOn durch seine ausgezeichnete Usability und Bedienbarkeit aber den so ziemlich einfachsten und schnellsten Einstieg für die Digitalisierung deines Betriebs.
Alle meine Testergebnisse und -erfahrungen in den einzelnen Testkriterien habe ich im Folgenden noch einmal für dich zusammengefasst:
