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Dienstag, 14 November 2017
11 Minuten Lesezeit

Onboarding-Prozess - Instrumente und Inspiration für die eigene Strategie

Mirijam Franke
Fach-Redakteurin für Jobs & Karriere von trusted

Was ist Onboarding? Eine Definition

Das Onboarding als Begriff aus dem Personalmanagement bezeichnet alle Maßnahmen eines Unternehmens zur Eingliederung neuer Mitarbeiter. Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter schnellstmöglich in das Unternehmen zu integrieren und dadurch auf lange Sicht seine Bindung zum Arbeitgeber zu fördern. Es soll in jedem Fall verhindert werden, dass der Mitarbeiter während seiner Probezeit oder anschließend in einer frühen Phase des Arbeitsverhältnisses durch eine arbeitnehmerseitige Kündigung das Unternehmen wieder verlässt. Ausschlaggebend sind in diesem Kennenlernprozess der Zeitraum ab der Vertragsunterzeichnung, der erste Arbeitstag sowie die folgenden sechs bis zwölf Monate. Hierfür bedarf es eines Onboarding-Konzeptes, um den Neuling “an Bord zu holen” – systematische Integrationsmaßnahmen also, die für jeden Mitarbeiter einheitlich sind und auf Unternehmensebene umgesetzt werden.

Eine Onboarding-Strategie kann niemals losgelöst vom Employer Branding des Unternehmens entwickelt werden. Diese müssen Hand in Hand gehen, damit im Recruiting-Prozess entstandene Erwartungshaltungen des Mitarbeiters beim Onboarding optimal erfüllt werden können.

Ziele und Vorteile von Onboarding

Aus Arbeitgebersicht dient das Onboarding in erster Linie der Vermeidung von Kosten. Aufgrund des Fachkräftemangels verzeichnen deutsche Unternehmen aktuell steigende indirekte sowie direkte Kosten für das Recruiting neuer Mitarbeiter. Es ist zum Beispiel notwendig, mehr in das hauseigene Employer Branding zu investieren, um die anspruchsvollen Fachkräfte davon zu überzeugen, dass Sie den passenden Arbeitgeber darstellen. Entsprechend hoch sind die Erwartungen bei der Vertragsunterzeichnung sowie dem Einstieg in das Unternehmen auf der Arbeitnehmerseite. Je optimaler diese Erwartungen erfüllt werden und je schneller sich der Mitarbeiter im Unternehmen integriert fühlt, umso größer sind die zahlreichen Vorteile, welche mit einem erfolgreichen Onboarding-Prozess einhergehen:

  • Kosteneinsparungen: Die Mitarbeiterfluktuation sinkt und dadurch auch deren Folgekosten für das Recruiting und Onboarding insgesamt.
  • Produktivität: Die Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. Sie sind also nach kürzerer Zeit ein vollwertiges sowie produktives Mitglied des Unternehmens mit entsprechendem Mehrwert.
  • Zufriedenheit: Dies steigert die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag. Sie fühlen sich willkommen und das Risiko, dass sie zu den 15 Prozent der Einsteiger gehören, die bereits am ersten Arbeitstag wieder an die Kündigung denken, sinkt.
  • Motivation: Zufriedenheit und eine Erfüllung der eigenen Erwartungen steigern nachhaltig die Motivation – nicht nur in den ersten Arbeitstagen im neuen Unternehmen.
  • Sinkende Krankenstände: Zufriedenere Mitarbeiter sind zugleich gesündere Mitarbeiter. Die Zahl der Krankschreibungen sinkt und vor allem stressbedingte Erkrankungen wie das Burnout-Syndrom nehmen bei erfolgreichem Onboarding ab.
  • Loyalität: In erster Linie dient die Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen deren Loyalität gegenüber dem neuen Arbeitgeber. Erfolgreiches Onboarding wirkt sich damit langfristig und weit über die Anfangsphase eines Arbeitsverhältnisses positiv aus.

Onboarding bedeutet auf der Arbeitgeberseite zwar eine finanzielle Investition, aufgrund der zahlreichen Vorteile für beide Seiten und vor allem der sinkenden Mitarbeiterfluktuation amortisieren sich die Kosten aber in kürzester Zeit. Was bleibt, ist eine Win-Win-Situation.

Die Liste der Vorteile einer professionellen Onboarding-Strategie ist lang. Genau genommen können beide Seiten von der Eingliederung nur profitieren. Der Mitarbeiter sollte vom ersten Tag im neuen Unternehmen an gemäß seiner Talente und Stärken eingesetzt werden. Er muss sich willkommen und gefördert sowie gefordert, nicht aber überfordert fühlen. Er muss in

  • die sozialen Strukturen,
  • das Team sowie
  • das Unternehmen

eingeführt werden. Das bedeutet, dass die Kultur, die Umgangsformen im Team, die Befehlsketten, die Prozesse und Ziele im Unternehmen vom ersten Moment an verständlich sowie klar kommuniziert werden müssen. Der Mitarbeiter braucht Orientierung sowie soziale Integration. Zu guter Letzt muss er von Beginn an seinen Mehrwert für das Unternehmen kennen, um sich als wichtiger Teil des großen Ganzen zu begreifen. Sie sehen: Erfolgreiches Onboarding ist ein komplexer Prozess mit vielerlei unterschiedlichen Zielen:

  • Vermeidung einer Kündigung des Mitarbeiters in den ersten Monaten beziehungsweise Jahren im Unternehmen, besser noch während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses.
  • Integration in die sozialen Strukturen am Arbeitsplatz, damit sich der Mitarbeiter als fester Bestandteil seines Teams begreift und seinen Mehrwert für das Unternehmen, sprich seine Kernaufgabe, kennt.
  • Schnellstmögliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters im perfekten Gleichgewicht zwischen Unter- und Überforderung. Dadurch fühlt er sich willkommen und kann in kürzester Zeit ein vollwertiges sowie produktives Mitglied des Teams werden.
  • Gezielter Aufbau einer positiven Beziehung zwischen dem neuen Angestellten und dessen Vorgesetzten, Team & Co.
  • Förderung der Stärken und Talente des neuen Mitarbeiters vom ersten Arbeitstag an.
  • Wertschätzung steht dabei im Fokus. Der Mitarbeiter soll Sicherheit aufbauen, um sich selbstbewusst im neuen Umfeld bewegen und selbstwirksam handeln zu können.
  • Kulturelle Integration in das Unternehmen, sodass sich der Einsteiger mit dem neuen Arbeitgeber identifizieren und dessen Leitwerte mittragen kann, bestenfalls mit voller innerer Überzeugung. Stichwort: Sinnhaftigkeit in der eigenen Tätigkeit und den höheren Unternehmenszielen finden.

Eine Kultur ist etwas, das verschiedene Lebensbereiche durchdringt und Tätigkeiten Sinn verschafft.

Onboarding-Prozess und Maßnahmen

So viel zur Theorie. Aber wie lässt sich das Onboarding in der Praxis umsetzen? trusted verrät es Ihnen: Die ersten Schritte einer erfolgreichen Onboarding-Strategie greifen direkt nach dem persönlichen Kennenlernen im Vorstellungsgespräch und damit noch vor der Vertragsunterzeichnung. Hierfür sollte ein einheitlicher Ablaufplan für das Onboarding auf Unternehmensebene entwickelt werden. Dieser umfasst zudem die Struktur des ersten Arbeitstages sowie der ersten Wochen im neuen Job für den Einsteiger. Ein solcher Plan offeriert allen Beteiligten Orientierung beim Onboarding.

Von großer Bedeutung ist während des Onboarding-Prozesses die Rolle der Führungskraft. Sie muss den neuen Mitarbeiter aktiv integrieren und ihm durch regelmäßiges Feedback Orientierung geben.

Die drei Phasen des Onboarding

Prinzipiell besteht das Onboarding dabei aus drei verschiedenen Phasen:

Vorbereitung (Preboarding)

Onboarding-Mappe

Dem Arbeitnehmer sollten nicht nur organisatorische Informationen zugesendet werden, sondern vor allem jene, die auf emotionaler Ebene von Wichtigkeit sind. Dazu gehören auch Informationen zu Leitbild und -werten des Unternehmens sowie dessen Vision. Ein Punkt, den viele Arbeitgeber beim Onboarding vernachlässigen, der aber die Identifikation des Mitarbeiters mit dem neuen Unternehmen bereits vor Arbeitsantritt drastisch erhöht.

Beim Preboarding handelt es sich um die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung durch den neuen Mitarbeiter bis zu dessen ersten Arbeitstag. Im Fokus steht also die Vorbereitung des neuen Arbeitsverhältnisses, damit in den folgenden zwei Phasen alles glatt läuft. Wichtig ist, in dieser Phase niemals die Kommunikation zwischen Unternehmen und dem gewonnenen Bewerber abreißen zu lassen, ansonsten könnte ein Kündigung schlimmstenfalls bereits vor dessen Arbeitsantritt eingehen – wenn er zum Beispiel ein besseres Jobangebot erhält. Sie müssen also das Employer Branding lückenlos fortführen und dadurch die Erwartungen des neuen Mitarbeiters bereits in der Vorbereitungsphase bestmöglich erfüllen. Zum Preboarding gehören folgende Maßnahmen:

  • Zusendung aller wichtigen Informationen an den Arbeitnehmer für sein zukünftiges Arbeitsverhältnis. Dies können Termine für Veranstaltungen, ein Ablaufplan für die ersten Arbeitstage sowie tiefergehende Informationen zum Unternehmen und den internen Perspektiven für den Mitarbeiter sein.
  • Ankündigung des neuen Teamkollegen in dessen zukünftiger Abteilung, am Empfang, bei den Vorgesetzten – die in der Regel am Bewerbungsprozess beteiligt waren – sowie bei allen weiteren Personen wie Kunden, Geschäftspartnern & Co, für welche der Neuankömmling von Relevanz ist.
  • Vorbereitung der Arbeitsmaterialien für den neuen Mitarbeiter, sodass sich dieser willkommen fühlt und schnellstmöglich produktiv arbeiten kann.
  • Individuelle Unterstützungsangebote wie die Hilfe bei der Wohnungssuche für den jobbedingten Umzug oder ähnliche Maßnahmen.

Die Vorbereitungsphase endet demnach am ersten Arbeitstag des neuen Angestellten und das Onboarding geht in die zweite Phase über: die Orientierung.

Orientierung

Die Orientierungsphase startet demnach am ersten Arbeitstag des Neuankömmlings und reicht bis zum dritten Monat des Arbeitsverhältnisses. In dieser Zeit liegt der Fokus auf dem Kennenlernen des Teams, des Unternehmens an sich, der internen Strukturen, der Kunden sowie Geschäftspartner & Co. Der Mitarbeiter muss sich in der neuen Umgebung zurechtfinden und sich mit seiner Position, seinen Aufgabenbereichen sowie den individuellen Gegebenheiten seines neuen Arbeitsplatzes vertraut machen. Hierbei sollte der Arbeitgeber ihn bestmöglich unterstützen. Klassische Maßnahmen des Onboardings in der Orientierungsphase sind:

  • Einführungen in relevante Technologien und Aufgaben wie das EDV-System, die Zeiterfassung sowie spezifische Tätigkeiten.
  • Wenn notwendig, die Durchführung interner Fort- und Weiterbildungen zur Einarbeitung in “schwierigere” Aufgaben oder eine Führungsposition.
  • Bekanntmachung mit den Kunden, bestenfalls in Form eines persönlichen Kennenlernens. Eventuell finden in diesem Zuge die ersten Geschäftsreisen statt.

Tatsächlich ist es sinnvoll, den neuen Mitarbeiter sprichwörtlich ins kalte Wasser zu werfen – allerdings ohne ihn zu überfordern. Gerade zu Beginn ist dessen Engagement nämlich besonders hoch und wenn er jetzt zu stark ausgebremst wird, ist das nicht nur eine Verschwendung seiner Ressourcen, sondern wirkt auf ihn unter Umständen direkt demotivierend.

  • Regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten zur frühen Identifikation eventueller Probleme sowie einem besseren gegenseitigen Kennenlernen.
  • In der Regel wird zudem eine sogenannte Onboarding-Mappe übergeben, welche die wichtigsten Informationen für den neuen Mitarbeiter enthält und ihm dadurch Orientierung in der Anfangsphase schenkt.

Onboarding-Mappe - Das gehört hinein

Die Onboarding-Mappe enthält alle wichtigen Informationen der ersten Wochen sowie Monate im neuen Unternehmen für den Mitarbeiter. Hierzu gehören:

  • Fakten zum Unternehmen wie Vision, Standorte, Mitarbeiterzahlen, Organigramm u. v. m.
  • Büro- sowie Verhaltensrichtlinien für alle Mitarbeiter
  • Pläne des Unternehmensgeländes sowie der relevanten Büroräumlichkeiten
  • Telefonnummern, E-Mail-Adressen und alle weiteren Kommunikationsmöglichkeiten entsprechender Personen wie Vorgesetzte, Personalabteilung & Co
  • Vorstellung der Teammitglieder, bestenfalls mit Bild – kann gegebenenfalls auch über einen Intranetzugang ermöglicht werden
  • Informationen zum Arbeitsvertrag wie Arbeitszeitmodell oder Urlaubsregelungen
  • Technische Informationen zu den Arbeitsmitteln wie der verwendeten Software
  • Termine für Einführungsveranstaltungen, Schulungen, etc.
  • Sicherheitseinweisungen

Integration

Die dritte Onboarding-Phase umfasst die Integration des neuen Mitarbeiters im Unternehmen ab etwa dem dritten bis zum zwölften Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Es geht darum, die bisher erwirkten Erfolge zu festigen und dadurch die Mitarbeiterbindung an den neuen Arbeitgeber langfristig zu stärken. Hierzu gehören in der Integrationsphase folgende Maßnahmen:

  • Regelmäßiger Austausch mit dem Vorgesetzten zur Einholung von Feedback oder Besprechung weiterer Anliegen wie eine eventuelle Gehaltserhöhung nach Beendigung der Probezeit.
  • Durchführung von Workshops, Fort- oder Weiterbildungen zur Erhöhung der Motivation des Mitarbeiters sowie zur bestmöglichen Förderung von dessen Stärken.
  • Intensivierung der Integration in das Team, zum Beispiel durch Teambuilding-Maßnahmen, und Übertragung eigener Verantwortungsbereiche. Es sollte schnellstmöglich ein selbstständiges Arbeiten erreicht werden, um dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, ein vollwertiges Teammitglied zu sein.

5 Tipps für Ihre eigene Onboarding-Strategie

Für Arbeitgeber lohnt sich die Investition in eine einheitliche Onboarding-Strategie also nicht nur aus finanzieller Sicht, sondern er profitiert auch von loyaleren, motivierteren und dadurch produktiveren Mitarbeitern. Folgende fünf Tipps können Ihnen bei der Umsetzung des erfolgreichen Onboarding helfen:

  1. Standardisieren Sie die Onboarding-Prozesse und garantieren Sie dadurch ein einheitliches Onboarding für alle neuen Mitarbeiter. Dies ist nicht nur im Sinne der Fairness wichtig, sondern bedeutet auch den optimalen Einsatz Ihrer Ressourcen und dadurch mehr Effizienz bei der Umsetzung der Onboarding-Strategie.

  2. Berücksichtigen Sie unbedingt die kulturelle Integration des Mitarbeiters. Er soll nicht nur fachlich und personell optimal in das Unternehmen eingebunden werden, sondern in erster Linie eine emotionale Bindung zu seinem neuen Arbeitsplatz aufbauen.

  3. Greifen Sie für die Organisation des Onboarding auf eine entsprechende Plattform zurück. Diese gibt Ihnen einen optimalen Überblick Ihrer Ressourcen und kann Ihnen in Form einer speziellen Onboarding-Software wichtige Schritte von der Zeugniserstellung bis zur Entgeltabrechnung erleichtern.

  4. Den Arbeitnehmer können Sie während seiner Einarbeitungsphase durch eine Onboarding-App unterstützen und ihm ein digitaler Begleiter in allen Bereichen des Berufsalltags sein.

  5. Stellen Sie vom ersten Arbeitstag an die Förderung der Stärken des neuen Mitarbeiters in den Fokus. Das sorgt einerseits für mehr Motivation und ermöglicht Ihnen andererseits einen optimalen Personaleinsatz gemäß der individuellen Talente Ihrer Belegschaft – eine Win-Win-Situation.

Fazit

In Zukunft wird das Onboarding aufgrund des Fachkräftemangels immer mehr an Bedeutung gewinnen. Die Mitarbeiter werden flexibler, verlieren ihre Angst vor dem Jobwechsel und greifen daher schneller zur Kündigung – gerade in der Probezeit oder Anfangsphase bei einem neuen Arbeitgeber. Dennoch ist das Onboarding keine Investition, die nur dem Arbeitnehmer zugute kommt, sondern sie birgt auch für den gesamten Betrieb zahlreiche Vorteile. Sollte es in Ihrem Unternehmen also noch keine einheitliche Onboarding-Strategie geben, wird es schleunigst Zeit!

Loyalität hat kein Ablaufdatum.

Onboarding Checkliste

Das Onboarding besteht aus drei Phasen:

  1. Vorbereitung (vor dem ersten Arbeitstag)
  2. Orientierung (erster Arbeitstag bis dritter Monat)
  3. Integration (dritter bis zwölfter Monat)

In dieser Zeit ist es wichtig, dass der Mitarbeiter eine emotionale Bindung zum neuen Arbeitgeber aufbaut. Das Ziel ist die Loyalität und Verhinderung einer Kündigung des Arbeitnehmers. Hierfür sind folgende Maßnahmen notwendig:

Erstellung einer Onboarding-Strategie:

Vertragsunterzeichnung und Organisatorisches:

Die ersten Tage im neuen Unternehmen:

Langfristige Onboarding-Maßnahmen nach der Probezeit:

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