Es gibt Tage, da will das Telefon nicht stillstehen. Die Situationen, in denen Sie einen Journalisten oder Blogger am anderen Ende haben, können unangenehm sein. Insbesondere dann, wenn der jeweilige Multiplikator Informationen rund um Ihr Produkt und Unternehmen für einen Artikel haben möchte und Sie diese mühsam zusammensuchen müssen.

In den meisten Fällen müssen Sie diese Informationen adhoc / sofort liefern, denn auch für diese Multiplikatoren gilt: Zeit ist Geld. Die Uhr tickt und Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann ist es wahrscheinlich, dass Sie kein Presskit zur Hand hatten.

Und damit entgeht Ihnen eine potenziell wichtige Berichterstattung. Das muss aber nicht so sein. Im Folgenden zeige ich Ihnen, was ein Presskit ist, was es beinhaltet und was sie bei der Erstellung dieses Kits beachten müssen.

Was ist ein Presskit überhaupt?

Wenn Sie bereits erste Erfahrung im Bereich PR gesammelt haben, kennen Sie sicherlich die Pressemappe. Diese beinhaltet die aktuellsten Pressemitteilungen und Informationen zum Unternehmen. Dazu zählen Hintergrundinformationen über die Geschichte, Angaben zu aktuellen Fakten und Geschäftszahlen, Informationen zu den vom Unternehmen erstellten Produkt sowie passendes Bildmaterial. Üblicherweise wird Sie postalisch versendet. Sie kann aber auch auf Pressekonferenzen verteilt werden.

Ein Presskit (auch Electronic Press Kit oder EPK genannt) erfüllt ähnliche Funktionen wie die Pressemappe. Mit dem Unterschied: Sie wird in elektronischer Form aufbereitet und enthält neben dem Bildmaterial in vielen Fällen auch Audio- und Videomaterial. Das Presskit ist Ihr elektronisches Profil. Hier zeigen Sie sich und Ihr Unternehmen im allerbesten Licht. Sie betonen Ihre Vorzüge – also Ihre Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten.

Was gehört alles in die elektronische Pressemappe?

Das Presskit wurde entwickelt, um nicht nur Ihren Business-Alltag, sondern auch das Leben von Multiplikatoren zu erleichtern. Wenn Sie die folgenden Aspekte beachten, können Sie ein kurzes aber prägnantes Dokument erstellen, das alle wichtigen Informationen zu Ihrem Business, Ihren Dienstleistungen und Produkten enthält. Bestenfalls ist es auf Ihrer Website im Pressebereich als Download jederzeit verfügbar und wird regelmäßig von Ihnen aktualisiert.

Mit diesem Dokument erhalten Multiplikatoren Antworten zu den häufigsten Fragen und einen ersten Überblick über Ihr Unternehmen. Die wichtigsten Bestandteile Ihres Presskits sind:

Die Entstehungsgeschichte:

In diesem Teil stellen Sie Ihre Firma vor und nennen Ihre Beweggründe, warum Sie Ihr Unternehmen gegründet haben, warum Sie tun, was Sie tun, welchen Zweck Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erfüllt. Sie zeigen auch, was Sie von Ihrer Konkurrenz unterscheidet. Halten Sie sich kurz, aber versuchen Sie dennoch Ihre Geschichte zu erzählen und dabei hervorzuheben, was Ihr Unternehmen einzigartig macht.

Die wichtigsten Fakten:

In vielen Fällen handelt es sich um eine kurze und knappe Übersicht/Liste, die die wichtigsten Eckdaten zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Marke, Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung enthält. Wie vielen Kunden konnten Sie bereits helfen? Wie lange sind Ihre Öffnungszeiten? Wo ist der Standort des Unternehmens? Wo werden Ihre Produkte hergestellt? Haben Sie aktuelle Statistiken zu Ihren Social Media Kanälen oder für Ihren Unternehmensblog?

Hochauflösendes Bildmaterial:

Hierzu zählt auch Ihr Logo in möglichst hoher Auflösung. Denn es kann durchaus seinen Weg in einen journalistischen Beitrag finden. Fotos sollten nicht nur Ihr Unternehmen zeigen, sondern auch die Atmosphäre, die dort herrscht, vermitteln können. Vergessen Sie nicht Bildmaterial zu hinterlegen, das die Köpfe hinter Ihrem Business zeigt. Fotos von den Gründern beziehungsweise vom CEO sind ein Muss für jedes Presskit. Darüber hinaus sollten Sie auch Fotos von den wichtigsten Mitarbeitern, ihren Büros und Ihren neuesten Produkten im Kit hinterlegen. Wenn vorhanden machen sich auch Videos - es müssen nicht immer Imagevideos sein, Interviews gehen auch - gut im Presskit. Statements können natürlich auch als Audio-Dateien hinterlegt werden.

Hintergrundinformationen zu wichtigen Personen:

Sprechen Sie auch über Ihr Team. Warum sind diese Experten? Mit welchen Erfahrungen bereichern sie Ihr Unternehmen? Wie und warum beteiligen sie sich an Ihrer Firma? Gesichter und Geschichten verleihen Ihrem Unternehmen Persönlichkeit.

Berichterstattung und Pressestimmen:

Natürlich müssen Sie nicht jeden Artikel benennen, der jemals über Sie geschrieben wurde. Suchen Sie stattdessen die bekanntesten Publikationen heraus und verwenden Sie Zitate, die Ihr Unternehmen am besten beschreiben.

Testimonials:

Statements von zufriedenen Kunden sind immer ein starkes Verkaufsargument. Mit Testimonials können Sie auch Journalisten und andere Multiplikatoren von sich überzeugen – sie sind auch nur Menschen und empfänglich für den Eindruck und die Meinung anderer. Suchen Sie sich unter den Testimonials die stärksten Texte heraus und fügen Sie diese Ihrem Presskit hinzu.

Kontaktdaten und weiterführende Links:

Falls Sie nicht alle Informationen im Presskit unterbringen können, können Sie mit weiterführenden Links auf weitere relevante Themen hinweisen. Dies können zum Beispiel Verlinkungen auf Produkte oder weitergehende Hintergrundinformationen zum Unternehmen sein. Kontaktdaten dürfen natürlich auch nicht fehlen. Denn Journalisten wissen gerne auf den ersten oder zweiten Blick, welche Ansprechpartner sie zu bestimmten Themen anschreiben oder anrufen können. Links, die auf Ihre Social-Media-Kanäle, aber auch auf Ihren Unternehmensblog verweisen, können ebenfalls Teil davon sein. So können sich Multiplikatoren wie Journalisten einen schnellen und eigenen Blick von Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten machen.

Followerzahlen und Reichweite:

Diese Angaben sind wichtig, wenn Presse- oder Kooperationsanfragen für Sie relevant sind. So können potenzielle Kooperationspartner schnell einschätzen, ob sich eine Partnerschaft für sie lohnt. Wichtige Leistungskennzahlen, die Sie nennen sollten, sind: Die Anzahl an Personen, die im Monat auf Ihren Blog oder Ihre Website kommen, die Besucherzahlen Ihrer Website inklusive der Besucher, die wiederkehren, die Verweildauer, die anzeigt, wie lange die Besucher auf Ihrer Website oder Ihrem Blog verweilen und die sogenannten Pages per Visit, die Zahl der Seiten, die ein User bei Ihnen anklickt.

Weitere Tipps bei der Erstellung einer Pressemappe

Sie haben sicherlich schon die eine oder andere (elektronische) Pressemappe gesehen. Es gibt eine Vielzahl von Varianten – in vielen Fällen wird auch sehr viel Geld in das Design eines Presskits investiert.

Hier verlieren aber viele (junge) Unternehmen den eigentlichen Nutzen einer Pressemappe aus den Augen: Die elektronische Pressemappe richtet sich vor allem an die Vertreter der Presse und diese brauchen das EPK in erster Linie für verwertbare Daten. Nutzen Sie also eine gut gestaltete Website, um sich zu präsentieren und der Presse sowie anderen Multiplikatoren einen ersten Überblick zu geben. Das Presskit beinhaltet weitergehende Informationen.

Stellen Sie das Presskit als ZIP-Datei zum Download in ihrem Pressebereich bereit. Für E-Mail-Anfragen sollten Sie immer den Direkt-Link zur elektronischen Pressemappe griffbereit haben.

Weitere Tipps für Ihr Presskit:

1. Wenn Ihr Unternehmen internationale Geschäfte abwickelt, sollten Sie mindestens eine englische Version Ihrer Pressemappe bereitstellen. Sollte sich Ihr Kerngeschäft in einem anderen, nicht englischsprachigen Land befinden, ist ein Presskit in der entsprechenden Landessprache Pflicht.
2. Halten Sie Ihr Presskit aktuell und machen Sie regelmäßig ein Update.
3. Verwenden Sie für jedes Dokument im Presskit einen klaren und verständlichen Namen. Jeder, der Ihre Pressemappe verwendet, muss sofort verstehen können, was sich in der Mappe befindet.
4. Vermeiden Sie rechtliche Unklarheiten – vor allem beim Bildmaterial – und nennen Sie alle wichtigen Quellen. Das erleichtert Journalisten die Bildrecherche.
5. Stellen Sie das EPK gut sichtbar auf Ihrer in den Pressebereich und weisen Sie explizit darauf hin. Je nach Bedeutung kann es sogar ein eigener Navigationspunkt sein.
6. Bieten Sie es in verschiedenen Formaten an. PDF ist der Standard, doch gerade auf Smartphones kann eine solche Datei - abhängig vom Design - schwer lesbar sein. Hier kann ein Angebot im EPUB Format Abhilfe schaffen.
7. Schicken Sie das EPK auf Wunsch zu. Alternativ können Sie es auch in der Signatur der E-Mail für Presse- und Medienanfragen verlinken.
8. Bereiten Sie Teile und Kernaussagen des EPK auch grafisch auf und nutzen Sie diese für Beiträge in den sozialen Netzwerken.
9. Apropos grafische Aufbereitung: Ein gut designtes EPK kann auch im persönlichen Gespräch zur Untermauerung und Visualisierung Ihrer Argumente dienen. Je nach Gestaltung können Teile des EPK auch in Präsentationen Verwendung finden.

Fazit: Warum Presskits den Aufwand wert sind

Vielleicht stellen Sie sich die Frage, ob ein EPK den Aufwand überhaupt wert ist. Sind Multiplikatoren und Journalisten nicht ohnehin in den sozialen Netzwerken unterwegs und können sich Ihre Website anschauen?

Natürlich können sie das. Doch wie eingangs bereits geschrieben: Zeit ist Geld. Die meisten Multiplikatoren und Journalisten recherchieren täglich dutzende Quellen und Unternehmen. Je mehr Hürden sie dabei überwinden müssen, je mehr Zeit für die Suche draufgeht, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen oder ein Thema tatsächlich den Weg in Fachblogs, Online Magazine oder andere Publikationen findet.