Recruitment-Software für jeden Schritt des Recruiting-Prozesses
Der klassische Recruiting- oder E-Recruiting-Prozess verläuft in mehreren Schritten, von denen jeder durch den Einsatz eines Recruiting-Tools unterstützt und begleitet werden sollte. Moderne Recruiting-Lösungen bringen daher Features mit, um Ihnen und Ihrem HR-Team in jeder Phase des Recruitings bestmöglich unter die Arme zu greifen.
Angefangen bei der Formulierung Ihrer Stellenanzeige, über die Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen, über die Datenverwaltung während der Auswahl bis hin zur Einstellung.
Moderne Recruiting-Tools unterstützen Sie bereits beim Anlegen von Stellen, etwa mit Beispielformulierungen
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Quelle: scope-recruiting.de
Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung ist einer der Schritte, der von vielen Recruiting-Tools oft übersehen oder übersprungen wird. Software-Anbieter gehen davon aus, dass die Bedarfsplanung bereits abgeschlossen ist, wenn das jeweilige Tool zum Einsatz kommt.
Gerade die quantitative Bedarfsplanung - also die Überlegung, wie viele Einstellungen in Zukunft vorgenommen werden müssen, um etwa ausscheidende Mitarbeiter:innen zu ersetzen oder als Unternehmen zu wachsen - wird oft stiefmütterlich behandelt.
Ganzheitliche HR-Tools wie Kenjo oder Personio helfen dabei, den Personalbestand im Blick zu behalten
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Quelle: kenjo.io
Die qualitative Bedarfsplanung ist da schon eher ein Feature, das die meisten modernen Recruiting-Tools mitbringen. Legen Sie eine neue Stelle in Ihrem Tool an, haben Sie dort oft die Möglichkeit, ein Anforderungsprofil zu hinterlegen und so zu definieren, was Ihre New Hires leisten müssen. Das reicht von der Definition bestimmter Abschlüsse und Qualifikation bis hin zur Hinterlegung von gewissen Soft Skills.
Mit d.vinci formulieren Sie mit Ihren Abteilungsleitungen haargenau, wie die Anforderungen an das Personal aussehen
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Vor allem d.vinci und onlyfy sind hier stark und vereinfachen nicht nur die Planung, sondern auch den späteren Abgleich der eingehenden Bewerbungen mit Ihren benötigten Skills.
Stellenanzeige
In Sachen Stellenanzeigen nehmen sich die vorgestellten Tools gegenseitig nicht viel. Sie alle sind mit einem mehr oder weniger intuitiven Editor ausgestattet, mit dem Sie Ihre Stellenanzeige im System erstellen und mit den nötigen Infos und Texten füllen. Lediglich Recruitee hat seiner Konkurrenz etwas voraus; der Testsieger hat nämlich einen KI-Textgenerator für Sie im Gepäck. Damit erstellen Sie Stellenanzeigen im Handumdrehen.
Stellenausschreibungen erstellen Sie zügig dank des integrierten KI-Generators
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Die Editoren der Tools sind sich zwar relativ ähnlich, bieten im Detail jedoch kleine aber feine Unterschiede. Zum Beispiel onlyfy und softgarden stellen Ihnen jeweils zwei anpassbare Vorlagen zur Verfügung. Hier können Sie Zeit sparen, indem Sie Vorlagen für jede Stelle, die Sie im Unternehmen haben, bereits anlegen und vor der Veröffentlichung lediglich kleine Anpassungen vornehmen.
onlyfy one kommt mit zwei Vorlagen für Ihre individuellen Stellenanzeigen
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Veröffentlichung
In Sachen Veröffentlichung Ihrer Anzeige setzen die vorgestellten Tools auf das Feature “Multiposting”. Damit streuen Sie Ihre Ausschreibung auf einer Vielzahl von verschiedenen Recruiting-Kanälen gleichzeitig, um maximale Reichweite zu erzielen.
Wie viele und welche Kanäle Sie ansteuern können, ist von Tool zu Tool unterschiedlich. Einige “Klassiker” sind allerdings so gut wie immer vertreten. Dazu gehören größtenteils bekannte Online-Jobbörsen und -portale, wie beispielsweise:
- XING
- Indeed
- Stepstone
- Monster
- LinkedIn
Und viele mehr. Oft unterscheiden die Tool-Anbieter zwischen kostenlosen Kanälen und kostenpflichtigen Premium-Jobbörsen, die durch die Veröffentlichung Zusatzkosten verursachen.
Bei Recruitee erhalten Sie die größte Auswahl an unterschiedlichen Kanälen für Ihr Multiposting
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Um die größtmögliche Reichweite zu erzielen, ist es sinnvoll, ein Tool auszuwählen, das möglichst viele Recruiting-Kanäle ansteuern kann. In der folgenden Übersicht sehen Sie, welche Anbieter die meisten Jobbörsen abdecken:
Anbieter | Multiposting-Kanäle |
---|
Recruitee | 2.900 |
Heyrecruit | 2.600 |
coveto | 2.500 |
Mit bis zu 2.900 möglichen Kanälen ist Recruitee der Multiposting-Sieger im aktuellen trusted-Test, softgarden bildet mit lediglich 300 Jobbörsen das Schlusslicht.
Tipp: Achten Sie nicht nur auf nackte Zahlen, sondern verschaffen Sie sich einen Überblick über die angebundenen Kanäle. Gerade für spezielle Branchen sind kleine Nischenportale oft viel besser geeignet, als die großen “Generalisten”, und wenn Ihr Recruiting-Tool an diese angebunden ist, steigen damit Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Einstellung enorm.
Bei Software-Lösungen wie Personio finden Sie zahlreiche Nischenbörsen, etwa für Start-ups
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Eine gute Auswahl an Nischenportalen liefern beispielsweise Personio oder onlyfy. Letzterer ist zudem in Sachen Social Recruiting stark, was sich für kreative Jobs und die junge Zielgruppe sehr gut eignet. Ihre individuellen Jobanzeigen posten Sie auch auf Spotify, YouTube, Twitter, Reddit und einigen anderen.
Mit Social-Ads erreichen Sie viele junge Talente
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Quelle: onlyfy.io
Bewerbungsprozess
Der Bewerbungsprozess ist zentral für Ihr Recruiting. Er bestimmt, wie Ihre Kandidat:innen sich bei Ihnen bewerben können, wie die wichtigsten Dokumente (wie Anschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse, etc.) in Ihr System gelangen und wie die Bewerbererfahrung ausfällt. Die meisten Tools des Vergleichs setzen hier auf die sogenannte “One-Click-Bewerbung”, die es Ihren Kandidat:innen erlaubt, mit nur wenigen Klicks ihre Informationen einzugeben und ihre Unterlagen direkt hochzuladen.
Etwa bei d.vinci verläuft die Bewerbung mit nur einem Klick
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Die One-Click-Bewerbung gilt als eine der komfortabelsten Möglichkeiten für Bewerber:innen, da diese in der Regel bereits über digitale Versionen ihrer Dokumente verfügen oder ihre Informationen teilweise sogar aus Karrierenetzwerken wie XING oder LinkedIn direkt übernehmen können (daher auch “One Click”).
Interessent:innen bewerben sich dank softgarden einfach per Chatbot - moderner und bequemer geht es kaum!
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Recruitee, onlyfy und vor allem softgarden bieten darüber hinaus noch die Möglichkeit, dass sich Kandidat:innen ganz bequem per SMS, Chatbot, WhatsApp oder sogar via Sprachnachricht bewerben. Das hebt die Candidate Experience auf ein neues Level, die entsprechenden Funktionen kosten aber häufig mehr.
Bei Personio bewerben sich Talente schnell per LinkedIn oder Indeed
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Bewerberverwaltung und Vorauswahl
Die Bewerberverwaltung läuft bei den meisten Tools recht ähnlich ab. Per CV-Parsing - dem automatischen Auslesen des Lebenslaufes - oder durch das Online-Formular gelangen die Daten Ihrer Bewerber:innen ins System und werden dort in der übersichtlichen Datenbank abgelegt. Hier können Sie und Ihr Team alle Informationen zu einer bestimmten Bewerbung einsehen, Kontakt mit Ihren Kandidat:innen aufnehmen und die Bewerbungen weiter bearbeiten.
Die Bewerberakte von softgarden bietet Optionen für die Vorauswahl
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Quelle: softgarden.io
In Sachen Vorauswahl haben die einzelnen Tools dagegen oft eine sehr unterschiedliche Herangehensweise. Recruitee und rexx systems setzen auf das automatische Screening und Matching, um beispielsweise durch Prozentangaben oder ein Ampelsystem anzuzeigen, wie gut eine Bewerbung auf die Hard- und Soft-Skills einer Stellenanzeige passt. So nimmt das System ohne manuelles Zutun eine vorläufige Auswahl vor und beschleunigt dadurch den Prozess - vor allem für Unternehmen mit einer Vielzahl von Bewerbungen.
Das automatische Matching unterstützt Sie bei der Vorauswahl
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Quelle: rexx-systems.com
Bewerberkommunikation
Ein wichtiger Faktor bei einem Recruiting-Tool ist die Kommunikation mit Ihren Kandidat:innen. Diese läuft in der Regel per E-Mail ab. So können Sie manuell E-Mails an die hinterlegte E-Mail-Adresse formulieren und direkt aus Ihrem Tool heraus versenden, Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen, oder direkt automatische E-Mails einrichten. Dann verschickt Ihr Tool beispielsweise eine Nachricht, um Ihre Kandidat:innen über den Eingang Ihrer Dokumente oder (in festgelegten) Zeitabständen über den aktuellen Stand zu informieren.
Anpassbare E-Mail-Vorlagen sparen dank Platzhaltern jede Menge Zeit im Recruiting
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Andere Tools des aktuellen Tests und Vergleichs setzen auf modernere Mittel. Mit coveto oder Heyrecruit verschicken Sie beispielsweise auch SMS an Ihre Kandidat:innen – das klappt wahlweise sogar automatisiert.
Senden Sie automatisch SMS mit Heyrecruit
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Wieder andere, etwa onlyfy oder rexx, haben Chat-Systeme implementiert. Das macht die Echtzeit-Kommunikation besonders angenehm; für beide Seiten.
Dank des integrierten Chats bleibst du stets auf dem Laufenden
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Quelle: onlyfy.io
Vorstellungsgespräch
Ebenso ist es relativ einfach möglich, Ihre Bewerber:innen per E-Mail zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Hier gehen einige Tools allerdings noch einen Schritt weiter und integrieren ein eigenes Videocall-System, mit dem Sie das Vorstellungsgespräch direkt aus Ihrer Recruitment-Software heraus per Videochat führen können. onlyfy one, d.vinci und softgarden verfügen beispielsweise über diese Möglichkeit. Besonders bei großen räumlichen Entfernungen ist dies ein nützliches Feature.
Mit softgarden führen Sie auch Video-Interviews
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Quelle: softgarden.io
Entscheidungsfindung
Die Entscheidungsfindung ist ein “manueller” Prozess, doch viele Tools unterstützen Sie dabei mithilfe von Bewertungssystemen, mit deren Hilfe Sie Ihre Bewerber:innen bewerten können, oder mithilfe einer Aufgabenverwaltung und automatischen Erinnerungen, sodass das nötige Feedback der jeweiligen Personalverantwortlichen pünktlich im System landet. Per E-Mail-Vorlage versenden Sie anschließend automatisch Absagen an diejenigen Kandidat:innen, die Sie nicht überzeugen konnten.
Erstellen Sie mit Personio To-dos für Ihr Recruiting-Team
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Quelle: personio.de
Einstellung und Onboarding
Der letzte Schritt ist schließlich die Einstellung und die Planung des Onboardings. Für viele Tools endet ihr Aufgabenbereich hier, beispielsweise für Recruitee oder softgarden. Die eher breiter aufgestellten Tools Personio, Kenjo und d.vinci allerdings können in dieser Phase glänzen. d.vinci verfügt über ein eigenes Onboarding-Modul, in dem Sie die ersten Tage und Wochen Ihrer neuen Talente detailliert planen und dazugehörige Aufgaben im Team verteilen und verwalten können. So fällt nichts unter den Tisch.
Automatisieren Sie Ihr Onboarding mit Personio, d.vinci und Co.
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Quelle: personio.de
Personio dagegen ist nicht nur ein Recruiting-Tool, sondern eine vollständige Personalmanagement-Suite und überträgt die Daten Ihrer Bewerber:innen direkt in eine digitale Personalakte, sodass kein zusätzlicher Aufwand und keine Datenlücken entstehen. Recruitee, onlyfy one und softgarden bringen für diesen Schritt einige nützliche Schnittstellen mit, um die Datenübertragung zu Ihrem Personalmanagement-System ebenso nahtlos zu gestalten, und direkt mit dem Onboarding und der Personalentwicklung zu starten.
Sind Sie auf der Suche nach einem passenden Tool für Ihr Onboarding? trusted hat bereits die besten Berwerbermanagement-Systeme mit starker Konzentration auf das Onboarding für Sie getestet und stellt sie Ihnen im Onboarding-Software-Vergleich übersichtlich vor. Hier finden Sie neben d.vinci und Personio auch Tools wie rexx oder Kenjo, die Sie bei Ihren Onboarding-Bemühungen unterstützen.
Unter anderem sind onlyfy one, softgarden, Personio und d.vinci allesamt Recruiting-Tools Made in Germany und verfügen über einen deutschen Serverstandort. Konformität mit der europäischen DSGVO ist damit in jedem Fall gegeben. Das gilt auch für das niederländische Recruitee (Serverstandort ebenfalls Deutschland). Weitere deutsche bzw. europäische und damit DSGVO-konforme Recruiting-Tools sind etwa jacando, rexx-systems, BITE, Talention, coveto, perbit, zvoove, onapply, concludis und mehr. Weitere Infos finden Sie hier:
Ein deutscher Serverstandort und eine ausreichend starke Datenverschlüsselung sind ein guter Anfang für einen datenschutzkonformen Recruiting-Prozess. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr gewähltes Tool über Features verfügt wie automatische Löschfristen (und die Datensätze nach einer gewissen Zeit automatisch aus der Datenbank entfernt) und automatische Datenschutz-Mails an Ihre Bewerber:innen, um diesen mitzuteilen, wie und wofür ihre Daten verarbeitet werden. So sind Sie auf der sicheren Seite.
Definieren Sie automatische Löschfristen und andere Datenschutzeinstellungen in Ihrem Recruiting-Tool
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Quelle: kenjo.io