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Freitag, 8 Dezember 2017
11 Minuten Lesezeit

Offboarding - So gestalten Sie Abgänge von Mitarbeitern optimal

Mirijam Franke
Fach-Redakteurin für Jobs & Karriere von trusted

Ein Arbeitsverhältnis kann aus den verschiedensten Gründen enden. Manchmal war der Vertrag von Vornherein befristet, ein anderes Mal ging dem Abschied eine arbeitnehmerseitige oder arbeitgeberseitige Kündigung voraus. So oder so ist es wichtig, die Trennung von einem Mitarbeiter durch ein professionelles Offboarding im Unternehmen zu begleiten. Ein Prozess, dessen Wichtigkeit von vielen HR-Managern leider unterschätzt wird. Denn eine falsche oder gänzlich fehlende Offboarding-Strategie kann zahlreiche Nachteile für das Unternehmen nach sich ziehen, die sich auf lange Sicht wiederum negativ auf das Recruiting, Onboarding & Co auswirken können. Warum das Offboarding so wichtig ist und wie Sie dieses in Ihrem Unternehmen gestalten sollten, verrät Ihnen trusted.

    Offboarding: Definition und Begriffserklärung

    Beim sogenannten Offboarding handelt es sich um die bewusste Gestaltung des Trennungsprozesses zwischen einem Unternehmen und einem Arbeitnehmer. Es stellt damit den Gegenpol zum Onboarding dar, den Maßnahmen zur Eingliederung eines neuen Mitarbeiters.

    Onboarding-Prozess - Instrumente und Inspiration für die eigene Strategie

    In den aktuellen Zeiten des Fachkräftemangels noch ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren, ist eine Kunst für sich. Die meisten deutschen…

    Ziel ist es, die Atmosphäre beim Ausscheiden eines bis dato Angestellten positiv zu gestalten und auch in den letzten Tagen sowie Wochen vor der Verabschiedung – und gegebenenfalls danach – einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Unterschieden wird also zwischen zwei verschiedenen Arten von Offboarding:

    1. Das Exit Management als technisches Offboarding und
    2. die sozio-emotionale Perspektive des Mitarbeiters.

    Es geht beim Offboarding demnach einerseits darum, die Prozesse aus technischer sowie formaler Sicht reibungslos zu gestalten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Andererseits steht im Fokus, sich “im Guten” von dem ehemaligen Angestellten zu verabschieden und dadurch im zweiten Schritt das hauseigene Employer Branding zu stärken. Denn ein misslungenes Offboarding hat langfristig größere Auswirkungen, als Sie vielleicht vermuten.

    Gefahren durch mangelndes Offboarding

    Zwar ist es im Interesse des Arbeitgebers, die Mitarbeiterfluktuation auf einem möglichst geringen Maß zu halten, doch gehört das Szenario, dass ein Arbeitnehmer den Betrieb verlässt, zum ganz normalen Alltag. Egal, ob der betreffende Mitarbeiter in Rente geht, selbst gekündigt hat oder einer Umstrukturierung zum Opfer gefallen ist: Es gibt zahlreiche verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Viele HR-Manager machen den Fehler, die Wichtigkeit einer Offboarding-Strategie zu unterschätzen und sich stattdessen ausschließlich auf das Onboarding im Unternehmen zu konzentrieren. Das ist mindestens ebenso wichtig, keine Frage! Doch müssen Onboarding und Offboarding wie Zahnräder ineinandergreifen, um sich nicht gegenseitig zu blockieren. Ein fehlendes oder falsches Offboarding kann hingegen für das Unternehmen folgende Probleme verursachen:

    Teure und aufwändige juristische Auseinandersetzungen

    Sollte der Arbeitnehmer den Betrieb unfreiwillig verlassen, herrscht ein hohes Konfliktrisiko. Unter Umständen zweifelt er vor Gericht die Rechtmäßigkeit einer arbeitgeberseitigen Kündigung an oder versucht anderweitig, mittels Anwalt gegen den ehemaligen Arbeitgeber vorzugehen. Das Offboarding spielt demnach bei der Vermeidung von Konflikten eine tragende Rolle.

    Koordinationsprobleme für beide Parteien

    Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bedeutet das stets viel Papierkram und komplizierte Formalien. Je besser der Offboarding-Prozess strukturiert sowie automatisiert ist, umso geringer ist die Fehleranfälligkeit und desto schneller kann der Übergang abgeschlossen werden – sowohl intern als auch extern. Funktioniert das Offboarding nicht (richtig), bleiben Vakanzen im Unternehmen möglicherweise unnötig lange bestehen, der Arbeitnehmer kann aufgrund fehlender Dokumente keine Bewerbungen schreiben oder ein neues Arbeitsverhältnis starten und eine korrekte Übergabe oder das Einlernen eines Nachfolgers sind nicht mehr möglich. So oder so ähnlich sehen Koordinationsprobleme durch ein fehlerhaftes Offboarding aus.

    Negative Auswirkungen auf das Betriebsklima

    Unabhängig von den Gründen für den Abschied von einem Mitarbeiter, betrifft dieser stets auch dessen Kollegen, Vorgesetzte & Co. Kommt es also zu Konflikten, Missverständnissen, Koordinationsproblemen oder anderen negativen Effekten, wirken sich diese auf das Betriebsklima aus. Die Stimmung im Team kann sinken, die Kolleginnen und Kollegen können aufgebracht sein oder schlimmstenfalls sogar selbst die Kündigung zücken. Das Offboarding positiv zu gestalten, ist also essentiell.

    Imageschäden in Hinsicht auf das Employer Branding

    Ansonsten drohen Imageschäden, weil die (ehemaligen) Mitarbeiter schlecht über den Arbeitgeber sprechen, ihrem Frust in Internetforen Luft machen oder bekannten Jobsuchenden von einer Bewerbung bei dem betreffenden Unternehmen abraten. Ein misslungenes Offboarding kann also dem Employer Branding schaden und sich dadurch nachteilig auf den Recruiting-Erfolg und eben auch den Onboarding-Prozess auswirken.

    Das Onboarding und das Offboarding in einem Unternehmen können nicht differenziert betrachtet werden. Sie müssen stattdessen einen roten Faden erkennen lassen und sich gegenseitig komplementieren, um zum Beispiel das Employer Branding des Unternehmens zu stärken.

    Offboarding-Prozess und Maßnahmen

    Als Zielsetzung lässt sich für das Offboarding demnach zusammenfassen: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollte dieser Prozess professionell, reibungslos sowie fehlerfrei gestaltet werden. Es geht darum, Konflikte zu vermeiden und eine positive Grundstimmung zu kreieren – für den betroffenen Arbeitnehmer, den Arbeitgeber und alle Angestellten im Unternehmen. Nach einem erfolgreichen Offboarding spricht der verabschiedete Mitarbeiter mindestens neutral, besser noch positiv von Ihnen als ehemaliger Arbeitgeber. Bestenfalls zieht er sogar in Erwägung, eines Tages in das Unternehmen zurückzukehren. So kann das Risiko der Abwanderung von Knowhow zur Konkurrenz auf ein Minimum gesenkt werden. Aber wie setzen Sie ein solch erfolgreiches Offboarding in der Praxis um?

    Austrittsgespräch als Chance auf Feedback

    Ähnlich einem Vorstellungsgespräch beim Recruiting beziehungsweise Onboarding sollten Sie ein Austrittsgespräch als Offboarding-Maßnahme führen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Anwesend sein sollten hierbei der betroffene Angestellte, dessen direkter Vorgesetzter sowie unter Umständen ein HR-Verantwortlicher. Dieses Austrittsgespräch gibt allen Parteien die Chance, wichtiges Feedback zum vergangenen Arbeitsverhältnis einzuholen und daraus für die Zukunft zu lernen. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das eine Chance auf Verbesserung im Bereich der Mitarbeiterzufriedenheit sowie -bindung.

    Nutzen Sie die Möglichkeit des Austrittsgesprächs, um den Mitarbeiter über den weiteren Ablauf des Offboarding zu informieren und dadurch Transparenz zu schaffen. Machen Sie zudem deutlich, dass Ihnen das Verbleiben des ehemaligen Angestellten am Herzen liegt.

    Abschließende Formalien regeln

    Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sei es freiwillig oder nicht, entsteht eine Menge Papierkram. In der Regel wird er die Erstellung eines qualifizierten Zeugnisses beantragen. Vielleicht möchte er Ihre Kontaktdaten in seine Bewerbungen aufnehmen, falls der potenzielle neue Arbeitgeber Referenzen einholen wird. Sie müssen wichtige Dokumente wie die Lohnsteuerkarte zurückgeben und persönliche Daten löschen. Diese Maßnahmen werden auch als “Erasure Process” bezeichnet.

    Da die Formalien stets dieselben bleiben, sollten Sie diese automatisieren. Somit lassen sich Fehler vermeiden und der Offboarding-Prozess ist sowohl für die HR-Verantwortlichen als auch den betreffenden Mitarbeiter transparent.

    Technisches Offboarding durch Exit Management

    Zum bereits erwähnten “Erasure Process” gehört auch das technische Offboarding. Hierzu zählen das Ändern von Passwörtern, die Schließung von Zugängen oder Accounts, das Einsammeln von technischen Geräten, welche sich im Firmenbesitz befinden, und und und… Es lohnt sich ebenfalls, das Exit Management zu vereinheitlichen und dadurch größtenteils zu automatisieren.

    Wissensmanagement: Knowhow dokumentieren

    Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, geht mit ihm auch sein Knowhow. Es ist daher essentiell, dieses im Rahmen des Offboarding-Prozesses zu dokumentieren und dadurch im Betrieb zu wahren. Hierfür muss der Angestellte rechtzeitig aufgefordert werden, seine Aufgabenbereiche, die Tätigkeiten, das dafür notwendige Wissen sowie alle weiteren relevanten Aspekte zu seiner Arbeit in den vergangenen Monaten oder Jahren schriftlich festzuhalten. Wenn möglich, sollte er zudem die Einarbeitung seines Nachfolgers übernehmen. Ansonsten dient dazu die erstellte Dokumentation. Je fließender der Übergang gestaltet wird, umso besser!

    Verabschiedung

    Last but not least kommt die konkrete Verabschiedung des Mitarbeiters. Eine tragende Rolle spielt dabei die positive Kommunikation gegenüber dem Betroffenen, seinen Kollegen, Vorgesetzten & Co. Lassen Sie den ehemaligen Angestellten Anerkennung spüren und Wertschätzung seiner für das Unternehmen erbrachten Leistungen. Der letzte Eindruck ist bekanntlich bleibend.

    Bieten Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben. Ob über E-Mail, Telefon oder soziale Netzwerke: Sie wissen nie, welche zukünftigen Chancen sich aus solchen Kontakten ergeben. Man sieht sich bekanntlich immer zweimal im Leben!

    Offboarding-Beispiele und Best Practices

    In der Praxis gibt es bei der Implementierung einer Offboarding-Strategie im Unternehmen also Teile, die automatisiert werden können und sollen. Demgegenüber stehen jedoch Szenarien, welche Flexibilität beim Offboarding erfordern, um individuell auf jeden Fall eingehen zu können. Zum besseren Verständnis möchte trusted Ihnen folgend zwei fiktive Beispiele skizzieren:

    Fall 1: Der Mitarbeiter kündigt freiwillig

    Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen aus eigenen Stücken, sucht er in der Regel selbst das Gespräch, bevor er die Kündigung einreicht. Ist dies nicht der Fall, sollte sein Vorgesetzter nach Erhalt der schriftlichen Kündigung um ein Austrittsgespräch bitten und in diesem Zuge nach den Beweggründen für die Entscheidung des Arbeitnehmers fragen. Eventuell lässt sich der Mitarbeiter sogar durch entsprechende Maßnahmen umstimmen oder zukünftig in das Unternehmen zurückholen. Liegt die Ursache der Kündigung zum Beispiel an mangelnden Perspektiven, suchen Sie nach solchen und offerieren Sie diese dem Betroffenen als Alternative zur Kündigung. Geben Sie ihm zudem das Gefühl, jederzeit willkommen zu sein, wenn er sich zu einer Rückkehr zu Ihnen als Arbeitgeber entscheidet.

    Fall 2: Der Mitarbeiter wird gekündigt

    Besonders konfliktträchtig sind hingegen Konstellationen, bei welchen der Mitarbeiter gekündigt wird und das Unternehmen dementsprechend unfreiwillig verlassen muss. Wut, Frust, Angst – diese sind nur einige der negativen Emotionen, welche in solchen Situationen beim Betroffenen eine Rolle spielen. Der Vorgesetzte sowie HR-Verantwortliche muss also Fingerspitzengefühl beweisen. Es ist wichtig, dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, mit der Situation nicht alleingelassen zu sein und echte Perspektiven zu haben. Ansonsten droht ein großer Imageschaden wie aktuell im Fall AirBerlin/Lufthansa.

    Eine Outplacement-Beratung kann trotz arbeitgeberseitiger Kündigung zu einer einvernehmlichen Verabschiedung führen. Sie ist daher häufiger Bestandteil von Offboarding-Prozessen. Da sich die Betroffenen meist vom Arbeitgeber unfair behandelt fühlen, ist ein externer Berater als Schlichter oft besser geeignet.

    5 Tipps für das Offboarding-Gespräch

    Abschließend möchte trusted Ihnen noch fünf simple, aber wirkungsvolle Tipps für ein erfolgreiches Austrittsgespräch im Rahmen Ihrer Offboarding-Strategie mit auf den Weg geben:

    Offene und ehrliche Kommunikation

    Kommunikation ist das A und O zur Vermeidung von Konflikten und eines Imageschadens. Pflegen Sie daher Offenheit und Transparenz, nicht nur gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter, sondern auch mit dessen Kollegen, Vorgesetzten & Co. Ansonsten entstehen schnell Gerüchte und Unwahrheiten, die sich wie ein Lauffeuer im Unternehmen verbreiten.

    Professionalität wahren

    Leider ist es nicht immer möglich, das Offboarding optimal abzuschließen und im Positiven auseinanderzugehen. Doch egal, wie sehr der Streit eskaliert: Als Arbeitgeber müssen Sie stets Professionalität wahren. Ansonsten könnten ungeahnte Imageschäden eintreten.

    Austretenden Mitarbeiter weiter einbeziehen

    Bestenfalls kann der Mitarbeiter aktiv in die Nachfolgeplanung einbezogen werden, seinen Nachfolger vielleicht sogar persönlich einlernen oder sich in anderer Weise weiterhin am Unternehmen beteiligen – zum Beispiel als selbstständiger Rentner mit Freelancer-Vertrag.

    In Kontakt bleiben

    Wie bereits erwähnt, sollten Sie mit dem ausgetretenen Mitarbeiter in Kontakt bleiben. Hierfür ist die Einrichtung eines Alumni-Netzwerkes möglich.

    Kleines Abschiedsgeschenk überreichen

    Kleine Geschenke erhalten bekanntlich die Freundschaft. Deshalb überreichen Sie dem Mitarbeiter eine Aufmerksamkeit zum Abschied. Sie dient als Zeichen der Wertschätzung und des Respekts – auch, wenn sich der Mitarbeiter vielleicht freiwillig zur Kündigung entschieden hat. Dies ist nicht die richtige Zeit, um nachtragend zu sein!

    Wer gehen muss, wo gern er bliebe, den trifft der Schmerz mit schwerem Hiebe. Doch auch des Schmerz ist nicht geringe, wer bleiben muss, wo gern er ginge.

    Fazit

    Schlussendlich ist das Offboarding schlichtweg ein Zeichen von Respekt gegenüber dem Mitarbeiter. Wer im Guten geht, kommt mit höherer Wahrscheinlichkeit wieder und pflegt das Image des ehemaligen Arbeitgebers auch gegenüber Dritten. Damit wird das Offboarding zu einem wichtigen Faktor des Employer Brandings, was wiederum das Recruiting und Onboarding beeinflusst. So schließt sich der Kreis zwischen Ende und Neuanfang.

    Offboarding Checkliste

    Das Offboarding bildet den runden Abschluss jeder Onboarding-Strategie und bringt zahlreiche Vorteile für das Unternehmen mit sich:

    • Vermeidung von Konflikten und juristischen Auseinandersetzungen
    • Verhinderung von Koordinationsproblemen beim Ausscheiden von Mitarbeitern
    • Verbesserung des Betriebsklimas
    • Stärkung des Employer Brandings und dadurch Vereinfachung von Recruiting und Onboarding

    Ein erfolgreiches Offboarding gestaltet den Trennungsprozess zwischen Mitarbeiter und Unternehmen positiv. Bestenfalls bleiben diese anschließend in Kontakt und der ehemalige Angestellte zieht in Erwägung, eines Tages zurückzukehren. Zudem ist ein wichtiges Ziel des Offboarding-Prozesses, das Knowhow im Unternehmen zu halten. Relevante Maßnahmen hierfür sind:

    • Durchführung eines Austrittsgespräches zur Einholung von Feedback
    • Eventuelle Versuche zur Umstimmung eines kündigenden Mitarbeiters
    • Reibungslose Durchführung der Formalien
    • Technisches Offboarding, auch als “Exit Management” bezeichnet
    • Dokumentation durch den Mitarbeiter zur Konservierung seines Knowhows
    • Verabschiedung des Mitarbeiters mit einem kleinen Geschenk als Zeichen der Anerkennung
    • Halten des Kontaktes durch E-Mail, Telefon, soziale Netzwerke oder ein unternehmenseigenes Alumni-Netzwerk
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