Steuererklärung 2018 - Das müssen Startups, Freelancer und Kleingewerbe beachten

In diesem Artikel geht es um die Steuererklärung für das Jahr 2018, die Sie erst im nächsten Jahr erstellen. Bitte beachten Sie, dass manche Angaben nicht auf die Steuererklärung zutreffen, die Sie in diesem Jahr vielleicht noch machen müssen, insbesondere bei den Abgabefristen.

Wer muss was wann einreichen?

Für die Abgabe Ihrer Steuererklärungen gilt eine einheitliches Frist zur Mitte des nächsten Jahres. Was Sie einreichen müssen, hängt davon ab, ob Sie Freelancer oder Einzelunternehmer beziehungsweise Gründer und somit angestellt sind:

Freelancer

Als Freelancer müssen Sie eine Einkommensteuererklärung mit EÜR (Einnahmeüberschussrechnung) und wenn Sie Umsatzsteuer abführen eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen – und zwar bis zum 31.07.2019. Bisher war der Stichtag immer zwei Monate früher, weshalb Sie im nächsten Jahr erstmals mehr Zeit haben, um die Steuererklärung zu erstellen. Aber auch wenn Sie theoretisch mehr Zeit haben – bemühen Sie sich, Ihre Steuererklärung so früh wie möglich zu machen. Am besten gleich zum Jahresanfang. Erstens schieben Sie es dann nicht mehr vor Ihnen her und zweitens hat das Finanzamt zu dem Zeitpunkt noch mehr Kapazitäten, um Ihre Steuererklärung schnell zu bearbeiten. Die meisten reichen ihre Steuererklärung tatsächlich erst in der Jahresmitte ein und angesichts des Andrangs dauert es dann etwas, bis man den Steuerbescheid bekommt und bis das Thema somit wirklich abgeschlossen ist.

Einzelunternehmer & Gründer

Sind Sie kein Freelancer, sondern Einzelunternehmer mit Gewerbe (auch Personengesellschaft), müssen Sie eine Einkommensteuererklärung mit EÜR und eine Gewerbesteuererklärung einreichen. Sofern Sie Umsatzsteuer abführen, auch hier eine Umsatzsteuererklärung. Die Frist dafür ist ebenfalls der 31.07.2019. Was der Unterschied zwischen Freelancern und Gewerbetreibenden ist, können Sie im nächsten Absatz nachlesen.

Wenn es um Ihr Startup oder Unternehmen geht, welches eine Rechtsform besitzt und somit als eigenständige Kapitalgesellschaft gilt, müssen Sie für dieses eine Körperschaftsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung und eine Umsatzsteuererklärung anfertigen. Denken Sie außerdem daran, dass Sie die Lohnsteuer für sich und Ihre Mitarbeiter vorher anmelden. Eine Steuererklärung brauchen Sie dafür allerdings nicht. Denn die Lohnsteuer geht aus der Einkommensteuererklärung von Ihnen und Ihren Mitarbeitern hervor. Die Körperschaftsteuererklärung und Umsatzsteuererklärung beziehen sich nur auf das Startup oder Unternehmen. Für Sie selbst ist noch eine Einkommensteuererklärung anzufertigen.

Umsatzsteuererklärung: Auch wenn Sie als Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kapitalgesellschaft monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt schicken, müssen Sie eine jährliche Umsatzsteuererklärung erstellen. Nur dann, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen und keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sind Sie von der Steuer und von der Umsatzsteuererklärung befreit.

Was ist der Unterschied zwischen Freelancern und Gewerbetreibenden?

Mit der Gewerbesteuererklärung haben Einzelunternehmer (Personengesellschaften) eine Erklärung mehr einzureichen als Freelancer. Das liegt daran, dass Freelancer für Ihre freiberufliche Tätigkeit kein Gewerbe anmelden müssen, sondern sich nur beim Finanzamt mit einer Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-ID registrieren lassen. Ohne Gewerbe gibt es auch keine Gewerbesteuer. Allerdings kann nicht jeder einfach Freelancer werden, sondern nur Leute, die Tätigkeiten innerhalb der freien Berufe ausüben. Beispielsweise als Arzt, Rechtsanwalt, Architekt, Journalist oder Schriftsteller. Komplette Listen mit den freien Berufen finden Sie online – zu beachten ist aber auch mit diesen Listen, dass letztendlich das Finanzamt entscheidet, ob Sie für die anvisierte Tätigkeit den Freiberuflerstatus bekommen oder ein Gewerbe anmelden müssen. Dafür füllen Sie einen entsprechenden Fragebogen aus, den Sie vom Finanzamt erhalten.

Für Startup-Gründer, die eine Kapitalgesellschaft gründen wollen, ist der Unterschied zwischen Freelancern und Gewerbetreibenden irrelevant. Die Gründung einer Kapitalgesellschaft (beispielsweise GmbH oder UG) läuft unter anderem mit einem Notar anders ab als die einfache Registrierung eines Gewerbes oder einer freiberuflichen Tätigkeit.

Mit welchen Unterlagen geht die Steuererklärung schneller?

Wenn Sie sich das ganze Jahr über bereits Mühe mit der privaten und gewerblichen Buchhaltung geben sowie für die Steuererklärung wichtige Belege sammeln, wird der ganze Steuerzauber kaum länger als ein paar Stunden dauern. Auch wenn es mehrere Erklärungen sind, die Sie anfertigen müssen. Je nach Art der Steuererklärung brauchen Sie verschiedene Unterlagen, die dir das Ausfüllen der Steuerformulare erleichtern.

Einkommensteuererklärung

Bei einer Anstellung im Unternehmen Gehaltsnachweise und/oder besser die Lohnsteuerbescheinigung, außerdem Ihre Versicherungsunterlagen und etwaige Handwerkerrechnungen, Nachweise über Kontoführungsgebühren sowie Aufzeichnungen über zurückgelegte Kilometer von zu Hause zur Arbeit, Belege hinsichtlich Fortbildungskosten und Werbungskosten, ebenfalls entsprechende Unterlagen, wenn Sie berechtigt sind, Sonderausgaben wie beispielsweise Pflegekosten geltend zu machen.

Einnahmeüberschussrechnung, Gewerbesteuererklärung und Körperschaftsteuererklärung

Im Idealfall nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware und können hier eine Jahresauswertung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben herunterladen, da es in diesen Steuererklärungen um den erzielten (zu versteuernden) Gewinn geht

Umsatzsteuererklärung

Auch hier können Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware entsprechende Auswertungen herunterladen, aus denen hervorgeht, wie viel Umsatzsteuer Sie generiert, mit Vorsteuer verrechnet und anschließend ans Finanzamt abgeführt haben

Womit erstelle ich meine Steuererklärung am besten?

Früher hat man die Formulare zur Steuererklärung noch ausgedruckt und papierhaft ausgefüllt. Dann gab es die ersten digitalen Anwendungen, beispielsweise mit dem ELSTER-Desktop-Programm. Gute Alternativen? Fehlanzeige. Mittlerweile ist das Netz allerdings voll mit verschiedenen Services, die bei der Steuererklärung helfen. Auch ELSTER selbst ist inzwischen als sehr übersichtliche und einfach zu bedienende Online-Anwendung verfügbar.

Ob man die eine Software oder die andere nutzt, ist eine Glaubensfrage. ELSTER online beinhaltet sämtliche Formulare, die Sie für die gesamthafte Steuererklärung brauchen. Die unabhängigen Alternativprogramme – beispielsweise steuererklaerung.de oder lohnsteuer-kompakt.de – sind dagegen nur für die Einkommensteuererklärung gedacht. Nicht für Gewerbesteuer oder Körperschaftssteuer. Wenn Sie verschiedene Formulare auszufüllen haben, sollten Sie sich für einen Service entscheiden, bei dem auch alles gesamthaft möglich ist. Auch wegen des direkten Drahts zu Ihrem Finanzamt ist ELSTER online zu empfehlen. Obgleich die Tipps, was Sie noch von der Steuer absetzen können, nur in Gesetzesdeutsch kommen.

Sie werden damit klarkommen, wenn Sie hier weiterlesen. Nachfolgend geht es nämlich darum, welche Formulare und Anlagen Sie für die Steuererklärung als Freelancer, Gewerbetreibender oder Gründer berücksichtigen müssen und was Sie von der Steuer absetzen können.

Welche Formulare und Anlagen muss ich einreichen?

Nach der Theorie ans Eingemachte – sobald Sie Ihre Unterlagen gemäß der obigen Trusted-Tipps parat haben, können Sie mit der Einkommensteuererklärung beginnen.

Einkommensteuererklärung

Die Einkommensteuererklärung ist die umfangreichste von allen, die Sie machen müssen. Am besten fangen Sie deshalb mit ihr an. Die Einkommensteuererklärung geht mit einem Mantelbogen los, auf dem Sie die persönlichen Daten eintragen und eventuelle Sonderausgaben (außergewöhnliche Belastungen) geltend machen. Sehr wahrscheinlich trifft keine der außergewöhnlichen Belastungen auf Sie zu. Sehen Sie sich dennoch alle Seiten und Felder einmal an, falls doch etwas dazwischen ist.

Anlage N

Sind Sie angestellt, entweder in Ihrem eigenen Startup oder sogar hauptberuflich, weil Ihre selbstständige Arbeit nur nebenberuflich stattfindet? Dann geht es nach dem Mantelbogen mit der Anlage N weiter. In der Anlage N geht es um Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit. Nehmen Sie sich die entsprechenden Unterlagen und Gehaltsnachweise vor und tragen Sie die Einkünfte sowie Sozialabgaben in die entsprechenden Felder ein. Auf der Lohnsteuerbescheinigung finden Sie sogar die Nummern der Felder, in die Sie den Wert online eintragen müssen. Danach geht es in der Anlage N um Werbungs- und Fortbildungskosten sowie die Fahrtkostenpauschale. Werbungs- und Fortbildungskosten sind solche, die dem Erhalt und der Entwicklung Ihrer beruflichen Laufbahn dienen. Beispielsweise Bewerbungskosten oder Kosten für Seminare und ähnliche Events. Sogar selbst zu zahlende Arbeitskleidung können Sie dort angeben. Bei der Fahrtkostenpauschale können Sie jeden zur Arbeit gefahrenen Kilometer mit 30 Cent ansetzen – entweder für den Hinweg oder den Rückweg pro Arbeitstag.

Unabhängig von den genauen Werten, werden jedem Steuerzahler in Deutschland automatisch 1.000 Euro als Werbungs-, Fortbildungs- und Fahrtkosten angerechnet. Auch wenn Sie nichts weiter eintragen. Rechnen Sie durch, ob Sie mit Ihren Ausgaben über 1.000 Euro kommen. Wenn ja, dann tragen Sie die genauen Werte ein. Wenn nicht, dann steht es Ihnen frei. Wie beim Mantelbogen auch, sollten Sie alle Seiten und Felder der Anlage N einmal durchsehen, ob noch etwas dabei ist, was auf Sie zutrifft.

Anlage VOR

Haben Sie neben den Sozialabgaben vom monatlichen Lohn noch privat vorgesorgt oder Versicherungsverträge geschlossen? Dann können Sie dies in der Anlage VOR geltend machen. „VOR“ steht für Vorsorgeaufwand. Es ist so ziemlich alles absetzbar:

• Private Rentenversicherungen, insbesondere Riester- und Rürup-Rente
• Private Krankenversicherungen (sofern vorhanden)
• Beiträge zur Künstlersozialkasse (sofern vorhanden)
• Haftpflichtversicherungen (auch solche fürs Auto oder Haustiere)
• Unfallversicherungen
• Berufsunfähigkeitsversicherungen
• Zahnzusatzversicherungen
• Auslandsreisekrankenversicherungen
• Private Arbeitslosenversicherungen

Kapitalbildende Lebens- oder Rentenversicherungen, die nach 2005 abgeschlossen wurden, werden von den Finanzämtern nicht anerkannt. Lassen Sie sich von Ihrem Ansprechpartner bei der Versicherung dazu beraten. Außerdem gelten für bestimmte Vorsorgeaufwendungen Höchstbeträge. So erkennen die Finanzämter für die private und gesetzliche Rentenversicherung im nächsten Jahr beispielsweise nur 86 Prozent der Ausgaben oder maximal 23.712 Euro an.

Anlage KAP

Investieren Sie neben Vorsorgeaufwendungen in Kapitalanlageprodukte – beispielsweise Aktien oder Fonds – und haben Sie mit ihnen einen Gewinn erzielt, dann müssen Sie diese Gewinne steuerlich geltend machen. 25 Prozent der Kapitalerträge sind grundsätzlich abzugeben. Um die Kapitalerträge anzumerken, tragen Sie diese in der Anlage KAP ein. Außer, wenn Sie einen Freistellungsauftrag bei der Bank eingereicht haben. Dann sind Kapitalerträge bis hin zu 801 Euro steuerbefreit. Sofern Sie einen solchen Freistellungsauftrag noch nicht eingereicht haben, machen Sie es unbedingt. Die Renditen insbesondere aus klassischen Kapitalanlagen sind nicht besonders hoch, also sollten Sie jeden Euro sichern, den Sie sichern können. 25 Prozent Abgeltungssteuer sind schließlich recht viel.

Anlage G & Anlage S

Zum Schluss müssen Sie je nach Ihrer Situation noch die Anlage G oder Anlage S hinzufügen. Die Anlage G steht für Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, die Anlage S steht für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Rein theoretisch ist es egal, welche Anlage von beiden Sie nehmen. Die Anlage G ist für Gewerbetreibende, die Anlage S für sonstige selbstständige Arbeit ohne Gewerbe, also auch für Freelancer. Die beiden Anlagen sind sehr kurz gehalten, Sie müssen ausschließlich den erzielten Gewinn eintragen.

Es gibt neben diesen genannten Anlagen noch einige mehr. Schauen Sie sich diese einmal durch, um nichts zu verpassen, was in Ihrem individuellen Fall vielleicht erforderlich ist. Beispielsweise, wenn Sie etwas vermieten oder verpachten. Die oben genannten Anlagen sind lediglich die Standard-Anlagen für Freelancer und Gewerbetreibende.

Alle anderen Steuererklärungen

Für alles, was nicht die Einkommensteuererklärung ist, gilt so ziemlich das gleiche. Es geht darum, den Umsatz, die Ausgaben und somit den zu versteuernden Gewinn zu ermitteln. Daraus ergibt sich dann die nachzuzahlende oder zurückzuerhaltende Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer, weitere Einkommensteuer (EÜR) und Umsatzsteuer/Vorsteuer. Anlagen gibt es bei all diesen Erklärungen nicht. Sofern Sie alle relevanten Dokumente und Daten vorbereiten, wird das Ausfüllen dieser Formulare deutlich schneller gehen als bei der Einkommensteuererklärung mit ihren vielen Details. Beachten Sie bei diesen Formularen insbesondere die Ausgaben, die Sie von der Steuer absetzen können.

Was kann ich von der Steuer absetzen?

Für Freelancer und Startups gilt, dass jeder noch so kleine Beleg wertvoll ist. Sie können viel mehr von der Steuer absetzen als es immer scheint.

Voll absetzbare Kosten

Werbungskosten lassen sich beispielsweise voll und ganz absetzen. Wenn Sie in eine hochwertige Website investieren, Werbeanzeigen bei Facebook und Google schalten oder neue Visitenkarten drucken lassen. Ein anderes Beispiel sind Mieten für Coworking-Spaces oder Reisekosten mit Verpflegungsmehraufwand. Auch Software-Lizenzen lassen sich dazuzählen, etwa für Ihre Buchhaltungssoftware, das jährliche Microsoft-Office-Abonnement oder für ein XING-Premium-Profil, sofern Sie es zur Kundenakquise nutzen.

Das „sofern“ ist ein gutes Stichwort. Denn generell sind die Ausgaben nur dann absetzbar, wenn sie dem Erhalt und der Entwicklung Ihres Unternehmens oder Ihrer Tätigkeit dienen. Und es sind auch manche Ausgaben dazwischen, die sich trotz Einhaltung dieser Regel nur bedingt absetzen lassen.

Eingeschränkt absetzbare Kosten

Bei Bewirtungsbelegen für Geschäftsessen ist es beispielsweise so, dass nur 70 Prozent des Belegs tatsächlich anerkannt werden. Außerdem sollte man es mit Bewirtungsbelegen grundsätzlich nicht zu sehr ausreizen. Genauso sind beim häuslichen Arbeitszimmer Grenzen gesetzt. Sie dürfen das Zimmer nur dann geltend machen, wenn Sie es ausschließlich zum Arbeiten nutzen. Halten sich weitere Personen in dem Zimmer auf, dürfen sie darin ebenfalls nur arbeiten und Sie müssen die Miete durch die Anzahl der Personen teilen. Sofern das Arbeitszimmer auch privaten Zwecken dient, ist die Absetzbarkeit ausgeschlossen. Und sollten Sie Ihren Kunden zum Geburtstag oder zu Weihnachten etwas Gutes tun wollen – Geschenke dürfen höchstens einen Wert von 35 Euro haben. Mehr lässt sich nicht absetzen und tatsächlich darf der Beschenkte ein höherwertiges Geschenk auch gar nicht annehmen. Geschenke über 35 Euro könnten als wettbewerbsunterstützende Bestechung gewertet werden.

Greifen Sie für eine Übersicht zu absetzbaren Ausgaben gern auf Ihr Buchhaltungstool zurück. Sofern Sie mit ihm auch Eingangsrechnungen erfassen können, sollte es Kategorien liefern, denen Sie Ihre Rechnungen zuordnen können. So werden Sie recht schnell ein Gespür dafür bekommen, was absetzbar ist und was nicht.

Sollte ich doch einen Steuerberater konsultieren?

Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Mit diesem Guide konnten Sie tief in das Steuererklärungsthema eintauchen. Sie haben die für sich relevanten Formulare kennengelernt sowie die allgemein und geschäftlich absetzbaren Ausgaben. Das reicht, um die nächsten Steuererklärungen selbst auszufüllen.

Natürlich ist ein Steuerberater in der Lage, Ihnen a) den nun auch geringeren Aufwand abzunehmen und b) vielleicht noch mehr herauszuholen. Die Steuergesetze sind schließlich komplex, wenn es an die Details geht. Steuerberater kennen sich aus und wissen auch, wo die legalen steuerlichen Schlupflöcher sind, die man selbst nicht finden würde. Außerdem lassen sich die Kosten für den Steuerberater in der nächsten Steuererklärung absetzen. Es hat also viele Vorteile. Aber auch Nachteile.

Denn Sie geben die Kontrolle über einen Prozess, den Sie sich hiermit schon gut angeeignet haben, vollkommen aus der Hand. Gerade hinsichtlich der eigenen Finanzen sollten Sie als Freelancer oder Gründer einen Wissensschatz aufbauen und diesen immer weiter optimieren. Es zahlt sich aus, seine Finanzen mit eigenen Händen im Griff zu haben. Wenn Sie den Griff aber immer wieder verlieren, weil Sie es die anderen machen lassen, können Sie die wertvolle Kontrolle nie erlangen. Und da geht es nicht mehr nur um Steuern, sondern auch um Geldanlagen, Altersvorsorge und weiteres. Beschäftigen Sie sich damit. Ein anderer Nachteil ist noch, dass die Kosten für den Steuerberater zwar absetzbar sind, aber erst bei der übernächsten Steuererklärung.

Fazit

Die Steuererklärung ist, auch mit ihren vielen Formularen und Anlagen, nur halb so wild wie Sie bisher wahrscheinlich denken. Wegen ihr im Bett bleiben zu wollen, ist der falsche Ansatz – denn wenn Sie sich gut vorbereiten, ist die Steuererklärung für Sie als Freelancer, Gewerbetreibender oder Gründer schnell abgeschlossen. Was Sie dabei im Überblick beachten sollten, zeigt Ihnen die abschließende Checkliste.

Checkliste

• Sie sollten Ihre 2018er Steuererklärungen kurz nach dem Jahreswechsel, spätestens jedoch bis zum 31.07.2019 einreichen
• Als Freelancer ohne Gewerbe müssen Sie eine Einkommensteuererklärung mit EÜR einreichen
• Als Gewerbetreibender müssen Sie eine Einkommensteuererklärung mit EÜR und eine Gewerbesteuererklärung einreichen
• Besitzen Sie ein Startup mit Rechtsform, müssen Sie eine Einkommensteuererklärung für sich und eine Körperschaftssteuererklärung für das Startup einreichen
• Sofern Sie Umsatzsteuer abführen, braucht es in allen Fällen noch eine Umsatzsteuererklärung
• Beachten Sie die verschiedenen Anlagen in der Einkommensteuererklärung und hänge Sie jene an, die für Sie relevant sind
• Sorgen Sie sich um eine gute monatliche Buchhaltung, sie dient als Vorbereitung auf die Steuererklärungen, sodass diese schnell abgeschlossen sind
• Einen Steuerberater sollten Sie nur konsultieren, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie im Steuerthema gar nicht zurechtkommen