Was ist Besuchermanagement?

Besuchermanagement umfasst alle organisatorischen Schritte rund um den Besuch von Gästen, Kunden oder Partnern auf Ihrem Unternehmensevent. Dazu gehören in erster Linie die Zutrittskontrolle für Ihre Besucher sowie die Speicherung, Verwaltung und Analyse von Benutzerdaten. Dabei haben Sie die volle Übersicht und Kontrolle, wer Ihr Gebäude wann und wo betritt und zu welchem Anlass er erscheint. Mithilfe vonZusatzfunktionen der verschiedenen Besuchermangement Systeme drucken Sie obendrein individuelle Namensschildchen, nutzen Self-Check-In Services oder grüßen Kunden über personalisierte Welcome Screens.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Auch wenn sich die einzelnen Anbieter in ihrem Funktionsumfang durchaus unterscheiden, bieten doch alle die hier aufgelisteten Grundfunktionen:

• Anfahrtsbeschreibung: Noch bevor Ihre Gäste überhaupt eintreffen, bieten viele Besucherverwaltungsprogramme eine Funktion zur Anfahrtsbeschreibung. Damit bekommen die Besucher zusätzlich zur Einladung gleich den Weg zu Ihrem Unternehmen oder den Hinweis zur Parkmöglichkeit beschrieben.
• Übersicht am Empfang: Über die Besuchermanagement Software verlieren die Mitarbeiter am Empfang niemals den Überblick darüber, welcher Gast noch fehlt oder wer gerade ankam und nun auf dem Weg zum Kollegen ins Büro ist - oft kann sofort eine Benachrichtigung an diesen verschickt werden, sobald ein Besucher eincheckt.
• Zugangskontrolle: Jeder neu ankommende Gast registriert sich über die Software, oftmals braucht es dazu gar keinen Mitarbeiter Ihrer Firma, sondern nur noch einen Welcome Screen. Dieser begrüßt nach Registrierung den Gast gleich mit einem virtuellen Willkommensgruß und kann ihn individuell weiterleiten - beispielsweise “Melden Sie sich bitte im 4. Stock an der Rezeption der Abteilung xy”. In diesem Schritt haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Besucher eine Erklärung unterzeichnen zu lassen, beispielsweise die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen Ihres Kongresses.
• Besucherausweise: Besonders bei größeren Tagungen oder Seminaren helfen Besucherausweise bei der Identifikation Ihrer Partner und Besucher. Gestalten Sie diese professionell und vermitteln Sie Ihren Gästen sofort einen angenehmeren Eindruck der Veranstaltung.
• Wiederkehrende Besucher: Manche Partner kommen einmal pro Woche für ein Meeting, die Facility Manager sogar täglich - jedesmal ein neuer Ausweis und eine neue Registrierung macht hier keinen Sinn. Daher bieten viele Besuchermanagement Softwares die Funktion der Einträge von Dauerbesuchern - damit sparen Sie Zeit und Ressourcen.
• Benachrichtigungen: Früher mussten Mitarbeiter am Empfang ihre Kollegen noch per Telefon über die Ankunft eines Besuchers informieren - heute übernimmt das die Software automatisch für Sie. Beispielsweise über eine automatisierte Email-Benachrichtigung.
• Notfall-Evakuierung: Auch in Notfallsituationen profitieren Sie von Ihrer Besuchermanagement Software: Müssen Sie beispielsweise eine Evakuierung durchführen, sehen Sie zu jeder Zeit, wer sich noch im Gebäude befindet, und wer bereits evakuiert wurde. So vergessen Sie keinen Gast.
• Statistiken & Analyse: Ob zu Beginn zur Anwesenheitskontrolle, zum Ende eines Events oder am Monatsende: Sie haben Dank Ihrer Zugangskontrolle Software stets genaue Statistiken, wer wann das Gebäude betreten und wieder verlassen hat. Während Veranstaltungen hilft hier besonders eine Echtzeitsstatistik.
• Verschiedene Orte: Sie können über einen Account bei Ihrem Besuchermanagement Tool an mehreren Eingangstüren desselben Gebäudes, aber auch in mehreren Gebäuden weltweit präsent sein.
• Sprachen: Sie betreiben Tochterfirmen in verschiedenen Ländern? Oder halten einen Kongress mit internationalen Teilnehmern? Manche Zutrittssysteme gibt es in zahlreichen Sprachen, sodass Ihre Teilnehmer auch auf deren Landessprache begrüßt und weitergeleitet werden können.
• Cloud-basiert: Sparen Sie sich langwieriges Installieren von speicherverschlingenden Softwares auf jedem einzelnen Computer oder mobilem Gerät an Ihren Empfangsstationen: Viele Zutrittskontrolle Softwares gibt es als SaaS (Software as a Service), d.h. Sie benötigen lediglich einen Internettzugang.

Für wen ist Besucherverwaltung geeignet?

Besuchermanagement wird wichtig, wenn Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig Kunden, Partner oder Gäste einladen. Sei dies zu Einzelterminen und Meetings oder zu großen Tagungen - jedes Unternehmen, das die Gründungs- oder Startup-Phase überschritten hat, sollte über eine solche Software nachdenken. Sparen Sie Zeit und Kosten und optimieren Sie Ihre Organisationsprozesse für einen professionellen Eindruck zu machen. Auch wenn Sie noch keinen Enterprise Status erreicht haben - kalkulieren Sie schon heute, ob und welches Besuchermanagement System für Sie geeignet ist und profitieren Sie in Zukunft von einer eingespielten Zutrittskontrolle Software. Denn auch wenn Sie bisher erst wenige Besucher empfangen - diese kommen eher zurück und bleiben Ihnen als Partner, wenn Sie beim ersten Empfang in Ihrer Firma nicht warten mussten und den gesamten Besuch angenehm in Erinnerung behalten.

“You never get a second chance to make a first impression.”

Vorteile Besuchermanagement Software

Besuchermanagement bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile, die sich in der Zufriedenheit Ihrer Besucher bzw. Gäste widerspiegeln. Im Folgenden haben wir die schlagendsten Argumente für Sie zusammengestellt:

Große Vereinfachung des Organisationsaufwandes

Vor Besuchermanagement Systemen war die Zutrittkontrolle eine bedeutende Aufgabe für Ihr Event Team:Es mussten Adressdaten, Zutrittsdaten und -berechtigungen sowie Namensschildchenorganisiert werden. Dann musste der Empfang auch noch dem Kollegen im dritten Stock Bescheid geben, dass der Kunde bereits auf dem Weg nach oben ist. Nach Tagungen und Events wollte auch noch ausgezählt werden, wie viele Gäste da waren, und so weiter. All diese vorher aufwendigen Einzelschritte fasst de Besuchermanagement Software übersichtlich für Sie an einem Ort zusammen und optimiert enorm Ihrem Organisationsaufwand.

Sicher ist Sicher

Dieser Grundsatz gilt in Bezug auf Ihr Besuchermanagement auf zweierlei Weise:

1. Sie müssen sich nie wieder Sorgen um unerwünschte Besucher machen. Die Software erfasst genau, wer wann Ihr Unternehmen betritt und kann über Sanktionslisten und Hausverbotslisten unliebsame Gäste jederzeit identifizieren und vom Besuch ausschließen.
2. Das Thema Datensicherheit obliegt nicht mehr Ihrer Verantwortung. Anstatt die Kunden- bzw. Gästedaten in verschiedenen Dateien zu speichern, liegt alles an einem Ort gesammelt in der Besuchermanagement Software. Diese arbeitet mit professioneller Datenverschlüsselung und schützt so all Ihre Besucherdaten.

Zeit- und Kostenersparnis

Nicht nur Ihr Event Manager und die Mitarbeiter am Empfang werden Ihnen danken: Gelungene Besuchermanagement Software spart Ihrem ganzen Unternehmen Zeit und Geld. Schluss mit aufwendigen Tabellen, in denen Sie ewig herumsuchen müssen, während Ihre Gäste darauf warten, dass Sie alle Daten überprüft haben. Setzen Sie Self-Check-In Desks ein und sparen Sie sich den Empfangsmitarbeiter ganz, sparen Sie sich die Kosten, um für Dauerbesucher stets neue Besucheretiketten drucken zu müssen, uvm

Verbesserung Ihres Firmenimage

Das folgende Zitat könnte diesen Vorteil gegenüber herkömmlichen Empfangsmethoden nicht treffender ausdrücken:

“Der erste Eindruck zählt”

Denn jeder Ihrer Besucher hat automatisch bessere Laune und eine postivie Auffassung Ihrer Firma gegenüber, wenn von der Einladung über die Anfahrtsbeschreibung bis zum Empfang alles reibungslos klappt. Entweder die Software erleichtert Ihren Mitarbeitern über ein Foto des Gastes die Erkennung oder übernimmt mithilfe von selbstständiger Registrierung über ein paar Klicks die Zutrittskontrolle.

Implementieren Sie diese Software Lösungen heute schon, ist jeder Ihrer Mitarbeiter eingearbeitet und mit der Zutrittskontrolle vertraut, wenn irgendwann doch eine Tagung mit 100 Gästen ansteht.

Herausforderungen bei Besucherverwaltung Software

Die Anschaffung einer Besuchermanagement Software bringt bei allen Vorteilen durchaus auch Herausforderungen mit sich, die Sie bedenken sollten. Neben der finanziellen Abwägung für den (Lizenz-)Kauf der Software ist es ratsam, eine realistische personelle Ressourcenkalkulation durchzuführen.

Sie sollten wie bei jeder neuen Software im Kopf behalten, dass die Einführung der Besucherverwaltung Software sowie die Einarbeitung des Besuchermanagement Teams seine Zeit in Anspruch nimmt.

Das kostet Besuchermanagement Software

Besucherzahlen sind in ihren Ausmaßen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Dadurch ist es auch das Besuchermanagement, weswegen es auf diesem Markt sehr unterschiedliche Tarife gibt.

Unser Tipp: Fordern Sie am besten eine kostenlose Demoversion bei den in Frage kommenden Anbietern an, und testen Sie die einzelnen Features ausgiebig. Erst danach sollten Sie ein individuelles Preismodell vereinbaren.

Preisgestaltung bei WELCOME

Screenshot: www.welcomeyou.de

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich nicht nur über den finanziellen Rahmen Gedanken machen. Ebenso ist vor allem entscheidend, für welche Gelegenheit Sie Besuchermanagement Software benötigen. Überlegen Sie sich im Vorhinein also unbedingt Antworten auf die folgenden Fragen:

• Haben Sie auch Dauerbesucher oder nur ab und an Gäste im Haus?
• Halten Sie Events wie Seminare, Kongresse, etc. ab, zu denen mehr als 100 Besucher geladen sind?
• Benötigen Sie für diese auch Zusatzfunktionen wie Anfahrtsbeschreibungen, Sitzplatzzuweisungen etc.?
• In wie vielen Gebäuden brauchen Sie eine Zutrittskontrolle?Sind internationale Gäste geladen? In welchen Sprachen sollte die Software Ihre Gäste begrüßen können?
• Möchten Sie die Besucher über eine Self-Check-In Funktion registrieren oder haben Sie dafür einen Mitarbeiter zur Verfügung? Auf welchen Geräten soll die Software demnach laufen?

Der Markt um Besuchermanagement Tools

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, deren Besuchermanagement Tools Sie nutzen können. Wir haben Ihnen die gängigsten Anbieter aufgelistet:

• Envoy
• EPRO Guardbook
• friendlyway
• GARAIO ROOMS
• Go Reception
• ID Visit Control
• MADA Besuchermanagement BM10
• PCS Besuchermanagement
• Pridento VMS
• Proxycitemck Visitor Management
• sam*
• Veristream iVisitor
• WELCOME

Fazit

Professionalität auf allen Ebenen zu erreichen, ist eine der großen Herausforderungen eines jeden Unternehmens. Das gilt nicht nur für den internen Umgang mit Vorgesetzten und Mitarbeiten, sondern auch für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Gästen. Mit den geeigneten Besuchermanagement Tools bewältigen Sie diesen Schritt sicher und sorgen für zufriedene Besucher und glückliche Mitarbeiter - denen die praktischen Software Lösungen Zeit und Nerven sparen. Nicht nur große Enterprises, die regelmäßig Events mit hunderten von Besuchern abhalten, profitieren von den Vorzügen. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es preislich attraktive Lösungen. Wer schon heute in ein Besuchermanagement System investiert, hält in Zukunft mühelos auch größere Events ab. Ihre Mitarbeiter sind dann schon perfekt eingearbeitet und mit der Software vertraut.

Sie haben bereits Erfahrungen mit einem der Besuchermanagement Tools gemacht? Dann freuen wir uns über Ihre Bewertung!