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Personio Personalmanagement

Personalmanagement

Fazit der Redaktion

Personio ist eine absolut empfehlenswerte Software. Besonders hervorzuheben sind die schnelle Verfügbarkeit, die hohe Datensicherheit und der große Funktionsumfang. Von Funktionen für Bewerbermanagement und Recruiting, über das Onboarding, die Mitarbeiterverwaltung, die Zeiterfassung, bis hin zur Gehaltsrechnung ist so gut wie alles dabei, was Ihre Personalabteilung benötigt.

  • Schnelle Installation
  • Hohe Datensicherheit
  • Preistransparenz
  • Sehr großer und guter Funktionsumfang
  • Keine One-Click-Bewerbung
Sonja Dietz
Fach-Redakteurin für Human Resources / hr-software-vergleich.de von trusted
Personio Personalmanagement

Zielgruppe

HR-Software-Hersteller Personio wendet sich mit seiner Personalmanagementlösung an kleine und mittelständische Unternehmen. Nach einem kurzen Setup steht sie auf jedem beliebigen Endgerät bereit.

Funktionsumfang

Die Cloud-Software von Personio punktet zunächst mit dem Prinzip der Einfachheit. Sie lässt sich ohne größeren Aufwand auf jedem Gerät installieren und einfach über den Webbrowser abrufen. So stehen Anwendern die Funktionen der Personalmanagement-Lösung innerhalb weniger Minuten zur Verfügung.

Schon nach wenigen Minuten werden Sie von Ihrer persönlichen Personio-Startseite begrüßt
Schon nach wenigen Minuten werden Sie von Ihrer persönlichen Personio-Startseite begrüßt
Screenshot: personio.de

Personio versteht sein Handwerk und bietet eine Personalmanagementlösung an, die alle essentiellen HR-Bereiche abdeckt:

  • Stellenausschreibung
  • Bewerbermanagement
  • Mitarbeiter-On-/Offboarding
  • Digitale Personalakte
  • Fehlzeitenverwaltung
  • Genehmigungsprozesse
  • Lohn- und Gehaltsmanagement
  • Anwesenheitsverwaltung
  • Dokumentenverwaltung
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung
  • Performance und Feedback
  • Mitarbeiterkalender
  • Zeiterfassung
  • Erinnerungen und Benachrichtigungen
  • Berichte und Exporte

Stellenausschreibung

Was ist Multiposting?

Bei dieser Personalbeschaffungs-Methode handelt es sich um die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen auf mehreren Jobportalen über integrierte Schnittstellen. Einfach nur die entsprechenden Häkchen setzen. Klick. Und die Stellenanzeigen gehen online.

Bei Personio beginnt das Personalmanagement bei der Stellenausschreibung. Über eine Multiposting-Schnittstelle veröffentlichen Anwender per Knopfdruck auf über 350 Karriere- und Job-Portalen Stellenanzeigen. Die Abrechnung mit den Portalen erfolgt über Personio.

Genauso einfach entsteht über das Personalmanagement von Personio eine Karriereseite, die als fertiges Template vorliegt. Anpassen auf das Corporate Design, Bilder und Logos hochladen und einen Klick später ist das hauseigene Karriereportal, in dem sich Bewerber über Stellenausschreibungen und die Arbeitsbedingungen in einem Unternehmen informieren, fertig. Die Einbindung Ihrer Personio-Homepage auf Ihrer eigenen Website oder Karriereseite ist ohne Probleme möglich.

Applicant Tracking System

Besucher der Karriereseite, die bei der Lektüre eine Stellenanzeige Feuer gefangen haben, bewerben sich direkt über ein Online-Formular, das sie über einen Link in der Jobanzeige erreichen.

Das Online-Formular ist individuell anpassbar. Sie entscheiden also, welche Informationen der Bewerber hinterlässt und laden interessante Kandidaten direkt per Mail zum Vorstellungsgespräch ein.

Durch das ATS landen alle wichtigen Bewerberdaten in Ihrer Personio-Datenbank
Durch das ATS landen alle wichtigen Bewerberdaten in Ihrer Personio-Datenbank
Screenshot: personio.de

Über diese Funktionen verfügt das Bewerbermanagement außerdem:

  • Überblick über alle Bewerberinformationen
  • Interviewplanung und -verwaltung mit Kalenderintegration
  • Feedbackanfragen an Kollegen, um Meinungen zu Bewerbern einzuholen
  • Online-Vorschau von Bewerbungsunterlagen
  • Anpassbare Bewerber-Evaluationsbögen
  • Erstellen von individuellen E-Mail-Vorlagen für Absagen, Interview-Einladungen oder automatisierte Eingangsbestätigungen
  • Bewerberkommunikation per E-Mail
  • Erstellung von Angeboten
  • Automatische Löschung personenbezogener Bewerberdaten
  • Tracking von Recruiting-Kanälen
  • Anpassbare Recruiting-Rollen und Zugriffsrechte

Onboarding

Auch für das Onboarding hält Persio eine Lösung bereit. Erstellen Sie hier individuelle Vorlagen für Onboarding–Prozesse und weisen sie diese einzelnen Mitarbeitern und weiteren Personen, die in den Prozess eingebunden werden sollen, zu. So erstellen Sie für alle Beteiligten eine Liste konkreter To-Dos für jeden Onboarding-Schritt. Für Entlastung von administrativen HR-Aufgaben sorgt der Employee Self Service Ansatz: Mitarbeiter pflegen ihre Stammdaten selbst und laden Dokumente hoch.

Über eine automatische Willkommens-E-Mails am ersten Tag fühlen sich neue Talente gleich willkommen geheißen. Hier finden sie auch wichtige Dokumente, die für sie relevant sind.

Erinnerungsfunktionen sorgen in der Onboarding-Phase dafür, dass keine wichtigen Aufgaben seitens HR und Management vergessen werden. Alle Funktionen können Sie auch verwenden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Digitale Personalakte

Die Stammdaten, die neue Mitarbeiter über sich am ersten Tag im Unternehmen im System hinterlegen sowie ggf. die bereits vorhandenen Daten aus dem Bewerbermanagement, münden in der Digitalen Personalakte von Personio, in der alle relevanten Mitarbeiterinformationen an einem Ort zur Verfügung stehen: Zeugnisse, Bewerberinformationen, Fehlzeiten oder Gehaltshistorien.

Das Tool verfügt über frei erstellbare Mitarbeiterattribute: Sie entscheiden, welche Informationen Sie über Ihre Mitarbeiter in der Personalakte speichern und können jederzeit neue Attribute hinzufügen. Nett: Ändern sich Informationen wie die Adresse, Lohnsteuerklasse oder Bankverbindung zu einem bereits bekannten Termin in der Zukunft, lassen sich Änderungen auch flexibel vorterminieren.

Die Digitale Personalakte verfügt außerdem über die folgenden Funktionen:

  • Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung
  • Frei anpassbare Dokumentenstruktur und Zugriffsrechte
  • Mitarbeiterhistorie
  • Online-Dokumentenvorschau
  • Attest-Upload für Mitarbeiter
  • Massendown- und -upload von Dokumenten

Fehl- und Arbeitszeiten verwalten

Auch Fehl-und Urlaubszeiten der Mitarbeiter verwalten Sie mit Personio übersichtlich. Legen Sie verschiedene Fehlzeitenarten und Urlaubsregelungen an und ordnen sie diese den Mitarbeitern zu.

Urlaubs- und Krankheitstage verwalten Sie mit Personio ganz einfach online
Urlaubs- und Krankheitstage verwalten Sie mit Personio ganz einfach online
Screenshot: personio.de

Mitarbeiter reichen Urlaubswünsche digital ein und definieren bei der Urlaubsbeantragung einen Vertreter, der automatisch eine Aufforderung zur Bestätigung der Vertretungsanfrage bekommt. Sind alle organisatorischen Punkte geklärt, geben Linienvorgesetzte und HR den Antrag über das System frei.

Weitere Features sind:

  • Automatische Berechnung des Resturlaubs
  • Überträge ins neue Jahr
  • Automatische Aufforderung zur Einreichung von Attesten im Krankheitsfall eines Mitarbeiters
  • Vertretungsanfragen bei Abwesenheit
  • Verwaltung von Elternzeiten
  • Aussetzen des Arbeitsverhältnisses

Das Tool “Arbeitszeiterfassung und Überstundenkonto” unterstützt bei der Erstellung individueller Arbeitszeitmodelle und der Zuordnung des passenden Modells zu dem einzelnen Mitarbeiter. Geleistete Überstunden werden automatisch erfasst und auf Wunsch in Urlaubszeit oder Gehalt umgewandelt.

Im Mitarbeiterprofil hat jedes Teammitglied die Möglichkeit, seine eigenen Zeiten zu erfassen
Im Mitarbeiterprofil hat jedes Teammitglied die Möglichkeit, seine eigenen Zeiten zu erfassen
Screenshot: personio.de

Performance und Gehalt verwalten

In seinem Personalmanagement Tool bildet Personio auch die wichtigen Punkte des Performancemanagements und der Gehaltsverwaltung ab. Hier überzeugt die Software mit folgenden Features:

  • Vorschau der monatlichen Lohnbuchhaltung
  • Monatliche Überprüfungen und Berechnungen
  • Berücksichtigung individueller Gehaltsbausteine wie Fixgehältern, Bonuszahlungen und anderen Vergütungsbestandteilen
  • Gehaltsveränderungen frei terminieren
  • Individuelle Payroll-Prozesse pro Tochtergesellschaft
  • Employee Self Service
  • Mitarbeiterziele erfassen und verfolgen
  • Automatische Boni-Berechnung nach Zielerreichung
  • Übermittlung relevanter Informationen für die Lohnabrechnung an den Steuerberater per Exportfunktion
  • Terminierung von Feedbackgesprächen
  • Zusätzliches Modul: Personio Payroll
Mit dem Modul “Lohnabrechnung” kümmern Sie sich in Personio auch um die Gehaltsabrechnung
Mit dem Modul “Lohnabrechnung” kümmern Sie sich in Personio auch um die Gehaltsabrechnung
Screenshot: personio.de

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Personio punktet gleich in mehrfacher Hinsicht mit einer überdurchschnittlich guten Usability: Da wäre etwa die bereits erwähnte einfache Integrierbarkeit in bestehende Systeme. Zum anderen überrascht der Funktionsumfang der Lösung im positiven Sinn.

Personio bildet tatsächlich den kompletten Lebenszyklus eines Mitarbeiters ab - von dessen Bewerbung bis zu dessen Ausscheiden. Das ist nicht selbstverständlich. Häufig kommt es daher zur Verwendung vieler einzelner Tools, um verschiedene HR Bedürfnisse zu erfüllen. Das ist jedoch oft unübersichtlich und häufig kommunizieren die Tools nicht perfekt miteinander - Personio liefert stattdessen alles aus einer Hand.

Preise und Plans

Personio hat verschiedene Paketumfänge für verschiedene Unternehmensgrößen geschnürt. Der Preis der einzelnen Pakete Essential, Professional und Enterprise orientiert sich dabei jeweils an der Mitarbeiteranzahl, sowie an den monatlich möglichen Stellenausschreibungen für Ihr Recruiting.

Die Preise für die Pakete für kleinere Unternehmen im Überblick
Die Preise für die Pakete für kleinere Unternehmen im Überblick
Screenshot: personio.de

Die günstigste Version Essential ist ab rund 100 Euro pro Monat zu haben (bzw. 150 Euro mit Recruiting). Weitere Informationen über die Preise für das Tool finden Sie unter Personio Kosten.

Service und Support

In einem gut aufgeräumten Help-Center rufen Kunden detaillierte Informationen zu allen Bedienungsfeldern des Software Tools auf. Tiefer gehende Fragen beantwortet der Hersteller per Mail oder telefonisch (Montag bis Freitag, 9-18 Uhr).

Zudem bietet der Provider einige zusätzliche Service-Leistungen in Form von Trainings und Seminaren an. Nähere Informationen dazu erfahren Sie direkt bei Personio.

Datenschutz

Beim Hosting setzt Personio ausschließlich auf zertifizierte Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland: “Datenschutz made in Germany”.

Zusammenfassung

Die Software von Personio überzeugt auf fast allen Ebenen:

  • Datenschutz
  • Support
  • Erleichterung administrativer Aufgaben dank Employee Self Service
  • Funktionsbandbreite
  • Leichte Einbindung
  • Intuitive Bedienung

Da gibt es nicht viel zu meckern. Ein einziges kleines Manko: Die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung wäre im Bewerbermanagementsystem schön gewesen. Hier können Bewerber ihre Daten aus Business-Netzwerken wie Xing und LinkedIn automatisch übertragen, statt ein Online-Formular mühsam per Hand auszufüllen. Aber man kann ja nicht alles haben.

Über Personio Personalmanagement

Personio wurde 2015 gegründet. Die Idee hinter Personio: Eine Software, die erstmals sämtliche HRM- und Recruiting-Prozesse kleiner und mittlerer Unternehmen in einer intuitiv bedienbaren Cloud-Lösung bündelt und dabei den strengen deutschen Anforderungen in punkto Datenschutz gerecht wird.

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