Ziehen Sie Dokumente einfach von Ihrem Desktop mit der Maus in Ihren Online-Ordner und legen Sie sie dort ab. Es gibt kaum eine einfachere Art und Weise, Dokumente und Dateien von Ihren stationären Geräten in Ihr DMS zu übertragen.

Durch den automatischen Dublettenabgleich identifizieren Sie doppelt hochgeladene Dokumente bereits bevor Sie diese überhaupt ablegen. So sparen Sie Speicherplatz und können unnötige Kopien identifizieren und entfernen.

Laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch, wird die bereits im DMS vorhandene Datei als Version angelegt und nicht überschrieben, sondern aufbewahrt. So können Sie später ältere Versionen eines Dokuments immer wieder herstellen. Das ist praktisch, wenn Dokumente öfter Änderungen unterworfen sind und ggf. auf einen älteren Stand zurückgesetzt werden müssen.

Durch die Änderungshistorie sehen Sie immer genau, wann und durch wen zuletzt Änderungen an einem Dokument durchgeführt wurden. So behalten Sie den Überblick und können in größeren Teams herausfinden, wer der passende Ansprechpartner für eine Änderung ist.

Die Favorisierung hilft Ihnen dabei, oft genutzte oder besonders wichtige Dokumente als Favoriten zu markieren und auf diese Weise schnell in einer eigenen Liste wiederzufinden, ohne alle Ihre Ordner durchsuchen zu müssen. Arbeiten Sie häufig mit den gleichen Dokumenten, ist diese Favoritenliste für den Schnellzugang besonders nützlich.

Unterzeichnen Sie Unterlagen direkt im System mit einer elektronischen bzw. digitalen Unterschrift. Wenn Sie oft mit Dokumenten wie Verträgen arbeiten oder Aufträge/Angebote ohne lästiges Ausdrucken unterschreiben wollen, eignet sich diese Funktion besonders für Sie.

Der Offline-Modus unterstützt Sie dabei, Dokumente aus Ihrem DMS auch ohne aktive Internetverbindung zu öffnen und zu bearbeiten. Die im sogenannten Sync-Ordner abgelegten Dateien sind offline zugänglich und können mit herkömmlichen Office-Tools bearbeitet werden. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, synchronisiert sich der Sync-Ordner automatisch und die Dokumente werden samt der jüngsten Änderungen im DMS hochgeladen. Nützlich, wenn Sie oft auch ohne Internetzugang auf Ihre Dokumente zugreifen müssen.

Externe oder Gastzugänge sind Zugänge zu Ihrem DMS, die über eingeschränkte Rechte und Optionen verfügen. So stellen Sie beispielsweise Kund:innen oder Partner:innen Gastzugänge mit Leseberechtigung zur Verfügung. Diese können dann auf einzelne Dokumente zugreifen und diese einsehen - aber nicht bearbeiten, löschen oder im System verschieben. Besonders interessant ist diese Funktion für Unternehmen mit häufigem Kundenkontakt.

Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennen Sie (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL "https://" im Gegensatz zum früher üblichen "http://".