- Die Ressourcenplanung als Teil des Projektmanagements dient dazu, die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen optimal zu verteilen.
- Ressourcen sind in erster Linie Mitarbeiter. Diese mit ihren unterschiedlichen Arbeitszeiten und Kapazitäten unter einen Hut zu bringen, gestaltet sich mit althergebrachten Excel-Tabellen als schwierig.
- Die von trusted.de vorgestellte Software unterstützt Sie beim Ressourcenmanagement und sorgt für eine effiziente und zuverlässige Verteilung aller Kräfte.
Was ist Projekt Ressourcenplanung?
Die Projekt Ressourcenplanung (auch: Ressourcenmanagement) ist Teil des Projektmanagements und dient dazu, alle verfügbaren Ressourcen in einem Unternehmen zu sammeln und bestmöglich einzelnen Projekten, Aufgaben und Abteilungen zuzuweisen. Die Ressourcenplanung ist als sogenannte Kostenplanung Teil des “Magischen Dreiecks” des Projektmanagements.
Die Projekt Ressourcenplanung bezieht sich in erster Linie auf die Mitarbeiter eines Unternehmens, da es in der Regel diese sogenannten “Human Ressources” sind, die jeweils unterschiedliche Kapazitäten haben, und deswegen einer detaillierten Planung und Organisation bedürfen.
In Unternehmen, die nicht über genügend Sachressourcen verfügen, um alle Projekte gleichzeitig zu bestücken (zum Beispiel Materialien, Räume, Geräte oder Maschinen) ist es auch sinnvoll, solche Aspekte in die Ressourcenplanung einzubeziehen. Dementsprechend machen Ihre Mitarbeiter den größten Teil Ihrer Kapazitätsplanung aus; sie ist aber nicht ausschließlich auf die Human Ressources beschränkt.
Wie funktioniert Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung lässt sich sehr grob als die Verteilung unterschiedlichster Ressourcen auf einzelne Projekte definieren. Dieser Prozess hat eine ganze Reihe von Facetten:
Organisation der Projektmitarbeiter
Eine der grundsätzlichsten Fragen des Projektmanagements ist: “Welche Ressourcen habe Ich für ein anstehendes Projekt zur Verfügung?” Auf diese Frage soll die Projekt Ressourcenplanung eine Antwort geben, indem sie exakt und detailliert auflistet, wie viele Mitarbeiter für das Projekt abgestellt werden können, in welchen Zeiträumen sie jeweils arbeiten können und ob gegebenenfalls zusätzliche externe Kräfte mit ins Boot geholt werden sollen.
Da die Fertigstellung eines Projekts von den möglichen Arbeitszeiten des Projektteams abhängig ist, ist die Ressourcenplanung eng mit der Terminplanung verwoben.
Anschließend müssen die verfügbaren Mitarbeiter in Teams strukturiert werden, nebst festen Aufgaben und Rollenzuweisungen. Spielen auch Sachressourcen (beispielsweise eine bestimmte Maschine, ein besonderer Raum, etc.) für das Projekt eine Rolle, muss außerdem geklärt werden, ob, wann und in welchem Umfang diese Dinge jeweils verfügbar sind. Bei Maschinen kommt es dabei zum Beispiel auf die Kapazität und etwaige Wartungszeiten an.
Verteilung der Ressourcen
Die eigentliche Ressourcenplanung erfolgt in der Regel in 3 Schritten:
- Ressourcen sammeln: Alle Ressourcen des Unternehmens werden gesammelt und übersichtlich nebst ihren jeweiligen Kapazitäten in einer Tabelle oder Liste angelegt
- Projekt planen: Im zweiten Schritt geht es an die unmittelbare Projektplanung. Alle Ressourcen (i.d.R. Mitarbeiter) werden auf die einzelnen Teilaufgaben eines Projekts oder eines Auftrags verteilt. Dabei wird jeder Projektstufe auch eine zeitliche Dauer zugewiesen (zum Beispiel in erwarteten Arbeitsstunden)
- Belegungsplan erstellen: Als letztes wird aus den gesammelten Informationen ein sogenannter Belegungsplan erstellt, aus dem auf den ersten Blick ersichtlich ist, welche Ressource zu welchem Zeitpunkt welcher Aufgabe zugeordnet ist.
Berechnung von Aufwand und Kosten
Eine ebenso wichtige Ressource, wie die verfügbaren Mitarbeiter, sind die Kosten für ein Projekt. Auch damit beschäftigt sich die Ressourcenplanung, indem Beispielsweise Kostenganglinien oder Kostensummenlinien erstellt werden, auf denen die erwarteten Kosten jeweils eingetragen werden. Diese Planung hilft dem Management und dem Controlling dabei, einzuschätzen, wie groß die Kosten für das Projekt schlussendlich sein werden, und wo es ggf. Verbesserungsbedarf gibt. Dazu gehören selbstverständlich auch die jeweiligen Personalkosten.
Ressourcenmanagement mit dynamischer Software
Die Durchführung der Ressourcenplanung im Unternehmen erfolgt oft unter Zuhilfenahme von Spread Sheets oder Excel-Tabellen, in die alle verfügbaren Ressourcen eingetragen und einzelnen Projekten zugeordnet werden. Eine solche Vorgehensweise ist grundsätzlich möglich, ab einer gewissen Unternehmensgröße kann eine solche Planung allerdings eher schaden als nützen.
Da eine Planung mit Excel bei einer Vielzahl von Teams und Projekten schnell unübersichtlich werden kann, dauert die manuelle Pflege der Daten lange, außerdem können grobe Schnitzer passieren. Den gleichen Mitarbeiter im gleichen Zeitraum für zwei Projekte zu verbuchen kann zu lästiger Nacharbeit und gegebenenfalls zu finanziellen Verlusten führen. Daher hat sich der Trend durchgesetzt, die Ressourcenplanung mithilfe moderner Softwarelösungen durchzuführen. Einige der gängigsten Tools hat trusted.de hier für Sie aufgelistet:
- ResourceGuru
- Meisterplan
- Ticos
- PPM factory
- Timewax
- projecterus
- decídalo
- A-Plan
- PlanningPME
Vorteile von Ressourcenmanagement Tools
Die softwaregestützte Projekt Ressourcenplanung hat gegenüber der herkömmlichen Planung via Excel und Co. einige signifikante Vorzüge:
- Sie erkennen auf einen Blick, wo es in Ihrer Planung möglicherweise zu Konflikten kommt und welche Ressourcen noch über freie Kapazitäten verfügen. So wird Ihre Projektplanung optimiert, Sie vermeiden teure “Löcher” und schließen Projekte insgesamt billiger und schneller ab
- Ihre Mitarbeiter haben klar definierte Rollen und Aufgaben innerhalb der einzelnen Projekte und werden nicht unter- oder überbelastet
- Ihre Kunden und Auftraggeber können sich auf die Einhaltung der besprochenen Fristen verlassen und werden auch in Zukunft gerne mit Ihnen zusammenarbeiten, wenn es um neue Projekte und Aufträge geht
Wer braucht Ressourcenplanung Software?
Für jedes Unternehmen, das in erster Linie projekt- bzw. auftragsbasiert arbeitet, ist eine umfangreiche und zuverlässige Ressourcenplanung unerlässlich. Dazu gehören beispielsweise…
- Baufirmen
- Architekturbüros
- Berater oder Coaches
- Kreative Agenturen
- IT-Entwickler
- usw.
Doch auch für Firmen, die in anderen Branchen tätig sind, kann sich die Implementierung eines Ressourcenmanagementsystems lohnen, zum Beispiel für die Durchführung von Marketing-, Logistik- oder Produktentwicklungsprojekten.
Das kostet die vorgestellte Planungssoftware
Die hier vorgestellten Tools lassen sich preislich in eine von 2 Kategorien einordnen:
| Bezahlmodell | Durchschnittspreis | Abrechnung | Günstigster Preis |
|---|---|---|---|
| Abo | 3 bis 9 Euro | pro Nutzer und Monat | 2 Euro |
| Abo | 90 bis 200 Euro | pro Monat | 40 Euro |
In der Regel enthalten die angebotenen Tarife dabei einen jeweils unterschiedlichen Funktionsumfang. Für Startups, kleinere Unternehmen oder Freiberufler werden oft auch vergünstigte oder gänzlich kostenlose Tarife angeboten.
Bei den hier gezeigten Tools handelt es sich in der Regel um SaaS- oder Cloud-Lösungen. Sie mieten die Software also nur und hosten sie nicht auf dem unternehmenseigenen Server.
Tipps für die gelungene Ressourcenplanung
Obwohl die hier vorgestellte Software Sie optimal bei der Ressourcenplanung unterstützt, macht sie sie noch nicht von allein. Daher sollten Sie einige wichtige Punkte im Umgang mit den Tools beachten, wenn Sie beim Ressourcenmanagement erfolgreich sein wollen:
- Überbuchen Sie keine Ressourcen: Selbst wenn ein bestimmter Mitarbeiter bislang immer großen Einsatz gezeigt hat und nie überfordert war, dürfen Sie noch lange nicht davon ausgehen, dass er in jeder gegebenen Situation immer gleich leistungsfähig bleibt. Verlangen Sie daher nicht zu viel von Ihren Mitarbeitern und weisen Sie ihnen nur die Aufgaben zu, von denen Sie sicher wissen, dass sie in der gegebenen Zeit erfüllbar sind. Gehen Sie außerdem nicht davon aus, dass jeder Mitarbeiter gerne bereit ist, Überstunden für ein Projekt einzulegen oder einen lange geplanten Urlaub zu verschieben. Bleiben Sie daher (trotz Software) immer in Kommunikation mit Ihrem Team und sprechen sie alle geplanten Schritte ab.
- Planen Sie mit Puffer: Egal, mit welcher Ressource (Human Resources oder Sachressourcen) Sie planen, Sie sollten sich immer darüber klar sein, dass es jederzeit während des laufenden Projekts zu unvorhersehbaren Ausfällen kommen kann. Krankheiten lassen sich ebenso wenig einplanen wie plötzliche Defekte an einer Maschine. Kalkulieren Sie daher immer großzügig und mit einem kleinen Puffer. Sollte alles reibungslos ablaufen, haben Sie danach immer noch die Möglichkeit, die früher freigewordene Ressource einer neuen Aufgabe oder einem neuen Projekt zuzuteilen - genau um diese Flexibilität und Dynamik zu ermöglichen ist die hier vorgestellte Software ja gemacht.
- Schließen Sie auf die Zukunft: Die Projektplanung ist ein niemals abgeschlossener Prozess, der immer weitergeht. Genau aus diesem Grunde kann es Ihnen die Auswertung vergangener Projekte mithilfe Ihrer neuen Software ermöglichen, in Zukunft besser und effizienter zu planen. Durch Analysen und dynamische Dashboards erfahren Sie mehr darüber, welche Ressource an welcher Stelle den meisten Sinn macht und den größten Gewinn erzielt oder welcher Mitarbeiter in Zukunft vielleicht nicht mehr für eine bestimmte Aufgabe eingeteilt werden sollte.
Fazit
Die Zeiten ändern sich. Niemand spürt das so sehr, wie Wirtschaftler und Unternehmen, vor allem in kreativen Berufen. Projektbudgets werden immer knapper, Terminbestimmungen immer kurzfristiger. Um diesen Gegebenheiten etwas entgegen zu setzen, benötigen Sie neue Werkzeuge, um Ihr Projektmanagement und Ihre Planung zuverlässiger und effizienter zu gestalten.
