softgarden

Guten Morgen, Philipp. Erzähl’ uns ein bisschen was über dich. Was treibst du so bei softgarden? Welche Position hast du inne?

Ich bin Vice President Service hier bei softgarden und jetzt seit 7 Jahren Teil des Teams. Ich habe damals noch bei der softgarden GmbH angefangen; zwischenzeitlich hatten wir dann den Merger mit 1000jobboersen.de und firmieren seitdem als softgarden e-recruiting GmbH. Seitdem haben wir auch zwei Bereiche, das ist einmal der Software-Bereich mit unserer Bewerbermanagement-Lösung und außerdem die Media-Agentur. In beiden Bereichen gibt es ein Service-Team; das eine Team kümmert sich hauptsächlich um die Betreuung unserer Software-Kunden, das andere kümmert sich um die Schaltung von Stellenanzeigen, Rahmenverträge und alles, was den Bereich Media abdeckt. Ich leite beide Bereiche.

Magst du kurz die Geschichte von softgarden ein bisschen zusammenfassen? Wann und wie fing es bei euch an? Was hat sich seitdem getan?

Angefangen hat es ursprünglich 2001 mit der Gründung von softgarden durch Dominik Faber und Stefan Schüffler in Saarbrücken. Das Ganze ist aus einem Projekt während der Studienzeit entstanden, ursprünglich war das glaube ich ein Projekt für O2, die damals gedacht haben, Mensch wir wollen in die Richtung digitales Recruiting. Aus diesem Projekt ist dann die softgarden GmbH geboren. Zu Anfang haben wir uns hauptsächlich um große Enterprise-Kunden gekümmert und dafür das System Taloom entwickelt. Unter anderem waren da TÜV oder Fresenius Kunden, also wirklich große Unternehmen, die auch heute noch mit dem Tool arbeiten. Irgendwann haben wir dann festgestellt, dass die großen Unternehmen mittlerweile überwiegend digital sind und “erstmal bedient” sind (wie wir dachten). Der Markt hat sich insofern verändert, dass auch kleinere und mittelständische Unternehmen angefangen haben, sich zu verändern und digitaler zu werden. Weg von Excel und Outlook, hin zu automatisierteren Systemen. Wir haben dann angefangen, eine Software zu entwickeln, die sich hauptsächlich an KMUs richtet. Das ist die SaaS-Lösung, die wir auch heute noch haben und weiterentwickeln. Nach ein paar Jahren klopften dann die größeren Kunden, die wir eigentlich nicht mehr bedient hatten, doch wieder an; daraufhin haben wir die Software nochmal ordentlich nachgerüstet, um auch den Bedürfnissen großer Kunden gerecht zu werden. Seit gut fünf Jahren schrauben wir jetzt kontinuierlich am Tool, und können mittlerweile wirklich so gut wie jede Unternehmensgröße und jeden Bedarf abdecken; von kleinen Unternehmen bis hin zu Enterprises mit 400 Stellenausschreibungen.

Wie ist es heute bei euch? Welche Themen beschäftigen euch gerade am meisten?

Dadurch, dass ich den Service leite, geht es bei mir eigentlich immer um Kunden, Kunden, Kunden. Glückliche Kunden, vorzugsweise! Das heißt wir haben einen ganz starken Fokus auf die Themen Betreuung, Reaktionszeiten, Bedürfnisse der Kunden und des Marktes, etc. Aber ganz grundsätzlich beschäftigen uns natürlich auch strategische Themen bei softgarden. Zum Beispiel geht gerade unser Projekt mit dem Arbeitstitel “Premium Career Websites” in die heiße Endphase. Wir werden nämlich unseren Kunden in diesem Jahr noch für Suchmaschinen optimierte Webseiten anbieten können, die zum einen das Bewerbererlebnis verbessern werden, und zum anderen HR-Abteilungen und Recruitern bei der Mitarbeitergewinnung und im Employer Branding unterstützen sollen. Ein durchdachtes Konzept mit dem auch unsere Google-Ads-Kampagnen effizient ausgesteuert werden können. Außerdem wird es dann darum gehen, unsere bestehenden Module mit den Karriere-Websites zu “verheiraten”, so dass auch Mitarbeiter und Bewerberfeedbacks beziehungsweise Bewertungen in die Seiten gepushet werden, um auch direkt in den Suchergebnissen das Vertrauen in den Arbeitgeber zu signalisieren.

Beschreibe doch mal, wie die Arbeit bei softgarden so abläuft. Wie seid ihr strukturiert? Setzt ihr spezielle Management-Methoden ein? Zum Beispiel Googles OKR?

OKR kommt tatsächlich bei uns zum Einsatz, vor allem im Bereich Entwicklung. Unsere Entwicklungsteams setzen sich selbst ihre Objectives, zerteilen die dann in entsprechende Zwischenschritte und Key Results und führen regelmäßig die entsprechenden Reviews durch. Natürlich machen wir das auch in vielen anderen Abteilungen so; da geht es dann von oben nach unten, das heißt wir planen die Unternehmensziele und brechen die dann runter auf Ziele für die einzelnen Abteilungen und für einzelne Mitarbeiter. Dort schauen wir dann in Feedback-Gesprächen und Reviews, ob und wie weit wir auf Track sind.

Lass uns über Tools reden. Welche sind die wichtigsten Tools, die ihr bei softgarden einsetzt? Warum und wie nutzt ihr sie?

Natürlich steht ganz zuoberst unsere eigene Software (lacht). Aber im Endeffekt glaube ich, dass wir die sogar weniger nutzen als unsere Kunden, weil wir in der Regel eben nicht bis zu 400 Stellenausschreibungen haben, sondern mehr so 10. Also wir sind nicht unsere besten Kunden. Bei den Tools, die wir sonst im Einsatz haben, müssen wir natürlich ein bisschen unterscheiden. In der Entwicklung setzen wir stark auf die ganze Atlassian-Suite, bestehend aus JIRA, Confluence, Bitbucket und Bamboo. Da ist es natürlich schön, dass alles aus einer Hand kommt und als Suite eine hervorragende Verzahnung der einzelnen Tools bietet. Im Sales-Bereich nutzen wir ganz klassisch Salesforce als CRM-System. Und im Service setzen wir auf die beiden Produkte von Zendesk, einmal Zendesk an sich als Ticket-Tool und - was super bei allen Kunden ankommt und was wir direkt in der Software und auf der Website integriert haben - Zendesk Chat, als Live Chat-Modul.

Welche Tools aus dem Bereich Kommunikation und Kollaboration setzt ihr (noch) ein? Wie tauscht ihr euch im Team aus?

Da setzen wir intern unternehmensweit auf Slack. In manchen Abteilungen haben wir historisch bedingt noch Skype im Einsatz. Ansonsten setzen wir, was die Kommunikation von Informationen angeht, eigentlich hauptsächlich auf Salesforce. Da liegen alle Informationen zu unseren Kunden, sei es aus dem Vertrieb, dem Service oder Sachen wie Rechnungsinformationen, etc. Das ist schon ziemlich unser Go-to-Tool, wenn es darum geht, dass wir Informationen zu Kunden austauschen wollen.

Auf welche Tools setzt ihr in Sachen Marketing und Sales? Hast du irgendwelche Geheimtipps?

Ganz klassisch erstmal HubSpot, das nutzen wir für das Nurturing von Leads und für Neukundenanfragen, die wir damit hochqualifizieren und an den Sales-Bereich übergeben können. Außerdem haben wir Onpage eine ganze Menge Tracking-Tools im Einsatz und nutzen verstärkt Crazy Egg für Analyse und Optimierungen der Seite. Außerdem beschäftigen wir uns gerade stark mit Programmatic Advertising und sehen auch noch Potential in CRO, also Conversion Rate-Optimierung, haben dafür aber noch keine speziellen Tools im Einsatz. Ansonsten bauen wir auf Salesforce für die wichtigsten KPI.

Habt ihr Tools für das Projekt- und Aufgabenmanagement am Start? Wie verwaltet ihr eure Projekte?

Da nutzen wir vor allem JIRA für alles, was Entwicklungsaufgaben betrifft, das heißt neue Features, Bugs, und darüber hinaus. Auch Sprint- und Release-Planung läuft über JIRA. In Confluence werden parallel Informationen zu bestimmten Features hinterlegt und dokumentiert. Unseren Quellcode verwalten wir per Git im Versionskontrollsystem Bitbucket. Ansonsten haben wir noch Bamboo als Build- und Continuous Integration System im Einsatz. Das Marketing nutzt Trello-Boards um Projekte zu verwalten. Und die Projektarbeit beim Kunden läuft eigentlich hauptsächlich über Salesforce als Datenpflegetool.

Wie organisiert ihr eure Kunden und euren Support? Habt ihr ein CRM oder einen Servicedesk im Einsatz?

Zendesk haben wir jetzt seit gut sieben Jahren im Einsatz. Zendesk hat den Vorteil, dass es super leicht zu bedienen ist und dass es die Lösung Zendesk Chat gleich mitbringt. Das ist der Live Chat, den wir integriert haben und über den Kunden mit uns in Kontakt treten können. Damit können wir direkt aus dem Chat heraus Tickets in Zendesk erstellen, das ist ziemlich cool. Außerdem können wir in Zendesk super Hierarchien und Ebenen abbilden, Gruppen und Nutzerrollen definieren und zum Beispiel festlegen, welcher Nutzer auf Anfragen antworten darf. Da gefällt uns am besten das einfache Handling; darauf legen wir ja auch bei unserer eigenen Software sehr viel Wert.

Welche Tools laufen bei euch in Sachen HR? Habt ihr spezielle Lösung für Recruiting, Mitarbeitermanagement oder Talent Management?

Was das Recruiting angeht nutzen wir logischerweise softgarden. Darüber hinaus haben wir für das Mitarbeitermanagement noch HRworks im Einsatz, womit wir zum Beispiel die Urlaubsplanung abfrühstücken können. Wir haben uns vorher eine ganze Menge Tools angeschaut und kennen natürlich den Markt. HR-Lösungen gibt es ja wirklich wie Sand am Meer; gefühlt jeden Morgen steht einer auf und sagt: “Mensch, ich mach’ ein neues HR-Tool!” Aber HRworks konnte sich bei uns wegen seiner Einfachheit durchsetzen, die uns letzten Endes auch überzeugt hat.

Was nutzt ihr für eure Buchhaltung und Rechnungsstellung? Oder allgemein für eure Finanzen?

DATEV, logisch! Außerdem haben wir letztes Jahr JustOn eingeführt für die automatische Rechnungserstellung aus Salesforce heraus. Dann natürlich noch Excel, die Mutter aller Tools für die meisten Berichte. Aber auch da ist die Zentrale immer Salesforce, einfach nur, damit wir Daten nicht doppelt und dreifach in verschiedenen Tools pflegen müssen, sondern immer einen zentralen Zugriff haben.

Habt ihr ein KPI-Dashboard oder ein anderes BI- oder Analyse-Tool im Einsatz? Welches? Und warum?

Das hängt natürlich immer von der jeweiligen Abteilung ab. In der Entwicklung arbeiten wir vor allem mit Geckoboard. Im Service - vor allem im Media Service - arbeitet man viel mit JIRA-Boards um einfach die einzelnen Aufträge besser zu verwalten. Im Sales haben wir uns eigene Salesforce-Dashboards gebaut, die kommen von unseren dedizierten Salesforce-Mitarbeitern im Haus, die sich um solche Sachen kümmern. Und im Marketing läuft Data Studio für die wichtigsten Analytics.

Kannst du mit Hinblick auf eure Tools einen typischen Workflow bei softgarden beschreiben? Wie hilft euch euer Tech Stack, euren Alltag und eure Arbeit zu organisieren?

Das wichtigste ist die Kommunikation. Also nicht nur unsere Mitarbeiter müssen miteinander kommunizieren, sondern auch unsere Tools müssen miteinander kommunizieren. Das können natürlich nicht alle Tools, ganz klar. Aber grundsätzlich ist es genau das, was uns bei der täglichen Arbeit am meisten hilft, damit wir Daten nicht doppelt und dreifach pflegen müssen. Ein ganz typischer Flow wäre zum Beispiel: Kunde kommt in den Zendesk Chat, sagt “Ich habe einen Fehler gefunden”, dann wird aus dem Chat heraus ein Zendesk-Ticket erstellt, aus dem Zendesk-Ticket wird ein JIRA-Ticket, das geht alles automatisiert an die Entwicklung und von dort wieder zurück. Die entsprechenden Notifications werden ausgespielt, wenn das Ticket bearbeitet und das Problem behoben worden ist, so dass der Kunde schnellstmöglich vom Support wieder die Rückmeldung bekommen kann: “Der Fehler wurde behoben; weiter arbeiten!”

Lass uns ein bisschen technisch werden. Welchen Hoster verwendet ihr für eure Website? Warum habt ihr diese Wahl getroffen?

Die Website hosten wir bei OVH. Das ist einer der Marktführer im Hosting mit viel Power für wenig Geld. Außerdem haben die Glasfaser an allen Standorten und eine super Erreichbarkeit, wenn mal was sein sollte. Die Software hosten wir auf eigener Hardware in den Rechenzentren DUS3 und DUS5 in Düsseldorf bei der myLoc managed IT AG. Da war unser Hauptanspruch natürlich die Sicherheit. Also für uns kam nur ein deutsches Rechenzentrum mit einer entsprechenden ISO 27001-Zertifizierung in Frage.

Welche Programmiersprache(n) kommen bei euch hauptsächlich zum Einsatz? Warum nutzt ihr sie?

Grundsätzlich kann man sagen Java im Backend und TypeScript und JavaScript im Frontend. Java vor allem weil es sehr stabil ist und lange genutzt werden kann. Außerdem ist es super performant und skalierbar. Für unsere App benutzen wir außerdem noch React Native für die beiden Systeme iOS und Android.

Wie sieht eure Server-Architektur aus? Kommen bei euch besondere Datenbanksysteme oder CDNs zum Einsatz?

Als Datenbanksystem kommt bei uns Percona XtraDB Cluster zum Einsatz. Das unterstützt Multimaster-Replikationen. Im Gegensatz zu einem klassischen Master-Slave-Setup, wo immer nur auf einem der Server geschrieben werden kann bietet dieses System die Möglichkeit, dass die Schreiblast über mehrere Server verteilt ist.

Was ist dein absolutes Lieblingstool und wieso?

Wir haben eine Menge toller Tools. Skype und Slack für die Kommunikation sind klasse, DATEV ist sicherlich gut für die Finance-Abteilung etc. Aber wenn ich aus Service-Sicht antworten würde, würde ich sagen, das vor allem die Integration des Zendesk Chats in die Software einen unfassbaren Mehrwert gebracht hat. Das ist so gut bei Kunden angekommen und wir hören das auch ständig von unseren Kunden: “Mann, der Chat ist so genial!” Weil ich da einfach was reinschreiben kann und innerhalb von fünf Minuten ist ein Mitarbeiter da und hilft mir. Das ist wirklich klasse!”

Was kommt in der Zukunft noch auf euch zu? Wollt ihr dafür euer Tech Stack erweitern?

Was unmittelbar auf uns zukommt ist natürlich die Marktreife der für Suchmaschinen optimierten Karrierewebseiten und die Einführung von Google for Jobs auf dem deutschen Markt. Außerdem schrauben wir immer noch permanent am Produkt, also an der Software. Da stehen spannende Neuerungen an: KI, Video-Interviews, Vorfilterung, und so weiter. Unser Ziel ist es nach wie vor, die Software permanent besser zu machen, nicht nur für die Recruiter, sondern auch und vor allem natürlich für die Bewerber. Da gucken wir immer mit zwei Augen drauf: Einerseits wollen wir dem Recruiter seinen Arbeitsalltag erleichtern, andererseits wollen wir auch dem Bewerber das bewerben so einfach wie möglich machen. Und daran arbeiten wir kontinuierlich.

Vielen Dank für das Gespräch!

Was sagt ihr zum softgarden Tech Stack? Kennt ihr die vorgestellten Tools oder habt ihr tolle Alternativen? Schreibt es uns in den Kommentaren!