Active Sourcing Definition

Die Zeiten, in denen Personaler eine offene Stelle ausgeschrieben, sich zurückgelehnt und dann aus der Flut der Bewerbungen einen passenden Mitarbeiter ausgewählt haben, sind vorbei. In vielen Branchen und Regionen herrscht akuter Fachkräftemangel, der in den kommenden Jahren durch den demografischen Wandel weiter befeuert wird.

Für die HR-Abteilungen in den kleinen und mittelständischen, aber auch einigen großen Unternehmen bedeutet das: aktiv werden. Denn qualifizierte Mitarbeiter sind in der Regel schon anderswo beschäftigt und meist nur indirekt auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung.

Der Fachbegriff, der die direkte Suche nach Talenten und Fachkräften umschreibt, lautet Active Sourcing. Gemeint ist hiermit die aktive Ansprache potentieller Bewerber, die für das Unternehmen interessant sein könnten.

Beim Active Sourcing geht es allerdings nicht nur darum, interessante Fachkräfte und High Potentials anzusprechen, wenn gerade eine passende Stelle für sie frei wäre. Viel wichtiger ist es für die meisten Recruiter, einen sogenannten Talentpool aufzubauen und stetig mit neuen Profilen zu “befüllen”. In Zeiten personeller Engpässe können sie dann auf den Pool zurückgreifen und darin nach geeigneten Bewerbern suchen.

Nicht zuletzt umfasst die Definition von Active Sourcing auch den Aspekt der Bindung zwischen Bewerber und Unternehmen. Im Fachjargon wird auch gern vom Talent Relationship Management - kurz: TRM - gesprochen. Active Sourcing gehört thematisch also sowohl zum Recruiting, als auch zum Talentmanagement.

Active Sourcing: Online und offline

Schon die englische Bezeichnung lässt vermuten, dass es sich beim Active Sourcing um ein relativ neues Phänomen im Recruiting handelt. Das ist jedoch falsch. Schon lange vor dem Siegeszug der digitalen Medien sind Personaler aktiv auf potenzielle Bewerber zugegangen und haben ihnen attraktive Jobchancen in Aussicht gestellt - beispielsweise auf Messen, Absolventen-Veranstaltungen oder direkt vor dem Hörsaal.

Heute wird die direkte Bewerberansprache sowohl online als auch offline betrieben. Die unterschiedlichen Active Sourcing Kanäle sollen weiter unten in diesem Beitrag noch detaillierter beleuchtet werden.

Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Wenn Sie sich gerade zum ersten Mal intensiv mit der Definition von Active Sourcing befassen, dann wird es Sie sicherlich interessieren, welche Vor- und Nachteile mit dieser Recruiting-Maßnahme einhergehen. trusted hat die wichtigsten für Sie zusammengestellt.

Vorteile

• Zielgerichtet: Durch das punktgenaue Ansprechen potentieller Kandidaten kann Active Sourcing auch als besonders effektiv bezeichnet werden.
• Kostengünstig: Bei Active Sourcing entstehen keine direkten Kosten wie beispielsweise beim Schalten einer Stellenausschreibung.
• Ansprache passiver Kandidaten: Dank verschiedener Active-Sourcing-Maßnahmen erreichen Sie auch passive Kandidaten, die gerade nicht aktiv nach einem Job suchen.
• Verkürzte Time-to-Hire: Hierunter versteht man den Zeitraum zwischen der ersten Kontaktaufnahme und der Einstellung des neuen Mitarbeiters.
• Vermeiden von Fehlbesetzungen: Active-Sourcing-Methoden helfen sowohl dem Unternehmen als auch dem Kandidaten dabei, die andere Seite besser kennenzulernen. Dadurch wird das Risiko einer Fehlbesetzung minimiert.
• Schnelle Überbrückung von personellen Engpässen: Der durch Active Sourcing entstandene Talentpool hält für jede Stelle den optimalen Bewerber bereit.

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Nachteile und Schwierigkeiten

Zeitaufwand

Geeignete Kandidaten recherchieren, individuelle Anschreiben erstellen, Kontaktdaten herausfinden, Beziehung vertiefen; keine Frage: Professionelles Active Sourcing nimmt viel Zeit in Anspruch.

Rechtliche Fallstricke

Im Hinblick auf Privatsphäre und Datenschutz ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die wichtigsten Fakten für Sie sind:

• Die Kontaktrecherche über sogenannte Freizeit-Netzwerke wie Facebook und Twitter ist in Ordnung, eine Kontaktaufnahme darüber würde jedoch die Privatsphäre der Kandidaten verletzen.
• Eine Kontaktaufnahme via E-Mail oder Telefonanruf ist nur dann zulässig, wenn der Kandidat seine ausdrückliche Einwilligung gibt (beispielsweise durch einen entsprechenden “Ich suche…”-Verweis auf XING).
• Aggressives Active Sourcing kann als wettbewerbswidrige Abwerbung bewertet und abgemahnt werden.

Möglicher Schaden für die Arbeitgebermarke

Eine große Herausforderung für Recruiter ist es, die potentiellen Bewerber nicht zu belästigen. Standardisierte Rundmails, die keinerlei Bezug zum Kandidaten haben, sind nicht nur nervig und unprofessionell, sondern werden auch schnell als Spam empfunden.

Probleme mit dem bisherigen Arbeitgeber

Wie weiter oben bereits angesprochen, droht im schlimmsten Fall eine Abmahnung wegen Verletzung des Wettbewerbsrechts. Beachten Sie unbedingt die folgenden Hinweise:

• Kontaktieren Sie Kandidaten nie über ihre berufliche E-Mail-Adresse.
• Nehmen Sie nicht die Arbeitszeit des Kandidaten in Anspruch.
• Melden Sie sich nicht unter falschen Namen, um einen Kontakt zum Kandidaten aufzubauen.
• Stellen Sie den aktuellen Arbeitgeber nicht in einem schlechten Licht dar.
• Animieren Sie den Kandidaten keinesfalls zum Vertragsbruch.

Anforderung an erfolgreiche Active Sourcer

An dieser Stelle dürfte bereits klar geworden sein: Erfolgreiches Active Sourcing ist kein Produkt des Zufalls. Wenn Sie sich für diese Recruiting-Methode entscheiden, brauchen Sie nicht nur eine gute Strategie (mehr dazu weiter unten), sondern auch eine Reihe von Fähigkeiten und Kenntnissen:

• Kommunikatives Fingerspitzengefühl: Die Kernkompetenz eines erfolgreichen Active Sourcers ist die richtige Ansprache des potentiellen Bewerbers. Diese sollte nicht nur persönlich, ehrlich, individuell und authentisch sein, sondern immer auch auf Augenhöhe stattfinden. Der Kandidat darf sich auf keinen Fall belästigt fühlen.
• Loyalität gegenüber dem eigenen Arbeitgeber: Wenn Sie selbst nicht zufrieden in Ihrem Job sind, wie wollen Sie dann andere davon überzeugen, im gleichen Unternehmen zu arbeiten? Als erfolgreicher Active Sourcer sind Sie selbst ein loyaler Arbeitnehmer, der die Vorzüge seines Arbeitgebers aus dem FF beherrscht.
• Geduld: Mit Active Sourcing Strategien lassen sich keine Erfolge über Nacht erzielen. Die besondere Form des Recruitings braucht ihre Zeit - und verlangt vom Active Sourcer eine Menge Geduld.
• Akzeptanz: Wenn ein Kandidat schon nach dem ersten Kontakt angibt, kein Interesse zu haben, ist es Ihre Aufgabe als erfolgreicher Active Sourcer, das zu akzeptieren. Ein Nachhaken im Sinne von “Lassen Sie uns doch trotzdem einmal telefonieren.” oder “Sind Sie wirklich sicher, dass unser Unternehmen nicht doch attraktiv für Sie ist?” ist nicht empfehlenswert.
• Kreativität: Active Sourcing funktioniert nicht stur nach Schema F. Um möglichst viele potentielle und vielversprechende Bewerber zu erreichen, müssen Sie in der Lage sein, die unterschiedlichsten Recherche-Wege zu gehen und immer wieder neue personalisierte Anschreiben zu verfassen. Eine Extra-Portion Kreativität ist hierbei durchaus hilfreich.
• Fachliches Know-How: Selbstverständlich muss ein erfolgreicher Active Sourcer auch das entsprechende Fachwissen mitbringen und in der Lage sein, mithilfe verschiedener Methoden möglichst viele Kandidaten aufzuspüren.

Active Sourcing Methoden und Strategien

In diesem Teil soll es um die konkrete Erstellung von Active-Sourcing-Strategien und die Umsetzung verschiedener Methoden gehen. Die praktischen Tipps werden Ihnen dabei helfen, im Anschluss sofort mit der direkten Bewerberansprache zu beginnen.

Planung der Strategie

Erfolgreiches Active Sourcing verlangt stets nach einer individuellen Strategie. Wenn Sie diese Recruiting-Methode zum ersten Mal einsetzen, sollten Sie sich zunächst fragen, ob sie überhaupt sinnvoll ist und was genau Sie damit erreichen wollen. Sind Sie auf der Suche nach einem ganz speziellen Kandidaten oder wollen Sie lieber erst einmal einen Talentpool aufbauen? Legen Sie den Fokus klar auf Karrierenetzwerke oder wollen Sie auch Kontaktmessen in Ihr Konzept einbeziehen? Fragen wie diese helfen Ihnen dabei, eine maßgeschneiderte Strategie zu erstellen.

Kandidatenrecherche und Vorbereitung der Kontaktaufnahme

Für die Recherche geeigneter Kandidaten stehen Ihnen verschiedene Kanäle zur Verfügung, die weiter unten noch genauer vorgestellt werden. Außerdem haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Such-Methoden. Zu den bekanntesten und beliebtesten gehören:

• Suche über die eigene Karriere-Page in sozialen Netzwerken
• Open-Web-Suche (“googlen”)
• Profile Mining (gezielte Profil-Suche)
• Boolesche Suche (durch Kombination Boolescher Befehle)
• Harvesting (systematisches “Abernten” eines Kanals)
• Referral Sourcing (Einbeziehen eventueller Kontaktpersonen)
• CV-Database Search (Suche in Lebenslaufdatenbanken)

Wurde ein geeigneter Kandidat gefunden, gilt es im nächsten Schritt, herauszufinden, wie Sie diesen kontaktieren können. Beim Herausfinden von Kontaktdaten gilt Vorsicht, Sie befinden sich dabei nämlich in einem juristischen Minenfeld. Grundsätzlich dürfen keine Kontaktdaten aus Freizeit-Netzwerken wie Facebook und Co. entnommen werden. XING und LinkedIn sind zulässig, wenn die Daten öffentlich einsehbar sind.

Das perfekte Anschreiben

Kaum etwas nervt Fach- und Nachwuchskräfte so sehr wie das x-te Standardanschreiben von einem Recruiter. Wenn Sie ein neues Talent für Ihren Pool gewinnen wollen, sollten Sie Wert auf eine individuelle, authentische, sympathische und ehrliche Ansprache legen. Achten Sie darauf, immer auf Augenhöhe zu kommunizieren und äußern Sie sich auf keinen Fall abfällig über den aktuellen Arbeitgeber des Kandidaten.

Darüber hinaus sollte das Anschreiben immer perfekt auf den Adressaten abgestimmt sein. Das bedeutet für Sie: Schauen Sie sich den Lebenslauf des Kandidaten genau an und gehen Sie individuell auf dessen Stärken und berufliche Meilensteine ein. Das kostet Zeit, signalisiert dem Talent jedoch, dass Sie sich wirklich für ihn oder sie interessieren.

Sie wollen, dass Ihre Ansprache rundum perfekt ist? Dann holen Sie sich einen Fachverantwortlichen ins Boot, der Ihnen dabei hilft, die richtigen Fachtermini an geeigneter Stelle zu verwenden.

Nach dem Erstkontakt

Wenn der erste Kontakt hergestellt wurde, heißt es zunächst einmal: warten. Geben Sie dem Kandidaten Zeit, sich das Angebot durch den Kopf gehen zu lassen. Nach etwa einer Woche ohne Antwort können Sie eine Erinnerungsmail schreiben.

Erhalten Sie als Antwort ein “Kein Interesse”, müssen Sie das unbedingt akzeptieren. Auch das Ignorieren mehrerer Erinnerungen muss unbedingt als “Nein, danke.” verstanden werden. Ist der Kandidat hingegen aufgeschlossen, können Sie in einer weiteren Mail nähere Details preisgeben und eventuell auch gleich ein Telefonat oder Vorstellungsgespräch vereinbaren. Sollte es entgegen aller Erwartungen doch nicht der perfekte Bewerber sein, können Sie dennoch fragen, ob er weiterhin Teil des Talentpools sein will. Vielleicht haben Sie ja irgendwann eine offene Stelle, die (noch) besser zu ihm passt.

Auswertung, Reporting und Analyse

Nach der Pflicht folgt die Kür. Um Ihre Fähigkeiten als Active Sourcer immer mehr zu professionalisieren, ist eine abschließende Auswertung sinnvoll. Analysieren Sie unter anderem:

• Wie viele Personen sich auf Ihre Anfrage gemeldet haben.
• Wie viele ernsthaftes Interesse an einer Kooperation hatten.
• Wie oft es zu einem persönlichen Gespräch kam.
• Was die Gründe für ein gescheitertes Matching waren.
• Welche Active Sourcing-Kanäle besonders ergiebig sind.

Die 4 wichtigsten Active-Sourcing-Kanäle

Nun wissen Sie, wie Active Sourcing funktioniert. Bleibt also nur noch die Frage nach dem “Wo”. Als Recruiter haben Sie die Wahl zwischen mehreren Kanälen, um Kontakt zu potentiellen Bewerbern aufzunehmen. Die vier wichtigsten sind die Folgenden:

Berufsnetzwerke

Berufs- oder auch Karrierenetzwerke sind digitale Plattformen, die sich auf den Business-Bereich spezialisiert haben. Die meisten Active Sourcer sehen in Berufsnetzwerken das größte Potential, da die Menschen hier nicht nur leicht zu erreichen sind, sondern oft auch eine grundlegende Offenheit gegenüber neuen beruflichen Chancen an den Tag legen.

XING

Mit rund 10 Millionen Nutzern (Stand: Oktober 2017) ist XING das größte Berufsnetzwerk in Deutschland. Es hat seinen Sitz in Hamburg und wird von vielen genutzt, um sich mit Business-Kontakten zu vernetzen. Das individuelle Nutzerprofil bietet außerdem die Möglichkeit, das Interesse an einem neuen Job mehr oder weniger eindeutig zu kommunizieren.

LinkedIn

Im Gegensatz zu XING ist LinkedIn weitaus internationaler aufgestellt. Auch wenn die deutschen Nutzerzahlen hinter denen von XING liegen, holt LinkedIn doch nach und nach auf. Das Karrierenetzwerk ist vor allem für Fach- und Führungskräfte interessant - die sich demzufolge auch besonders gut über diesen Kanal aufspüren lassen.

Soziale Netzwerke

Auch wenn XING und LinkedIn durchaus als soziale Medien bezeichnet werden können, müssen Sie im Kontext des Active Sourcings klar von den klassischen Freizeit-Netzwerken wie Facebook, Google+ und Twitter abgegrenzt werden. Der Grund hierfür wurde weiter oben im Beitrag bereits angesprochen: Soziale Netzwerke, die vorrangig privat genutzt werden, dürfen für die Recherche geeigneter Kandidaten genutzt werden; nicht aber für eine Kontaktaufnahme.

Facebook

Der größte Vorteil von Facebook ist, dass sich hier ein überaus heterogenes Zielpublikum tummelt. Oder mit anderen Worten: Egal, was für ein Talent Sie für Ihren Pool suchen; die Wahrscheinlichkeit, eine entsprechende Person auf Facebook zu finden, ist ziemlich groß. Der Nachteil: Um einen geeigneten Kandidaten aufzuspüren, ist viel Erfahrung notwendig. Noch bietet Facebook keine Filterfunktionen, die Ihnen die Arbeit als Active Sourcer erleichtern würde.

Google+

Google+ mag in den Augen vieler längst “tot” sein; als Active Sourcing-Kanal bietet es jedoch noch immer viele Möglichkeiten - immerhin tummeln sich hier zahlreiche Fachkräfte aus den unterschiedlichsten Branchen (vor allem Medien und Technik). Für Recherche-Zwecke eignet sich nicht nur Google+ an sich (das im Gegensatz zu Facebook gute Filter besitzt), sondern auch Ergänzungen wie www.findpeopleonplus.com.

Twitter

Der Microblogging-Dienst Twitter spricht anders als Facebook eine sehr spezifische Nutzerschaft an - und ist gerade deswegen ein hervorragender Active Sourcing-Kanal. Berufliche Themen stehen hier auf der Tagesordnung. Nicht wenige nutzen das Netzwerk, um sich innerhalb ihrer Branche zu positionieren und mit Kollegen zu vernetzen. All das führt dazu, dass Sie hierüber mit großer Wahrscheinlichkeit vielversprechende Talente aufspüren können.

Lebenslaufdatenbanken

Lebenslaufdatenbanken gelten als der einfachste und sicherste Kanal für Active Sourcing. Wer hier ein Profil hinterlegt, willigt nämlich ausdrücklich ein, von Recruitern kontaktiert zu werden. Die Datenbanken sind nicht öffentlich zugänglich und bringen daher auch keine Datenschutzprobleme mit sich. Falls Sie sich für den Active Sourcing-Kanal CV-Datenbanken interessieren, finden Sie hier einige Anbieter:

• Stepstone
• Absolventa
• Monster

Nicht jeder Lebenslauf, den Sie in den Datenbanken finden werden, ist aktuell. Viele Nutzer legen sich ein Profil an und vergessen dieses im Laufe der Zeit. Stellen Sie sich auf entsprechende Recherche-Zeiten ein.

Messen und Veranstaltungen

Wenn Sie nicht nur online nach Talenten suchen, sondern auch im “echten Leben” mit ihnen in Kontakt treten wollen, bieten sich Messen und spezielle Business-Veranstaltungen an. Diese Kanäle können als besonders vielversprechend eingestuft werden, da Sie hierüber einen direkten face-to-face-Kontakt herstellen können.

Active Sourcing Beispiele und Muster

Wie bereits mehrfach im Artikel erwähnt, ist es eine denkbar ungute Idee, das gleiche Anschreiben an möglichst viele Kandidaten zu verschicken. Diese Mustervorlage für Active Sourcing sollte daher mehr als Inspiration und weniger als “Best Practice” verstanden werden.

“Sehr geehrte/r Frau/Mann XY,

bei meiner Recherche bin ich über Kanal X auf Sie aufmerksam geworden. Ihre Fachexpertise auf dem Gebiet X und die Erfahrungen, die Sie in Unternehmen X sammeln konnten, brachten mich zu der Annahme, dass Sie vielleicht Interesse an einer neuen beruflichen Perspektive haben.

Kurz zu meiner Person: Ich bin XY und arbeite als Personaler bei Unternehmen Z. Meine Aufgabe ist es, Ausschau nach beruflichen Talenten zu halten, die mit ihrem Karriereprofil gut zu unserem Unternehmen passen.

Die Stelle, um die es geht, kann in aller Kürze so zusammengefasst werden: XXXX

Wenn Sie in den kommenden Tagen ein paar Minuten Zeit haben, würde ich Ihnen gern telefonisch mehr Informationen geben. Bei Interesse Ihrerseits freue ich mich über eine kurze Rückmeldung.

Sie erreichen mich telefonisch unter XXXX/YYYY oder per E-Mail an [email protected]

Mit freundlichen Grüßen,

XY”

Fazit

Wer der Meinung ist, dass die “guten alten Personalbeschaffungsmaßnahmen” noch immer ausreichend sind, um neue Mitarbeiter zu gewinnen, der wird schnell eines Besseren belehrt. Der Arbeitsmarkt befindet sich in einem stetigen Wandel und in Zeiten, in denen Fach- und Nachwuchskräfte hart umkämpft sind. In diesem Klima wäre es fatal, Däumchen drehend auf sie zu warten. Active Sourcing bietet zahlreiche attraktive Möglichkeiten, direkt in Kontakt mit Talenten zu treten und sie auf ein Unternehmen als potentiellen Arbeitgeber aufmerksam zu machen.

Active Sourcing Checkliste

Überlegen Sie sich eine individuelle Active Sourcing-Strategie

Vergleichen Sie verschiedene Kanäle und entscheiden Sie, welche(r) am besten zu Ihrem Vorhaben passt/passen

• Berufsnetzwerke wie XING und LinkedIn
• Soziale Netzwerke wie Facebook, Google+ und Twitter
• Lebenslaufdatenbanken
• Messen und Veranstaltungen

Nutzen Sie verschiedene Recherche-Methoden und geeignete Kandidaten zu finden

• Eigene Karriere-Page
• Open-Web-Suche
• Profile Mining
• Boolesche Suche
• Harvesting
• Referral Sourcing
• CV-Database Search

Berücksichtigen Sie bei Recherche und Kontaktaufnahme rechtliche Aspekte

• Datenschutz
• Privatsphäre
• Wettbewerbsrecht

Verfassen Sie ein Anschreiben, das die folgenden Kriterien erfüllt

• Persönlich
• Individuell
• Authentisch
• Sympathisch
• Respektvoll
• Auf Augenhöhe
• Nicht aufdringlich
• Kurz und bündig

Warten Sie auf die Reaktion des Kandidaten

• Keine Reaktion → fragen Sie höchstens zweimal freundlich nach
• Reaktion “kein Interesse” → Akzeptieren Sie diese Absage
• Reaktion “Interesse” → Geben Sie weitere Informationen preis und vereinbaren Sie ein Gespräch

Analysieren Sie den Active Sourcing-Prozess, um ihn für spätere Maßnahmen zu optimieren