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Die beste Personaleinsatzplanung-Software

Kennst du das: Du brütest stundenlang über deiner ausgeklügelten Excel-Tabelle, jedes Teammitglied ist eingeteilt, alle Urlaube hast du auch im Blick – und auf einmal fällt jemand aus, weil das Kind krank ist oder das Auto in der Werkstatt. Also musst du nochmal ran und im schlimmsten Fall alles umplanen.

Als wäre das nicht schon stressig und zeitaufwändig genug, kommt auch noch der Gesetzgeber und verlangt, dass du dabei gesetzliche Ruhezeiten und die wöchentlichen Stundenlimits deiner Angestellten berücksichtigst.

Als studierte Personalmanagerin und ehemalige Mitarbeiterin in diversen Schichtbetrieben kenne ich dieses Problem von allen Seiten und weiß: Eine unsaubere Schichtplanung sorgt für Frust und Stress. Sowohl im Team, als auch im Management. Für trusted habe ich mir daher 6 moderne Personaleinsatzplanung-Softwares angeschaut. Diese Tools versprechen, deine Dienstplanung schneller und transparenter zu gestalten.

Wie gut das in meinem Test geklappt hat und welche Tools ich dir für dein Business ans Herz legen würde, verrate ich dir in meinem großen PEP-Software-Vergleich:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test: Auf der Suche nach der besten PEP-Software habe ich mir 6 Tools ganz genau angeschaut, diverse Schichtpläne damit erstellt und alle Features ausprobiert.
  • Testsieger: Den ersten Platz auf dem Siegertreppchen belegt Papershift. Hier findest du die perfekte Kombination aus leistungsstarken Features und einer guten Usability.
  • Alternativen: Ganz knapp hinter Papershift liegen Aplano und Shiftbase. Beide Tools sind ihr Geld wert, leicht zu bedienen und erleichtern die Schichtplanung enorm.
  • Kosten: Eine Schichtplanungs-Software kostet dich zwischen 0 und 11 Euro pro Monat und User. Die einzelnen Tarife der Tools solltest du dir ganz genau anschauen.
  • Tipp: Teuer heißt nicht immer besser! In meinem PEP-Vergleich bin ich auf einige Tools gestoßen, die bereits zum kleinen Preis zeitsparende Funktionen liefern.

6 Tools – 6 Schichtpläne – 1 Vergleich: die beste Personaleinsatzplanung-Software 2024

Eine Software ziellos zu testen ist so, als würdest du neues Personal suchen – ohne zu wissen, welche Stelle überhaupt besetzt werden soll. Deshalb habe ich mir ein ganz spezifisches – und möglichst anspruchsvolles – Szenario für meine 6 Praxistests ausgedacht:

Ein Altenpflegeheim, das seine Bewohner:innen rund um die Uhr betreut.

Dabei wollte ich natürlich die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeits- und Ruhezeit sowie die Verträge und Wünsche meiner frei erfundenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen berücksichtigen.

Das vollkontinuierliche Schichtmodell habe ich also im Drei-Schicht-System geplant (Früh-, Spät- und Nachtschicht). Die einzelnen Schichten sollten von je zwei Arbeitskräften besetzt werden, die unterschiedliche Qualifikationen haben (Pflegeassistent:innen und Pflegefachkräfte). Eben so realitätsnah wie möglich.

Um alle Tools miteinander vergleichen zu können, habe ich mit jeder Software zur Personaleinsatzplanung einen Schichtplan für eine Woche erstellt.

Wie gut das mit Papershift, Aplano, Shiftbase, Planday, Staffcloud und ShiftJuggler geklappt hat, erfährst du jetzt im Detail:

Testsieger: trusted Empfehlungen

1

Papershift

3.4
1,0
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 9,90 €/User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Teams unbegrenzt
  • Abteilungen unbegrenzt
  • Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Schicht- & Dienstplanung

Sehr gut (1,0)

Schichten planst du mit Papershift entweder manuell im Kalender, halbautomatisch mit der Wiederholungsfunktion (z. B. für Rollpläne) oder vollautomatisch mit dem Auto-Planer. Bei Letzterem musst du lediglich deinen Bedarf und die Schichten planen, die Belegung übernimmt das Tool für dich. Papershift erkennt dabei auch Konflikte wie Überschneidungen oder unterschrittene Ruhezeiten.

Teamkommunikation

Sehr gut (1,5)

Deinen fertigen Schichtplan bekommst du per Knopfdruck an dein ganzes Team. An einzelne Teammitglieder kommunizierst du den Schichtplan nur über einen Workaround, also per Ausdruck oder im PDF-Format als E-Mail-Anhang. Dafür kannst du deinen Angestellten über das integrierte Nachrichtencenter auch Nachrichten mit Dokumentenanhang zusenden – so könntest du auch den Schichtplan einzeln verschicken.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Im Self Service von Papershift verwalten sich deine Mitarbeiter:innen selbst. Hier können sie zum Beispiel Verfügbarkeiten sowie Abwesenheiten angeben und dich so bei der Planung entlasten. Außerdem tauschen sie Schichten selbst, halten die eigene Personalakte aktuell oder laden ihre Dokumente (z. B. Führerscheinkopie) hoch. Der Self Service von Papershift ist einer der umfangreichsten unter den von mir getesteten Tools!

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Sehr gut (1,0)

Papershift hat mehrere Optionen für die Zeiterfassung mit an Bord; etwa eine digitale Stempeluhr für Smartphone und Browser, eine Kiosk-App fürs Tablet oder Schnittstellen zu Hardware-Terminals. Du kannst deinen Teammitgliedern allerdings nur eine Zeiterfassungsart gleichzeitig erlauben. Hinzu kommt: Die Zeiterfassung gibt es erst mit einem kostenpflichtigen Add-on. Immerhin sind gesetzliche Pausen bereits vordefiniert und anpassbar. Eigene Abwesenheiten fügst du bei Bedarf einfach hinzu.

Personal- & Teamverwaltung

Sehr gut (1,0)

Jedes deiner Teammitglieder bekommen eine eigene Personalakte. Hier hinterlegst du die wichtigsten Personaldaten. Fehlende Angaben wie die Steuer-ID kannst du über benutzerdefinierte Felder hinzufügen. In der Personalakte definierst du außerdem die wöchentlichen Arbeitszeit- und Urlaubskontingente und weißt deinem Personal einen entsprechenden Arbeitsbereich (z. B. Küche, Bar, Station, Büro, etc.) zu. Mit Papershift kannst du auch Dokumente verwalten oder neue Dokumente aus Personaldaten generieren lassen – auch das gibt es aber nur gegen Aufpreis.

Papershift ist eines der beliebtesten Tools für die Personaleinsatzplanung am Markt. Und das zu Recht, wenn du mich fragst! In meinem Papershift-Test sind mir trotzdem ein paar Mängel aufgefallen. Aber sieh selbst:

Welche Erfahrungen habe ich mit Papershift gemacht?

Die Schichtplanung mit Papershift für meinen fiktiven Betrieb war simpel, schnell, effektiv und dabei auch noch flexibel. So mag ich das!

Am Anfang musste ich meine benötigten Schichten noch manuell im übersichtlichen Kalender anlegen. Das heißt: die Schichtlänge festlegen, einen Titel vergeben (z. B. “Frühschicht”) und bestimmen, wie viele Personen die Schicht übernehmen sollen. Dank der kurzen Eingabemaske ging das schnell und einfach.

Um nicht den ganzen Schichtplan per Hand mit Diensten zu befüllen, konnte ich die Wiederholungsfunktion nutzen. Das hat mir das Leben deutlich erleichtert und mir eine Menge Zeit gespart. So kannst du beispielsweise auch Rollpläne anlegen, wenn du es häufig mit wiederkehrenden Schichtmustern zu tun hast.

Die Intervalle für deine Rollpläne kannst du selbst festlegen
Die Intervalle für deine Rollpläne kannst du selbst festlegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: papershift.com

Nun musste nur noch das Personal den einzelnen Schichten zugewiesen werden. Dabei hatte ich die Wahl, ob ich das manuell per Drag-and-Drop erledigen möchte (wie zeitaufwändig!), oder automatisch.

An der manuellen Drag-and-Drop-Belegung gefällt mir sehr, dass Papershift genau anzeigt, wer verfügbar ist, wessen Arbeitszeitkontingente bereits überschritten sind und ob gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden. So berücksichtigst du dein Personal sowie gesetzliche Vorschriften optimal und es kommt nicht zu Konflikten.

Die automatische Belegung mit dem “Auto-Planer” hat mich restlos begeistert! Ich musste Papershift nur ein paar Regeln an die Hand geben; etwa, ob gesetzliche Ruhezeiten unterschritten werden dürfen.

Welche Faktoren die automatische Belegung berücksichtigen soll, bestimmst du einfach selbst
Welche Faktoren die automatische Belegung berücksichtigen soll, bestimmst du einfach selbst
Screenshot: trusted.de
Quelle: papershift.com

Dann nur einmal auf “Go” geklickt und wenige Minuten später war mein Schichtplan fertig.

Nun ja, fast fertig. Ich hatte offenbar zu wenige fiktive Mitarbeiter:innen angelegt, um alle Schichten vollzumachen. Papershift hat sich daher ein paar Freiheiten genommen, ein paar Dienste leer gelassen und bei manchen Angestellten wöchentliche Arbeitszeitkontingente überschritten.

Die restlichen Tage des Monats hat Papershift ganz von allein mit Personal belegt
Die restlichen Tage des Monats hat Papershift ganz von allein mit Personal belegt
Screenshot: trusted.de
Quelle: papershift.com

Das hat mich etwas geärgert, denn das hatte ich dem Tool im Regelwerk eigentlich ausdrücklich verboten! Aber ich habe ich ein Auge zugedrückt. Für meinen fiktiven Fachkräftemangel kann die Software schließlich nichts.

Gesetzliche Ruhezeiten hat das Tool dagegen sauber eingehalten. Papershift plant wohl lieber Überstunden ein, als mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten. Pragmatisch, aber clever!

Ein Kunstwerk ist mein fertiger Monatsplan zwar nicht, dafür kann er sich sehen lassen.

Eine Kleinigkeit stört mich aber daran: die Farbgebung. Außer grün für “voll besetzt” und rot für “unterbesetzt” hätte ich gerne selbst noch Farben hinzugefügt, um meine Früh-, Spät- und Nachtschicht besser zu unterscheiden. Dass ich die Farben über die Einstellungen ändern kann, habe ich in mehreren Tagen des Praxistests leider nicht entdeckt. Das könnte noch ein bisschen auffälliger sein!

Dieses Problem habe ich mit “Tags” gelöst. Damit konnte ich meine Schichten betiteln oder andere Infos hinzufügen. Ich kann mir gut vorstellen, dass dieses Feature im Bau- oder Reinigungsgewerbe praktisch ist. Etwa, um zwischen Kund:innen bzw. Aufträgen zu differenzieren.

Auch andere Use Cases sind mit etwas Kreativität denkbar. Eine Inspiration bekommst du übrigens in diesem Video:

An Papershift überzeugt mich aber nicht nur die automatische Schichtbelegung. Auch der Self Service hat es mir angetan.

In diesem können deine Mitarbeiter:innen Schichten tauschen, die eigene Personalakte pflegen, Abwesenheiten beantragen, und vieles mehr. Hier sind keine Grenzen gesetzt.

Besonders die Schichttauschbörse ist mir positiv ins Auge gestochen. Deine Teammitglieder können hier ganz flexibel Schichten mit verfügbaren Mitarbeiter:innen tauschen. Je nachdem, wie viele Freiheiten du deinem Team gibst, spart das eine ganze Menge Frust und Anrufe im Personalbüro. Cool!

Die Schichttauschbörse ist cool gemacht!
Die Schichttauschbörse ist cool gemacht!
Screenshot: trusted.de
Quelle: papershift.com

Weniger gut durchdacht ist für mich dagegen die Zeiterfassung. Papershift gibt dir zwar viele unterschiedliche Zeiterfassungs-Optionen an die Hand. Damit du Zeiten überhaupt erfassen kannst, musst du aber erst einen Aufpreis zahlen.

Noch mehr hat mich gestört, dass du deinen Angestellten jeweils nur eine Zeiterfassungsart gleichzeitig anbieten kannst.

Für mich ist das viel unflexibler, als ich eingangs erwartet hätte. Das bekommen andere Schichtplaner wie Aplano oder ShiftJuggler deutlich besser hin.

An der Urlaubsverwaltung habe ich auch noch etwas zu meckern. Meine fiktiven Mitarbeiter:innen konnten zwar ohne Weiteres Urlaubsanträge stellen – die kamen bei mir im Admin-Dashboard aber nie an. Kleiner Bug – oder schwerwiegender Fehler?

Fazit: Papershift hat seine Hausaufgaben eindeutig gemacht und zeigt gerade mit seinem Auto-Planer, wie effizient Schichtplanung sein kann. Leider wird auch deutlich, dass der Fokus der Software eben nicht auf der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung liegt.

Was macht Papershift im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Mein absolutes Hauptargument für Papershift ist der Auto-Planer. Eine automatische Schichtplanung habe ich bei anderen PEP-Tools im Vergleich zwar auch entdeckt. Doch nur bei Papershift war das Feature so einfach zu bedienen und ist so gut zu Ende gedacht.

Einzigartig in meiner Testreihe sind zudem Papershifts “Systemvorlagen”. Davon gibt es über 20 Stück und jede einzelne enthält branchenspezifische Grundeinstellungen. Mit vordefinierten Schichten, Arbeitsbereichen oder Tags erleichtert dir Papershift den Start ungemein. Du musst die Vorlagen nur noch mit etwas Feintuning auf dein Business anpassen.

Noch ein Feature, das ich bisher nur bei Papershift entdeckt habe, ist der Dokumentengenerator. Den bekommst du zwar nur gegen Aufpreis im Add-on “HR”, dafür kannst du damit aus deinen Personaldaten völlig neue Dokumente generieren. Etwa für Vertragsverlängerungen oder auch Abmahnungen.

Wem würde ich Papershift besonders empfehlen?

Papershift ist ein Tool für so gut wie alle Fälle. Du planst damit sowohl einzelne Einsätze (Events oder Kundenaufträge), als auch Dienst- und Schichtpläne schnell und einfach. Für den Einzelhandel, die Pflege oder für Dienstleistungsunternehmen ist Papershift eine gute Wahl!

Ich kann mir aber vorstellen, dass produzierende Betriebe damit schnell an ihre Grenzen kommen. Mit ein paar Workarounds kannst du Papershift zwar auch hier verwenden; andere Anbieter haben an dieser Stelle aber mehr zu bieten.

Speziallösungen wie ATOSS oder shyftplan berechnen dir z.B. deinen zukünftigen Personalbedarf auf Basis von Umsatz oder Maschinenauslastung. Das klappt mit Papershift nicht.

Vorteile
  • Automatische Schichtplanung
  • Gute Usability
  • Umfangreicher Self Service
  • Zahlreiche nützliche Video-Tutorials
Nachteile
  • Kostspielige Add-ons
  • Unzuverlässige Konfliktmeldungen
  • Überschreitung der Soll-Arbeitszeiten
  • Lange Ladezeiten
Papershift
3.4
Testbericht
2

Aplano

3.9
1,1
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 10 € pro Monat
  • Mitarbeiter:innen 20 - 500
  • Teams -
  • Abteilungen unbegrenzt
  • Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Schicht- & Dienstplanung

Sehr gut (1,0)

Mit Aplano planst du Schichten für einzelne Mitarbeiter:innen manuell im Kalender ein. Dank der Wiederholungsfunktion erstellst du so auch Rollpläne. Das klappt sogar in der mobilen App. Unpassende Schichten verschiebst du per Drag-and-Drop oder duplizierst sie mit der Kopier-Funktion. Das Tool erkennt automatisch Konflikte wie gesetzliche Ruhezeiten oder Überschneidungen. Fertige Wochen kannst du dir praktischerweise als Vorlage speichern und immer wieder anwenden. Auch das eignet sich hervorragend für Rollpläne und Wechselschichtpläne.

Teamkommunikation

Sehr gut (1,4)

Deinen Schichtplan veröffentlichst du per Knopfdruck an alle Mitarbeiter:innen deines Standorts. Dabei kannst du einstellen, ob Angestellte nur Namen und Schichten der Teammitglieder der eigenen Abteilungen sehen können. An einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kannst du den Schichtplan über den integrierten Dokumentenupload im PDF-Format senden. Gut gemacht ist der integrierte Teamchat. Hier kannst du dich mit einzelnen Angestellten oder ganzen Gruppen austauschen.

Self Service

Sehr gut (1,4)

Deine Mitarbeiter:innen können im Self Service vieles selbst erledigen. Etwa Verfügbarkeiten angeben, Schichten tauschen, Zeiten erfassen, miteinander chatten und vieles mehr. Die eigenen Personalstammdaten und Dokumente verwalten sie damit aber nicht. Das musst du also noch für deine Angestellten übernehmen. Besonders für große Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen ist das von Nachteil!

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Sehr gut (1,0)

Aplano liefert dir vielfältige Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung. Dazu gehört eine digitale Stempeluhr im Browser oder in der mobilen App (inklusive Geo-Fencing), die schichtabhängige Zeiterfassung oder das Stempeln an der Kiosk-App fürs Tablet. Lediglich die Anbindung an ein Hardware-Terminal deckt der Anbieter nicht ab. Ein weiterer Wermutstropfen: Die Zeiterfassung gibt es nur im teureren Pro-Tarif. Die Abwesenheitsverwaltung gibt es schon zum kleinen Preis. Pluspunkte gibt es für vordefinierte Abwesenheitsarten (Krank, Urlaub, etc.) und die gute Anpassbarkeit.

Personal- & Teamverwaltung

Sehr gut (1,4)

In Aplanos übersichtlichen Personalakten verwaltest du die wichtigsten Infos deiner Angestellten. Dazu gehören Kontaktdaten, vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten (monatlich und wöchentlich) sowie Dokumente und Qualifikationen. Fehlende Infos, etwa Bank- und Steuerdaten, kannst du einfach selbst ergänzen. Das kannst du direkt von der Personalakte aus tun. Teams verwaltest du mit Aplano zwar nicht, dafür deine eigenen Standorte. Das ist optimal für dein Filialgeschäft, gibt es aber nur gegen Aufpreis im Pro-Tarif.

Das deutsche PEP-Tool Aplano hat noch nicht so viele Jahre auf dem Buckel, wie der Testsieger Papershift (der immerhin schon über 10 Jahre am Markt ist). Ein ausgesprochener Newcomer ist es aber auch nicht. Immerhin bauen bereits große Marken wie REWE, TUI oder das Deutsche Rote Kreuz auf die Schichtplanung mit Aplano.

Im Test konnte der Konkurrent meinem Testsieger nur um Haaresbreite nicht den Rang ablaufen. Warum das so ist und warum ich dir Aplano trotzdem mit bestem Wissen empfehlen kann, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Aplano gemacht?

Glaub’ es, oder nicht: Die Schichtplanung mit Aplano geht nicht nur zügig und einfach, sondern hat mir im Test sogar richtig Spaß gemacht!

Das hatte ich am Anfang gar nicht erwartet. Anders als Papershift hat Aplano nämlich kein so geniales Tool wie den Auto-Planer im Gepäck. Daher hatte ich mich schon auf sehr viel manuelles Herumgefummel eingestellt.

Stattdessen konnte ich meine Schichten für das entsprechende Personal entweder manuell einplanen, oder alternativ Schichtvorlagen anlegen. Ich habe natürlich beide Optionen einmal ausprobiert und ich muss sagen; ich mag beides!

In beiden Fällen begrüßte mich die Software mit einer übersichtlichen Eingabemaske. Hier konnte ich jeweils einen Schichttitel angeben (z. B. “Frühschicht”) sowie die Schicht- und Pausenlänge und mir eine Schichtfarbe aussuchen.

Lege Farben für deine Schichten fest, um sie besser voneinander zu unterscheiden
Lege Farben für deine Schichten fest, um sie besser voneinander zu unterscheiden
Screenshot: trusted.de
Quelle: aplano.de

Aplano konnte mich mit seiner offensichtlichen Farbpalette direkt begeistern. Wo ich bei Papershift lange nach Farbeinstellungen suchen musste (vergebens), konnte ich meinen Schichtplan mit Aplano in einen wahren Regenbogen verwandeln. Unnötig? Vielleicht! Hübscher und übersichtlicher war es für mich allemal!

Auf diese Weise habe ich mir verschiedene Schichtvorlagen angelegt und auch einige manuell eingeplant. Das ging recht gut von der Hand.

Besonders gut hat mir das Drag-and-Drop-Verfahren gefallen. Aplano prüft dabei ganz automatisch, ob du gesetzliche Ruhezeiten einhältst. Wie lange die Ruhezeit sein soll, kannst du selbst festlegen. Damit bietet sich Aplano hervorragend für Betriebe an, die mit Tarifverträgen planen müssen. Dort sind häufig andere Zeiten geregelt, als der Gesetzgeber vorschreibt.

Ob die Arbeitszeitkontingente deiner Teammitglieder überschritten werden, musst du dagegen noch selbst überprüfen. Die Kontingente siehst du aber stets bei der Planung.

Einzelne Schichten konnte ich ganz easy verschieben oder sogar kopieren und meine Schichtvorlagen musste ich nur noch auf das passende Personal “ziehen”. Das hat den Spaß-Faktor zwar erhöht, war aber auch zeitaufwändig. Schließlich musste ich ja insgesamt 42 Schichten planen (7 Tage die Woche und insgesamt 6 Schichten pro Tag).

Also habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, um den Prozess ein bisschen zu beschleunigen – und bin fündig geworden. So wie die meisten PEP-Tools bietet auch Aplano eine Wiederholungsfunktion. Damit konnte ich meinen Schichtplan wesentlich schneller befüllen.

Wie oft, wie häufig und wie lange sollen sich Schichten wiederholen?
Wie oft, wie häufig und wie lange sollen sich Schichten wiederholen?
Screenshot: trusted.de
Quelle: aplano.de

Mein Tipp: Die Wiederholungsfunktion ist besonders dann praktisch, wenn sich die Dienste deiner Teammitglieder regelmäßig wiederholen, etwa wöchentlich, zweiwöchentlich, usw. So kannst du auch Rollpläne erstellen, in denen sich deine Teams mit der Früh- und Spätschicht in festgelegten Intervallen abwechseln. Das reduziert den Frust im Team!

Obwohl die Schichtplanung beim Testsieger Papershift schneller ging, gefällt mir mein Endergebnis mit Aplano optisch deutlich besser. Meine Abteilungen bzw. Qualifikationen sind farblich voneinander getrennt, genau wie einzelne Schichten. Für mich persönlich ist das allemal übersichtlicher!

Der fertige Wochenplan ist bunt und farbenfroh, aber dennoch aufgeräumt und äußerst übersichtlich!
Der fertige Wochenplan ist bunt und farbenfroh, aber dennoch aufgeräumt und äußerst übersichtlich!
Screenshot: trusted.de
Quelle: aplano.de

Die fertige Woche konnte ich außerdem als Vorlage speichern. Das und der gesunde Mix aus Einzel-Vorlagen, Drag-and-Drop-Funktion und der Wiederholungsfunktion sorgt dafür, dass du auch langfristig effizient mit Aplano planen kannst. Lediglich die eigene Denkleistung bleibt dir bei diesem Tool nicht erspart.

An Aplano schätze ich aber nicht nur die gut durchdachten Schichtplanungs-Optionen. Mir hat es unter anderem der integrierte Teamchat angetan. Hier kannst du dich mit deinen Teammitgliedern einzeln oder wahlweise in Gruppen unkompliziert austauschen.

Auch die Personalverwaltung von Aplano kann sich sehen lassen. Die digitale Personalakte ist zwar ausbaufähig – wichtige Felder für die Steuer-ID oder die Sozialversicherungs-Nummer fehlen – dafür kannst du sie ganz leicht an deine Bedürfnisse anpassen. Und das Beste daran: Du musst dafür noch nicht einmal in die Einstellungen wechseln.

Bei Bedarf kannst du die Personalakte einfach erweitern
Bei Bedarf kannst du die Personalakte einfach erweitern
Screenshot: trusted.de
Quelle: aplano.de

Ein weiteres Lob muss ich für die integrierten Zeiterfassungs-Möglichkeiten aussprechen. Davon gibt es in Aplano nämlich einige, etwa per digitaler Stempeluhr, Kiosk-Tablet und sogar Geo-Fencing. Letzteres ist hervorragend geeignet, wenn du im Bau- oder Reinigungsgewerbe tätig bist und sichergehen willst, dass dein Personal nur im festgelegten Umkreis ein- und auschecken kann.

Ein (kleiner) Störfaktor ist für mich nur der Self Service. Aplano macht hier zwar schon vieles richtig. Angestellte können z. B. Schichten tauschen, Verfügbarkeiten angeben oder Abwesenheiten beantragen.

Allerdings können sie keine Änderung an ihren Stammdaten in der digitalen Personalakte vornehmen oder Dokumente wie Zeugnisse oder Führerscheinkopien hochladen. Das sorgt bei dir im Ernstfall für mehr Verwaltungsaufwand. Und das braucht doch wirklich keiner!

Solltest du bereits über eine digitale Personalakte verfügen, kannst du über diesen Punkt sicherlich hinweg sehen – ansonsten macht Aplano seinen Job nämlich richtig gut!

Was macht Aplano im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Aplano ist vielleicht nicht das schnellste PEP-Tool am Markt – oder in meiner Testreihe – dafür aber eines der zuverlässigsten. Konflikte wie unterschrittene Ruhezeiten erkennt das Tool sofort und die restlichen Arbeitszeitkontingente bzw. Wochenstunden meiner fiktiven Mitarbeiter:innen hat die Software sauber berechnet.

Ein wirkliches Alleinstellungsmerkmal des modernen Tools ist für mich aber der integrierte Teamchat. Der gestaltet die Kommunikation im Team super einfach und ermöglicht es deinen Angestellten, Schichten zu tauschen, Fahrgemeinschaften zu organisieren oder sich anderweitig auszutauschen. Einen ähnlich guten internen Messenger gibt es aktuell in keiner anderen PEP-Lösung.

Wem würde ich Aplano besonders empfehlen?

Wenn du nach einer effizienten und flexiblen, aber einfach zu bedienenden Schichtplanungs-Software suchst, die zudem auch noch bezahlbar ist, bist du bei Aplano bestens aufgehoben.

Aplano ist – ähnlich wie mein Testsieger – für verschiedenste Einsatzbereiche geeignet. Die reichen vom kleinen Reinigungsgewerbe, das nur hin und wieder Kundenaufträge einplanen möchte, bis zum Einzelhandel mit unzähligen Filialen und hunderten Angestellten.

Für dezentrale Teams ist Aplano besonders interessant, denn dank des integrierten Teamchats kannst du mit allen Teammitgliedern aus allen Filialen gleichzeitig kommunizieren, ohne auf ein zweites (und ggf. teures) Kommunikations-Tool auszuweichen. Mitarbeiter:innen im Home-Office oder im Außendienst, auf Baustellen oder bei Kund:innen vor Ort lassen sich so einfacher managen.

Vorteile
  • Zuverlässige Konfliktmeldungen
  • Intuitive Drag-and-Drop-Planung
  • Zeitsparende Schichtvorlagen
  • Integrierter Messengerdienst
  • Schichtplanung mobil per App
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Nachteile
  • Keine automatische Schichtplanung
  • Nur standardisierte Notifications
  • Ausbaufähiger Self-Service
  • Keine Erinnerungen für Schichten
Aplano
3.9
Testbericht
3

Shiftbase

4.1
1,1
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0 €
  • Mitarbeiter:innen 5 - unbegrenzt
  • Teams 1 - unbegrenzt
  • Abteilungen 1 - unbegrenzt
  • Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Schicht- & Dienstplanung

Sehr gut (1,4)

In Shiftbase kannst du Schichten entweder manuell eintragen oder die bequeme Vorlagenfunktion nutzen. Alternativ erstellst du zügig Rollpläne mit der Wiederholungsfunktion. Dieses Feature findest du auch in der mobilen App, mit der du Schichtpläne von unterwegs aus erstellen kannst. Unterschrittene Ruhezeiten zeigt dir das Tool nicht an. Dafür meldet Shiftbase Konflikte, wenn du Personal mit der falschen Qualifikation einplanst. Ein wenig unübersichtlich: statt wöchentlicher Arbeitskontingente zeigt Shiftbase monatliche an, was die Wochenplanung ggf. erschwert.

Teamkommunikation

Sehr gut (1,4)

Deinen Schichtplan kannst du mit Shiftbase entweder manuell oder automatisch veröffentlichen. So bleibt dein Team auch ohne dein Zutun auf dem Laufenden. Mit der manuellen Variante schickst du den Schichtplan nur an einzelne Mitarbeiter:innen, aber nicht an alle. Dafür kannst du über Shiftbase mit allen Teammitgliedern im integrierten Nachrichtencenter kommunizieren.

Self Service

Gut (1,7)

Der Self Service von Shiftbase kennt keine Grenzen. Deine Teammitglieder können sich auf offene Schichten bewerben, den eigenen Schichtplan einsehen und ausdrucken, Zeiten erfassen, die eigene Personalakte frisch halten und vieles, vieles mehr. Deine Teammitglieder können hier sogar das eigene Start-Dashboard anpassen und sich (wenn von dir aktiviert) das Wetter für die nächsten Tage vorhersagen lassen. Die gleichen Funktionen für die Selbstverwaltung gibt es übrigens komplett in der mobilen App.

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Sehr gut (1,0)

Shiftbase liefert vergleichsweise wenige Zeiterfassungs-Möglichkeiten. Dazu gehört eine digitale Stempeluhr in der mobilen App, jedoch keine im Browser. Außerdem können deine Mitarbeiter:innen nur einstempeln, wenn die eigene Schicht bevorsteht. Dafür bietet Shiftbase auch eine standortbezogene Zeiterfassung und ein Kilometer-Tracking, optimal für mobile Teams und Tätigkeitsnachweise für Kundenaufträge. In Sachen Abwesenheitsmanagement fehlt es der Software an nichts, hier sind alle Arten bereits vordefiniert. Eigene Arten kannst du einfach hinzufügen.

Personal- & Teamverwaltung

Sehr gut (1,0)

Mit Shiftbase kannst du sowohl deine Organisation (inklusive Standorte, Abteilungen und Teams) als auch einzelne Teammitglieder verwalten. Für Letzteres steht dir eine digitale Personalakte zur Verfügung. Hier kannst du alle Daten und Dokumente ablegen, die in eine digitale Personalakte eben gehören. Es fehlt lediglich an der Sozialversicherungsnummer und Steuer-ID. Diese und weitere Felder kannst du bei Bedarf aber selbst hinzufügen.

Shiftbase ist eine Workforce-Management-Lösung aus den Niederlanden. Dass die Software bereits über 10 Jahre alt ist, merkt man der modernen Benutzeroberfläche aber nicht an. Seither hat sich Shiftbase aber einen ordentlichen Kundenstamm weltweit aufgebaut. Über 4.000 Unternehmen planen täglich ihre Schichten mit der Software.

Ob die Software auch mich überzeugen konnte, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Shiftbase gemacht?

Shiftbase hat sich den dritten Platz auf dem Siegertreppchen durchaus verdient. Ich muss aber gestehen: Das liegt nicht an den Funktionen und Features für die Schichtplanung, hier liefert das PEP-Tool nämlich nur die nötigsten Basics.

Zu Beginn meines Shiftbase-Praxistests habe ich mir die Einstellungsmöglichkeiten der Software angesehen. Dort ist mir sowohl die erste Stärke, als auch die erste Schwäche aufgefallen.

Die Stärke: Mit Shiftbase kannst du Schichtvorlagen für jede Abteilung und jedes Team für jeden Standort anlegen. Wie praktisch! Das habe ich natürlich sofort erledigt und meine Früh-, Spät- und Nachtschicht in verschiedenen Farben für meine fiktive Pflegestation angelegt.

Viel Zeit habe ich dafür nicht benötigt, schließlich waren ja nur wenige Angaben notwendig, etwa der Titel, die Farbe oder die Schicht- und Pausenlänge. Bis dahin war mir Shiftbase noch richtig sympathisch.

Schichtvorlagen hast du mit Shiftbase im Handumdrehen angelegt 
            Quelle: shiftbase.com; Screenshot: trusted
Schichtvorlagen hast du mit Shiftbase im Handumdrehen angelegt Quelle: shiftbase.com; Screenshot: trusted
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftbase.com

Die Schwäche: Shiftbase berücksichtigt keine gesetzlichen Ruhezeiten. Ich konnte auch keine eigenen Ruhezeiten festlegen, um einzustellen, wie viel Zeit zwischen zwei Schichten des gleichen Teammitglieds vergehen muss. Seltsam; und eine echte Lücke!

Einer meiner fiktiven Mitarbeiter:innen habe ich so “versehentlich” 7 Schichten direkt hintereinander aufgebrummt. Dafür bekam ich zwar eine Konfliktmeldung; aber nicht etwa, weil ich meine Angestellte zum Burnout treiben wollte, sondern weil sie nicht die nötige Qualifikation für die Schicht hatte.

Ohne Konfliktmeldungen (der richtigen Art) musst du bei der Schichtplanung aufpassen!
Ohne Konfliktmeldungen (der richtigen Art) musst du bei der Schichtplanung aufpassen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftbase.com

Zugegeben, das ist schon ein nützliches Feature. Wenn Shiftbase nun beim Thema Work-Life-Balance, Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetz noch genauso penibel wäre, wäre ich happy!

So musste ich allerdings noch einmal viel selbst Hand anlegen und meine Schichten so lange hin und her schieben, bis alle Vorgaben erfüllt waren. Das geht dank Drag-and-Drop zwar intuitiv; hat aber auch gedauert. Zwischenzeitlich habe ich mich sogar gefragt, ob ich mit Excel nicht schneller gewesen wäre.

Mit etwas Hirnschmalz und Drag-and-Drop entsteht ein Schichtplan mit Shiftbase
Mit etwas Hirnschmalz und Drag-and-Drop entsteht ein Schichtplan mit Shiftbase
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftbase.com

Dafür bringt Shiftbase aber einige andere Stärken mit, die meine Stimmung zum Tool wieder aufgelockert haben.

Mir gefällt zum Beispiel sehr, dass ich Schichtpläne einfach automatisch im Voraus veröffentlichen kann. Auf diese Weise musst du nicht selbst daran denken, deine Mitarbeiter:innen über den neuen Schichtplan zu informieren und dein Team bleibt stets auf dem Laufenden. Klasse!

Besonders herausragend ist dem Anbieter der Self Service gelungen. An den vielen Möglichkeiten zur Selbstverwaltung konnte ich mich gar nicht satt sehen. Deine Teammitglieder können hier zum Beispiel:

  • den eigenen Schichtplan einsehen und sogar ausdrucken
  • den Schichtkalender mit dem eigenen Kalender synchronisieren
  • die eigene Personalakte bearbeiten und Dokumente hochladen
  • Abwesenheiten beantragen
  • Verfügbarkeiten angeben und sich auf offene Schichten bewerben
  • Schichten tauschen
  • und vieles mehr

Einen so umfangreichen Self Service sieht man nur selten! Das Geniale daran ist, dass deine Teammitglieder zum einen motivierter werden – schließlich bestimmen sie selbst, welche Schichten für sie passen und wann sie Anträge für Urlaub stellen können bzw. sollten – und zum anderen musst du weniger Zeit in die Personalverwaltung investieren.

Mir ist auch sehr positiv aufgefallen, dass der Self Service in der mobilen Mitarbeiter-App genauso umfangreich ist. Toll für verteilte Teams oder solche, die oft unterwegs sind.

Ein integriertes Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement und eine digitale Personalakte mit den wichtigsten Stammdaten zu meinem Team runden die Sache ab.

Ein kurzes, aber abschließendes Verdikt: Shiftbase bringt vor allem für seinen kleinen Preis solide Funktionen mit, könnte aber durchaus zuverlässiger sein. Ich bin besonders von den fehlenden Konfliktmeldungen zu gesetzlichen Ruhezeiten enttäuscht, denn selbst vergleichbar günstige Tools (wie Aplano) bekommen das schon im kleinsten Tarif hin.

Was macht Shiftbase im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Shiftbase ist die günstigste Software für die Personaleinsatzplanung, die es derzeit gibt. Hier bekommst du nicht nur einen kostenlosen Tarif (bei dem du sogar bis zu 75 Mitarbeiter:innen verplanst). Selbst das teuerste Paket ist mit 4 € pro User im Monat noch günstiger, als einige andere Systeme.

Selbst mein geliebtes Aplano ist noch um 50 Cent teurer, als Shiftbase und bringt dafür ähnliche Funktionen mit.

Wem würde ich Shiftbase besonders empfehlen?

Wenn du als Start-up oder Kleinstunternehmen noch nach einer günstigen Alternative für deine Schichtplanung suchst – und etwas Zeit und Geduld mitbringen kannst – kann ich dir Shiftbase nur empfehlen.

Legst du dagegen Wert auf eine möglichst bequeme und gleichzeitig zuverlässige Schichtplanung, rate ich dir eher zu Papershift, Planday oder Aplano.

Vorteile
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Zeitsparende Schichtvorlagen
  • Schichtplanung in der mobilen App
  • Unkomplizierte Verwaltung
Nachteile
  • Berücksichtigt keine Ruhephasen
  • Zeitkontingente werden überschritten
Shiftbase
4.1
Testbericht
4

Planday Personaleinsatzplanung

4.4
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 2,99 €/User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Teams -
  • Abteilungen unbegrenzt
  • Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Schicht- & Dienstplanung

Sehr gut (1,0)

Mit Planday stehen dir unterschiedliche Optionen für deine Schichtplanung zur Verfügung. Neben der manuellen Planung gehört auch eine Kopier- und Wiederholungsfunktion zu Plandays Angebot. Deine Schichten kannst du bequem per Drag-and-Drop belegen. Alternativ kannst du sie auch automatisch vom Tool belegen lassen, Arbeitszeitontingente und gesetzliche Ruhezeiten berücksichtigt Planday allerdings nicht dabei. Dank der mobilen App kannst du (unter anderem) auch Schichten von unterwegs aus planen.

Teamkommunikation

Gut (2,0)

Einen Veröffentlichungs-Button für deinen Schichtplan gibt es in Planday nicht. Der Schichtplan ist für deine Mitarbeiter:innen immer einsehbar – egal ob du schon fertig geplant hast, oder nicht. Den Zugriff kannst du zwar verbieten, müsstest ihn dann aber immer wieder freischalten, sobald du mit der Planung fertig bist. Geschickter geht Planday mit automatischen Benachrichtigungen um. Hier kannst du selbst entscheiden, wer worüber wann benachrichtigt werden soll. Die Inhalte der Benachrichtigungen sind größtenteils jedoch nicht anpassbar, lediglich die Begrüßung neuer Teammitglieder.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Für die Selbstverwaltung deiner Teammitglieder hat Planday so einiges mit an Bord. Deine Angestellten können in der Browser-Version beispielsweise Verfügbarkeiten angeben, Abwesenheiten beantragen, die eigene Personalakte pflegen und Nachrichten senden. In der mobilen App funktioniert dagegen noch mehr. Hier könnt ihr Zeiten erfassen und Schichten untereinander tauschen. Beiden Versionen mangelt es allerdings an einem eigenständigen Dokumentenupload – das musst du noch für dein Team erledigen.

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Sehr gut (1,0)

Arbeitszeiten erfasst du bei Planday über verschiedene Wege. Zum Beispiel über die digitale Stempeluhr in der mobilen App, per Kiosk-App am Terminal oder im Browser. Eine Anbindung an ein Hardware-Terminal gibt es nicht, das musst du bei Bedarf noch selbst anschaffen und einrichten. Vordefinierte Abwesenheitsarten gibt es zwar (Urlaub und Krankheit), die entsprechenden Abwesenheitskonten musst du allerdings erst im System hinterlegen, damit Anträge gestellt werden können.

Personal- & Teamverwaltung

Sehr gut (1,0)

In Planday bekommen alle deine Angestellten eine eigene digitale Personalakte. Hier kannst du die wichtigsten Informationen und Dokumente verwalten und bei Bedarf benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Das ist beispielsweise dann praktisch, wenn du wissen möchtest, in welcher Größe du die Arbeitskleidung bestellen musst.

Planday ist eines der ältesten PEP-Tools meines Tests. Immerhin gibt es das Unternehmen schon seit 2004. Die Idee zu einer unkomplizierten Dienstplan-Software entstand in einer Bar in Dänemark. Mittlerweile wird Planday auf der ganzen Welt von starken Marken eingesetzt, unter anderem von Cineplex oder Dunkin’.

Der Anbieter versteht sich dabei als umfangreichen Allrounder für unterschiedliche Branchen, getreu dem Motto: “Egal, was Ihr Unternehmen tut, wir vereinfachen Ihren Arbeitstag!” Ob sich mein Arbeitstag mit Planday auch vereinfacht hat, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit Planday gemacht?

Um ehrlich zu sein: Planday hat mich im Test ganz schön herausgefordert. Die Erstellung meines Wochen-Schichtplans für meinen fiktiven Pflegebetrieb hat um einiges länger gedauert, als ich anfangs erwartet hatte.

Das lag zu einem großen Teil daran, dass ich das Tool erst einmal umständlich einrichten musste. Dazu gehörte zum Beispiel, dass ich die Arbeitszeitkontingente meines Personals und deren Qualifikationen festlege. Auch meine Schichtarten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) konnte ich hier anlegen.

Diesen Schritt solltest du nicht überspringen, bei der Schichtplanung kommt es nämlich stark auf die Qualifikationen deiner Teammitglieder an!

Gewappnet mit allen Konfigurationen im Rücken, habe ich mich auf den Schichtplan gestürzt. Nun gut, “stürzen” ist an dieser Stelle ein bisschen übertrieben. Ich musste die Schichten für meine erfundenen Mitarbeiter:innen nämlich manuell eintragen.

Das manuelle Anlegen von Schichten ist unkompliziert, aber zeitaufwändig
Das manuelle Anlegen von Schichten ist unkompliziert, aber zeitaufwändig
Screenshot: trusted.de
Quelle: planday.com

Das hat mich anfangs sehr viel Zeit gekostet (trotz zuvor festgelegter Schichtarten!), denn eine praktische Kopierfunktion wie bei Papershift, Aplano und Co. habe ich zuerst vergeblich gesucht. Das Feature habe ich erst entdeckt, als ich mit meinem Plan schon fast fertig war.

Ab dann lief es allerdings besser. Mit der Kopierfunktion konnte ich meine Frühschicht einfach 13 Mal kopieren und hatte so 14 Schichten für meinen Wochenplan. Die Schichten musste ich dann nur noch per Drag-and-Drop auf mein Personal verteilen.

Daran gefiel mir besonders, dass Planday bei der manuellen Planung gesetzliche Ruhezeiten berücksichtigt hat (looking at you, Shiftbase!) und die Arbeitskontingente meines Teams im Ampelsystem angezeigt wurde. Das hat mir bei der Planung sehr geholfen und mein gesetzeskonformer Schichtplan für eine Woche stand:

Dank der Kopierfunktion lässt sich der Schichtplan schnell befüllen
Dank der Kopierfunktion lässt sich der Schichtplan schnell befüllen
Screenshot: trusted.de
Quelle: planday.com

Bei meiner Tour durchs Tool habe ich auch eine automatische Schichtplanung entdeckt. Nach meinem Papershift-Test hatte ich hier natürlich große Erwartungen und fragte mich, ob Planday dem Testsieger das Wasser reichen kann. Das Ergebnis: Nicht wirklich!

Zunächst mal musste ich selbst für die automatische Planung erst offene Schichten anlegen. Das ging per Kopierfunktion (siehe oben) zwar zügig; trotzdem hätte ich mir den unnötigen Zwischenschritt gerne gespart. Außerdem klappt die automatische Planung nur ordentlich, wenn alle Angestellten zuvor ihre Verfügbarkeiten ordentlich angeben.

Am Ende war der Schichtplan zwar voll; aber ein Chaos. Weder die Arbeitszeitkontingente, noch die gesetzlichen Ruhezeiten hatte Planday bei der Verteilung beachtet, sodass ich im Grunde noch einmal von vorne anfangen durfte. Zeitersparnis? Gleich null.

Milde gestimmt hat mich dagegen, dass ich mir meine fertige Woche als Vorlage speichern konnte. Aber nicht nur das; du kannst dir eine gesamte Woche sogar als Rollplan dank der Wiederholungsfunktion ausgeben lassen.

So legst du zum Beispiel fest, dass eine Personalgruppe in geraden Kalenderwochen die Frühschicht übernimmt und in ungeraden die Spätschicht. Nach einiger Zeit wird getauscht. Das bringt Abwechslung in deinen Schichtbetrieb!

Planday kommt außerdem mit einer umfangreichen Personalakte, die ich kaum anpassen musste, weil so gut wie alle wichtigen Datenfelder bereits vorhanden waren. Gefehlt hat mir hier nur, dass es kein diverses Geschlechtsprofil gab und ich auch keines nachträglich hinzufügen konnte. Für eine HR-Software aus 2023 eigentlich ein Unding.

In der Personalakte lassen sich alle relevanten Daten und Dokumente verwalten
In der Personalakte lassen sich alle relevanten Daten und Dokumente verwalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: planday.com

Gestört hat mich aber vor allem das Abwesenheitsmanagement. Ich musste für meine fiktiven Mitarbeiter:innen erst ein Urlaubskonto einrichten. Das wäre im Prinzip nicht so schlimm gewesen, hätte es denn am Ende auch funktioniert!

Kein anderes Tool löst die Urlaubsverwaltung so kompliziert wie Planday
Kein anderes Tool löst die Urlaubsverwaltung so kompliziert wie Planday
Screenshot: trusted.de
Quelle: planday.com

Nachdem ich ein dreiseitiges (!) Online-Formular ausgefüllt habe, wurden die Kontingente (2 x 30 Urlaubstage) in den Mitarbeiterprofilen gedoppelt. Dabei konnte mir selbst der Support nicht helfen und ich habe das Problem selbst gelöst, indem ich die Urlaubskontingente in den Mitarbeiterprofilen manuell angepasst habe. Ärgerlich und zeitaufwändig!

Fassen wir zusammen: Planday hat vieles gut gemeint, allerdings fehlt es dem Tool noch am Feintuning. Enttäuscht bin ich vor allem von der automatischen Belegung, die nicht wie erhofft funktionierte. Dafür hat die manuelle Planung konfliktfrei und zuverlässig geklappt.

Was macht Planday im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Planday bringt im Vergleich zu den anderen PEP-Tools meiner Testreihe vor allem eine Besonderheit mit:

Du kannst gesetzliche Vorschriften zu Arbeitszeit und Arbeitsschutz aus verschiedenen Ländern in Planday hinterlegen. Damit ist Planday eine hervorragende Wahl für Unternehmen, die Mitarbeiter:innen an internationalen Standorten beschäftigen.

Dieses Feature bekommst du aber erst im teuersten Tarif.

Wem würde ich Planday besonders empfehlen?

Prinzipiell kannst du mit Planday unterschiedliche Use Cases abdecken und so gleichermaßen deinen kleinen Gastronomiebetrieb wie deinen internationalen Einzelhandelsbetrieb mit nur einem Tool planen. Für Letzteres spricht auch die gute Internationalisierung der Software.

Planday ist nicht unbedingt für Einsteiger:innen geeignet. Besonders dann nicht, wenn du dich nicht zuerst mit dem Helpcenter und den Tutorial-Videos beschäftigen möchtest. Mit diesem leistungsstarken Tool werden eher fortgeschrittene User glücklich.

Suchst du allerdings gezielt nach einer zeitsparenden Schichtplanungs-Software, würde ich dir von Planday eher abraten. Sowohl für die Einarbeitung als auch die Schichtplanung selbst musst du nämlich mehr Zeit einplanen.

Vorteile
  • Zeitsparende Schichtvorlagen
  • Individuell anpassbar
  • Zuverlässige Konfliktmeldungen
  • Schichtplanung auch für unterwegs
Nachteile
  • Viele Konfigurationen vorab nötig
  • Holprige Usability
  • Altbackener Self Service
  • Kein diverses Geschlechterprofil
Planday Personaleinsatzplanung
4.4
5

Staffcloud

4.3
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0 €
  • Mitarbeiter:innen 1000 - auf Anfrage
  • Teams -
  • Abteilungen -
  • Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Schicht- & Dienstplanung

Sehr gut (1,4)

Staffcloud hat eine projekt- bzw. eventbasierte Personaleinsatzplanung für dich im Gepäck. Dabei planst du im Gegensatz zu den anderen Tools des Vergleichs keine Schichten für Vollzeitkräfte, sondern Einsätze für dein Personal auf Stundenlohn-Basis. Besonders wichtig für die Einsatzplanung sind die Qualifikationen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie deren Verfügbarkeiten. Wenn du Schichten damit planen willst, musst du gesetzliche Ruhezeiten und wöchentliche Arbeitszeitkontingente selbst beachten.

Teamkommunikation

Sehr gut (1,0)

Wenn du Mitarbeiter:innen zu einem Einsatz einlädst oder einteilst, benachrichtigt Staffcloud dein Team automatisch. Eine klassische Veröffentlichungs-Funktion gibt es nicht. Um mit deinen Teammitgliedern zu kommunizieren, kannst du sie über das integrierte Nachrichtencenter kontaktieren. Alternativ sendest du eine SMS direkt aus Staffcloud heraus. Achtung: Hierbei werden Kontingente aufgebraucht, die du bei Bedarf aufstocken kannst.

Self Service

Gut (2,0)

Dank des integrierten Self Services können deine Mitarbeiter:innen die eigenen Stammdaten sowie Dokumente verwalten und pflegen, Nachrichten einsehen, Abwesenheiten angeben und die kommenden Einsätze einsehen. Diese lassen sich über den Self Service entweder ignorieren, ablehnen oder annehmen. Verfügbarkeiten können deine Mitarbeiter:innen nicht angeben, Dienste lassen sich ebenfalls nicht tauschen. Dafür gibt es Optionen für die Zeiterfassung, auch in der mobilen App.

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Sehr gut (1,4)

Deine Teammitglieder können über mehrere Möglichkeiten ihre geleistete Einsatzzeit erfassen: entweder per Zeitstempel (inklusive Standort und ggf. Dokument), per QR-Code-Scan oder durch die Bestätigung des Einsatzes im Browser. Alternativ kann auch ein Teamlead vor Ort die Zeiterfassung übernehmen. Das gelingt aber leider nicht über die mobile App, sondern im Browser. Eine Anbindung an Hardware-Terminals gibt es nicht. Staffcloud hat auch eine Urlaubsverwaltung im Gepäck. Urlaubskontingente verwaltest du damit zwar nicht, dafür können deine Aushilfskräfte Abwesenheiten beantragen. Genehmigungsprozesse gibt es dagegen nicht.

Personal- & Teamverwaltung

Gut (1,7)

Die Personalakte von Staffcloud bringt alles mit, was es für die ordentliche Personalverwaltung braucht. Hier verwaltest du beispielsweise die Kontakt- sowie Bank- und Sozialversicherungsdaten deiner Teammitglieder. Auch die Qualifikationen kannst du im Mitarbeiterprofil zuweisen. Zu den Qualifikationen gehören sprachliche sowie fachliche Kenntnisse. Obwohl du Teamleads für die Zeiterfassung bestimmen kannst, verfügt Staffcloud nicht über eine Teamverwaltung. Dafür verwaltest du deinen Kundenstamm mit der Software.

Staffcloud ist nicht wie die anderen Schichtplan-Softwares, die ich bisher für dich getestet habe. Das Tool ist für die wortwörtliche Einsatzplanung gedacht. Das bedeutet: Du planst damit Ersatz- und Aushilfskräfte aus deinem Personal-Pool für einzelne Events.

Zum Beispiel als Eventagentur für Hochzeiten oder andere Anlässe. Für die Schichtplanung für Teil- und Vollzeit-Arbeitskräfte ist das smarte Tool nicht gedacht. Trotzdem habe ich es damit mal versucht. Was dabei herausgekommen ist und welche Erfahrungen ich mit Staffcloud gesammelt habe, liest du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Staffcloud gemacht?

Dass Staffcloud ein völlig anderes Kaliber als reguläre Schichtplan-Softwares ist, habe ich spätestens dann gemerkt, als ich meinen Wochenplan für meinen fiktiven Drei-Schicht-Betrieb erstellen wollte.

Zu Beginn fand ich mich im Tool noch gut zurecht. Ich musste lediglich meine “Projekte” anlegen (in meinem Fall die “stationäre Pflege”), meine täglichen Einsätze bzw. die Schichten planen, die benötigten Qualifikationen (z. b. “Pflegefachkraft”) sowie den Bedarf angeben und zu guter Letzt noch das passende Personal einladen.

Die Einsatzplanung ist im Grunde einfach, die Schichtplanung dagegen nicht
Die Einsatzplanung ist im Grunde einfach, die Schichtplanung dagegen nicht
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de

So weit, so einfach – zumindest in der Theorie. Bis zu dem Teil mit der Personalauswahl kam ich noch größtenteils selbstständig zurecht – wenn auch mit ein wenig Hilfe durch Tutorial-Videos aus dem Helpcenter.

Später brauchte ich dann auch noch einmal menschliche Hilfe durch das Supportteam, da meine Personaleinteilung mit Staffcloud einfach nicht funktionieren wollte. Der Fehler war dank der freundlichen und kompetenten Unterstützung (an dieser Stelle ein dickes Lob!) aber schnell gefunden und ich konnte weitermachen.

Du musst wissen: Staffcloud lässt dich gar nicht erst ohne ein geführtes Onboarding auf die Software los – selbst wenn du dich “nur” für den kostenlosen Tarif entscheidest, kommst du in den Genuss einer Einführung durch das Service-Team. Ich habe mich absichtlich dagegen entschieden, um herauszufinden, wie leicht der Start mit Staffcloud in Eigenregie ist. Nach meinen riesigen Startschwierigkeiten empfehle ich das Onboarding jedoch wärmstens!

Am Ende hatte ich einen Einsatzplan, der sich – trotz Ärgernissen und Verzögerungen – sehen lassen konnte:

Deinen Einsatzplan siehst du in der Tagesansicht, nicht im Kalender
Deinen Einsatzplan siehst du in der Tagesansicht, nicht im Kalender
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de

Im fertigen Plan fiel mir aber auf, dass mir Konflikte zu unterschrittenen Ruhezeiten oder ausgereizten Arbeitszeitkontingenten nicht angezeigt wurden. Das war aber kaum verwunderlich, denn das ließ sich in den Einstellungen (und im Personalprofil) nirgends festlegen. Staffcloud ist für diese Zwecke schließlich nicht ausgelegt.

Während ich mir bei der Erstellung meines gezwungenen Schichtplans recht schwertat, fiel mir der Umgang mit Staffcloud ansonsten sehr leicht.

Besonders beeindruckt hat mich die digitale Personalakte der Software. Hier hat es mir an keiner einzigen Info gefehlt, sogar die Steuer-ID und die Sozialversicherungsnummer konnte ich angeben.

Staffcloud hat eine der schönsten Personalakten, die ich je gesehen habe!
Staffcloud hat eine der schönsten Personalakten, die ich je gesehen habe!
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de

Auch der Self Service ist ordentlich gemacht.

So konnte ich als fiktive Mitarbeiterin zum Beispiel die eigenen Stammdaten angeben oder Dokumente hochladen. Ich konnte mich außerdem ganz einfach auf Schichten bewerben (das klappte auch in der mobilen App) oder Einladungen zu Diensten schlicht ignorieren.

Deine Aushilfen bekommen im Self Service alle Infos zum Einsatz und noch mehr
Deine Aushilfen bekommen im Self Service alle Infos zum Einsatz und noch mehr
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de

Besonders cool fand ich, dass deine Mitarbeiter:innen mit wenigen Klicks selbst entscheiden können, ob und wann sie über bevorstehende Einsätze von Staffcloud erinnert werden möchten.

Ein kurzes Fazit: Insgesamt habe ich für meine Sichtplanung mit Staffcloud am längsten gebraucht. Die Schuld daran trägt aber nicht das Tool. Schließlich habe ich mich absichtlich ohne Onboarding auf ein Tool gestürzt, das für meinen Use Case gar nicht gedacht ist. Da war Chaos vorprogrammiert.

Was macht Staffcloud im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Du wirst es dir vermutlich schon denken können: Staffcloud hebt sich vor allem durch seine spezialisierte Einsatzplanung von den Schichtplanern der Testreihe ab. Ein besonderes Highlight war für mich der starke Fokus auf die Qualifikationen meiner Teammitglieder, auch wenn ich damit so meine Probleme hatte.

Staffcloud hat zudem ein ziemlich einzigartiges Preismodell in petto. Die einzelnen Tarife “Starter”, “Pro” und “Enterprise” enthalten jeweils unterschiedliche Funktionen und kommen mit unterschiedlichen “Kontingenten”. Letztere betreffen zum Beispiel die Menge der Einsätze, die du monatlich planst oder die Anzahl der SMS, die du mit dem Tool verschickst.

Der endgültige Preis richtet sich nach dem Verbrauch deiner Kontingente
Der endgültige Preis richtet sich nach dem Verbrauch deiner Kontingente
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de

Und ja, SMS kannst du mit Staffcloud auch versenden – ein weiterer USP, wenn du so willst. Das geht nämlich mit keiner anderen PEP-Software aus meinem aktuellen Vergleich.

Wie du siehst, bietet Staffcloud hier und da mehr, als andere; zum Teil aber auch weniger.

Wem würde ich Staffcloud besonders empfehlen?

Staffcloud ist dein Tool der Wahl, wenn du regelmäßig viele oder auch unregelmäßig wenige Kundenaufträge planst. Beispielsweise im Bau- und Reinigungsgewerbe, Gastronomie oder in der Eventbranche. Auch als Personaldisponent:in bekommst du mit Staffcloud ein starkes Werkzeug an die Hand, um deine Personalflotte zu verwalten.

Für die reguläre Schichtplanung, etwa für meinen fiktiven Pflegebetrieb oder auch den Einzelhandel und Produktions-Betriebe eignet sich Staffcloud nicht. Hierfür gibt es unkompliziertere und spezialisiertere Tools.

Das ist aber genau das, was du suchst? Dann scrolle doch mal hoch zu Papershift, Aplano, Planday und Shiftbase, oder einfach zum nächsten Anbieter ShiftJuggler.

Vorteile
  • Individuell anpassbar
  • Zuverlässige Konfliktmeldungen
  • Kostenloser Tarif
  • Kompetenter und netter Support
Nachteile
  • Nicht für den Schichtbetrieb geeignet
  • Berücksichtigt keine Ruhezeiten
  • Fehlende Schichtvorlagen-Funktion
  • Keine mobile Schichtplanung
Staffcloud
4.3
6

ShiftJuggler

2.8
1,9
Testnote
Gut
  • Preis ab 29 €
  • Mitarbeiter:innen 15 - 750
  • Teams -
  • Abteilungen unbegrenzt
  • Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Schicht- & Dienstplanung

Sehr gut (1,4)

Für deine Schichtplanung hat ShiftJuggler einige Optionen im Gepäck. Zu diesen gehört die manuelle Planung per Drag-and-Drop und die Schnellzuweisung. Damit kannst du eine:n Mitarbeiter:in relativ zügig einer Schicht zuweisen und musst nicht alle Dienste einzeln belegen. Eine automatische Planung gibt es nicht, dafür unterstützt dich ShiftJuggler mit seiner Wiederholungsfunktion dabei, deinen Schichtplan schneller zu füllen. Praktisch sind die automatischen Konfliktmeldungen, die das Tool zuverlässig ausgibt.

Teamkommunikation

Gut (2,0)

Deinen fertigen Schichtplan kannst du in ShiftJuggler per Knopfdruck veröffentlichen. So wie bei den anderen Tools für die Personaleinsatzplanung findest du auch hier keine Auswahlliste, um den Schichtplan mit einzelnen Personen zu teilen. Das gelingt dir nur mit Workarounds. Dafür benachrichtigt ShiftJuggler deine Teammitglieder automatisch, sobald der Plan veröffentlicht wurde oder du Änderungen vorgenommen hast. Die Standard-Benachrichtigungen sind sogar anpassbar. Für euren internen Austausch im Team gibt es dagegen nur wenige Möglichkeiten. Über das “Schwarze Brett” könnt ihr einseitige Nachrichten kommunizieren, eine Kommentar- oder Antwort-Funktion ist nicht vorgesehen.

Self Service

Befriedigend (3,0)

Für die Selbstverwaltung liefert ShiftJuggler alle wichtigen Funktionen. Etwa eine digitale Stempeluhr für die Zeiterfassung, eine integrierte Schichttausch-Börse oder die Urlaubsverwaltung und vieles mehr. Eigene Dokumente oder Stammdaten lassen sich hier allerdings nicht verwalten.

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Sehr gut (1,0)

Wenn es um die Zeiterfassung geht, zeigt ShiftJuggler seine Stärken deutlich. Du kannst Arbeitszeiten unkompliziert per Stempeluhr oder manuell erfassen, wahlweise am Hardware-Terminal oder per Kiosk-App am Tablet. Praktisch: Die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten sind bereits vordefiniert. Die Urlaubsverwaltung ist dem Anbieter ebenfalls gelungen. Die Abwesenheitsarten “Krankheit” und “Urlaub” sind bereits im System hinterlegt und bei Bedarf kannst du neue Arten hinzufügen.

Personal- & Teamverwaltung

Befriedigend (3,4)

Mit ShiftJuggler kannst du so viele Standorte, Abteilungen und zugehörige Schichtarten anlegen, wie du nur möchtest. Die Personalverwaltung ist leider weniger flexibel. In der Personalakte findest du nur wenig Platz für steuerliche oder sozialversicherungsrelevante Angaben. Einige fehlende Infos kannst du zwar über benutzerdefinierte Felder hinzufügen, das gilt aber nur für Kontaktdaten und sonstige eigene Felder. Ein Dokumentenmanagement hat ShiftJuggler leider auch nicht zu bieten.

ShiftJuggler wurde mir von meiner besten Freundin empfohlen. Sie ist als Erzieherin tätig und arbeitet häufig in unterschiedlichen Schichten. Das war für mich natürlich ein gefundenes Fressen, als ich für trusted unterschiedliche Softwares für die Personaleinsatzplanung unter die Lupe nehmen durfte.

Ob ich ShiftJuggler weiterempfehlen kann und welche Erfahrungen ich damit gesammelt habe, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit ShiftJuggler gemacht?

Den Wochenschichtplan für meinen erfundenen Pflegebetrieb konnte ich mit ShiftJuggler (fast) problemlos erstellen. Das ging unkompliziert und schnell von der Hand – und das, obwohl es keine automatische Schichtplanung gibt. Aber mal von vorn:

Bevor ich mich an die Schichtplanung gemacht habe, habe ich mir – wie so oft – zuerst die Einstellungsmöglichkeiten angesehen. Dort habe ich entdeckt, dass ich für jede Abteilung eigene Schichtgruppen anlegen kann. Das habe ich auch sofort erledigt.

So bekam beispielsweise meine Abteilung “stationäre Pflege” die Früh-, Spät- und Nachtschicht zugewiesen, während die Verwaltung lediglich den Tagdienst erhielt. Ein kleines Detail; für meinen speziellen Fall aber super nützlich!

Meine Schichten musste ich – angekommen im übersichtlichen Kalenderplaner – trotz der angelegten Schichtgruppen trotzdem noch manuell anlegen. Zeit habe ich hier schon mal kaum eingespart.

Viele Schichten musste ich erst manuell anlegen
Viele Schichten musste ich erst manuell anlegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com

Aber selbst, nachdem ich alle meine Schichten angelegt hatte, konnte ich noch kein Personal dafür zuweisen. Das ging erst, als ich für jedes meiner Teammitglieder einen “Arbeitsbereich” definiert hatte. Ohne zu wissen, dass jemand für den jeweiligen Bereich vorgesehen ist, will Shiftjuggler ihn einfach nicht zuweisen.

Das ist einerseits natürlich sinnvoll; andererseits auch r ein bisschen friemelig. Immerhin musste ich das für alle meine fiktiven Angestellten einzeln erledigen. Nachdem ich diese kleine Hürde überwunden hatte, konnte ich mein Personal endlich per Drag-and-Drop zuweisen.

Der Schichtplan ist übersichtlich und war schnell erstellt
Der Schichtplan ist übersichtlich und war schnell erstellt
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com

An der Drag-and-Drop-Planung ist mir gleich etwas Besonderes aufgefallen. Sobald ich mein Personal auf eine Schicht ziehen wollte, die einen Konflikt ausgelöst hätte (Doppelschicht oder unterschrittene Ruhezeit) war das gar nicht möglich. Mir wurden im Schichtkalender nur noch die Schichten angezeigt, die für mein Personal geeignet wären. Diese geniale Funktion vermeidet Fehlplanungen und bewahrt dich damit vor lästiger Nacharbeit.

Alternativ zur manuellen Planung bietet ShiftJuggler auch eine “Schnellzuweisung”. Dafür wählst du nur die Schichten, die du planen willst, und suchst das entsprechende Personal aus einer Liste aus; die ausgewählten Teammitglieder werden dann automatisch auf die Schichten verteilt.

Für große Unternehmen wahrscheinlich eine tolle Sache; für mein fiktives Business ging die Schnellzuweisung aber kaum schneller, als die manuelle Planung. Eine vollständig automatische Schichtplanung wie bei Papershift wäre dann doch praktischer.

Am Ende war ich total begeistert davon, wie zuverlässig ShiftJuggler funktioniert. Konflikte wie unterschrittene Ruhezeiten hat mir das Tool ohne zu meckern angezeigt!

Mein Tipp: Wie ich im Test feststellen musste, berücksichtigt ShiftJuggler die gesetzlichen Ruhezeiten erst, wenn du es dem Tool ausdrücklich verbietest. Das ist nur ein Klick in den Einstellungen und geht schnell – diesen Step solltest du für eine gesetzeskonforme Planung nicht überspringen.

Weniger begeistert bin ich aber, wenn es um die wöchentlichen Arbeitszeitkontingente geht. Obwohl ich beispielsweise 40-Wochenstunden bei einigen Teammitgliedern angegeben hatte, hat mir das sonst so smarte Tool lediglich 32 Planstunden zur Verfügung gestellt. Ich hoffe, dabei handelt es sich nur um einen kleinen Bug.

Zusammengefasst: ShiftJuggler ist eine besonders einfach zu bedienende und sehr gut durchdachte Schichtplanungssoftware, die mir (die meiste Zeit) sehr viel Spaß gemacht hat. In Sachen Effizienz und Zuverlässigkeit kann das Tool auf jeden Fall mit den Größen Papershift und Aplano mithalten.

Die ein oder anderen Fältchen muss ShiftJuggler aber noch ausbügeln, um sich einen Platz in meinen Top 3 zu sichern!

Was macht ShiftJuggler im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Mir hat es besonders das gut durchdachte Zeitmanagement angetan. Du entscheidest einfach selbst, ob dein Team Zeiten per mobiler App, im Browser, über die Kiosk-App am Tablet oder Hardware-Terminal stempelt. Im Gegensatz zum Testsieger kannst du deinen Angestellten sogar mehrere Zeiterfassungsarten gleichzeitig erlauben.

Andere Anbieter liefern zwar Ähnliches (z. B. Papershift), dort musst du allerdings nochmal tiefer in die eigenen Taschen greifen. ShiftJugglers all-for-one-price-Ansatz ist da schon von Vorteil.

Dank der Preisstaffel bekommst du alle Funktionen auch schon zum kleinen Preis!
Dank der Preisstaffel bekommst du alle Funktionen auch schon zum kleinen Preis!
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com

Eine weitere Besonderheit an ShiftJuggler sind die fünf verschiedenen Schichtplan-Ansichten, die dir die Übersichtlichkeit bei der Planung erleichtern sollen. Deine Schichten planst du einfach in der Listen-, Monats-, Wochen-, Gruppen- oder Mitarbeiteransicht.

Ich persönlich bevorzuge die Monatsansicht. Auf diese Weise habe ich besser im Blick, ob Ruhezeiten vom Wechsel von Sonntag auf Montag eingehalten werden. Welche für dich besser geeignet ist, musst du leider selbst herausfinden.

Wem würde ich ShiftJuggler besonders empfehlen?

ShiftJuggler eignet sich durch seine durchdachten Funktionen und Features sowie sein unkompliziertes User-Interface sowohl für Anfänger:innen als auch für Fortgeschrittene und Schichtplan-Profis.

Du solltest dir allerdings ein zweites Tool für die digitale Personalakte und die Teamkommunikation zulegen, wenn du hier nicht sowieso schon ausgerüstet bist. Damit kann ShiftJuggler nämlich nur schwer dienen.

Ich möchte ShiftJuggler besonders Unternehmen nahelegen, die verschiedene Zweigstellen oder Filialen verwalten müssen. Der Anbieter ermöglicht dir nämlich, so viele Standorte und Abteilungen anzulegen, wie du nur möchtest. Dafür musst du noch nicht einmal einen teureren Tarif wählen, das ist im Preis bereits inbegriffen.

Vorteile
  • Schichtvorlagen für jeden Zweck
  • Anpassbare E-Mail-Vorlagen
  • Unkomplizierte Verwaltung
  • Durchdachtes Rechtesystem
  • Hervorragendes Zeitmanagement
Nachteile
  • Falsches Arbeitszeitkontingent
  • Kein Massenimport von Personal
  • Mobile Schichtplanung nicht möglich
  • Ausbaufähige Personalakte
ShiftJuggler
2.8

Die 6 besten Personaleinsatzplanung Tools im Vergleich

  1. Papershift - Beste automatische Schichtplanung
  2. Aplano - Bester Schichtplaner für dezentrale Teams
  3. Shiftbase - Bester Schichtplaner für unterwegs
  4. Planday Personaleinsatzplanung - Bestes PEP-Tool für internationale Teams
  5. Staffcloud - Beste Einsatzplanung für die Eventbranche
  6. ShiftJuggler - Bestes PEP-Tool für mehrere Standorte

Vergleichstabelle

Anbieter
Papershift
Aplano
Shiftbase
Planday Personaleinsatzplanung
Staffcloud
ShiftJuggler
shyftplan
ATOSS
biduum
edtime PLUS
MEP24
Smartplan
Teamhero
Testurteil
sehr gut
1,0
Test
07/2023
sehr gut
1,1
Test
08/2023
sehr gut
1,1
Test
09/2023
sehr gut
1,2
Test
08/2023
sehr gut
1,4
Test
11/2023
gut
1,9
Test
08/2023
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
3.4
(266)
3.9
(146)
4.1
(727)
4.4
(16.527)
4.3
(173)
2.8
(108)
4.6
(4.246)
3.9
(349)
5
(1)
2.8
(477)
3.2
(164)
3.4
(120)
5
(3)
Tarif
Preis
4,40 € / monatlich 10,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 14,95 € / monatlich 0,00 € / monatlich 29,00 € / monatlich Auf Anfrage Auf Anfrage 14,00 € / monatlich 35,00 € / monatlich 48,00 € / monatlich 29,00 € / monatlich Auf Anfrage
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Mobiler Dienstplan/App
Schichterinnerungen
Mitarbeiter:innen max
500 500 75 auf Anfrage 1.000 750 unbegrenzt auf Anfrage 100 unbegrenzt 100 300 auf Anfrage
Abteilungen max
unbegrenzt unbegrenzt 1 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt auf Anfrage unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
Teams max
unbegrenzt unbegrenzt 5 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt auf Anfrage unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
Geeignet für
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
60 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Auf Rechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Schicht- & Dienstplanung

Virtueller Dienstplan
Zentraler Schichtkalender
Individuelle Schichtkalender
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Abgesehen vom zentralen Schichtkalender, auf den alle Mitarbeiter:innen Zugriff haben, bieten einige Lösungen auch individuelle Kalender je Mitarbeiter:in. Gerade bei großen Belegschaften und vielen Schichten geht so der Überblick für die einzelnen Teammitglieder nicht verloren und sie sehen auf einen Blick ihre Schichten und Zeiten.
Mobiler Dienstplan/App
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Für viele vor allem junge Arbeitnehmer:innen ist das Handy das Kommunikationsmedium Nummer 1. Durch eine mobile App und Benachrichtigungen auf dem Smartphone stellen Sie sicher, dass all Ihre Mitarbeiter:innen immer über die wichtigsten Infos verfügen und auch unterwegs Verfügbarkeiten eintragen und Änderungen einsehen können.
Keine Unterschiede vorhanden

Teamkommunikation

Dienstplan veröffentlichen
Dienstplan individuell verschicken
Benachrichtigungen/Notifications
Schichterinnerungen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Manche PEP-Tools erinnern Ihr Team an nahende Schichten, sodass Sie No-Shows konsequent vermeiden können.
Keine Unterschiede vorhanden

Self Service

Verfügbarkeiten eintragen
Schichtwünsche angeben
Schichten tauschen
Stammdaten bearbeiten
Keine Unterschiede vorhanden

Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Zeiterfassung/Digitale Stempeluhr
Zeiten in Echtzeit erfassen
Zeiten nachträglich erfassen
Verschiedene Arbeitszeitmodelle
Keine Unterschiede vorhanden

Personal- & Teamverwaltung

Stammdatenverwaltung
Digitale Personalakte
Dokument- & Vertragsverwaltung
Arbeitszeitkonten
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Schichten/Dienste planen
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Schichten/Dienste kommunizieren
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Zeiten/Abwesenheiten verwalten
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Daten verwalten
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4.4
4.9
4.9
3.3
4.1
4.3
3.3
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Serverstandort(e)
Frankfurt, Deutschland USA Niederlande Europa, Australien Frankfurt, Deutschland Köln, Deutschland Deutschland
Keine Angaben verfügbar
Deutschland Saarbrücken, Deutschland Deutschland EU Frankfurt, Deutschland
Datenverschlüsselung
AES-256 128 Bit TLS-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung TLS-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung TSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicheheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
ISO 27018 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen "Datenschutz in der Cloud" umgesetzt hat. Eine Zertifizierung ist nicht zwangsläufig nötig, sorgt aber für zusätzliches Vertrauen.
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Supportzeiten
09:00 Uhr - 17:00 Uhr 10:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:30 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 10:00 Uhr - 18:00 Uhr 08:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 08:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 16:00 Uhr 09:00 Uhr - 18:00 Uhr
Deutsch
Englisch
Keine Unterschiede vorhanden

Fazit: Die besten Tools für Dienst- und Schichtpläne im Vergleich

Mein absoluter Favorit unter den Personaleinsatzplanungs-Tools ist Papershift, sehr dicht gefolgt von Aplano.

Papershift hat mich mit seiner automatischen und gleichzeitig zuverlässigen Schichtbelegung einfach überzeugt. Das moderne Interface ermöglicht zudem ein unkompliziertes Handling, was den Einstieg enorm erleichtert.

Papershift ist der Testsieger im trusted-Vergleich
Papershift ist der Testsieger im trusted-Vergleich
Screenshot: trusted.de
Quelle: papershift.com

An zweiter Stelle steht Aplano. Hier trifft eine hervorragende Usability auf einen angenehmen Schichtplaner, der trotz fehlender Automatisierung schnell zum gewünschten Ergebnis führt. Dabei achtet Aplano ganz penibel darauf, gesetzliche Ruhezeiten einzuhalten – und das bei dem günstigen Einstiegspreis – alle Achtung!

Den Titel als Testsieger konnte sich Aplano nur wegen Kleinigkeiten nicht sichern, etwa wegen der fehlenden automatischen Erinnerungen oder dem ausbaufähigen Self Service.

Shiftbase hat sich den dritten Platz im Rennen um das beste PEP-Tool gesichert. Die Schichtplanung geht – ebenfalls ohne Automatisierungen – schnell und einfach, die Benutzeroberfläche ist auch ohne Einarbeitungszeit schnell erlernt und der Preis steht für sich.

Da verzichtet man gerne mal auf das ein oder andere Feature oder beachtet gesetzliche Ruhezeiten noch selbst.

Welche Software für die Personaleinsatzplanung gibt es noch? 7 Alternativen kurz vorgestellt

Auf der Suche nach der perfekten Software für Personaleinsatzplanung bin ich über viele andere Tools gestolpert, die neben Papershift, Aplano und Co. für dich ebenfalls interessant sein könnten.

Die 7 spannendsten Alternativen stelle ich dir nun kurz vor:

  • shyftplan ist eine Workforce-Management-Software, die sich speziell an Unternehmen mit komplexen Schichtplan-Bedürfnissen richtet. Ähnlich wie Papershift bringt auch shyftplan eine automatische Planung mit – die ist jedoch darauf ausgelegt, gleich mehrere Monate im Voraus zu planen. Was der Spaß kostet, erfährst du aber nur auf Anfrage.
  • Smartplan solltest du dir genauer ansehen, wenn du in deiner Schichtplanung minderjährige Angestellte wie Azubis berücksichtigen willst. Dabei berücksichtigt die Software ganz automatisch individuelle gesetzliche Vorgaben – sogar ganz automatisch. Ab 29 € pro Monat bekommst du die wichtigsten Basics.
  • Teamhero ist ähnlich wie Staffcloud eine PEP-Software, die sich auf die Verplanung von Aushilfskräften spezialisiert hat. Seine besonderen Stärken zeigt das Tool in der Auftragsgestaltung und Personalkommunikation. Das ist optimal für dich, wenn du in der Eventbranche oder im Baugewerbe tätig bist. Den Preis erfährst du nur auf Anfrage.
  • edtime PLUS punktet mit zahlreichen Automatisierungen – auch für deine Schichtplanung. Dafür musst du zwar erst ein umfassendes Regelwerk aufstellen, die Schichtplanung und Belegung übernimmt das Tool dann aber von allein. Besonders die Zeiterfassung ist für mich interessant, der Anbieter bietet nämlich verschiedene Zeiterfassungsarten und hat alle Arbeitszeitmodelle schon hinterlegt. Bereits ab 3,50 € pro User im Monat gehört das leistungsstarke Tool dir.
  • ATOSS ist – ähnlich wie shyftplan – eine Lösung für dein Workforce Management. Die Software unterstützt dich dabei nicht nur in der automatischen Schichtplanung. ATOSS berechnet dir auch auf Basis deiner Umsatzzahlen und maschinellen Auslastung deinen zukünftigen Personalbedarf. Genau wie bei shyftplan erfährst du die Preise nur auf Anfrage.
  • biduum besticht mit zahlreichen Schichtplanungs-Optionen. Du kannst Schichten entweder manuell anlegen, per Kopierfunktion doppeln, Rollpläne mit der Wiederholungsfunktion anlegen und einiges mehr. Selbst in der mobilen App kannst du Schichten planen. Mit 2,80 € pro User und Monat bietet biduum ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.
  • MEP24web kann mich mit seinem eher altbackenem Design zwar nicht überzeugen, interessant wird es dagegen in der Schichtplanung. Die Software ist voll und ganz auf die Schichtplanung in Filialgeschäften ausgelegt, etwa im Einzelhandel oder in Apotheken. Hier behältst du sogar deine jeweiligen Umsatzzahlen im Blick und planst deinen Bedarf entsprechend. Die laufenden Kosten sind mit mindestens 48 € pro Monat gering, die einmaligen Onboarding-Preise ab 995 € dagegen hoch.

Personaleinsatzplanung Kosten

Wie viel kostet eine Software zur Personaleinsatzplanung?

Eine Personaleinsatzplanung-Software kostet dich für den Anfang zwischen 0 € und 11 € pro Monat und User. Manche Tools kommen dabei mit unterschiedlichen Tarifen, die jeweils andere Funktionen enthalten. Wieder andere PEP-Softwares bieten Staffelpreise. Etwa bei ShiftJuggler bekommst du alle Funktionen für eine Preisspanne. Wie genau die aussieht, hängt wiederum von deiner Unternehmensgröße ab. Große Businesses mit individuellen Bedürfnissen erhalten Preisauskünfte oft nur auf Anfrage.

So wie bei jeder HR-Software gilt auch bei Tools für die Personaleinsatzplanung: Teuer ist nicht immer besser. Zum Beispiel Shiftbase und Aplano liefern dir bereits ab 4 € pro User und Monat den vollen Funktionsumfang, inklusive Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Self Service.

Ein dickes Plus ist, dass du bei beiden Tools für diesen lächerlich günstigen Preis schon unendlich viele Standorte anlegen kannst. Das dürfte für Einzelhandelsbetriebe sehr interessant sein.

Aplanos Preis-Leistungs-Verhältnis kann sich sehen lassen!
Aplanos Preis-Leistungs-Verhältnis kann sich sehen lassen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: aplano.de

Beide Tools kommen aber ohne eine automatische Schichtplanung aus. Wenn du auf die nicht verzichten kannst, solltest du dir die Preisgestaltung des Testsiegers nicht entgehen lassen:

Bei Papershift musst du mit etwas höheren Preisen rechnen, die sich durchaus lohnen
Bei Papershift musst du mit etwas höheren Preisen rechnen, die sich durchaus lohnen
Screenshot: trusted.de
Quelle: papershift.com

Aber: Die Preise von Papershift dienen hier nur zur Orientierung. Da der Anbieter mit zahlreichen Add-ons kommt, wird deinen Bedürfnissen entsprechend erst kalkuliert.

Gibt es kostenlose Tools für die Schicht- und Dienstplanung?

Es gibt auch kostenlose PEP-Tools, etwa Staffcloud und Shiftbase. Während sich Staffcloud damit optimal für dein Event-Business im Nebengewerbe anbietet (maximal 300 Personaleinsätze bis zum Upgrade), eignet sich Shiftbase dagegen für die Schichtplanung in Unternehmen mit bis zu 75 Mitarbeiter:innen. Die Funktionen sind hier aber so stark eingeschränkt, dass sich für wenige Euro im Monat auch der Bezahltarif lohnt – damit reduziert sich dein Verwaltungsaufwand enorm!

Mit Shiftbase verwaltest du viele Mitarbeiter:innen zum Nulltarif
Mit Shiftbase verwaltest du viele Mitarbeiter:innen zum Nulltarif
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftbase.com

Zum Beispiel können deine Mitarbeiter:innen lediglich Schichten einsehen, sich aber nicht selbst verwalten, nicht auf Schichten bewerben oder Schichten tauschen. Damit bleibt wieder die ganze Schicht-Kommunikation (und Verwaltung) an dir hängen, was dir nur wenig Zeit einsparen wird.

Wenn du trotzdem auf einen kostenlosen ersten Eindruck deines PEP-Favoriten nicht verzichten möchtest, würde ich dir eine kostenlose Testphase empfehlen. Du kannst alle Tools meiner Testreihe für mindestens 14 Tage ohne Verpflichtungen ausprobieren.

Wie hat trusted Personaleinsatzplanung-Software getestet?

13
Anbieter im Vergleich
6
Anbieter im Praxistest
120
Stunden Aufwand
252
Geplante Schichten

Automatische Schichtplanung hin oder her – allein darauf kommt es bei der Software-Auswahl nicht an. Daher habe ich mich für meine Praxistests neben der Schichtplanung auch auf Faktoren wie die Usability, Funktionen und Features für die Zeiterfassung, Personalverwaltung, Teamkommunikation oder Self Service konzentriert.

10 %
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Mitarbeiter:innen, Abteilungen, Teams, etc. können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15 %
Schicht- & Dienstplanung

Wie lassen sich Schichten, Dienste, Einsätze, etc. in der Software planen? Wie werden diese dargestellt? Ist der Dienstplan auch mobil (z.B. als App) verfügbar? Wie schätzen wir Usability und Übersichtlichkeit der mobilen Version ein?

15 %
Teamkommunikation

Wie läuft die Kommunikation der geplanten Schichten an das Team, die Abteilung oder an einzelne Mitarbeiter:innen ab? Gibt es Benachrichtigungen und Erinnerungen? Wie sinnvoll sind diese? Lassen sie sich individuell anpassen/konfigurieren?

15 %
Self Service

Welche Möglichkeiten haben Mitarbeiter:innen, Schichten im Self Service selbstständig zu organisieren und zu überblicken? Lassen sich Schichtwünsche eintragen und/oder Schichten flexibel tauschen?

10 %
Zeit-, Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Wie läuft die Zeiterfassung im jeweiligen System ab? Wie läuft die Abwesenheits- und Urlaubsplanung im System ab? Wie anpassbar sind die Prozesse und wie sinnvoll sind sie in die Schichtplanung integriert? Gibt es eine automatische Abrechnung von Stunden und Schichten?

10 %
Personal- & Teamverwaltung

Wie ist die Personalverwaltung integriert? Wo und wie lassen sich Stammdaten meiner Mitarbeiter:innen sammeln und wie flexibel/individualisierbar ist das System in Sachen Datenbank? Welche Dokumente, Dateien und Verträge lassen sich mit dem System verwalten?

10 %
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Einsatzplanungstool? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10 %
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

5 %
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Personaleinsatzplanung FAQ

Was ist Personaleinsatzplanung-Software/PEP-Software?

Eine Software für die Personaleinsatzplanung unterstützt dich in erster Linie bei der Erstellung von Schicht- bzw. Dienstplänen. Mit einem PEP-Tool kannst du dabei gesetzliche Vorschriften zu Arbeitszeiten und dem Arbeitsschutz (Ruhezeiten, Pausen, etc.) berücksichtigen, während du dein Personal nach den betrieblichen Bedürfnissen gewinnbringend einsetzt. Moderne Systeme erhöhen zudem die Flexibilisierung deiner Angestellten, etwa indem sie sich selbst auf Schichten bewerben oder diese tauschen.

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

Der Begriff “Personaleinsatzplanung” wird oft gleichgestellt mit “Personalplanung”. Letzteres beschäftigt sich im Grunde damit, qualifiziertes Personal einzustellen bzw. Personal weiterzubilden und bei einer rückläufigen Auftragslage Personal zu entlassen. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Personaleinsatzplanung, einem Teilbereich der Personalplanung. Dabei soll das vorhandene Personal mit seinen Qualifikationen zu den richtigen Zeiten den passenden Stellen bzw. Aufgaben zugeordnet werden.

Was sind die wichtigsten Funktionen und Features für die Personaleinsatzplanung?

Zu den wichtigsten Funktionen einer Personaleinsatzplanung-Software gehört allem voran der Schichtplaner. Hier solltest du deine Schichten anlegen können, etwa die Früh- oder Spätschicht. Außerdem musst du dein Personal inklusive ihrer Arbeitszeitkontingente (Voll- oder Teilzeitverträge) und Urlaube anlegen können. So kannst du den Arbeitsschutz gewährleisten und gleichzeitig Ausfälle in der Planung berücksichtigen. Automatische Konfliktmeldungen zu gesetzlichen Ruhezeiten sind für mich ein unverzichtbares Feature.

Wie sieht ein virtueller Dienstplan aus und wie funktioniert er?

Ein virtueller Dienstplan unterscheidet sich auf den ersten Blick kaum von einer gewöhnlichen Tabelle, wie du sie dir auch in Excel oder auf einem Blatt Papier anlegen würdest. Tatsächlich kommt der virtuelle Dienstplan einem Kalender näher, denn du hast bereits die aktuelle Woche oder gar den Monat schon vorliegen. Hier kannst du deine einzelnen Schichten entweder direkt deinen Mitarbeiter:innen zuordnen oder du weist dein Team deinen Schichten zu.

Wer braucht eine digitale Personaleinsatz- und Schichtplanung?

Besonders das Gesundheitswesen sowie das Baugewerbe, Gastronomie, Produktionsgewerbe und einige andere Branchen profitieren von einer digitalen Personaleinsatzplanung. Eben überall dort, wo die Planung gerne mal komplexer wird und eine Excel-Tabelle kaum noch für Übersichtlichkeit oder Transparenz sorgt. Nützlich ist eine Software für die Schichtplanung vor allem für alle Organisationen, die ihren Betrieb nicht nur im 9-to-5-Modell aufrechterhalten; dazu gehören auch Feuerwehr und Polizei.

Welche Personaleinsatzplanungstools gibt es noch auf dem Markt?

Dein Traum-Schichtplaner war hier nicht dabei? Hier findest du nochmal alle Personaleinsatzplanung-Softwares aus meinem Test und Vergleich für trusted.de:

1,0
Testnote
Sehr gut
1,1
Testnote
Sehr gut
1,1
Testnote
Sehr gut
1,4
Testnote
Sehr gut
1,9
Testnote
Gut

Änderungshistorie

03.08.2023
Personaleinsatzplanung - Test

trusted hat den großen Personaleinsatzplanung-Software-Test mit insgesamt 13 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 6 besten Angebote hier übersichtlich vor. Das Ergebnis des Tests: Papershift landet mit der Testnote 1,0 auf dem ersten Platz.

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Schon während ihrer Zeit in der Gastronomie und ihrer Ausbildung als Verkäuferin im Einzelhandel hatte sie es mit unübersichtlichen Schichtplänen zu tun. Daher hat sie sich nur zu gerne auf die Suche nach der besten Personaleinsatzplanung-Software gemacht. Nur so konnte sie herausfinden, ob Schichtplanung heute noch kompliziert sein muss. Die Antwort: mit ihren Favoriten im trusted-Test überhaupt nicht!

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
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Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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