Videokonferenz Software

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Videokonferenz Software Vergleich: Der große Kaufberater von A-Z

Machen Sie sich fit für’s Home Office! Der trusted Ratgeber verrät Ihnen, welche Videokonferenz-Tools für Ihr Team geeignet sind und wie Sie das passende Tool finden.

Author
Maximilian Reichlin
Veröffentlicht
28. Juli 2020
Aktualisiert
28. Juli 2020

Web- und Videokonferenz-Tools helfen Ihnen dabei, auch mit verteilten Teams in Kontakt zu bleiben. Stichwort: Remote-Arbeit und Home Office. Wie wichtig diese Aspekte der “New Work” wirklich sind, hat uns die Corona-Krise 2020 klar gemacht. Plötzlich ist Home Office keine Ausnahme mehr, sondern sollte - im Sinne unserer Gesundheit - die Norm sein. Viele Unternehmen haben aber noch Probleme damit, mit ihrem Team in Zeiten der Krise in Kontakt zu bleiben und Kollaboration und Workflows im Fluss zu halten. Oft fehlt es auch noch an der passenden Software. Um Sie und Ihr Business für die Zeit des Home Office zu wappnen und auszustatten, hat trusted daher 20 gängige Videokonferenz- und Online-Meeting-Tools unter die Lupe genommen und zeigt Ihnen im umfangreichen Ratgeber, wie Online-Meetings Ihnen über die Zeit der Remote-Arbeit hinweghelfen können.

Praxistest: Videokonferenz-Software 2020 im Test

Im großen Videokonferenz-Software-Test 2020 hat trusted 20 der besten Online-Meeting-Tools für Sie unter die Lupe genommen und 10 davon einem aufwändigen Praxistest unterzogen. Entdecken Sie die besten Systeme für Ihr Unternehmen und starten Sie noch heute Ihre erste Videokonferenz.

20
Anbieter im Vergleich
10
Anbieter im Praxistest
80+
Stunden
34
Test-Meetings
1

Zoom

Flexibles Tool für alle Branchen und Bedürfnisse

Zoom überzeugt nicht nur durch eine qualitativ hochwertige Audio- und Videoübertragung und eine einfache Handhabe. Besonders stark an dem amerikanische Videokonferenz-Tool sind vor allem die vielen Schnittstellen zu anderen Business-Anwendungen, die Zoom besonders flexibel und anpassbar machen. So ist das Tool für eine Vielzahl von Anwendungsfällen interessant, von klassischen Team-Meetings über den Einsatz im Kundensupport, als virtuelle Sprechstunde für Ärzte, als Webinar- und Schulungssoftware, und vieles mehr. Durch den kostenlosen Basistarif, in dem schon viele nützliche Features integriert sind, und vor allem durch die schnelle und flexible Meetingplanung ist Zoom sogar für Privatnutzer eine echte Alternative zu Skype und Co. Teilnehmer können sich sowohl per Client/App in laufende Meetings einwählen, als auch per Browser. Dabei hat der Anbieter nur einige Lücken. Durch das eigenwillige Abrechnungsmodell kann Zoom für eine Vielzahl an Nutzern schnell teuer werden, was vor allem kleine Teams abschrecken könnte - obwohl diese auch mit dem kostenlosen Basistarif zu Rande kommen könnten. Schade ist aber, dass viele nützliche Services - zum Beispiel die Einwahl per Telefon - für Deutschland noch nicht zur Verfügung stehen. Ähnlich sieht es mit dem persönlichen Support aus, der sich in Deutschland auf den schriftlichen Kontakt per Ticketsystem und Chat beschränkt. In der Summe überzeugt Zoom allerdings durch eine Vielzahl nützlicher Features und eine einwandfreie Video- und Soundqualität für jede Art von Meetings in Ihrem Team.

Vorteile
  • Einfaches Setup von Meetings
  • Viele nützliche Features
  • Viele Schnittstellen im Marketplace
Nachteile
  • Wenig deutscher Support
  • Moderatoren-Lizenz nötig
  • Fragwürdige Sicherheit
2

LogMeIn GoToMeeting

Innovative Features und einfache Meetings ohne Schnickschnack

GoToMeeting ist eine solide Videoconferencing-Software mit einer guten Übertragungsqualität und einer Vielzahl nützlicher Tools. Die Plattform ist sowohl für 1-zu-1-Gespräche, als auch für Team-Meetings mit vielen Teilnehmern und teilweise auch für Webinare sehr gut geeignet. Meetings sind schnell und einfach aufgesetzt und die Weboberfläche von GoToMeeting glänzt durch Übersichtlichkeit. Teilweise ist das Tool noch ein wenig hakelig, wenn es zum Beispiel um die Bildschirmübertragung oder die integrierten Zeichenwerkzeuge geht. Alles in allem ist die Benutzerfreundlichkeit allerdings sehr gut. Ein kleines Manko: ähnlich wie bei Zoom benötigen Sie auch bei GoToMeeting eine Organisatoren-Lizenz für jeden Mitarbeiter, der ein Meeting anregen können soll. Schade ist auch, dass viele der spannendsten Features - etwa der Smart Assistant, der als KI automatisch Transcripts und Notizen von Meetings für Sie anlegt - nicht auf Deutsch verfügbar sind; das Gleiche gilt auch für den persönlichen Support seitens des Anbieters. Dennoch präsentiert sich GoToMeeting als einer der Innovationsführer im Bereich Videokonferenz und Online-Meetings und kann mit einer Reihe von nützlichen Features und Schnittstellen aufwarten. Besonders gut gefällt der persönliche Meetingraum, den Sie sich mit einem Logo, einem Profilbild und einer eigenen Farbgebung individuell einrichten können, und in dem Sie für Ihre Gäste immer erreichbar sind - auch bequem via Browser. Fazit: GoToMeeting macht nicht alles, aber doch schon eine ganze Menge richtig und sitzt daher im aktuellen trusted-Ranking auf einem verdienten zweiten Platz.

Vorteile
  • Einfaches Setup von Meetings
  • Viele innovative Features
  • Persönlicher Meetingraum
Nachteile
  • Wenig deutscher Support
  • Viele Features nur auf Englisch
  • Teilweise unübersichtlich
3

Cisco WebEx

Klassische Online-Meetings im neuen Gewand

Cisco Webex Meeting ist eine ideale Lösung für größere Konferenzen bis hin zu Webinaren. Die Planung und Konfiguration von Meetings in Cisco ist sehr granular; hier wird im Meeting nichts dem Zufall überlassen und als Gastgeber und Administrator haben Sie immer volle Kontrolle über alles, was passiert. Die Weboberfläche und die mobile App von Cisco Webex Meeting machen einen sehr guten und frischen Eindruck. Nur der Desktop-Client deutet darauf hin, dass Cisco schon eine Weile lang im Geschäft ist. Dass sich der Anbieter auch auf ganz klassische Meetings im Konferenzraum fokussiert, erkennen Sie an den umfangreichen Möglichkeiten, Cisco Webex Meeting mit stationären Konferenzsystemen zu verknüpfen. Profitieren können davon vor allem mittelgroße bis große Teams. Kleine Unternehmen sollten allerdings einmal einen Blick auf die kostenlose Basisversion von Cisco Webex Meeting werfen, die zwar ohne Support und mit ein paar Funktions-Einbußen daherkommt, aber schon die nötigsten Werkzeuge und Features für effiziente Team-Meetings im Gepäck hat. Besonders überzeugen kann der Provider durch seinen sehr guten persönlichen Support (für zahlende Kunden) sowie durch die hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Schade ist dagegen, dass Sie in den kostenpflichtigen Tarifen für jede Gastgeber-Lizenz extra bezahlen, was die Ausstattung ganzer Teams ein wenig erschwert. Trotzdem ist und bleibt Cisco Webex ein sehr solides Online-Meeting-Tool mit einer Fülle großartiger Features.

Vorteile
  • Viele nützliche Features
  • Detailliert Meetingplanung und -steuerung
  • Höchste Sicherheitsstandards
Nachteile
  • Moderatoren-Lizenz nötig
  • Leicht unmoderner Client
  • Gastzugänge nur mit Einschränkungen möglich
4

Microsoft Teams

Flexible Business-Meetings mit Office-Qualitäten

Microsoft Teams ist Microsofts Antwort auf Google Hangouts und Co. und ein tolles Tool für spontane Calls und Team-Meetings. Das erste Setup der Plattform kann ein bisschen Zeit und Nerven kosten, bis alle Teammitglieder eingeladen und integriert sind; ist das aber erst einmal erledigt, ist Microsoft Teams super leicht zu benutzen und macht dabei auch noch Spaß. Es hat nicht ganz so viele Features unter der Haube, wie andere Tools im Vergleich, sieht dafür aber gut aus und macht einen guten Job, was die Video- und Audioqualität angeht. Vor allem ist es super-einfach zu benutzen. Ein Klick und eine Push-Nachricht reichen aus, um Ihr ganzes Team zusammenzutrommeln und im virtuellen Konferenzraum zu versammeln. Zusätzlich zum Online-Meeting hat Microsoft Teams übrigens auch einen Business-Messenger und ein Modul für 1-zu-1-Calls im Gepäck. Gut zu wissen: MS Teams kommt nicht alleine, sondern ist in der Vollversion Teil von Microsofts Business-Toolbox MS Office 365. Alternativ steht eine eigenständige (und kostenlose) Basisversion zur Verfügung, die allerdings mit funktionalen Einschränkungen auskommen muss. Fazit: Microsoft Teams ist ein mehr als solides Online-Meeting-Tool, das am Anfang ein paar Probleme macht, dann aber sehr schnell immer sympathischer wird.

Vorteile
  • Gute Video- und Audioqualität
  • Sehr viele nützliche Schnittstellen
  • Höchste Sicherheitsstandards
Nachteile
  • Vollversion nur als Teil von Office 365 verfügbar
  • Vergleichsweise langes Aufsetzen der Plattform
  • Microsoft-Account auch für Teilnehmer Pflicht
5

Google Meet

Einfache und schnelle Meetings aus der Google Suite

Google Hangouts Meet (oder nur Google Meet) ist der Nachfolger des für Privatkunden konzipierten Google Hangouts. Anders als dieses richtet sich Hangouts Meet ausdrücklich an Business-Kunden und ist deswegen auch fester Teil von Googles G Suite. Firmen, die auf den Google-Kalender und Gmail setzen, können Google Hangouts Meet ohne Probleme ihrem Portfolio an smarten Business-Tools hinzufügen. Google Online-Meeting-Plattform ist schlank, einfach zu bedienen und wartet mit innovativen Features auf, die zwar nicht zahlreich, dafür aber umso interessanter sind. Intelligente Untertitel beispielsweise könnten in Zukunft Meetings mit internationalen Kunden und Partnern revolutionieren - gerade stecken sie aber leider noch in den (englischsprachigen) Kinderschuhen. Alles in allem ist Google Hangouts Meet ein solides Meeting-Tool mit Platz zwischen 100 und 250 Teilnehmern pro Meeting und einigen interessanten Ansätzen. Vor allem das Zusammenspiel mit den anderen Tools der G Suite kann im Praxistest überzeugen und bringt einen echten Mehrwert - auch wenn Sie sich als Google-Neuling erst einmal ein wenig hineinfinden müssen, bis es läuft.

Vorteile
  • Einfache Teilnahme per Browser
  • Innovatives Untertitel-Feature (auf Englisch)
  • Persönlicher 24/7-Support
Nachteile
  • Schlanker Funktionsumfang
  • Häufiger Wechsel zwischen Apps
6

ClickMeeting

Webinar oder Online-Meeting? Sie entscheiden

ClickMeeting ist keine reine Online-Meeting-Software sondern ein Webinar-Tool, um Webinare, Workshops und andere Online-Events zu planen. Durch die strikte Trennung von Webinaren und Meetings sind aber auch klassische Besprechungen und 1-zu-1-Sessions mit ClickMeeting möglich. Das Tool glänzt durch eine großartige Bedienbarkeit und eine große Vielfalt an Funktionen; davon sind viele für ein klassisches Online-Meeting zwar unnötig, für Webinare und andere Veranstaltungen aber hervorragend geeignet. Ebenfalls toll sind Ihre Möglichkeiten, Ihren virtuellen Meeting- oder Webinar-Raum anzupassen und mit Logo und Hintergründen zu personalisieren. Preislich ein Plus: ClickMeeting rechnet mit Staffelpreisen ausgehend davon, wie viele Teilnehmer an Ihren Events teilnehmen sollen. So können Sie stets selbst entscheiden, welche Kapazitäten Sie benötigen und sind nicht an horrende Preise gebunden, obwohl Sie keine riesigen Events mit mehreren hundert bis tausend Teilnehmern veranstalten wollen. ClickMeeting glänzt außerdem mit einer einfach zu benutzenden Oberfläche im Web; über den Browser finden die Meetings schließlich auch statt. So benötigen Sie weder als Moderator, noch als Teilnehmer einen Client oder eine App. Teilnehmer benötigen nicht einmal zwangsläufig einen ClickMeeting-Account, wenn Sie nicht selbst Events und Meetings veranstalten wollen. Alles in allem liefert ClickMeeting damit eine solide Meeting- und Webinar-Software ab, die trotz einiger (potentiell) nutzloser Features den Vergleich zur Konkurrenz nicht zu scheuen braucht.

Vorteile
  • Ideal für Webinare und Workshops
  • Sehr viele Features
  • Nützliche Schnittstellen
Nachteile
  • Teilweise langwieriges Setup
  • Wenig deutscher Support
7

edudip next

Webinare und Online-Events leicht gemacht

edudip next ist ein reines Webinar-Tool und daher kaum geeignet für Online-Meetings, Team-Besprechungen oder 1-zu-1-Calls. Das, was es macht, macht edudip aber verdammt gut! 30 bis 1.000 Teilnehmer sind (je nach gewähltem Preispaket) möglich; zudem wartet edudip mit einer super-performanten Weboberfläche und einer Vielzahl an nützlichen Funktionen auf, um Ihre Webinare, Workshops und Co. aufzuwerten. Individuelle Landingpages und E-Mail-Vorlagen, selbst gestaltete Anmeldeformulare und eine ganze Reihe von Reporting- und Nachbereitungs-Tools für Ihre Webinare gehören dazu. Hinzu kommen Werkzeuge für Präsentationen, Bildschirmübertragungen und mehr. In Sachen Webinaren macht edudip damit kaum ein anderer Anbieter im Vergleich etwas vor. Datenschutz- und -sicherheitsstandards Made in Germany und eine einfache Bedienung tun dazu ihr Übriges. Wäre edudip als Videokonferenz-Software nicht so sehr auf eine Schiene festgefahren, und würde auch für flexible Online-Meetings eine passende Lösung ohne umständliche Workarounds liefern, hätte es mit Sicherheit zu einem besseren Platz im Vergleich gereicht.

Vorteile
  • Ideal für Webinare und Workshops
  • Sehr viele Features
  • Bis zu 1.000 Teilnehmer möglich
Nachteile
  • Nicht für Meetings oder Teambesprechungen geeignet
  • Achtung: Neue Meeting-Funktion noch nicht getestet
8

Skype

Der Klassiker unter den Videotelefonie-Lösungen

Skype ist schon ein alter Hase auf dem Feld der Videotelefonie und Online-Meetings. Entsprechende Alterserscheinungen weist Microsofts ehemaliges Meeting-Schlachtschiff auch auf. Die Bild- und Ton-Übertragung ist nicht mehr die beste und setzt zwischendurch immer mal wieder aus, wofür Skype in den letzten Jahren auch zu trauriger Berühmtheit gelangte. Davon abgesehen ist Skype allerdings noch immer eine ernstzunehmende Meeting-Lösung für den Privat-Einsatz und - leicht eingeschränkt - auch im Business-Umfeld. Durch eine gut zu bedienende und ansprechende Oberfläche, die Sie nach Ihren Wünschen personalisieren können, sowie nützliche Features kann Skype im Praxistest überzeugen. Auch die Möglichkeit, mit Gästen ohne eigenen Skype-Account schnell und einfach ein Meeting zu starten, ist Skype gut gelungen. Hinzu kommen innovative Ansätze wie die automatischen Echtzeit-Untertitel in verschiedenen Sprachen und die Simultanübersetzung (die aktuell leider nur in 1-zu-1-Gesprächen funktioniert). Wären nicht die lästigen Verbindungsabbrüche, würde Skype seinem großen Bruder Microsoft Teams in so gut wie nichts nachstehen. So reicht es zwar nicht für einen Sprung aufs Treppchen, aber zumindest einen Platz unter den Top-10 der Online-Meeting-Tools kann der alte Hase Skype sich noch verdienen.

Vorteile
  • Vollständig kostenlos
  • Nützliche und innovative Features
  • Mit Telefonanlagen verknüpfbar
Nachteile
  • Regelmäßige Verbindungsabbrüche
  • Fragwürdiges Sicherheitsniveau
9

TeamViewer

Fernwartung, Screen Sharing und Online-Meetings vom deutschen Remote-Marktführer

TeamViewer ist eigentlich für die Fernwartung und den technischen Kundensupport konzipiert. Mit eigenen Features für Online-Meetings, Video- und Audiokonferenzen schafft der deutsche Anbieter es aber auch in den großen Videokonferenz-Vergleich geschafft. Ein Meeting in TeamViewer ist schnell aufgesetzt und Teilnehmer ebenso schnell eingeladen. Dass sowohl der Moderator des Meetings, als auch alle Teilnehmer über einen Client oder die mobile TeamViewer-App verfügen müssen, schmälert die Freude ein wenig, ebenso wie die teilweise hakelige Bedienung. Man merkt, dass die Oberfläche nicht in erster Linie für die Durchführung von Online-Meetings gestaltet wurde. Schade ist auch, dass die enthaltenen Features und Meeting-Werkzeuge teilweise einen halbherzigen Eindruck machen und nicht wirklich in die Tiefe gehen. Damit ist TeamViewer nicht das benutzerfreundlichste Tool im Vergleich. Die Ehre des Remote-Königs wird ein wenig durch die verfügbare kostenlose Basisversion gerettet, die zwar für Privatnutzer konzipiert wurde, die Sie aber nutzen können, um sich im Vorfeld mit TeamViewer anzufreunden. So lassen sich erste Stolpersteine schon früh aus dem Weg räumen.

Vorteile
  • Höchste Sicherheitsstandards
  • Individuell anpassbar
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Unmoderne Oberfläche
  • Keine intuitive Steuerung
  • Download-Zwang
10

FastViewer

Flexible Meetings und Remote Control aus Deutschland

FastViewer ist ein kleines Problemkind im aktuellen Vergleich. Trotz nützlicher Features verhält sich das Screen-Sharing- und Online-Meeting-Tool oft nicht sehr kooperativ, was vor allem an der völlig überholten Benutzeroberfläche liegt. Wer sich durchbeißt und ein wenig Zeit mit dem Tool verbringt wird die Anpassbarkeit des Systems und die durchdachten Features zu schätzen lernen, bis dahin ist es aber ein mitunter langer Weg. Und hübscher wird FastViewer Instant Meeting dadurch leider auch nicht. Die Meetings sind keine absolute Qual, aber gewöhnungsbedürftig. Winzige Video-Fenster und die teilweise holprige Übertragung schmälert den Meeting-Spaß. Wirklich gut ist dagegen FastViewers Pricing, das vor allem für Firmen interessant ist, die nicht regelmäßig Bedarf an Online-Meetings haben. Diese finden in der Miet- oder der Prepaid-Version bei Bedarf einen flexiblen Partner für spontane Meetings und Präsentationen. Auch super ist das Remote-Feature, das speziell für den technischen Kundensupport entwickelt wurde und sehr gut funktioniert. Nicht zuletzt sind außerdem die sehr hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards ein klares Argument für FastViewer Instant Meeting. Fazit: Unter der zunächst hässlichen Haube steckt ein funktionierendes, wenn auch bisweilen hakeliges Online-Meeting-Tool, mit dem Sie aber trotz der Macken durchaus glücklich werden können.

Vorteile
  • Flexibles Pricing
  • Nützliche Features
  • Individuell anpassbar
Nachteile
  • Performance-Probleme bei Videos
  • Unmoderne Oberfläche
  • Keine intuitive Steuerung

Was ist ein Videokonferenz-Tool?

Videokonferenz-Systeme (oft auch Videoconferencing-Tools, Webconferencing-Tools oder Online-Meeting-Tools) sind Software-Lösungen, mit deren Hilfe Sie und Ihr Team Online-Videokonferenzen abhalten können. So kommunizieren Sie auch in Remote-Teams und mit Mitarbeitern im Home Office schnell und persönlich. Audio und Video werden dabei über das Internet übertragen und liegen in der Regel in einer Cloud, so dass Sie standort- und geräteunabhängig miteinander kommunizieren können.

Meetings, Besprechungen und Konferenzen gehören in vielen Unternehmen zur Tagesordnung. Hier werden Projektfortschritte besprochen, Pläne für die Zukunft geschmiedet und Erfolge gemeinsam gefeiert. Doch in Zeiten, in denen viele Teams nicht mehr gemeinsam im gleichen Büro arbeiten, sind klassische Meetings im analogen Besprechungsraum oft nur noch eingeschränkt möglich. Stattdessen rücken digitale Videokonferenzen und Meetings per Online-Session immer mehr in den Vordergrund.

Online-Meetings und Videokonferenzen vernetzen Ihr Team jederzeit, überall und auf jedem Gerät
Online-Meetings und Videokonferenzen vernetzen Ihr Team jederzeit, überall und auf jedem Gerät
Quelle: trusted.de

Bei einer Online-Videokonferenz sitzen die beteiligten Teammitglieder nicht im gleichen Raum - sie müssen sich noch nicht einmal auf dem gleichen Kontinent aufhalten. Moderne Online-Meeting- und Videoconferencing-Lösungen ermöglichen es Ihnen, sich mit Teams überall auf dem Erdball zu vernetzen, und so die Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern im Fluss zu halten. Auch wenn diese gerade im Home Office oder auf Dienstreise sind.

Wie funktioniert eine Online-Videokonferenz?

Ein Online-Meeting beginnt in der Regel mit einer Einladung durch den Moderator. Dieser eröffnet einen virtuellen “Raum” für das Meeting und lädt alle anderen Teilnehmer dazu ein, beispielsweise per Link oder E-Mail. Diese können sich mit ihrem internetfähigen Gerät (z.B. PC, Smartphone oder Tablet) in die Videokonferenz einwählen. Außerdem benötigen alle Teammitglieder eine Kamera sowie ein Mikrofon. Ihre Audio- und Videosignale werden per Internet übertragen, so dass alle Meeting-Teilnehmer in Echtzeit miteinander reden können.

Moderne Videoconferencing-Lösungen sind bemüht, auch im Online-Meeting eine Atmosphäre wie im analogen Meeting-Raum herzustellen. Durch die Übertragung von Bild und Ton in Echtzeit wird eine persönlichere Kommunikation möglich, als per E-Mail oder Telefon. Zudem warten gängige Videokonferenz-Systeme mit nützlichen Funktionen und Features auf, um die Produktivität im Meeting zu steigern.

In Online-Meetings und Videokonferenzen treffen Sie Ihr Team standort- und geräteunabhängig
In Online-Meetings und Videokonferenzen treffen Sie Ihr Team standort- und geräteunabhängig
Screenshot: trusted.de
Quelle: zoom.us

So teilen Sie beispielsweise Ihren Bildschirm mit den anderen Meeting-Teilnehmern, machen gemeinsam Notizen auf einem digitalen Whiteboard, führen Umfragen durch, halten zuvor erstellte Präsentationen ab oder tauschen Dateien mit Ihren Zuhörern aus.

Videokonferenzen - Prozesse und Aufgaben

Videokonferenz- und Online-Meeting-Systeme haben in der Regel folgende Aufgaben in modernen Unternehmen:

1-zu-1-Gespräche

Eine ganz klassische Anwendung eines Online-Meeting-Tools ist der schnelle und flexible Austausch im 1-zu-1-Gespräch. Hier kommunizieren zwei Teilnehmer miteinander, tauschen Informationen und Dateien aus oder bringen sich gegenseitig auf den neusten Stand, was ein laufendes Projekt oder eine zu erledigende Aufgabe angeht. Dabei sehen beide Meeting-Teilnehmer jeweils das Bild Ihres “Gegenübers” auf ihrem Bildschirm.

Team-Besprechungen

Neben der 1-zu-1-Kommunikation sind auch Team-Besprechungen im Online-Meeting möglich. Hier schalten sich gleich mehrere Teilnehmer zur Besprechung dazu und können - wie im analogen Meeting-Raum - miteinander sprechen. Je nach Tool und Einstellung sehen Sie hier entweder die Videoübertragung aller Teilnehmer gleichzeitig (zum Beispiel in Kacheln oder “Bubbles” auf dem Bildschirm), oder es erscheint jeweils nur das Bild des Sprechenden im Großformat. Um Chaos und Verwirrungen zu vermeiden, haben die Meeting-Teilnehmer hier in der Regel die Möglichkeit, ihr Mikrofon stumm zu schalten (um zum Beispiel Umgebungsgeräusche zu unterdrücken) und der jeweilige Moderator kann einzelne Teilnehmer flexibel aus dem Meeting entfernen oder nachträglich hinzufügen. Auf digitalen Whiteboards macht sich das Team gemeinsam Notizen und hält Ergebnisse fest, während der Moderator mithilfe von Markierwerkzeugen wichtige Punkte hervorheben kann.

Kundenpräsentationen

Viele moderne Videokonferenz-Systeme sind so flexibel gestaltet, dass oft nur der Moderator einen Client oder eine App herunterladen muss, um ein Meeting zu starten. Eingeladene Gäste können sich dann einfach und bequem per Browser hinzuschalten, wenn sie über den entsprechenden Link oder die Meeting-ID verfügen. Das macht Videokonferenz-Tools ideal, um damit Kundengespräche zu führen und Präsentationen abzuhalten. Viele Tools geben Ihnen die Möglichkeit, Präsentationen (z.B. aus PowerPoint und Co.) in Ihre Tool hochzuladen, oder alternativ Ihren Bildschirm mit der laufenden Präsentation mit Ihren Gästen zu teilen.

Webinare und Schulungen

Einige Videokonferenz-Tools auf dem Markt bieten Ihnen Kapazitäten für mehrere hundert Teilnehmer, womit sie ideal geeignet sind, um Webinare mit großen Besucherzahlen oder Schulungen und Lehrveranstaltungen durchzuführen. Dabei spricht in der Regel nur der Moderator und streamt seinen Bildschirm an alle anderen Teilnehmer, während diese stumm und ohne Bild bleiben. Bei Fragen haben Zuhörer aber oft die Möglichkeit, virtuell die Hand zu heben (woraufhin der Moderator ihre Audio-Übertragung aktivieren kann). Zudem besteht die Möglichkeit, das gesamte Meeting aufzuzeichnen und anschließend als Video- oder Audio-Datei zu verschicken. So müssen sich Ihre Zuhörer während der Sitzung nicht umständlich Notizen machen.

Wer braucht ein Videokonferenz-Tool?

Der Einsatz eines Online-Meeting-Tools ist für so gut wie jedes Unternehmen sinnvoll, in dem die Kommunikation mit dem Team ein großer Teil der Arbeit ist. Besonders profitieren können Teams in Remote-Arbeit oder Firmen, in denen Mitarbeiter regelmäßig oder teilweise im Home Office arbeiten. Auch große Enterprises benötigen Videokonferenz-Systeme, um mit den internationalen Kollegen in Kontakt zu bleiben. Zuletzt gehören auch Freelancer zur Zielgruppe, die Wert auf persönlichen Kundenkontakt legen.

Videokonferenzsysteme im Home Office und in Remote Teams

Home Office und Remote Work sind ein Trend, der vor allem durch die fortschreitende Digitalisierung und die Forderungen der Generationen Y und Z nach einer besseren Work-Life-Balance losgetreten wurde. Die Arbeit von Zuhause aus gehört mittlerweile zu den beliebtesten “Perks” bzw. Zusatzleistungen von Unternehmen, um für Arbeitgeber attraktiver zu sein. Laut dem Digitalverband Bitkom boten im Jahr 2019 bereits rund 40 Prozent aller deutschen Unternehmen Home-Office-Regelungen für ihre Mitarbeiter; Tendenz steigend.

Darüber hinaus arbeiten aktuell bereits über 50 Prozent aller Arbeitnehmer ganz oder teilweise von Zuhause aus:

Home Office und Remote Work werden immer beliebter und sind nicht nur ein kurzweiliger Trend
Home Office und Remote Work werden immer beliebter und sind nicht nur ein kurzweiliger Trend
Quelle: trusted.de

Für Teams, die remote arbeiten, ist der Einsatz von Online-Meeting-Tools und Videokonferenzen unabdingbar, um miteinander in Kontakt zu bleiben. E-Mail und Telefon-Konferenzen sind oft keine Alternative, da gewisse Aufgaben “face to face” besprochen werden wollen. Zudem fördert der Austausch per Videokonferenz auch die persönliche Bindung zwischen Mitarbeitern, die sich ansonsten selten bis nie persönlich begegnen, und verleiht zuvor unbekannten Teammitgliedern sprichwörtlich ein Gesicht.

Die Corona-Krise 2020 hat gezeigt, dass eine funktionierende Home-Office-Regelung und die nötige digitale Ausstattung dafür - und sei es nur für den Notfall - mittlerweile nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel sein sollte. Aber auch unabhängig von einer drohenden Epidemie und deren Folgen sollte sich jedes moderne Unternehmen darauf einstellen, dass Home Office in den kommenden Jahren ein immer größeres Thema werden wird und sich entsprechend darauf einstellen.

Videokonferenzsysteme in internationalen Unternehmen

Unternehmen, deren Teams auf mehrere Länder aufgeteilt sind, und die ihre jeweiligen Zweig- und Nebenstellen verwalten wollen, profitieren enorm vom Einsatz einer Videokonferenz-Lösung. So vernetzen Sie sich flexibel mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt und halten auch Kontakt zu Kollegen, die gerade auf Dienstreise im Ausland unterwegs sind.

Um die Konferenz- und Meeting-Räume in Ihrem Büro nicht vollkommen veröden zu lassen, kann es für große Firmen teilweise auch sinnvoll sein, zusätzlich zur entsprechenden Software auch die nötige Hardware auszustatten. Einige Videokonferenz-Systeme kommen nämlich nicht nur mit einem Cloud-Tool daher, sondern bieten zusätzlich auch ganze Raumsysteme, bestehend aus Kameras, Mikrofonen und Bildschirmen für Ihre Konferenzräume an.

Videokonferenzsysteme für Freelancer und Selbstständige

Freelancer und Selbstständige kommen in der Regel selten von Angesicht zu Angesicht mit ihren Kunden zusammen. Oft sitzen Kunden in einer anderen Stadt oder es findet sich einfach schlicht kein Termin für den persönlichen Austausch. Freelancer, die dennoch Wert auf engen und persönlichen Kundenkontakt legen, können Videokonferenz-Systeme verwenden, um mit ihren Neu- und Bestandskunden zumindest virtuell zusammenzukommen.

Vom ersten Kennenlernen über die Auftragsvergabe und das Projektbriefing bis hin zu spezifischen Fragen während der Arbeit - dank integrierter Kalendersysteme und der flexiblen Cloud sind Online-Meetings schnell terminiert und aufgesetzt. So können Sie sich regelmäßig mit Ihren Auftraggebern austauschen, ohne dabei viel Zeit (und Geld) für die Anfahrt zu verschwenden.

Videokonferenzsysteme im Kundenservice?

Teilweise kommen Online-Meeting-Tools heutzutage auch “zweckentfremdet” im Kundenservice und im persönlichen Support zum Einsatz. Durch die Möglichkeit zum Screen Sharing und teilweise auch zur Fernsteuerung und -wartung durch den Moderator eignen sich diese Systeme gut, um mit dem Kunden gemeinsam auf dessen PC eine Lösung für ein technisches Problem zu finden. Intern können auch IT-Teams diese Tools nutzen, um ihren Kollegen eine neue Softwarelösung näher zu bringen oder Bugs und Probleme zu identifizieren.

Videokonferenz-Systeme, die besonders auf diese Sparte setzen, sind zum Beispiel FastViewer und TeamViewer.

Welche Vorteile haben Videokonferenz-Systeme?

Der Einsatz von Videoconferencing-Tools verspricht zeitliche und räumliche Flexibilität für Ihre Besprechungen, spart Ressourcen und Zeit ein und verbessert die Kollaboration und die Produktivität in Remote-Teams. Einer der größten Vorteile ist die Vernetzung aller Teammitglieder - egal, wo auf der Welt sich diese gerade befinden. Solange Sie Internetzugang haben, können Sie flexibel und ad hoc einen Meeting-Raum aufsetzen und eine Videokonferenz durchführen.

Zeitliche und örtliche Flexibiliät

Der große Vorteil von Videokonferenz-Tools ist ihre Flexibilität. Meetings können von so gut wie jedem internetfähigen Gerät gestartet und durchgeführt werden. Ob PC, Notebook oder Mobilgeräte wie Smartphones und Tablets. Da diese Geräte heute größtenteils über eingebaute Kameras und Mikrofone verfügen, benötigen Sie auch keine zusätzliche Hardware wie Webcams und Co. Stattdessen können Sie von jedem Gerät und zu jeder Zeit ein Meeting aufsetzen, Ihre Teammitglieder einladen und sofort durchstarten.

Zeit- und Geldersparnis

Für mittlere bis große Unternehmen steht dagegen die Zeit- und Kostenersparnis im Vordergrund. Anstatt Geschäftsreisen zu unternehmen oder Kollegen zu analogen Konferenzen quer durch Deutschland (oder sogar ins Ausland) zu schicken, planen Sie einfach eine Videokonferenz mit Ihrer Zweigstelle oder Ihrem Kunden und können dadurch Zeit und Geld sparen. Laut Einer Umfrage des Telefonie-Anbieters toplink sind durch die Umstellung auf Videokonferenz-Systeme deutschlandweit Einsparungen von bis zu 1 Mrd. Euro möglich.

Videokonferenz Beispiele und Anwendungsfälle?

1-zu-1-Gespräche im Home Office

Lukas und Lara arbeiten gemeinsam an einem Projekt für ihr Architekturbüro. Aufgrund der Corona-Situation können Sie allerdings nicht mehr ins Büro fahren, um sich persönlich auszutauschen, sondern arbeiten nun im Home Office. Das läuft eigentlich sehr gut. Doch etwas scheint mit den Plänen nicht zu stimmen, die Lara als Datei vorliegen; eine Wand ist zu kurz. Ob Lukas wohl beim Vermessen einen Fehler gemacht hat?

Sofort startet Lara Ihr Online-Meeting-Tool und eröffnet einen Besprechungsraum. Sie könnte Lukas per E-Mail einladen, aber dann könnte es noch dauern, bis Lukas die Mail auch sieht. Also kopiert sie stattdessen den Einladungslink und schickt ihn per Messenger an Lukas, zusammen mit der Frage, ob er kurz Zeit für ein Gespräch hat.

Lukas wählt sich mit seinem Smartphone in das Meeting ein und Lara kann ihr Problem schildern. Gleichzeitig teilt sie per Screen Sharing den Plan, an dem Sie gerade arbeitet, damit Lukas versteht, was das Problem ist. Lukas gleicht den Plan mit seinen Dateien ab und stellt fest, dass Lara mit einer alten Version arbeitet, in der einige Maße nicht richtig eingetragen waren. Schnell schickt er Lara direkt im Meeting die aktuellste Version des Plans, damit sie mit den richtigen Maßen weiterarbeiten kann. Nach nicht einmal 5 Minuten können die beiden ihr Meeting beenden und Lara macht sich wieder an die Arbeit.

Kickoff-Meetings und Teambesprechungen

Nina, Tom und Michelle wurden gerade als Projektteam für einen wichtigen Kundenauftrag zusammengestellt. Projektleiterin Nina arbeitet in Frankfurt, während Tom und Michelle in einer Zweigstelle in München arbeiten. Nina setzt ein Online-Meeting an, damit die drei sich für das Kickoff des Projekts austauschen können. Während der Besprechung halten die drei auf ihrem digitalen Whiteboard die wichtigsten besprochenen Punkte fest und verteilen die Aufgaben.

Plötzlich bekommt Nina eine Nachricht: Ihr Vorgesetzter Daniel will sich in die Besprechung einklinken, um sich den Plan des Teams anzuschauen. Nina fügt ihn schnell der Besprechung hinzu, doch Daniel schaltet seine Kamera und sein Mikrofon ab, um als “stiller Zuhörer” das Meeting nicht zu stören. Nina, Tom und Michelle beenden ihr Meeting und wissen nun alle genau, was zu tun ist. Nachdem Tom und Michelle den Meeting-Raum verlassen haben, aktiviert Daniel Bild und Ton, um Nina persönlich zum gelungenen Kickoff zu gratulieren und für das kommende Projekt alles Gute zu wünschen.

Kundenakquise und Auftragsdetails

Jan ist ein Freelancer und arbeitet als Übersetzer und Schreibberater. Er erhält ein Angebot von einer deutschen Firma für einen Übersetzungsauftrag. Der Content einer ganzen Internetseite soll vom Deutschen ins Englische übersetzt werden, da das Unternehmen international expandieren will. Jan findet den Auftrag spannend, hat aber noch einige Rückfragen. Er vereinbart mit seinem neuen potentiellen Kunden ein Video-Meeting, um sich persönlich vorzustellen und die Eckpunkte der Kooperation zu klären.

Außer dem Leiter des Content-Marketing-Teams - Jans Auftraggeber - nimmt außerdem noch ein Kollege am Meeting teil, der gerade auf Geschäftsreise ist und sich deswegen mit seinem Smartphone zuschaltet. Alle verstehen sich prächtig und Jan bekommt alle Antworten, die er wollte. Zum Schluss schickt ihm sein neuer Kunde direkt einige Briefing-Unterlagen zur Orientierung sowie die ersten zu bearbeitenden Texte zu.

Welche sind die besten Videokonferenz-Tools?

Die Top-5-Videokonferenz-Tools im aktuellen Vergleich sind Zoom, GoToMeeting und Cisco Webex, gefolgt von Microsoft Teams und Google Hangouts. Um die besten Online-Meeting-Tool zu ermitteln hat trusted alle Tools im Vergleich einem umfangreichen Test unterzogen. Neben diversen Test-Meetings in jedem Tool sind außerdem das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Datenschutz- und Sicherheitsstandards jedes Tools in den Vergleich mit eingegangen. Hier erfahren Sie mehr:

AnbieterLogMeIn GoToMeetingClickMeetingFastViewer
Kundenbewertung
4.4
4.4
4
Preis - 17,00€ - 39,00€38,00 - 38,00€
Kostenlose Testphase
Support E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich
Geeignet für Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen
Unterstützte Plattformen Web-App, iOS, Android, Windows (On-Premise), MacOS (On-Premise) Web-App, iOS, Android Web-App, iOS, Android, Windows (On-Premise), MacOS (On-Premise)
Testbericht

So hat trusted Videokonferenz-Software getestet

Im umfangreichen Praxistest hat die trusted-Redaktion jedes der getesteten Videokonferenz-Tools für Sie auf Herz und Nieren geprüft. Mithilfe von Test-Meetings mit unterschiedlich vielen Teilnehmern hat trusted die Übertragungsqualität sowie die spezifischen Funktionen und Features aller Lösungen geprüft. Zudem waren auch der jeweilige Preis der einzelnen Tarife, die Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Datenschutz sowie der Kundensupport der Anbieter wichtige Testkriterien. Gut zu wissen: Der gesamte Praxistest sowie die Erstellung aller Inhalte für den Videokonferenz-Vergleich hat das trusted-Team im Home Office erstellt. So konnte sich die Redaktion ein gutes Bild der einzelnen Tools und ihrer Vor- und Nachteile machen und unter realen Alltagsbedingungen testen.

15%

Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer- oder Hostlizenzen sind integriert und wie viele Teilnehmer können für diesen Preis am Meeting teilnehmen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

20%

Setup

Wie schnell sind Meetings geplant und Meeting-Räume erstellt? Benötigen Sie einen Client, oder können Sie Ihr Meeting ganz einfach über den Browser verwalten? Wie funktionieren Einladungen und wie einfach ist es für Teilnehmer, dem Meeting beizutreten?

20%

Meeting

Wie läuft das Meeting konkret ab? Welche Funktionen und Features stehen Ihnen als Moderator und als Teilnehmer zur Verfügung? Wie gut ist die Qualität der Übertragung? Kommt es zu Rucklern, Verbindungsabbrüchen oder sonstigen Fehlern?

15%

Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Videokonferenz-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

15%

Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

15%

Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche Arten von Videokonferenz-Software gibt es?

Gemeinhin unterscheidet man zwischen Meeting- und Webinar-Software. Während Online-Meetings interaktiv aufgebaut sind und der Kommunikation und dem Austausch im Team dienen, richten sich Webinare potentiell an mehrere hundert Teilnehmer und dienen vor allem der Vermittlung von Wissen. Hier spricht meist nur der Moderator, während die übrigen Teilnehmer unbeteiligte Zuhörer sind. Eine Spielart der Webinar-Software mit spezifischen Features für die Wissensvermittlung ist die Learning-Software.

Online-Meeting-Software

Mithilfe von Online-Meeting-Software veranstalten Sie Meetings und Konferenzen zwischen Einzelpersonen oder im Team. Dabei haben alle Teilnehmer grundsätzlich die gleichen Optionen und Rechte und werden - sofern das möglich ist - auch alle in einem Screen angezeigt. Hier soll die gleiche Atmosphäre herrschen, wie in einem analogen Meeting im Meeting-Raum, das heißt: alle Teilnehmer können miteinander sprechen, gemeinsam auf das digitale Whiteboard zugreifen und sich austauschen.

In einem Online-Meeting sind alle Teilnehmer gleichermaßen aktiv und können miteinander reden
In einem Online-Meeting sind alle Teilnehmer gleichermaßen aktiv und können miteinander reden
Quelle: trusted.de

Spezifische Funktionen von Online-Meeting-Software sind beispielsweise das Screen Sharing, das digitale Whiteboard, der Remote-Zugriff zur Fernsteuerung der Geräte Ihrer Teilnehmer, der Chat sowie der Austausch von Dateien.

Online-Meeting-Software eignet sich für den 1-zu-1-Austausch mit Ihren Kollegen, für Projekt- und Kickoff-Meetings sowie für Assessments oder Feedbackgespräche. Zweckentfremdet lassen sich Online-Meeting-Tools auch für Video-Interviews, Bewerbungsgespräche oder im persönlichen Kundensupport einsetzen. Auch privat - für den einfachen und schnellen Austausch mit Freunden und Familie - wird diese Art der Software immer beliebter.

Webinar-Software

Webinare sind anders aufgebaut, als Online-Meetings. Obwohl auch hier die zeit- und ortsgebundene Kommunikation im Vordergrund steht, ist der Zweck ein anderer. Im Webinar geht es nicht um den gegenseitigen Austausch, sondern vielmehr darum, Wissen zu vermitteln oder eine Präsentation zu halten. Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer - das können nur eine handvoll sein oder mehrere Hundert - spricht hier in der Regel nur der Moderator und dessen Co-Moderatoren, während die Teilnehmer stumm geschaltet sind.

Während in Online-Meetings alle Teilnehmer auf dem Bildschirm zu sehen sind oder jeweils immer das Bild des Sprechenden eingeblendet wird, wird in einem Webinar nur das Videosignal des Hosts übertragen, das alle Teilnehmer empfangen. Zudem haben - anders als in Online-Meetings - die Zuhörer selten die Möglichkeit, während der Session miteinander zu chatten oder Dateien auszutauschen.

In einem Webinar ist in der Regel nur der Host zu sehen und aktiv, während die Teilnehmer zuschauen und -hören
In einem Webinar ist in der Regel nur der Host zu sehen und aktiv, während die Teilnehmer zuschauen und -hören
Quelle: trusted.de

Spezifische Features von Webinar-Tools sind beispielsweise das Einblenden von Präsentationen, das Stummschalten und Entfernen von Teilnehmern durch den Moderator, das digitale “Melden” für Ihre Zuhörer sowie Recording-Tools zur Aufzeichnung der Sessions. Zudem verfügen diese Lösungen oft über eine Anmeldungs- und Teilnehmerverwaltung, um auch große Webinare mit sehr vielen Teilnehmern zu verwalten.

Webinar-Software eignet sich (natürlich) für die Durchführung von Webinaren und Präsentationen sowie für interne Schulungen und Weiterbildungskurse. Einige Webinar-Tools bringen auch die Möglichkeit mit, die Session nicht nur auf Einladung zu öffnen sondern live zu streamen. So können Sie (zum Beispiel via Facebook oder YouTube) eine größere Masse an Zuhörern erreichen.

Learning-Software

Learning-Software ist eine Spielart der Webinar-Software und vor allem für die Vermittlung von Lerninhalten konzipiert. Statt im virtuellen Meetingraum befinden Sie sich hier mit Ihren Teilnehmern in einem virtuellen Klassenzimmer, halten Vorträge und stellen Lernmaterialien bereit. Ebenso wie die Webinar-Software verfügt auch die Learning-Software über eine umfassende Teilnehmer-Verwaltung und bringt außerdem Analyse-Tools mit, um die Anwesenheit und den Fortschritt Ihrer “Klasse” zu messen.

Spezifisch für Learning-Software ist die sehr detaillierte Verwaltung von Dateien und Lernmaterialien, die Sie Ihre Zuhörern live während der Session zur Verfügung stellen können.

Begrifflichkeiten: Unterschiede zwischen Video- und Web-Konferenzen?

Teilweise werden Sie vielleicht schon auf Quellen gestoßen sein, die einen Unterschied zwischen Video-Konferenzen bzw. Video-Conferencing-Tools und Web-Konferenzen bzw. Web-Conferencing-Tools machen. Die beiden Begriffe sind nicht ganz trennscharf und die Grenzen daher in der Regel fließend. Klassischerweise besteht der Unterschied zwischen Video- und Webkonferenzen darin, dass Videokonferenzen ausschließlich Videosignale übertragen und auf Features wie das Screen Sharing oder den Dateiaustausch verzichten müssen.

Diese Unterscheidung ist allerdings nicht mehr zeitgemäß, da moderne Videokonferenz-Lösungen solche Features beinahe durch die Bank ebenfalls mitbringen. Daher verwendet trusted die Begriffe “Video-Conferencing” und “Web-Conferencing” in diesem Ratgeber auch größtenteils synonym, ebenso wie die meisten Provider.

Welche Funktionen bieten Videokonferenz-Tools?

Neben der Übertragung von Video- und Audiosignalen haben sich mittlerweile einige Standards für Video- und Web-Conferencing-Tools herauskristallisiert. Diese sind: Screen Sharing, File Sharing, Chat, Whiteboarding, Recording und Remote Desktop. Die meisten modernen Videokonferenz-Tools bringen diese Features standardmäßig mit; teilweise sind diese allerdings nicht in den günstigsten Tarifen enthalten sondern kommen erst in den größeren (und teureren) Paketen hinzu.

Video- und Audio

Brot und Butter einer Videokonferenz ist und bleibt die reibungslose Übertragung Ihres Video- und Audiosignals. Das von Ihrer Webcam oder Handykamera abgegriffene Bild und vor allem Ihr Ton muss ohne Übertragungsschwierigkeiten bei Ihren Gesprächspartnern ankommen, damit ein produktives Meeting zustande kommen kann. Dementsprechend benötigen Sie für eine Videokonferenz neben Ihrem internetfähigen Gerät zusätzlich auch eine Webcam und ein Mikrofon; beides ist in modernen Geräten allerdings bereits verbaut.

In Videomeetings sehen und hören Sie Ihre Meeting-Teilnehmer genau wie im analogen Konferenzraum
In Videomeetings sehen und hören Sie Ihre Meeting-Teilnehmer genau wie im analogen Konferenzraum
Screenshot: trusted.de
Quelle: microsoft.com

Idealerweise lassen sich auf Wunsch sowohl Bild als auch Ton unabhängig voneinander deaktivieren; um beispielsweise durch die Deaktivierung der Videoübertragung Daten zu sparen, oder durch das Stummschalten des eigenen Tons das aktuelle Meeting nicht durch Umgebungsgeräusche zu stören, wenn Sie sich gerade in der Öffentlichkeit aufhalten.

Screen Sharing / Bildschirmübertragung

Die Bildschirmübertragung gehört zu den wichtigsten Funktionen moderner Meeting-Tools. Durch das Screen Sharing ersetzen Sie Ihr Videobild durch eine Einblendung Ihres Bildschirms, so dass Sie Ihren Meeting-Teilnehmern eine Präsentation, eine Grafik, ein Dokument oder ein Tool zeigen können.

Per Bildschirmübertragung zeigen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern Webseiten, Dokumente, Bilder oder Präsentationen
Per Bildschirmübertragung zeigen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern Webseiten, Dokumente, Bilder oder Präsentationen
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamviewer.com

Ihre Teammitglieder können sehen, woran Sie gerade arbeiten, Vorschläge dazu abgeben und Änderungen anregen, die Sie direkt im Live-Meeting umsetzen können. Das klappt zum Beispiel auch mit Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablets.

Die Bildschirmübertragung funktioniert auch auf Mobilgeräten, beispielsweise mit Ihrem Smartphone
Die Bildschirmübertragung funktioniert auch auf Mobilgeräten, beispielsweise mit Ihrem Smartphone
Screenshot: trusted.de
Quelle: microsoft.com

Eine Art des Screen Sharing ist das sogenannte “Application Sharing”. Dabei spiegeln Sie nicht Ihren gesamten Desktop, sondern nur ein einzelnes offenes Fenster, beispielsweise Ihren Browser oder ein Programm wie Word, Excel, Photoshop, etc. In vielen Fällen können Sie flexibel zwischen den geteilten Fenstern wechseln, so dass Sie immer nur die Inhalte und die Teile Ihres Bildschirms teilen, die für Ihr Team relevant sind.

File Sharing / Dateiübertragung

Das Teilen von Dateien und Dokumenten gehört zum Standardrepertoire einer Videokonferenz-Software. Damit stellen Sie anderen Meeting-Teilnehmern Dateien zur Verfügung, die diese benötigen oder auf die sie einen Blick werfen sollen. Dateien teilen Sie dabei entweder mit allen Anwesenden oder nur mit einzelnen Teilnehmern im Meeting.

Digitales Whiteboard

Ein digitales Whiteboard erlaubt es Ihnen und Ihrem Team, während des Meetings Notizen und Skizzen anzufertigen und die wichtigsten Ergebnisse für alle Teilnehmer zu visualisieren. In manchen Lösungen kann nur der Moderator auf das Whiteboard zugreifen oder den Zugriff anderer Teilnehmer einschränken; in anderen Lösungen arbeiten alle Teammitglieder gemeinsam am Whiteboard und nutzen die Zeichen- und Markierfunktionen zusammen.

Auf dem digitalen Whiteboard zeichnen und planen Sie mit Notizen und Zeichenwerkzeugen
Auf dem digitalen Whiteboard zeichnen und planen Sie mit Notizen und Zeichenwerkzeugen
Screenshot: trusted.de
Quelle: webex.com

Chat

Ein Textchat oder interner Messenger ist in den meisten Videokonferenz-Lösungen integriert. Mit den Meeting-Teilnehmern zu chatten, erscheint aufgrund der Tonübertragung zunächst einmal überflüssig; gerade in Situationen, in denen einzelne Teilnehmer nicht sprechen können (weil sie sich beispielsweise an einem sehr lauten Ort aufhalten) oder kein Mikrofon zur Verfügung haben, ist der zusätzliche Textchat aber hilfreich. Zudem können über den Chat Fragen zwischen einzelnen Teilnehmern ausgetauscht werden, ohne dabei das laufende Meeting zu stören.

Ein Chat ist in vielen Videokonferenzen ebenfalls integriert - zum Beispiel um URLs auszutauschen oder um zu reden, ohne den Sprecher zu stören
Ein Chat ist in vielen Videokonferenzen ebenfalls integriert - zum Beispiel um URLs auszutauschen oder um zu reden, ohne den Sprecher zu stören
Screenshot: trusted.de
Quelle: google.com

Remote-Zugriff / Fernsteuerung / Fernwartung

Der Remote-Zugriff (in der Regel als “Fernwartung” bezeichnet) gestattet einem Meeting-Teilnehmer die Kontrolle über Ihre Tastatur und Maus. Während Ihr Bildschirm im Vollbild angezeigt wird, kann Ihr Kollege so auf Ihrem PC navigieren und Ihnen so beispielsweise die Lösung für ein Problem zeigen oder eine Seite oder ein Dokument öffnen, ohne Ihnen dafür umständlich mündliche Anweisungen zu geben. Außerdem kommt die Fernwartung oft im Kundensupport zum Einsatz, um Kunden direkt bei Problemen helfen zu können.

Recording-Funktion

Mithilfe einer Recording-Funktion zeichnen Sie Ihr Meeting auf und speichern es als Video-Datei. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Webinar-Teilnehmern im Anschluss an den Vortrag die gesamte Session zur Nachbereitung zur Verfügung stellen wollen, oder um wichtige Punkte im Meeting festzuhalten, ohne, dass Ihre Teilnehmer sich dabei selbstständig Notizen machen müssen.

Telefoneinwahl

Die Einwahl zum Meeting per Telefon ist ein Relikt aus den Zeiten klassischer Telefonkonferenzen, aber auch heute noch immer noch ein sinnvolles Feature. Teilnehmern werden dabei statt Meeting-IDs oder Links Telefonnummern zur Verfügung gestellt, mit denen Sie sich per Telefon in ein laufendes Meeting einklinken können. Dabei wird natürlich kein Bild, sondern nur Ton übertragen. Das kann hilfreich sein, wenn einzelne Teilnehmer sich gerade in einem Gebiet ohne konstante Internetverbindung aufhalten. Globale Einwahlmöglichkeiten per Telefon bieten beispielsweise Anbieter wie PGi GlobalMeet oder Mikogo.

Welche Schnittstellen braucht ein Videokonferenz-System?

Je nachdem, wie und wofür Sie Ihr Videokonferenz-System einsetzen wollen, können verschiedene Schnittstellen sinnvoll sein. Immer lohnt sich eine Anbindung an gängige Kalendersysteme wie den Google Kalender oder den Kalender von Microsoft Outlook, um Termine für anstehende Meetings zu verwalten. Viele Videoconferencing-Tools sind außerdem mit Schnittstellen zu Messenger-Systemen wie Slack oder zu Helpdesk-Tools wie Zendesk ausgestattet.

Schnittstellen zu Online-Kalendern

Mithilfe einfacher Schnittstellen zu Online-Kalendern wie beispielsweise dem Kalender der Google Suite (G Suite) oder zu Microsoft Outlook können Sie direkt in Ihrem Videokonferenz-Tool einen Termin für Ihr nächstes Meeting festlegen und mit Ihrem Team teilen. Eingeladene Kollegen erhalten direkt eine E-Mail mit dem Termin und dem Link zum Meeting-Raum. Dadurch profitieren Sie gleichzeitig von automatischen Erinnerungen und E-Mail-Notifications für alle eingeladenen Teammitglieder.

Per Kalender-Synchronisation landen geplante Meetings direkt in Ihrem Online-Kalender (und umgekehrt)
Per Kalender-Synchronisation landen geplante Meetings direkt in Ihrem Online-Kalender (und umgekehrt)
Screenshot: trusted.de
Quelle: google.com

Schnittstellen zu Slack und Co.

Moderne Tools wie Zoom und Co. bringen oft eine native Schnittstelle zum Business-Messenger Slack oder ähnlichen Business-Chats mit. Durch die nahtlose Anbindung der beiden Systeme ist es zum Beispiel möglich, direkt aus Slack heraus einen Meeting-Raum zu eröffnen und direkt einen entsprechenden Link zu generieren. So müssen Ihre Gesprächspartner nur noch auf den Link in Slack klicken, um der Session beizutreten.

Schnittstellen zu Projektmanagement-Software

Einige Online-Meeting-Tools (zum Beispiel eyeson oder AnyMeeting, sowie die Siegerriege um Zoom und Co.) verfügen über Schnittstellen zu gängiger Projektmanagement-Software wie Trello oder Jira, die in vielen Teams zum Einsatz kommt. So können Sie zum Beispiel Ihr aktuelles Projektboard in die Sitzung einfügen, um direkt während des Meetings an Projekten zu arbeiten oder Tickets zu verwalten.

Schnittstellen zu Helpdesk-Software

Videokonferenz-Tools, die auch für den Einsatz im direkten Kundensupport geeignet sind, warten oft mit Schnittstellen zu Helpdesk-Software auf. Darunter sind beispielsweise Tools wie:

  • Freshdesk
  • Talkdesk
  • Zendesk
  • und weitere

Damit starten Sie direkt aus Ihrem Helpdesk heraus einen Videocall zu Ihrem Kunden und können ihm anschließend - dank Screen Sharing und Remote-Steuerung - bei seinem Problem helfen.

Was kostet Videokonferenz-Software?

Moderne SaaS-Meeting-Tools erhalten Sie ab zwischen 10 und 15 Euro pro Monat für einen Moderator. Diese Standard-Tarife enthalten oft die wichtigsten Basis-Features für Ihre Meetings und bieten Platz für zwischen 25 und 100 Teilnehmer. Wollen Sie den jeweils vollen Funktionsumfang, brauchen Sie mehr Host-Lizenzen oder benötigen Sie Spezialfeatures wie die Telefoneinwahl bezahlen Sie zwischen 30 und 300 Euro pro Monat. Manche Meeting-Tools im Vergleich gibt es für die private Nutzung gänzlich kostenlos.

Hosts, Moderatoren, Nutzer und Teilnehmer

Eine Host- oder Moderator-Lizenz entspricht in der Regel einem “Nutzer” der Software. Als Host haben Sie die Möglichkeit, Meetings zu planen, Meeting-Räume zu eröffnen, Einladungen zu verschicken und Meetings zu leiten. In der Regel benötigt der Host einen Client oder eine App auf seinem Gerät und muss sich einen Account erstellen, mit dem er sich anmelden kann. Teilnehmer hingegen benötigen gemeinhin keinen eigenen Account, sondern können sich einfach per Link (und meist im Browser) zu einem Meeting zuschalten.

Kosten und Tarife variieren mitunter stark zwischen einzelnen Videokonferenz-Lösungen, da viele Provider im Vergleich unterschiedliche Zahlungsmodelle anbieten. Während einige Anbieter fixe Pakete aus einer fixen Anzahl an möglichen Hosts/Moderatoren und Teilnehmern schnüren und dafür einen monatlichen Betrag in Rechnung stellen, rechnen andere Anbieter flexibel je Nutzer ab.

Abrechnung pro Monat

Anbieter wie GoToMeeing, ClickMeeting, eyeson, GoMeetNow oder join.me arbeiten mit festen Paketen. Die verfügbaren Tarife unterscheiden sich hier sowohl anhand der enthaltenen Funktionen und Features, als auch anhand der enthaltenen Host-Lizenzen und Teilnehmerzahlen.

Einige Anbieter rechnen ganz klassisch mit fixen Monatspreisen ab
Einige Anbieter rechnen ganz klassisch mit fixen Monatspreisen ab
Screenshot: trusted.de
Quelle: eyeson.com

Beispiel: Der eyeson-Tarif “For You” (9 US-Dollar pro Monat) enthält 1 Host-Lizenz und bietet Platz für bis zu 4 Teilnehmer. Dieser Tarif enthält Standard-Features wie Screen Sharing und einen Präsentationsmodus. Der nächstgrößere Tarif “For Teams” (99 US-Dollar pro Monat) enthält dagegen 15 Host-Lizenzen und bietet Platz für bis zu 100 Teilnehmer, zudem kommen hier Spezialfeatures wie Recording und Live-Streams hinzu.

Abrechnung pro Monat/Nutzer bzw. pro Monat/Host

Online-Meeting-Tools wie Zoom oder GatherPlace bieten Nutzer- bzw. Host-basierte Pakete an. Das bedeutet: Auch hier gibt es verschiedene Tarife mit einem jeweils anderen Funktionsumfang, allerdings erfolgt die Abrechnung nicht fix sondern orientiert sich an der Anzahl der Host- bzw. Nutzer-Lizenzen, die Sie benötigen.

Einige Tools sind flexibel und berechnen die Kosten anhand der benötigten Benutzer- oder Moderatoren-Lizenzen
Einige Tools sind flexibel und berechnen die Kosten anhand der benötigten Benutzer- oder Moderatoren-Lizenzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: zoom.us

Beispiel: Der Zoom-Tarif “Pro” enthält bereits Platz für 100 Teilnehmer und kostet rund 14 Euro pro Monat und Host. Hier sind die wichtigsten Standard-Features und eine Benutzerverwaltung integriert. Benötigen Sie eine zweite Nutzer-Lizenz, sprich soll ein zweites Teammitglied in der Lage sein, Meetings zu starten, bezahlen Sie rund 28 Euro pro Monat, für drei Nutzer rund 42 Euro, und so weiter.

Videokonferenz und Online-Meeting Preisbeispiele

Da das Zahlungsmodell bei vielen Videokonferenz-Lösungen teilweise sehr unterschiedlich und oft nicht einfach zu durchschauen sind, bietet trusted Ihnen an dieser Stelle Preisbeispiele von 5 verschiedenen Anbietern aus dem aktuellen Vergleich, die sich an der realistischen Situation eines Startups bzw. eines Projektteams in einem mittelgroßen bis großen Unternehmen orientieren:

Sagen wir, Sie wollen ein Team von 10 Personen (plus Teamleiter) mit einer Online-Meeting-Lösung ausstatten. Das bedeutet Sie benötigen eine Host-Lizenz sowie Platz für maximal 10 Teilnehmer. Ihre Meetings dauern im Schnitt zwischen 30 und 120 Minuten und Sie benötigen Standard-Features wie das Screen Sharing und den Dateiaustausch. Besonders wichtig ist Ihnen das digitale Whiteboard, bzw. Zeichenwerkzeuge, mit denen Sie sich während des Meetings Notizen und Skizzen machen können.

Für diesen Fall entstehen Ihnen im Schnitt diese Kosten:

Gesamtkosten/MonatTarif
Zoom13,99 €“Pro”
eyeson$ 19,00“For You” (plus Upgrade)
GoToMeeting17,00 €“Business”
ClickMeeting22,00 €“Live”
edudip Next49,00 €“Next 30”

Zoom gäbe es als Basic-Version auch ganz umsonst, hier ist allerdings die Gesprächsdauer auf je maximal 40 Minuten beschränkt. Für eyeson benötigen Sie zusätzlich zur Version “For You” für 9 US-Dollar pro Monat ein kostenpflichtiges Upgrade für zusätzlich 10 Dollar, da ansonsten nur maximal 4 Teilnehmer integriert sind. Bei GoToMeeting benötigen Sie den Business-Tarif, da im günstigeren Paket “Professional” keine Zeichenwerkzeuge integriert sind.

Tipp: Im innovativen trusted Tarifrechner können Sie sich mithilfe umfassender Filter-Elemente schnell und einfach Ihre perfekte Lösung zusammenstellen und die Kosten der einzelnen Anbieter gegenüberstellen.

Wie verhalten sich Videokonferenzen zum Datenschutz?

Besondere Bestimmungen hinsichtlich der Einführung einer Videokonferenz-Lösung in Zusammenhang mit der DSGVO gibt es im Grunde nicht. Sofern Sie Ihr Online-Meeting-System nicht zur “Mitarbeiterüberwachung” einsetzen und Ihr Team im Vorfeld darüber informieren, wenn Sie ein Meeting aufzeichnen wollen, gibt es Datenschutztechnisch keine speziellen Vorgaben zu beachten. Einzig die Auswahl des Tools sollten Sie (auch) auf datenschutztechnische Aspekte stützen.

Videokonferenz-Tools und die DSGVO

Videokonferenz-Tools werden in der Regel als SaaS-Produkte angeboten. Das bedeutet, dass die übermittelten Nutzerdaten nicht in Ihrem unternehmensinternen Server gespeichert und verarbeitet werden, sondern in den Rechenzentren des (Cloud-)Anbieter. Wie für jedes SaaS-Produkt sollten Sie daher bei der Wahl Ihrer Videokonferenz-Lösung auf einige Standards achten:

  1. Mit dem Anbieter Ihrer Wahl ist grundsätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (nach Artikel 28 DSGVO) abzuschließen. Ein solcher ist in der Regel in der Anmeldung für Ihren Account enthalten; falls nicht sollten Sie Kontakt zum Hersteller aufnehmen, und einen individuellen Vertrag abschließen.
  2. Im Sinne der europäischen DSGVO sollten Sie nur solche Tools für Ihre Online-Meetings in Erwägung ziehen, die entweder (ausschließlich) innerhalb der EU gehostet werden, oder entsprechende transparente Verarbeitungsverträge und Schutzmaßnahmen vorweisen können, die mit der DSGVO konform gehen.
  3. Stehen die Rechenzentren/Server des gewählten Anbieters außerhalb der EU bzw. des EWR oder werden Daten in ein sogenanntes “Drittland” außerhalb der EU übertragen, hat der Provider transparent nachzuweisen, das im jeweiligen Verarbeitungsland adäquate Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten existieren.

Wichtiger Hinweis: Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Juni 2020 erklärt das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig. Damit steht die rechtliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen EU und USA (bzw. zwischen Schweiz und USA) auf unsicheren Beinen; je nachdem, wie nun in Folge die EU-Kommission und die Datenschutzbehörden reagieren, widerspricht der Datentransfer in die USA vorerst den europäischen Datenschutzgesetzen. Nutzern von US-Diensten, die auch Kundendaten auf US-Server übertragen, können Abmahnungen und Bußgelder drohen. Das gilt auch für Unternehmen, die US-amerikanische Videokonferenzsysteme oder andere Kommunikationstools nutzen, um mit Mitarbeitern oder Kunden in Kontakt zu treten. Das bedeutet: Vorerst sollten Sie nicht auf Tools und Cloud-Software vertrauen, deren Rechenzentren/Server in den USA stehen. Bis die Rechtsgrundlage geklärt oder ein funktionierender Nachfolger für das Privacy Shield gefunden ist, sind Tools mit Rechenzentren innerhalb der EU bzw. in einem eindeutig in der DSGVO eingeschlossenen Drittland mit ausreichenden Sicherheitsstandards die einzige datenschutzkonforme Alternative für europäische Unternehmen. trusted hilft Ihnen im umfangreichen Videokonferenz -Vergleich bei der Auswahl der passenden (und sicheren) Tools.

Wichtige Bestimmungen und Regeln für Videokonferenzen

Spezielle Datenschutz-Bestimmungen für den Einsatz von Videokonferenz-Software im Unternehmen gibt es nicht, sofern Ihr System ausschließlich zum Informationsaustausch eingesetzt wird. Setzen Sie Ihr System allerdings zur Mitarbeiterüberwachung ein, können Ihre Mitarbeiter “schutzwürdige Interessen” geltend machen. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Sie die Einführung Ihrer neuen Software abbrechen oder eine bereits eingeführte Software wieder abschaffen müssen.

Ein Beispiel für schutzwürdige Interessen ist, wenn Sie die Status-Angaben Ihrer Mitarbeiter innerhalb der Online-Meeting-Software zur Arbeitszeitkontrolle heranziehen, automatische Protokolle über die Nutzung und/oder den Standort Ihrer Mitarbeiter anfertigen oder ohne das Wissen Ihrer Kollegen Mitschnitte von Meetings aufzeichnen und sammeln. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter daher unbedingt im Vorfeld, wenn Sie planen, ein Meeting ganz oder teilweise mitzuschneiden.

Worauf muss ich bei der Auswahl von Videokonferenz-Software achten?

Um das richtige System für Ihre Bedürfnisse zu finden, müssen Sie wissen, welche Art von Online-Meetings Sie durchführen wollen - legen Sie zum Beispiel mehr Wert auf 1-zu-1-Gespräche und Team-Meetings, oder wollen Sie ganze digitale Konferenzräume mit Webinaren und Vorträgen versorgen? Damit verbunden ist direkt die Frage, wie viele Teilnehmer bei Ihren Meetings möglich sein sollen. trusted hilft Ihnen im umfassenden Ratgeber, das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Wollen Sie Meetings oder Webinare durchführen?

Die wichtigste Frage in Bezug auf Ihre neue Videokonferenz-Software ist, welche Art von Videokonferenzen Sie damit durchführen wollen. So eignen sich einige der verglichenen Software-Lösungen eher für Team-Meetings, andere sind eher für Webinare, Vorträge und Schulungen geeignet.

Für Teams, die im Home Office miteinander kommunizieren und Projektdaten austauschen wollen, empfiehlt sich das Modell des Online-Meetings; an solchen nehmen in der Regel nur eine Handvoll Kollegen teil und alle erhalten Sprechzeit und eine Videoübertragung, so dass Sie sich ganz wie im analogen Meeting-Raum austauschen können. Zu diesen Tools gehören beispielsweise Zoom, GoToMeeting, Cisco Webex, Skype, Google Hangouts und Microsoft Teams.

Im Online-Meeting sind oft nur wenige Teilnehmer anwesend, zum Beispiel Ihr Projektteam
Im Online-Meeting sind oft nur wenige Teilnehmer anwesend, zum Beispiel Ihr Projektteam
Screenshot: trusted.de
Quelle: microsoft.com

Für Teams, die Konferenzsäle füllen und Vorträge und Präsentationen mit unterschiedlich vielen Teilnehmern veranstalten wollen, empfiehlt sich dagegen spezielle Webinar-Software. Auch für Kundenpräsentationen und Produktvorstellungen lassen sich solche Tools sehr gut nutzen. Dazu gehören beispielsweise edudip Next oder Clickmeeting.

Webinare bieten Platz für hunderte von Teilnehmern und dienen nicht dem Austausch, sondern der Präsentation von Informationen
Webinare bieten Platz für hunderte von Teilnehmern und dienen nicht dem Austausch, sondern der Präsentation von Informationen
Screenshot: trusted.de
Quelle: clickmeeting.com

Einige Tools im Vergleich, zum Beispiel Adobe Connect oder Saba Meeting, bringen auch Lösungen sowohl für Webinare als auch für Online-Meetings mit und versuchen so, alle Bedürfnisse zu befriedigen.

Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie nicht nur innerhalb des Teams in Kontakt bleiben können, sondern zum Beispiel auch Ihre Kunden im direkten Support unterstützen können, gibt es auch dafür Lösungen. Diese konzentrieren sich vor allem auf die Features Screen Sharing und Remote-Steuerung und vernetzen Sie ideal mit Ihren Anwendern bzw. Kunden. Dazu gehören beispielsweise TeamViewer und FastViewer.

Wie viele Teammitglieder sollen an Ihren Meetings teilnehmen?

Die nächste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist die nach den Kapazitäten, die Ihre Online-Meeting-Software bedienen soll. Benötigen Sie Ihr Tool größtenteils für 1-zu-1-Meetings unter den Kollegen, während diese sich im Home Office befinden? Dann reichen (je nach Teamgröße) Tools mit einer Kapazität zwischen 2 und 25 Teilnehmern in der Regel mehr als aus. Für Webinare und größere Firmenevents, die ganz oder teilweise remote abgehalten werden sollen, benötigen Sie dagegen Software mit 30 bis 100 oder noch mehr Teilnehmern. Hierfür bieten sich dann auch Features wie ein Anmeldeformular an, um den Überblick über Ihre Teilnehmer zu behalten.

Ein Anmeldeformular bietet sich zum Beispiel für Online-Events und Webinare an, um den Überblick über Teilnehmer zu behalten
Ein Anmeldeformular bietet sich zum Beispiel für Online-Events und Webinare an, um den Überblick über Teilnehmer zu behalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: edudip.com

Da die Anzahl der möglichen Teilnehmer bei vielen Anbietern direkt an den Preis oder den benötigten Tarif gekoppelt ist, sollten Sie daher schon im Vorfeld entscheiden, wie gut besucht Ihre Meetings in Zukunft werden sollen.

Der trusted Tipp: Lassen Sie bei der Berechnung Ihrer Anforderungen nicht außer Acht, dass Ihr Team gegebenenfalls noch wachsen kann oder dass Sie in Zukunft möglicherweise auch externe Gäste (wie Kunden oder externe Mitarbeiter) zum Meeting einladen wollen. Planen Sie deswegen großzügig und mit ausreichend Puffer oder wählen Sie eine Videokonferenz-Software, die Sie flexibel um zusätzliche Teilnehmerplätze erweitern können.

Wie viele Hosts benötigen Sie?

Bei der Wahl des für Sie passenden Tarifs kommt es immer darauf an, wie viele aktive Nutzer (sogenannte Hosts oder Moderatoren) Sie benötigen. Zwar machen einige Tools im Vergleich keinen Unterschied zwischen Teilnehmern und Hosts; bei vielen Anbietern gibt es allerdings eine klare Trennung. So sind dort nur Hosts in der Lage, einen Account anzulegen, die jeweilige App oder den jeweiligen Client herunterzuladen und Meetingräume zu eröffnen, in die sie anschließend Gäste einladen können. Diese wiederum benötigen keinen eigenen Account, sondern können sich flexibel per Browser zuschalten.

Die Frage ist also, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben sollen, Meetings zu erstellen. Wollen Sie Ihr Team auch in regelmäßigen 1-zu-1-Gesprächen zusammenkommen lassen, benötigt jedes Teammitglied den Host-Status und einen eigenen Account; oder Sie wählen ein Tool, bei dem es so etwas wie einen “Host” gar nicht gibt. Soll dagegen nur der Teamleiter in der Lage sein, einen digitalen Konferenzraum zu eröffnen, reicht eine einzige Host-Lizenz aus.

Wie viele Räume benötigen Sie parallel?

Nicht immer relevant ist die Frage, wie viele “Räume” Sie benötigen, also wie viele Meetings parallel stattfinden sollen. Nur wenige Anbieter haben hier eine Beschränkung; bei einigen Angeboten ist der Preis allerdings auch davon abhängig, wie viele Räume erstellt werden können. Bei eyeson beispielsweise können Sie im kleinsten Tarif “For You” nur maximal 4 parallele Räume eröffnen.

Da die Beschränkung der digitalen Meeting-Räume kein Standard ist, sollten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters darauf achten, ob und welche Einschränkungen im jeweiligen Tarif gelten.

Welche Videokonferenz-Tools gibt es auf dem Markt?

Im großen Videokonferenz-Vergleich 2020 stellt Ihnen trusted die gängigsten Online-Meeting-Tools auf dem Markt ausführlich vor. Umfangreiche Test- und Vergleichsberichte verschaffen Ihnen wertvolle Einblicke in die Möglichkeiten und die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Tools. Mithilfe unseres Tarifvergleichs finden Sie schnell und einfach das Tool, das am besten zu Ihrem Team passt. Hier finden Sie alle verglichenen Tools im kurzen Überblick:

20 Anbieter
  1. Das Videoconferencing-Tool GoToMeeting glänzt durch Innovation und viele nützliche Features. Die gute Übertragungs- und Videoqualität sowie die einfache Meeting-Erstellung sprechen klar für den Anbieter aus Boston.

  2. ClickMeeting ist flexibel und für viele Arten von Online-Events geschaffen. Ob Meetings, Konferenzen, Webinare, Workshops, Schulungen, etc. Bei ClickMeeting sind auch Events mit bis zu 1.000 Teilnehmern kein Problem.

  3. FastViewer ist ein Klassiker unter den Screen-Sharing- und Online-Meeting-Tools. Das Tool Made in Germany lockt mit höchster Sicherheit und einem flexiblen Pricing. Für Spontane ist Instant Meeting auch als Prepaid-Tarif verfügbar.

  4. Mikogo ist eine Online-Meeting-Software Made in Germany und vor allem auf Sicherheit und einfache Bedienung bedacht. Die schnelle Einwahl per Browser, App oder Telefon und die nützlichen Meeting-Funktionen zeichnen Mikogo aus.

  5. Zoom

    3.7

    Zoom ist vor allem einfach und schnell, wenn Sie den Client erst einmal auf das Gerät Ihrer Wahl heruntergeladen haben. Ein riesiges Plus ist die Anpassbarkeit des Tools auf viele Branchen und Anwendungsfälle dank nützlicher Schnittstellen.

  6. Cisco Webex Meeting ist ein Klassiker unter den Videokonferenz-Tools und hat einiges auf dem Kasten, was die Meetingplanung, -konfiguration und -steuerung angeht. Vor allem für größere Runden und/oder Webinare ist das Tool sehr zu empfehlen.

Alle Anbieter

Wie führe ich ein neues Videokonferenz-Tool in meinem Unternehmen ein?

Definieren Sie Ihren Bedarf

Um herauszufinden, welche Videokonferenz-Software Sie benötigen, sollten Sie einen Anforderungskatalog erstellen. Dazu müssen Sie wissen, wie viele Nutzerlizenzen Sie brauchen, wie viele Teilnehmer in einem Meeting Platz haben sollen und welches Budget Sie zur Verfügung haben. Keine Sorge: trusted hilft Ihnen mit einer ausführlichen Checkliste weiter unten bei der Wahl des richtigen Tools.

Statten Sie Ihr Team richtig aus

Haben Sie die richtige Software gefunden, sollten Sie nun noch klären, ob Ihr Team auch mit der passenden Hardware ausgestattet ist. Jedes Teammitglied, das an einer Videokonferenz teilnehmen soll, benötigt mindestens ein internetfähiges Gerät (zum Beispiel ein Notebook oder ein Smartphone) sowie eine Kamera und ein Mikrofon/Headset, sofern diese nicht bereits standardmäßig im jeweiligen Gerät integriert sind. Denken Sie daran, dass Screen Sharing und Co. meist nur an einem Computer funktioniert, nicht mit einem Mobilgerät. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied die nötigen Werkzeuge hat, um an Ihren Meetings teilzunehmen und schaffen Sie wenn nötig neue Hardware an.

Klären Sie die Logistik

Wollen Sie Ihre Meeting-Software auch in Ihren Büroräumen nutzen - zum Beispiel um von dort Kundengespräche zu führen oder einen Mitarbeiter auf Dienstreise zu kontaktieren - sollten dafür die nötigen Umstände geschaffen werden. Eine Telefonkabine oder ein Meeting-Raum sind gut geeignet, um Gespräche per Internet zu führen; das vollbesetzte Großraumbüro ist es nicht. Schaffen Sie deswegen nach Möglichkeit feste Räume, in denen Sie reden können, ohne dabei jemanden zu stören oder gestört zu werden. Vor allem im Kundengespräch ist es wichtig, dass nicht alle paar Sekunden ein Kollege durch Ihr Bild marschiert oder Sie durch ein lautes Lachen unterbricht.

Definieren Sie klare Regeln und Prozesse

Genau wie analoge Meetings benötigen auch Online-Besprechungen eine klare Struktur, um erfolgreich zu sein. Das beginnt schon bei der Planung der Sitzung. Ihr Team muss wissen, über welchen Kanal - zum Beispiel per Business-Chat oder E-Mail - Einladungen und Terminerinnerungen für Ihre Meetings verschickt werden und wie sie sich ggf. dafür anmelden können. Zudem sollten während Ihrer Meetings klare Benimmregeln gelten, die Sie im Vorfeld kommunizieren sollten. So zum Beispiel, dass alle Teilnehmer ihre Kamera aktivieren müssen, niemand stumm geschaltet sein darf, etc. Der Moderator oder Host sollte im Fall der Fälle dafür Sorge tragen, dass alle Meetings strukturiert ablaufen und einem festen Plan folgen - und keiner der Mitarbeiter aus der Reihe tanzt. Die Top 4 der No-Gos im Videomeeting sind übrigens: Klingelnde Handys während der Sitzung, Teilnehmer an unpassenden Orten wie Bus, Bahn oder beim Einkaufen, Teilnehmer, die nebenbei auf der Tastatur herumtippen sowie andere laute Hintergrundgeräusche.

Veranstalten Sie ein Testmeeting

Viele Online-Meeting-Tools bieten eine kostenlose Basisversion oder zumindest eine kostenlose Testphase an (in der Regel für Laufzeiten zwischen 7 und 14 Tagen). Solche Möglichkeiten können Sie nutzen, um Testmeetings zu veranstalten und dabei die Übertragungsqualität, die Benutzerfreundlichkeit und die Funktionalität der einzelnen Tools zu testen. Aber selbst, wenn Sie bereits ein Tool ausgewählt haben, können anfängliche Testsessions Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter auf das neue Tool einzuschwören und Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. Testen Sie die Software ausgiebig zu verschiedenen Tageszeiten und mit unterschiedlich vielen Teilnehmern und lassen Sie alle Mitarbeiter jede Funktion ausführlich ausprobieren. Learning by doing führt dazu, dass am Ende - wenn die ersten richtigen Meetings anstehen - jeder Kollege genau weiß, wie das Tool funktioniert.

Videokonferenz-Checkliste: Die richtige Videokonferenz-Software für Ihr Unternehmen

  • Definieren Sie, für welche Art Meeting Ihre neue Software zum Einsatz kommen soll
    • 1-zu-1-Gespräche
    • Team-Meetings
    • Webinare und Schulungen
    • Kundengespräche und Präsentationen
    • Kundensupport
  • Bestimmen Sie, ob und wie viele Hosts Sie im Team haben wollen (Teamleiter, etc.)
  • Ermitteln Sie, wie groß Ihre Meetings maximal sein sollten (Teilnehmer, Gäste, etc.)
  • Erstellen Sie einen Anforderungskatalog mit wichtigen Features
    • Essentielle Grundfunktionen, die Sie in jedem Meeting brauchen
    • Wunsch-Funktionen Ihres Teams
    • Optionale Nice-to-have-Features
    • Unwichtige Funktionen, die Sie vernachlässigen können
  • Definieren Sie Anbieter mit ausreichendem Datenschutz und DSGVO-Kompatibilität
  • Reduzieren Sie Ihre Auswahl auf 3 oder 4 Tools, die Ihren Ansprüchen genügen
  • Vergleichen Sie die verfügbaren Tarife anhand Ihres Budgets
  • Testen Sie die in Frage kommenden System in einer kostenlosen Testphase
  • Treffen Sie eine Entscheidung

Videomeetings und Videokonferenz-Tools entwickeln sich stetig weiter. Ziel der Entwicklung ist es, auch in der digitalen Konferenz eine Atmosphäre zu erschaffen, als würden sich alle Teilnehmer im gleichen Raum befinden. Dementsprechend sehen Experten aktuell zwei Trends in der digitalen Kommunikation, die allerdings beide noch in den Kinderschuhen stecken: Künstliche Intelligenz und Augmented/Virtual Reality.

Künstliche Intelligenz als cleverer Meeting-Assistent

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Online-Meeting dient vor allem der Verbesserung der Produktivität. Denkbar ist der Einsatz von KI im Meeting zum Beispiel als Assistent, Dolmetscher oder autonomer Moderator:

Smarte Assistenten sollen zukünftig in der Lage sein, automatisch oder durch Sprachbefehl Transkriptionen der laufenden Sessions anzufertigen, selbstständig Notizen zu machen oder Dateien für die Teilnehmer bereitzustellen. Voice Assistants sollen etwa auch neue Teilnehmer einladen können.

In Meetings mit fremdsprachigen Teilnehmern könnten KIs in Echtzeit Untertitel und Übersetzungen zur Verfügung stellen, um die Kommunikation zu erleichtern. Google Hangouts, Microsoft Teams und Skype bieten zum Beispiel schon ähnliche Systeme an.

Technische Spielereien wie automatisch erzeugte Untertitel stecken noch in den Kinderschuhen, kommen aber teilweise schon zum Einsatz
Technische Spielereien wie automatisch erzeugte Untertitel stecken noch in den Kinderschuhen, kommen aber teilweise schon zum Einsatz
Screenshot: trusted.de
Quelle: skype.com

Mit Gesichtserkennung ausgestattete smarte Kameras können - gerade in größeren Meeting-Runden im Konferenzraum - das Gesicht des Sprechenden identifizieren und gezielt die Kamera auf ihn richten oder sogar heranzoomen.

Spruchreif sind diese Technologien allerdings noch nicht, zumindest noch nicht im Falle von kommerzieller Meeting-Software für Endverbraucher und Unternehmen. Nur vereinzelt kommt Künstliche Intelligenz schon zum Einsatz, so zum Beispiel beim “Smart Assistant” von GoToMeeting.

Smarte Raumsysteme - etwa die Hardware von Lifesize - arbeiten teilweise bereits mit solchen Technologien, sind aber auch entsprechend kostspielig.

Augmented/Virtual Reality für super realistische Online-Meetings

Eine andere Zukunftsaussicht sind Online-Meeting-Systeme, die mit Augmented oder Virtual Reality ausgestattet sind, und die Teilnehmer damit nicht nur als Videoübertragung anzeigen, sondern stattdessen alle Teilnehmer sprichwörtlich in einem virtuellen Meetingraum zusammenbringen. Unter Einsatz einer VR-Brille wäre ein komplett digitaler Konferenzsaal denkbar, in dem sich die Teilnehmer “tatsächlich” gegenüber sitzen und miteinander sprechen können.

Entsprechende Experimente und Versuche gibt es bereits; so wurde beispielsweise die Entwicklerkonferenz von Oculus, einem der größten VR-Unternehmen der Welt, im Jahr 2018 in einem virtuellen Kinosaal gestreamt, in dem die Teilnehmer live dabei sein konnten.

VR- und AR-Meetings versprechen, interessant zu werden und die digitale Zusammenarbeit um eine neue Dimension zu erweitern. Gerade aufgrund der noch hohen Hardware-Preise und der noch nicht zu einhundert Prozent ausgereiften Technik, steckt die VR als Ergänzung für Online-Meetings allerdings noch in den Kinderschuhen.

Videokonferenz Zukunftsaussichten

Im Grunde ist die Kommunikation per Videokonferenz an sich selbst ein Trend, der aktuell immer mehr Fuß fasst. Getrieben durch die Präferenzen und die Gewohnheiten der Millennials und Generation Z, rückt das Videomeeting auch als berufliches Kommunikationsmedium immer mehr in den Vordergrund. Klassische Arten der Kommunikation, wie beispielsweise Telefonkonferenzen, bleiben in der Regel dahinter zurück.

Hinzu kommen immer mehr Unternehmen mit einer festen Home-Office-Regelung sowie ein immer höherer Freiberufler-Anteil. All diese Entwicklungen führen dazu, dass das Video als Kommunikationsmittel stetig an Bedeutung gewinnt und das auch in Zukunft weiter tun wird. Eine Ende des Video-Siegeszuges ist noch nicht in Sicht.

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