Wozu brauche ich Arbeitszeugnis Software?

Qualifizierte Zeugnisse schreiben

Ein Arbeitszeugnis zu schreiben ist selbst für routinierte Personaler und Vorgesetzte eine komplizierte und zeitaufwändige Angelegenheit. Vor allem, wenn es sich um ein sogenanntes Qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt, in dem der betreffende Mitarbeiter fair und ehrlich bewertet werden muss. Aufgrund rechtlicher Bestimmungen ist es oft nicht leicht, die richtigen Formulierungen zu finden. Was sich dann zunächst wie ein Lob anhört, kann vom nächsten Arbeitgeber als niederschmetternde Kritik aufgefasst werden - und umgekehrt. Professionelle Arbeitszeugnis Software hilft Ihnen dabei, die lästige Schreibarbeit auf ein Minimum zu reduzieren und in kurzer Zeit ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen.

Rechtliche Bestimmungen einhalten

Wichtig bei der Erstellung eines Abschlusszeugnisses ist vor allem, dass es den rechtlichen Anforderungen entspricht. Nach der deutschen Gewerbeordnung hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis. Dieses muss, so der Gesetzgeber, in jedem Fall wohlwollend formuliert sein, darf also keine negativen Beurteilungen enthalten. Aufgrund dieser Tatsache hat sich mittlerweile ein anerkannter “Code” eingebürgert, den es zu beachten gilt. Das sind Formulierungen, die grundsätzlich positiv klingen, je nach verwendeten Begriffen allerdings auch eine negative Bewertung enthalten können. Da verliert man schnell den Überblick, welches Zeugnis nun den Regeln entspricht, und welches nicht.

Arbeitsprozess vereinfachen

Die Schreibarbeit ist das Lästigste an der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Immerhin sollen in einem qualifizierten Zeugnis nicht nur Eintritts- und Austrittsdatum genannt werden. Auch eine Einstufung und Bewertung der Fähigkeiten des Mitarbeiters ist fester Bestandteil eines solchen Dokuments. Auch hier nimmt Ihnen ein Zeugnis-Generator Arbeit ab.

Zeitersparnis für Sie: Anstatt alles selbst zu formulieren, bewerten Sie einfach anhand eines Notensystems - und das Tool wandelt die Bewertung automatisch in einen standardisierten Text um.

Was muss ich beim Erstellen beachten?

Strukturell - So sieht das Muster Arbeitszeugnis aus

Prinzipiell sind Ihrer Kreativität bei einem Arbeitszeugnis feste Grenzen gesetzt. Hier können Sie sich nicht mit blumigen Beschreibungen und einer x-beliebigen Form austoben. Stattdessen gilt es, eine feste Struktur einzuhalten. Die gängigen und hier verglichenen Tools halten sich grundsätzlich an diese Struktur und liefern mithilfe von vorgefertigten Textbausteinen und Formulierungshilfen eine nützliche Unterstützung bei der Erstellung.

Generell besteht eine Arbeitszeugnis Vorlage aus den folgenden Teilen:

Einleitung

In der Einleitung des Arbeitszeugnisses sind grundlegende Angaben zu machen. Dazu gehören der vollständige Name des Mitarbeiters mit etwaigen Titeln, sein Geburtsdatum und -ort sowie Beginn und Endes der Beschäftigung mit genauem Datum.

Unternehmensbeschreibung

Dieser Abschnitt ist nicht rechtlich verpflichtend und findet sich daher nicht in jedem Arbeitszeugnis. Eine kurze Beschreibung des eigenen Unternehmens und seiner Tätigkeitsfelder kann allerdings für zukünftige Arbeitgeber eine gute Orientierung liefern, ob der Mitarbeiter zum Unternehmen passt.

Tätigkeitsbeschreibung und Werdegang

Hier gehen Sie darauf ein, welche Aufgaben der Mitarbeiter im Unternehmen hatte. Geben Sie dabei noch keine Bewertung ab (diese folgt erst im nächsten Abschnitt) sondern beschreiben Sie nur, welche Funktion der Mitarbeiter hatte und welche Positionen er ausgefüllt hat.

Eine genaue und in der jeweiligen Branche anerkannte Berufsbezeichnung ist hier ebenfalls zu nennen.

Bewertung

Hier geben Sie nun eine Beurteilung des Arbeitnehmers ab. Dabei gehen Sie auf die mitgebrachte Fachtkenntnis, seine Arbeitsmoral und Leistungsbereitschaft sowie seinen Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden ein.

Achten Sie auf die richtigen Formulierungen: Negative Kritik hat in einem Arbeitszeugnis nichts verloren und ist rechtlich unzulässig. Beachten Sie hierzu den Punkt zum Thema Formalia.

Beendigungsgrund

Sie sollten in Ihr Arbeitszeugnis schreiben,, warum der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausschied, etwa weil er selbst gekündigt hat, weil seine Frist abgelaufen ist (Praktikanten, etc.) oder weil das Unternehmen schließen musste. Auch hierfür gibt es feste Formulierungen, um etwa nicht schreiben zu müssen: “Wir haben ihn/sie entlassen.”

Gruß- und Dankesformel

Obwohl ein Arbeitnehmer rechtlich gesehen keinen festen Anspruch auf eine Dankesformel in seinem Arbeitszeugnis hat, gehört es auch im Falle eines durchwachsenen Ergebnisses zum guten Ton, dem ausgeschiedenen Mitarbeiter alles Gute auf seinem weiteren beruflichen Weg zu wünschen.

Formal - Die Arbeitszeugnis Formulierungen und was sie bedeuten

Gerade für die schriftliche Bewertung des Mitarbeiters ist es von immenser Wichtigkeit, die richtigen Worte zu wählen. Da eine schlechte Beurteilung unzulässig ist, das Zeugnis also durchgängig wohlwollend formuliert sein muss, hat sich mittlerweile eine Art Code eingebürgert, an dem zukünftige Personaler ablesen können, wie gut (oder eben schlecht) der Mitarbeiter seinen Job gemacht hat. Diese lassen sich in den meisten Fällen eins zu eins in Schulnoten übersetzen:

“stets zu unserer vollsten Zufriedenheit”/ “stets vorbildlich”:

Die Partikel “stets” in Verbindung mit Superlativen wie “vollste” oder eindeutig positiv konnotierten Adjektiven wie “vorbildlich” entspricht beinahe immer der Bestnote “Sehr gut”. Somit bescheinigen Sie Ihrem Mitarbeiter: Es gab nichs zu beanstanden.

“stets zu unserer vollen Zufriedenheit”/ “stets einwandfrei”

Auch hier folgen auf “stets” positiv konnotierte Adjektive, die allerdings keinen Superlativ mehr enthalten. Das bedeutet die Note “Gut”. Der Mitarbeiter war also überdurchschnittlich, hatte allerdings noch keine Perfektion erreicht.

“zu unserer vollen Zufriedenheit”/ “einwandfrei”

Fehlt der Begriff “stets” bedeutet das, dass die Leistung durchwachsen war. Die Note “befriedigend” entspricht dieser Leistung.

“zu unserer Zufriedenheit”/ “korrekt”

Fehlt außerdem noch die Bestärkung “voll”, bescheinigt dies eine durchschnittliche bis unterdurchschnittliche Leistung und damit die Note “ausreichend”.

“im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit”

Werden Floskeln wie “im Großen und Ganzen” verwendet, bedeutet das selten etwas gutes. Mehr noch, damit ist im Grunde die Note “mangelhaft” gemeint.

“er/sie bemühte sich”

Absolutes Tiefstniveau. Damit wird ausgedrückt, dass der Mitarbeiter möglicherweise versucht hat, den Job gut zu erledigen, aber kläglich gescheitert ist. Dieser Bewertung entspricht die schlechteste Note “ungenügend”.

“viel Glück auf seinem/ihren weiteren Berufsweg”

Einem Mitarbeiter im abschließenden Grußwort “viel Glück” zu wünschen mag nett gemeint sein, bescheinigt ihm im Arbeitszeugnis-Jargon aber auch, dass Talent und Fähigkeiten offensichtlich nicht ausreichen. Für positive Leistungen passt besser die Floskel....

“weiterhin viel Erfolg”

Erstens ist der Begriff “Erfolg” hier unverfänglicher als “Glück”, zweitens weist die Partikel “weiterhin” darauf hin, dass der Angestellte im bisherigen Berufsweg schon viel erreicht und positive Ergebnisse erzielt hat.

Der Gebrauch der verschiedenen Floskeln und Ausdrücke wird schnell verwirrend werden kann, haben die hier verglichenen Arbeitszeugnis Tools alle gängigen Textbausteine für alle Eventualitäten vorinstalliert. Sie bewerten nur noch die Leistung auf einer Skala von “Sehr gut” bis “Mangelhaft” oder “Ungenügend” - das Programm übersetzt die Bewertung dann in Text.

Vor- und Nachteile von Arbeitszeugnis Software

Pro: Schnelligkeit, Einfachheit, Automatisierung

Abgesehen von den bereits genannten Vorteilen, die das Bemühen einer Arbeitszeugnis Software dem Unternehmen bietet, soll hier noch einmal auf Grundlegendes eingegangen werden: Punkt 1 ist natürlich die Geschwindigkeit. Wofür Sie früher einiges an wertvoller Zeit aufwenden mussten, um etwa die Arbeitsleistung differenziert zu bewerten und gegebenenfalls einen Juristen zwecks etwaiger Fehlformulierungen hinzuziehen, erledigen Sie nun innerhalb von wenigen Stunden. Sie schreiben das Zeugnis nicht mehr selbst, sondern klicken nur noch auf die Kästchen mit den entsprechenden Noten. Das macht die Arbeit nicht nur schneller und effektiver, sondern vor allem auch einfacher. Jedes Arbeitszeugnis wird in Windeseile, voll automatisch aus Ihren Eingaben generiert. Sie benötigen theoretisch noch nicht einmal ein Textverarbeitungsprogramm.

Contra: Mangelnde Persönlichkeit und Abwechslung

Auch in Sachen Arbeitszeugnisse ist es, wie mit allen Dingen: Die moderne Technik macht Vieles leichter, aber eben auch unpersönlicher. Zwar haben Sie, aufgrund rechtlicher Einschränkungen, ohnehin kaum kreativen Freiraum, was das Verfassen von Zeugnissen anbelangt. Trotzdem ist es vielleicht manchmal vonnöten, auf einen Punkt in der Bewertung besonders einzugehen, eine Fähigkeit des Mitarbeiters besonders hervorzuheben oder einfach die Formulierungen ein wenig mehr auf die tatsächliche Praxis anzupassen. Statt “er erfüllte unsere Erwartungen” zum Beispiel zu schreiben “sein Umgang mit den zur Verfügung gestellten Werkzeugen bewies stets vorbildliche Fachkenntnis” oder “vor allem im Kontakt mit den Telefonkunden war ihr Verhalten stets einwandfrei und verdient Lob”. Das ist mit standardisierten Textbausteinen “aus der Dose” natürlich weniger leicht möglich - es sei denn, Sie kümmern sich, nachdem Ihre Arbeitszeugnis Software einen ersten Entwurf erstellt hat, wieder selbst darum.

Arbeitszeugnis Software auf dem Markt

trusted.de hat bereits einige Anbieter und deren Softwares aus dem Bereich Arbeitszeugnisse für Sie verglichen . Zu den gängigsten Tools zählen etwa:

• Arbeitszeugnis-Generator
• Arbeitszeugnis-Generator.com
• Arbeitszeugnis-Generator.info
• Arbeitszeugnis-Generator.de
• PC-Arbeits-Zeugnis
• Zeugnis Manager
• Zeugnis-Generator 2016

Fazit

Ein Arbeitszeugnis erstellen kann für Personaler und Manager ganz schnell zu einer lästigen Pflicht werden. Nur mit einer großen Expertise, langer Erfahrung und einem umfassenden Wissen über die relevanten Gesetze ist es möglich, ein qualifiziertes und rechtlich abgesichertes Zeugnis zu verfassen. Daher haben einige Software-Entwickler, meist in Zusammenarbeit mit versierten Juristen des Arbeitsrechtes, Arbeitszeugnis Tools entwickelt, um diese lästige Arbeit zu erleichtern. Wir bei trusted.de haben hier die gängigsten Anbieter für Sie zusammengetragen und anhand verschiedener Kriterien verglichen, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern. Darunter befinden sich neben Desktop-Programmen auch Web-Anwendungen und neben kostenpflichtigen Angeboten auch solche, die gratis genutzt werden können. Mithilfe unserer umfangreichen Datenblätter und Fazits finden auch Sie bald die richtige Software für Ihre Bedürfnisse.

Sie haben bereits Erfahrungen mit den hier verglichenen Programmen gemacht? Bewerten Sie sie mithilfe unseres Bewertungsmoduls und lassen andere Nutzer an Ihren Erfahrungen teilhaben. Ein umfangreicher trusted.de-Test aller Anbieter wird bald hier zur Verfügung stehen.