- Die Budgetplanung spiegelt die gewünschten Leistungen, Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres wieder.
- Insofern enthält ein Budget die Ziele eines Unternehmens für die kommende Periode und ist damit ein sehr wertvolles Instrument der operativen Planung.
- Professionelle Tools vereinfachen die Budgetierung durch hohe Flexibilität und Dynamik.
Was bedeutet Budgetplanung?
Die Budgetplanung oder Budgetierung ist ein Teilbereich der unternehmerischen Finanzplanung. Ziel und Zweck der Budgetplanung ist es, einen oder mehrere Budgetpläne zu erstellen und anhand dieser die Budgets für einzelne Abteilungen oder Projekte zu bestimmen. Die Budgetierung erfolgt stets vor dem Beginn einer neuen Planungsperiode, die in der Regel 1 Jahr umfasst.
Durch einen Soll-Ist-Vergleich und eine Abweichungsanalyse am Ende der Planungsphase ist es nicht nur möglich, Rückschlüsse auf die vergangene Planungsperiode zu ziehen, sondern auch die kommende Periode besser und effektiver zu planen. Damit ist der Budgetplan ein operativer und kurfristiger Unternehmensplan, der die Ziele des Unternehmens für die unmittelbare Zukunft ausdrückt.
Budgetplan erstellen - So funktioniert’s
Der Budgetplan hat im Grunde eine simple Aufgabe: In ihm wird festgehalten, welche Leistungen das Unternehmen in der kommenden Periode erbringen soll, welche finanziellen Mittel dafür aufgewendet werden müssen (Ausgaben) und wieviel zugleich eingenommen werden kann oder soll (Einnahmen). Einfach ausgedrückt: Die Budgetplanung bestimmt, wieviel Geld das Unternehmen (nebst seiner Teilbereiche) in der kommenden Periode zur Verfügung hat.
Eine solche Planung basiert zunächst auf den aktuellen Ist-Zahlen (die zugleich die Ist-Zahlen der letzten Planungsperiode sind), sowie auf den Soll-Zahlen, die sich aus Erfahrungswerten und der Auswertung des vergangenen Budgetplans ergeben.
Die Budgetplanung in 4 Schritten
Der Budgetierungsprozess in einem Unternehmen könnte ungefähr so ablaufen:
- Die Geschäftsleitung/das Management legt zusammen mit den Abteilungsleitern die strategischen Unternehmensziele für das kommende Geschäftsjahr fest. Das umfasst auch die Bedürfnisse, Ziele und Pläne einzelner Unternehmensbereiche.
- Die einzelnen Ziele werden für die weitere Planung quantifiziert, das bedeutet: sie werden möglichst in messbaren Zahlenwerten ausgedrückt, um sie vergleichbar zu machen.
- Je Kostenstelle (meist eine Abteilung oder ein Teilbereich einer Abteilung) wird eine Kostenplanung erstellt, die Frage ist: Wieviel müssen Sie für die Durchführung der Unternehmensziele in den einzelnen Kostenstellen aufwenden? Wieviel steht dafür zur Verfügung und wieviel können Sie im kommenden Geschäftsjahr noch zusätzlich einnehmen?
- Auf Basis dieser Planungen können weitere Planungen erstellt werden, beispielsweise die Personal- oder Investitionsplanung.
Ein einfaches Beispiel für die Budgetierung
Stellen Sie sich vor, Sie bereiten gerade die Budgetplanung vor. Alle relevanten Daten haben Sie bereits. Aus den Soll-Ist-Vergleichen der Vorjahre ist ersichtlich, dass der Absatz eines bestimmten Produktes während der vergangenen drei Planungsperioden stetig gefallen ist. Nun könnten Sie (wenn Sie vorsichtig planen) davon ausgehen, dass dieser Trend auch in der kommenden Periode anhalten wird. Im Budgetplan für die nächste Periode stehen aus dem Verkauf dieses Produktes dann weniger Mittel zur Verfügung, Ihr Budget schrumpft also. Solange Sie in Ihrer Planung keine Möglichkeit sehen, die zusätzlichen Ausgaben auszugleichen, müssen Sie das Budget für die einzelnen Abteilungen senken.
Kritik an der klassischen Budgetplanung
Die Budgetierung nach klassischem Vorbild wird heutzutage immer wieder kritisiert und um neue Ansätze bereichert. Grund dafür ist die geringe Flexibilität der traditionellen Budgetplanung. Daher sind Unternehmen ständig bestrebt, den Budgetierungsprozess um neue Ansätze und Methoden zu bereichern. Herauskristallisiert haben sich die folgenden:
Better Budgeting
Beispiel: Robert Bosch AG
Durch geringfügige Anpassungen im Planungsprozess im Sinne von “Better Budgeting” konnte die Bosch AG den Zeitaufwand für die Budgetplanung um rund 40% reduzieren.
Das “bessere Budgetieren” setzt darauf, den ursprünglichen Budgetplan während der laufenden Planungsperiode ständig zu hinterfragen, anzupassen und weiterzuentwickeln. Dafür sind regelmäßige Soll-Ist-Analysen notwendig, anhand derer sich ablesen lässt, wie die Unternehmensziele in einem zeitlichen Abschnitt (z.B. einem Monat) umgesetzt wurden.
Um für diese Art der Planung nicht zu viele Ressourcen zu verschwenden, ist eine starke und dynamische Software notwendig, die die relevanten Daten in Echtzeit analysieren kann.
Advanced Budgeting
Das “fortgeschrittene Budgetieren” zielt auf sehr viel kürzere Planungsperioden ab, als eine herkömmliche Budgetierung. Gleichzeitig soll sie allerdings nicht so sehr ins Detail gehen, wie ein klassischer Budgetplan, sondern die gesteckten Unternehmensziele als Ganzes im Blick behalten. Ausschlaggebend dafür ist auch die Annahme, dass sich gewisse Unternehmensziele nicht oder nur schwer quantifizieren lassen, aber trotzdem ihre Berechtigung haben.
Beyond Budgeting
Die Anhänger dieses Ansatzes haben sich bereits vollständig von der Idee eines Budgetplanes gelöst. Stattdessen werden hier nicht-monetäre Aspekte, wie unternehmensrelevante KPI (Key Performance Indicators) in den Vordergrund gerückt und bestimmte Prinzipien für das Management aufgestellt und erprobt.
Gibt es “richtiges” Budgetieren?
Welche Art der Budgetierung Sie bevorzugen, bleibt grundsätzlich Ihnen überlassen. Die “richtige” Art gibt es nicht. Stattdessen kommt es immer darauf an, was Sie erwarten und vor allem in welchem Bereich Sie mit Ihrem Unternehmen tätig sind. Die Wahl der passenden Budgetierung hängt von der Flexibilität sowie von der Komplexität Ihres Unternehmensumfeldes ab:
Tipps für ein gelungenes Budget
Bei der Budgetplanung geht es oft um eine ganze Menge Geld. Selbst kleine Fehler in der Planung können im schlimmsten Fall schwerwiegende finanzielle Einbußen zur Folge haben. Daher gibt trusted.de Ihnen einige Tipps, um das Risiko so gering wie möglich zu halten:
Überschätzen Sie Ihre Ausgaben
Wenn Sie mit Ihrem Budget auf der sicheren Seite bleiben wollen, sollten Sie Ihre geplanten Ausgaben großzügig kalkulieren. Das schmälert zwar die einzelnen Budgets für die Kostenstellen, verschafft Ihnen aber auch einen Puffer. So kommen Sie nicht in die unangenehme Situation, behaupten zu müssen…
Wir haben eigentlich unser Budget nicht überschritten. Die Budgetierung war einfach tiefer, als unsere Ausgaben.
Vor allem, wenn Ihr Unternehmen auf Projektbasis arbeitet, ist es sinnvoll, ein wenig Raum für zusätzliche Ausgaben zu lassen. Immerhin sind keine zwei Projekte jemals gleich.
Nutzen Sie ein dynamisches Tool
Theoretisch ist es möglich, Ihr Budget auch mithilfe von Excel-Tabellen vorzubereiten und zu planen. Zielführend ist es allerdings nicht - immerhin verschlingt alleine die Sammlung und Akquise der relevanten Daten viel Zeit, die Sie sich durch den Einsatz einer professionellen Software sparen können.
Gerade in größeren Unternehmen wird es schnell nervenaufreibend, wenn jeder Abteilungsleiter seine Budgetplanung auf seine eigene Art und Weise und in anderer Form bei Ihnen einreicht. Mit einem der folgenden Tools schwören Sie alle Beteiligten auf eine klare Methode ein:
- Exactplanner
- Cost Control Software
- Cubeware
- Financial Performance Management
- Jedox
- Float
- BPS-ONE
- Marketing Budget Management
- Corporate Planner
- PlanGuru
Planen Sie große Ausgaben schon früh
Kurzfristige Ausfälle oder Anschaffungen lassen sich kaum planen, das ist klar. Wenn von einem Tag auf den anderen der Bürodrucker nicht mehr will oder aus unerfindlichen Gründen der Schraubenschlüssel fehlt, kann man da nichts machen. Aber große Ausgaben wie die Anschaffung einer neuen Maschine oder die Einstellung neuer Mitarbeiter sollten Sie, soweit möglich, bereits vor der Planungsperiode auf dem Schirm haben - während des Geschäftsjahres haben Sie unter Umständen keine Möglichkeit mehr, noch ausreichende Mittel dafür abzuzweigen.
Vorteile von Budget Software
Es gibt einige gute Gründe, eine professionelle Budgetplanung Software für die Budgetierung zu nutzen:
- Einfachheit: Durch den Einsatz einer Budget Software sind Sie in der Lage, den oft lästigen Budgetierungsprozess schneller und einfacher abzuwickeln, als Sie es mit einem Spreadsheet oder einer Excel-Tabelle könnten. Tabellarisch und übersichtlich listen Sie alle relevanten Ausgaben und Einnahmen auf. Damit sparen Sie Zeit und Ressourcen.
- Kompatibilität: Viele der hier vorgestellten Tools sind mit anderen Softwarelösungen kompatibel oder weisen Schnittstellen dazu auf. Durch die Integration Ihrer verwendeten Buchhaltungssoftware in Ihr Planungstool importieren Sie beispielsweise alle relevanten Finanzdaten und brauchen sie nicht mehr manuell akquirieren und übertragen.
- Wettbewerbsvorteil: Eine Studie des Business Application Research Centers (BARC) ergibt, dass die besten Unternehmen in der DACH-Region durch schnellere Datenbereitstellung und -verarbeitung einen deutlichen Wettbewerbsvorteil erzielen. Wer schneller plant ist dem Wettbewerb also sprichwörtlich einen Schritt voraus.
- Auswertung und Analyse: Um die Überwachung des laufenden Geschäftsjahres und die Planung der nächsten Periode zu vereinfachen, sind die gängigsten Budgetierungstools mit umfangreichen Analyse-Funktionen ausgestattet.
Das kostet die Budgetplanung
Eine verbindliche Aussage zum Preis einer Budgetierungssoftware zu treffen, ist aus zwei Gründen schwierig: Erstens weil sich einzelne Anwendungen hinsichtlich ihres Funktionsumfangs oft stark voneinander unterscheiden und dadurch kaum vergleichbar sind. Zweitens weil die Anbieter selbst nur selten eine genaue Preisauskunft geben.
Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass Budgetierungssoftware in zwei verschiedenen Modellen angeboten wird:
- Als Software as a Service (SaaS) in der Cloud für einen monatlichen Betrag um die 30 bis 100 Euro.
- Als lizenziertes Desktop-Programm für einmalig 200 bis 600 Euro. Dieses hosten Sie auf Ihrem unternehmenseigenen Server.
SaaS-Tools haben den Vorteil, dass Sie sich nicht um die Wartung des Programms kümmern müssen. Hosten Sie die Software selbst, sind Sie dafür unabhängiger.
Fazit
Einen Budgetplan erstellen ist eine oft lästige und zeitraubende aber auch ungeheuer wichtige Aufgabe in vielen Unternehmen. Die detaillierte Planung hilft dem Management dabei, die Leistungen, Einnahmen und Ausgaben einzelner Abteilungen zu koordinieren, um auf die gemeinsamen Unternehmensziele hinzuarbeiten. Beinahe lässt sich sagen: Ein Unternehmen ist immer so effizient, wie seine Jahresplanung. Die von trusted.de vorgestellten Softwarelösungen sorgen dafür, dass Ihre eigene Budgetplanung in Zukunft schneller, einfacher und effizienter funktioniert.
