Was ist Formular Software?

“Formular” ist nicht gerade ein Wort, das Menschen frohlocken lässt. Es klingt nach Bürokratie und Steuererklärung, nach Beamten-Deutsch und Wutausbruch. Formulare haben allerdings zwei Funktionen, die sie in vielen Bereichen unersetzlich machen:

1. Alle erforderlichen Informationen sind auf einen Blick ersichtlich.
2. Sie lassen sich hinterher kinderleicht auslesen.

Webformulare sind sogar noch besser: Sie reagieren dynamisch auf die Eingaben des Nutzers und sind im Moment des Absendens quasi schon ausgewertet.

Der Punkt ist: Formulare sind ein hervorragender Weg, um Informationen zu übermitteln. Und davon haben letztlich alle etwas. Mit einem Formular Generator haben Sie alle Werkzeuge an der Hand, diese Vorteile auch für Ihr Unternehmen zu nutzen - auf Ihrer Website, per Email oder unterwegs auf Smartphone und Tablet.

Wie funktioniert Formular Software?

• Die meisten Anbieter stellen Ihnen einen simplen Drag&Drop Generator zur Verfügung. Dabei stehen Ihnen verschiedene “Bausteine” zur Verfügung, aus denen Sie nach Belieben ein Formular zusammenschieben. Programmierkenntnisse sind dafür überhaupt nicht erforderlich. Auch die Dynamik des Formulars steuern Sie hier, zum Beispiel wenn einzelne Folgefelder von bisherigen Antworten abhängen sollen.

Per Drag&Drop Module in ein Formular einfügen.

Screenshot: 123contactform.com

• Im nächsten Schritt entscheiden Sie, was mit den Daten aus dem Formular geschehen soll. Daten aus einem Kontaktformular können Sie zum Beispiel direkt an Ihr CRM weiterleiten - schon ist der Kontakt identifiziert und kann optimal bearbeitet werden. Auch hier sind die Möglichkeiten kaum begrenzt.
• Nun bringen Sie das Formular an seinen Bestimmungsort. Manche Formulare werden Sie auf Ihrer Website fest verankern, andere liegen auf Abruf bereit und können einzelnen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern bei Bedarf zugeschickt werden. Auch das Teilen über soziale Medien ist kein Problem.
• Fertig ist das Webformular! Und damit oft ein ganzer Prozess, der nun automatisch abläuft und Ihnen sichere und vollständige Daten garantiert.

Für wen eignet sich Formular Software?

Eine Eingrenzung auf bestimmte Gebiete fällt schwer, weil Webformulare so vielseitig sind und in nahezu allen Bereichen eingesetzt werden können. Klassischerweise nutzen Unternehmen die Möglichkeiten für diese Zwecke:

• Kontaktformular erstellen
• Anmeldeformular erstellen
• Bestellformular erstellen
• Beschwerdeformular erstellen

Damit kommt natürlich nahezu jedes Unternehmen mit einer regelmäßig frequentierten Website in Betracht. trusted.de hat aber noch einige weitere Vorschläge für Sie: Wie wäre es zum Beispiel mit einem Bewertungsformular, in dem Kunden Ihren Service oder Ihr Produkt im Nachhinein benoten können? Oder ein Formular für Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter? Vielleicht eines für Statusberichte von Projektgruppen? Mit Formular Software können Sie kreativ werden und alle möglichen Prozesse optimieren.

Webformular Software ist kostengünstig und sehr einfach zu bedienen. Der Service lohnt sich also auch für vermeintlich “kleinere” Aufgaben.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Zwar verfügt nicht jeder Anbieter über alle Funktionen, doch die folgende Auflistung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Möglichkeiten Sie beim Formular erstellen haben:

• Drag&Drop-Editor
• Integration von Audio und Video
• Templates und Vorlagen
• Benachrichtigungen über Rückmeldungen
• Automatisierung durch Verbindungen mit anderen Apps
• Bezahlvorgänge integrieren
• Dynamische Formulare bzw. “responsive forms”: Damit können Sie die angezeigten Felder von Bedingungen abhängig machen. Beispiel: Bewertet der Nutzer einen Service als “befriedigend”, “mangelhaft” oder “schlecht”, dann erscheint ein Feld zur Begründung dieser Aussage. Bei “sehr gut” und “gut” ist das nicht der Fall.
• Mehrsprachige Formulare
• Responsive Design für die mobile Nutzung
• Reports und Analysen über Rückläufe
• Offline Nutzung und spätere Übertragung

Vorteile von Formular Software

Formulare sind der beste Weg, Daten zu erfassen, weil Sie den Ausfüllenden auf das Wesentliche fokussieren und gleichzeitig auf alle nötigen Informationen aufmerksam machen. Folgendes Beispiel wird dies verdeutlichen.

Beide Varianten enthalten Angaben zur Person. Im linken Fall treten allerdings einige Probleme auf: Ist die Person jetzt immer noch 27? Handelt es sich um einen Alexander Peter, eine Alexandra Peter oder gar einen Peter Alex? Kurz: Was ist der Vorname, was ist der Nachname und handelt es sich um eine Frau oder einen Mann?

Natürlich ist das ein Extrembeispiel. Doch selbst bei so vermeintlich simplen Informationen wie den Angaben zur Person tauchen schnell Probleme auf. Komplizierte Sachverhalte führen noch viel schneller zu unklaren Daten. Ein simples Formular schafft hier Klarheit - wohlgemerkt: ein simples Formular.

So viel zum Thema Formulare allgemein. Wenn Sie ein Online Formular erstellen, fangen die Vorteile hier erst an. Webformulare setzen auf Wunsch ganze Datenprozesse in Gang. So automatisieren Sie Arbeitsabläufe, sparen Zeit und bieten dem Nutzer einen komfortablen Service. So kann ein Kontaktformular etwa, je nachdem welches Thema der Ausfüllende wählt, direkt an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Ein anderes Beispiel ist ein Bestellformular, das direkt den gesamten Versandprozess einleitet. Prinzipiell sind auch hier Ihrer Fantasie kaum Grenzen gesetzt.

Stolperfallen beim Webformular erstellen

Es gibt gute Gründe, warum manche Menschen schon einen erhöhten Puls bekommen, wenn sie das Wort “Formular” nur hören. Bestes Beispiel: Steuererklärung. So ziemlich die letzte Assoziation, die Sie sich für die eigenen Formulare wünschen. trusted.de empfiehlt deshalb: Halten Sie Ihre Formulare simpel und kurz, dann entsteht beim Nutzer auch kein Frust.

Ein weiteres Problem betrifft speziell digitale Formulare. Diese haben berechtigterweise oft Felder, die unbedingt ausgefüllt werden müssen, bevor der Nutzer überhaupt auf “Absenden” klicken kann. Manchmal wird diese Funktion jedoch unnötigerweise benutzt. Viele Nutzer reagieren trotzig und geben unsinnige Informationen ein, weil sie diese ohnehin für überflüssig halten. Das Resultat: Sie bekommen eine Menge Datenmüll in Ihr System, den Sie später aufwändig beseitigen müssen. Versuchen Sie deshalb nicht, krampfhaft so viele Daten wie möglich zu sammeln, sondern beschränken Sie sich auf das Wesentliche.

Das kostet Formular Software

Einen Einblick in die grundlegende Funktionalität und Handhabung bieten Ihnen die allermeisten Anbietern zunächst kostenlos. Dabei ist in der Regel die Zahl der Rückläufe und auch die Funktionalität stark eingeschränkt. Für ein Upgrade müssen Sie eine monatliche Gebühr bezahlen. Die Paketpreise schwanken dabei von 5 bis über 300 Euro und sind vor allem von folgenden Punkten abhängig:

• Zahl verschiedener Formulare
• Zahl der Rückläufe (ausgefüllte Formulare)
• Zahl der Administratoren
• Speicherplatz für verwendete Fotos und Videos
• Benötigte Schnittstellen (Bezahlsysteme, Datenbanken, etc.)
• Firmeneigenes Branding (White Label Lösung)

Einzelne Anbieter weichen von diesem Prinzip ab und verkaufen ihre Software bzw. ihren Service via Einzellizenz oder einer Abrechnung pro Rücklauf.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Entscheidend sind vor allem drei Punkte: Design, Schnittstellen und Usability.

Design

So ähnlich sich die Formular Software Anbieter in ihren Grundfunktionen sind, so stark unterscheiden sie sich bei der optischen Aufbereitung. Manche Plattformen beschränken sich fast völlig auf die technische Funktionalität und vernachlässigen dabei das Design. Doch es gibt auch leistungsfähige Anbieter, deren Formulare elegant und modern aussehen. Falls Sie das Design selbst anpassen möchten, sollten Sie sich eine möglichst flexible Formular Software aussuchen.

Schnittstellen und Addons

Je mehr Schnittstellen zu Drittanbietern es gibt, desto mehr Prozesse können Sie mit den Formularen in Gang bringen. Meistens handelt es sich um Anbieter aus folgenden Bereichen:

• Cloud Speicher
• Office Programme
• Bezahldienste
• Kundenservice Software
• Social Media
• Maildienste
• Marketing und Sales
• uvm.

Usability

Gemeint ist hier nicht die Benutzerfreundlichkeit der fertigen Formulare, sondern die Formular Software selbst. Das Formular Erstellen muss so einfach wie möglich sein, denn nur dann wird auch das Ergebnis optimal. Wenn Sie nicht 100%ig mit dem Programm zurechtkommen, dann wirkt sich das spürbar auf die Formulare aus - und mittelmäßige Formulare sind nun wirklich nicht das Ziel.

Unterschiede zwischen Formular Software und Umfrage Tools

Formular Software und Umfrage Tools werden oft gleichgesetzt. Kein Wunder, denn die grundlegenden Funktionen ähneln sich stark. So geht es in beiden Fällen darum, auf digitalem Weg Daten zu sammeln.

In der Verarbeitung der Daten unterscheiden sich die Dienste allerdings grundlegend. Während Formulare hier oft weitere Prozesse in Gang setzen (z.B. den Bezahlvorgang), werden die Daten aus Umfrage Tools mit verschiedenen statistischen Methoden ausgewertet und analysiert.

Zwar gibt es auch einige Anbieter, die beide Dienstleistungen anbieten, doch sind solche Lösungen in der Regel in einem der beiden Bereiche unterdurchschnittlich aufgestellt: Entweder fehlen Schnittstellen und Addons, oder aber die Auswertungs- und Analysefunktionen sind sehr oberflächlich. Ein leistungsfähiger Alleskönner wäre vermutlich einfach zu teuer. Andere Unternehmen machen es richtig: Sie bieten zwar beides an, aber unter verschiedenen Markennamen. So können sie auf beiden Gebieten glänzen und der Kunde hat die Wahl.

Die Anbieter

Einen Formular Generator und mehr finden Sie bei folgenden Unternehmen:

• 123 ContactForm
• aforms2web
• Arclab
• Datafield
• Device Magic
• FORM.CLOUD
• Formdesk
• FormMule
• Formstack
• formulario
• Google Formulare
• Maskito Formularware
• SeamlessDocs
• Snappii
• TheOfferMachine
• Typeform
• Wufoo
• Zoho Forms

Fazit: Alles ist möglich

Egal an welcher Stelle und zu welchem Zweck Sie Daten vorsortiert sammeln möchten, mit Formular Software entwerfen Sie schnell die passende Maske und entwickeln darauf aufbauend sogar ganze Prozesse. So sparen Sie Zeit und gewinnen nützliche Informationen. Die trusted.de Formular Software Übersicht hilft Ihnen dabei, den richtigen Anbieter zu finden.