Definition: Was ist das Magische Dreieck?

Das Magische Dreieck stellt drei wichtige Zielgrößen des Projektmanagements in eine (Dreiecks)Beziehung:

• Leistung (“Was soll geleistet werden?”)
• Zeit (“Wie lange soll das dauern?”)
• Kosten (“Was kostet das Ganze?”)

Durch die Anordnung in einem Dreieck macht dieses Modell deutlich, dass sich alle drei Zielgrößen gegenseitig beeinflussen: ändere ich eine Größe, hat das automatisch Einfluss auf die anderen beiden Dimensionen.

Die “Qualität” des Projekts liegt immer in der Mitte des Dreiecks, also in einem Spannungsfeld zwischen Zeit, Kosten und Leistung bzw. Umfang. Projektmanager müssen die drei konkurrierenden Größen ständig ausbalancieren und dafür sorgen, dass das Dreieck (und damit das Projekt) nicht aus der Form gerät.

Im Grunde gibt das magische Dreieck also Auskunft, ob ein Projekt im Ziel liegt.

Ist das Dreieck verschoben, tanzt gewissermaßen eine der Zielgrößen aus der Reihe: Das Projekt ist also verspätet, kostet mehr Geld oder droht ganz zu scheitern.

Bevor wir uns jetzt anschauen, was das magische Dreieck dir als Projektmanager oder Controller weiterhelfen kann, werfen wir noch einen kurzen Blick auf die einzelnen Projektgrößen oder “Dimensionen”:

Leistung/Umfang

Leistung beschreibt ganz banal den Projektinhalt. Also: was soll mit dem Projekt eigentlich erreicht werden? Was sind die konkreten Ziele?

Beispiel: Eine Marketing-Agentur soll ein Werbekonzept für die Rabattaktion eines Großhandels erstellen und umsetzen. Zu den geforderten Kampagneninhalten bzw. Projektleistungen gehören Slogans für Social-Media-Content, Blogbeiträge, Werbebanner, Anzeigen in Printmedien und passende Werbe-Flyer. Die Menge an “Output” – also was die Agentur genau liefern muss – ist die “Leistung” bzw. der “Umfang” des Projekts.

Manchmal wird die Leistung auch mit Qualität gleichgesetzt - das kann nicht nur sehr verwirren, sondern ist je nach Sichtweise auch einfach nicht ganz richtig. Wieso das so ist und ich hier durchgehend von Leistung spreche und der Qualität einen gesonderten Stand einräume, erkläre ich dir dann weiter unten im Text.

Zeit

Einfach gesagt steht die Dimension “Zeit” für die veranschlagte Projektdauer.

Darunter fallen also Start- und Endtermin, Projekttermine, Laufzeiten, Fristen und Meilensteine. Eben die gesamte Projektplanung bis zum (erfolgreichen) Abschluss.

Beispiel: Die Werbeagentur hat für Konzeption, Umsetzung und Übergabe der Marketing-Kampagne insgesamt 6 Wochen Zeit. Bis dahin muss die vertraglich vereinbarte Projektleistung fertiggestellt sein.

Kosten

Die Dimension Kosten steht für die Frage, was die Umsetzung des Projektes kosten wird, also wie viel Budget bereitgestellt werden muss. Zum Budget gehören aber nicht nur finanzielle Mittel, sondern auch Materialien, Sachmittel und externe Ressourcen. Also alles, was investiert werden muss, um das Projektziel zu erreichen.

Beispiel: Die Marketing-Agentur erhält für die Konzeption und Umsetzung der Kampagne ein festes Projektbudget. Darin eingerechnet sind die Personalkosten für die teilnehmenden Teammitglieder. Hinzu kommen Kosten für Materialien und Drucksachen, externe Dienstleistungsunternehmen, Anzeigenplätze in Printmedien und die Betreuung von Social-Media-Konten.

Die Mitte des Dreiecks: Das Projektziel

Zwischen den drei Dimensionen – in der goldenen Mitte – liegt das Projektziel oder auch die “Qualität” als Größe.

Damit ist auch klar, warum die Dimension “Leistung” nicht automatisch mit der Qualität des Projekts gleichgesetzt werden kann; denn die ist von allen drei Dimensionen abhängig. Das ist im Projektalltag auch absolut sinnvoll; denn kein Projektmanager würde ein Projekt als “erfolgreich” betrachten, wenn zwar der geplante Outcome erzielt wurde, das Team aber doppelt so lang dafür gebraucht und wesentlich mehr Kosten verursacht hat.

Wie wird das Magische Dreieck im Projektmanagement verwendet?

Auch, wenn der Name etwas anderes verspricht: Das magische Dreieck ist kein Zaubermittel. Eigentlich ist es überhaupt kein Werkzeug und löst für sich auch keine Probleme. Du wirst ein Projekt nicht alleine dadurch erfolgreich abwickeln, dass du bei Schwierigkeiten ein Dreieck zeichnest und beschriftest. Auch, wenn das schön wäre.

Das magische Dreieck ist eher eine Visualisierung, eine Veranschaulichung dessen, wie ein Projekt im Alltag funktioniert. Es hilft dir also vor allem, bestimmte Abhängigkeiten, Zusammenhänge und Risiken innerhalb deiner Projekte zu erkennen. Damit bietet sich das Magische Dreieck für einige Einsatzgebiete an:

Vielleicht eine der wichtigsten Aufgaben des magischen Dreiecks ist es, Konfliktsituationen zu visualisieren. Denn: Geräte eine der Dimensionen aus den Fugen, beeinflusst das auch die anderen beiden Zielgrößen. Dein Projekt ist also in einem empfindlichen Gleichgewicht; gleichzeitig gibt das magische Dreieck aber auch einen Fingerzeig, wie die Konflikte zu lösen sind. Das schauen wir uns jetzt genauer an:

Zielkonflikte im Magischen Dreieck und wie du sie lösen kannst

Im Grunde ist es gar nicht so kompliziert. Die drei Projektgrößen stehen in Konkurrenz zueinander: Verkürze ich die Projektdauer, also die Zeitdimension, kann es schwierig werden, die gewünschten Projektziele (Leistungen) in der gegebenen Zeit zu erreichen. Aber es gibt noch weiteres Konfliktpotenzial in Projekte. Schauen wir uns das Spannungsfeld und geeignete Lösungsansätze einmal genauer an:

Stell dir dafür am besten wirklich ein Dreieck vor, dessen Fläche – egal, was passiert – immer gleich bleiben muss. Verschieb sich eine Ecke des Dreiecks, muss sich mindestens eine der anderen Ecken ebenfalls bewegen.

Leistung vs. Zeit

Die Fakten: Strebe ich eine hohe Leistung an, muss ich meinem Team auch die Zeit geben, um diese Leistung zu erbringen.

Das Problem: Forderst du während des laufenden Projekts plötzlich eine höhere Leistung, wird es schwierig werden, die neuen Anforderungen in der geplanten Zeit zu stemmen. Auf der anderen Seite ist es auch schwer, eine ursprünglich geplante Leistung zu erbringen, wenn du während des Projekts plötzlich die Deadline nach vorne verschiebst.

Die Lösung: In einem solchen Konflikt gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten. Entweder du als Projektmanager findest einen Weg, mehr Leistung in weniger Zeit zu erreichen – was schwierig ist – oder du passt eine andere Dimension des Dreiecks an die neue Situation an.

• Wenn weniger Zeit zur Verfügung steht, kannst du ggf. den Projektumfang “eindampfen”.
• Wenn die geforderte Leistung steigt, kannst du den Zeitplan anpassen und die Deadline nach hinten schieben.
• Wenn beides nicht geht, hast du immer noch die Möglichkeit, mit der dritten Dimension zu reagieren: Du erhöhst das Budget, um zusätzliche Ressourcen oder Manpower ins Projektteam zu holen.

Ein Beispiel für den Konflikt “Leistung vs. Zeit”:

Unsere Marketing-Agentur soll für ein Unternehmen Flyer-Werbung für eine Rabattaktion erstellen. Zeitplan, Budget und das gewünschte Design waren am Anfang klar. Das Unternehmen fordert nun, dass die Flyer einen Monat eher als geplant fertiggestellt sind, weil die Rabatt-Woche früher starten soll. Das Marketing-Team ist allerdings bereits komplett in das Projekt involviert. Als Lösung werden nun einige Arbeiten an einen Dienstleister weitergegeben. So kann der neue Termin doch noch eingehalten werden - allerdings steigen dadurch die Gesamtkosten des Projekts.

Wenn du in kürzerer Zeit dieselbe Leistung erbringen willst, können erhöhte Kosten austreten

Quelle: trusted.de

Zeit vs. Kosten

Die Fakten: Je länger ein Projekt dauern soll, desto höher sind die Kosten – alleine schon wegen der Gehälter für dein Team. Andersherum gilt auch, dass Projekte umso kürzer ausfallen, je mehr die Kosten gedrückt werden.

Das Problem: Problematisch wird es dann, wenn ein Projekt plötzlich schneller vonstattengehen oder günstiger werden soll. Ein kritischer Moment!

Die Lösung: Je nach Projekt und Dringlichkeit kannst du als Projektleitung drei Lösungsansätze ausprobieren:

• Wird die Deadline nach vorne gezogen, helfen ggf. Überstunden oder zusätzliches Personal von außen; das allerdings erhöht die Kosten.
• Sollen Kosten gesenkt werden, kannst du auch die Bearbeitungszeit des Projekts verkürzen; das hat dann aber ggf. Auswirkungen auf die Leistung des Projekts.
• Sollen Zeit und Kosten fix bleiben, hast du nur noch die Möglichkeit, den Projektumfang (also die Leistung) nach unten anzupassen. Dann werden nicht alle Anforderungen erfüllt; dafür bleibt es beim alten Kosten- und Zeitplan.

Ein anschauliches Beispiel für diesen Zielkonflikt:

Unsere Marketing-Agentur hat schon wieder ein Problem. Weil die Vertrags-Druckerei einen Lieferengpass beim bestellten Flyer-Material hat, droht der Zeitplan zu scheitern. Die Agentur disponiert eilig um und gibt die Flyer bei einer anderen Druckerei in Auftrag. Diese verlangt aber wegen der Kurzfristigkeit höhere Preise und die Kosten steigen an.

Manchmal musst du das Budget erhöhen, um im Zeitplan die gesteckten Ziele zu erreichen

Quelle: trusted.de

Kosten vs. Leistung

Die Fakten: Viel kostet viel. Ist das Projektziel hochgesteckt, wird das Projekt auch entsprechende Kosten verschlingen. Soll es dagegen möglichst “billig” sein, dürfen auch keine hohen Erwartungen in die Leistung gesetzt werden.

Das Problem: Dass das veranschlagte Budget nicht ausreicht, ist kein so seltener Fall, kann aber die Projektqualität empfindlich gefährden. Genauso ist es, wenn mitten im Projekt die Anforderungen an den Outcome plötzlich nach oben korrigiert werden.

Die Lösung: Du hast es geahnt; auch hier gibt es drei Möglichkeiten, zu reagieren:

• Fall #1: Das Budget wird knapp. Du kannst nun den Outcome entsprechend anpassen oder dich mit dem bisher erreichten zufriedengeben. Dann musst du akzeptieren, dass das Projektergebnis nicht alle Anforderungen erfüllt.
• Fall #2: Die Erwartungen in das Projekt werden erhöht. Um die höhere Leistung zu erbringen, kannst du mehr Budget beantragen, um die Qualität zu steigern.
• Fall #3: Budget und Leistungsdimension sind unveränderlich. Dann hilft nur eine Verlängerung der Projektzeit.

Ein Beispiel:

Unsere Marketing-Agentur hat eine feste Budgetgrenze von der Auftragsfirma bekommen. Die georderten Werbe-Flyer lassen sich wegen gestiegener Marktpreise aber nicht in der ursprünglich angestrebten Qualität herstellen. Nach Rücksprachen einigen sich die Projektbeteiligten darauf, günstigeres Papier zu verwenden, damit die Budgetgrenze eingehalten werden kann. Die Flyer sehen jetzt zwar nicht zu 100 % aus wie ursprünglich geplant, eignen sich dennoch gut für die Werbeaktion.

Wenn Budget und Zeitplan unveränderlich sind, hilft es nur, bei den gesteckten Ziele Abstriche zu machen

Quelle: trusted.de

Allgemeine Tipps und Lösungsansätze bei Konflikten

Wie du siehst, gibt es immer Möglichkeiten, Konflikte zu lösen – auch, wenn sie manchmal unbefriedigend sind. Nur weil zwei Dimensionen in Konflikt geraten, heißt das nicht, dass das Projekt deswegen scheitert. Die Kunst des Projektmanagements ist es ja gerade, in solchen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und die bestmögliche Lösung zu finden.

Zwei Fragen können dir dabei helfen:

1. Wo kannst du Abstriche machen, ohne das Projektziel an sich zu gefährden?
2. Welche Zielgröße/Dimension ist für dieses Projekt die Wichtigste?

Wie du im Einzelfall reagierst, ist immer vom Projekt und von deinem Team abhängig. Manchmal kann es sinnvoll sein, ein wichtiges Kundenprojekt teurer durchzuführen, dafür aber pünktlich zu liefern. Das schmälert vielleicht deinen Gewinn; langfristig hast du aber zufriedene Auftraggeber:innen gewonnen.

In anderen Situationen kann es hilfreich sein, im Vorfeld die Liste mit den Projektanforderungen zu priorisieren und in “must have” und “nice to have” einzuteilen. Kommt es zu einem Konflikt, kannst du auf “nice to have” verzichten – auch, wenn es schön gewesen wäre, diese Punkte mit abzubilden.

Wie gesagt; eine Einzelfall-Entscheidung!

Hier noch ein paar der wichtigsten Tipps, um Konflikte (bestmöglich) zu vermeiden oder zumindest im Ernstfall eine Lösung parat zu haben:

Das Magische Dreieck im klassischen vs. im agilen Projektmanagement – Was ändert sich?

Im klassischen Projektmanagement geht man üblicherweise von einem festen Projektumfang aus. Klassische Projekte werden im Vorfeld sehr genau geplant: mit Aufgaben, Meilensteinen und einzelnen Projektphasen. Im Grunde gibt also das Projektziel vor, wie viel Budget und Zeitaufwand nötig sind, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Mit Schätzungen und einer klaren Aufgabenstellung kann man hier auch ganz gut im Ziel landen.

Der Ansatz funktioniert - jedenfalls in Projekten, bei denen genau klar ist, was und wie viel davon zu tun ist. In dynamischen Märkten und bei Entwicklungsprojekten (Software, Apps, Produktdesign etc.) sieht das aber anders aus.

Im agilen Projektmanagement kannst du deine Projektziele jederzeit anpassen und so flexibel reagieren

Quelle: trusted.de

Hier geht man lieber mit einem agilen Ansatz ran: Das magische Dreieck wird umgedreht, sodass nicht mehr die Leistung festgelegt wird, sondern nur Kosten und Zeiteinsatz. Also konkret ein Projekt-Budget und eine Deadline.

Das gibt agilen Projektteams den nötigen Spielraum, neue Anforderungen (z.B. Kundenwünsche, veränderte Marktsituation etc.) noch während des Projektes miteinzubeziehen - ohne die gesamte Planung über den Haufen werfen zu müssen.

Außerdem steht so das Ziel im Vordergrund. Statt an verschiedenen Lösungen zu basteln, die Kund:innen und Stakeholdern vielleicht gar nicht gefällt, können sich agile Teams zum Ergebnis vortasten und unnötige Aufgaben kurzerhand auch wieder verwerfen. Agile Teams betonen damit die starke Kundenorientierung, das umgekehrte Dreieck trägt dem Rechnung.

Übrigens: wenn du dich jetzt fragst, was es mit diesem “agilen Projektmanagement” auf sich hat, dann findest du hier in meinem agilen Guide die Antworten!

Die vierte Dimension “Kundenzufriedenheit” und das teuflische Quadrat

Jetzt habe ich viel zum magischen Dreieck und seinen Vorteilen und Nutzen gesagt. Aber ist es so einfach? Nein. Das magische Dreieck ist nicht die Lösung aller Probleme. Und tatsächlich tut sich an diesem Konzept in den letzten Jahren vermehrt Kritik auf.

Der Grund ist ganz einfach. Das magische Dreieck unterschlägt nämlich eine wichtige Zielgröße von Projekten, und das ist die Kundenzufriedenheit. Je nach Branche kann die aber viel wichtiger sein als der Kosten- oder Zeiteinsatz. Denken wir nur mal an die Software- oder Produktentwicklung, oder den Dienstleistungssektor!

Viele Unternehmen gehen deshalb vom magischen Dreieck zum “teuflischen Quadrat” über. Das besteht nicht mehr aus den drei bekannten Zielgrößen Zeit, Kosten und Leistung, sondern fügt die Qualität bzw. Kundenzufriedenheit hinzu.

Das teuflische Quadrat berücksichtigt auch die Qualität der erbrachten Leistung

Quelle: trusted.de

Es gibt sogar noch eine weitere Variante des teuflischen Quadrates, die die Prioritäten von Projekten komplett neu ordnet. Hier sind die Zielgrößen Zeit und Kosten überhaupt nicht mehr enthalten. Stattdessen rücken Nutzen, Risiko, Qualität und Nachhaltigkeit in den Fokus. So können Unternehmen Faktoren wie Kundenzufriedenheit, Umweltschutz und Klimaschutz in ihren Projekten abbilden und entsprechend berücksichtigen.

Welcher Ansatz der Bessere ist, lässt sich nicht einfach sagen und hängt vom Anwendungsbereich ab. Unternehmensinterne Projekte haben oft einen Starken Kosten- und Nutzenfaktor. Für Kundenprojekte stehen je nach Branche eher Kundenzufriedenheit und Nachhaltigkeit im Vordergrund.