Was sind “Objectives and Key Results”?

Objectives and Key Results (OKR) ist eine agile Managementmethode, die bereits in den 1970er Jahren von Intel-Mitgründer Andrew Grove in Anlehnung an Management by Objectives (MbO) entwickelt und eingeführt wurde. Große Beachtung bekam die Methode zur Jahrtausendwende, als der Internetriese Google OKR einführte und seither als Steckenpferd für diese Art der agilen Mitarbeiterführung gilt. Im Laufe der Jahre sind viele Unternehmen auf diesen Zug aufgesprungen, wie z.B. LinkedIn, Zalando, Apple oder Twitter. Die Methode ist aber nicht nur Großkonzernen vorenthalten, OKR passen in nahezu jede Art und Größe von Unternehmen, die agil arbeiten und sich kontinuierlich verbessern wollen.

OKR gibt ein Rahmenwerk vor, um Teams zu befähigen, in schnelllebigen und komplexen Umfeldern selbstbestimmt und -organisiert Ziele zu definieren und zu erreichen. Diese Ziele werden dabei in Objectives und dazugehörige Key Results aufgeteilt. Wichtig dabei ist die Formulierung:

• Objectives sollen richtungsweisend sowie emotional und motivierend geprägt sein (“Was will ich erreichen”)
• Key Results geben Objectives einen messbaren Wert (“Was will ich tun, um X zu erreichen”). Key Results sind desweiteren SMART zu formulieren: Spezifisch, Messbar, Angemessen, Relevant, Terminiert.

Objectives selbst sind niemals messbar. Achten Sie darauf, dass Sie für die Formulierung nicht nur Schlagworte oder einfache Überschriften verwenden.

Die Ziele werden für jeweils einen OKR Zyklus mit einer Dauer von 3-4 Monaten bestimmt. OKRs werden für jede Ebene definiert:

• Company OKR
• Team OKR
• Mitarbeiter OKR

Alle Objectives und Key Results werden für jeden einzelnen Mitarbeiter sichtbar und der jeweilige Fortschritt zentral in einer OKR Liste erfasst. Das schafft Transparenz und zeigt Möglichkeiten auf, wie sich Teams oder einzelne Personen gegenseitig in ihrer Arbeit unterstützen können.

Generell sollten Sie für einen OKR Zyklus nicht mehr als 4 - 5 Objectives mit max. 4 - 5 dazugehörigen Key Results festlegen. Dies ist wichtig, damit sich Ihre Teams voll und ganz auf wenige aber herausfordernde Ziele konzentrieren können.

Wie funktioniert eine OKR Software?

OKR Tools haben die Aufgabe, Ziele und ihre Beziehungen untereinander transparent darzustellen. Der Fortschritt von jedem Objective und dazugehörigen Key Results wird in Echtzeit erfasst und in einem Dashboard visuell aufbereitet. Vergangene OKR Zyklen und die darin erfassten Ziele werden ebenfalls gespeichert, so dass Sie diese jederzeit wieder abrufen können. Im Prinzip ist eine OKR Software ein riesiges, digitales Flipchart, das mit weiteren Funktionen ausgestattet ist und jedem Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung steht.

Ziele und ihre Beziehungen übersichtlich darstellen

Screenshot: gtmhub.com

OKR Tools vs. Google Docs vs. PM Software

Im OKR Modell gibt es ein entscheidendes Artefakt: Die OKR Liste. Diese auf dem aktuellen Stand zu halten ist das A und O. Kleinere Unternehmen nutzen für den Start meistens Google Docs bzw. Google Tabellen. Solange die Mitarbeiter-/Teamanzahl und die damit verknüpften OKRs überschaubar sind und ihr Fortschritt sich manuell einfach erfassen lässt, ist der Einsatz von Google Tabellen eine durchaus gute Wahl.

In der Praxis werden für das OKR Management häufig agile Projektmanagement Tools (PM Tools) eingesetzt. Diese sind für das OKR Tracking zwar nicht zu 100% optimal, bilden aber eine Art Workaround und somit eine gute Alternative zu Google Docs oder “richtigen” OKR Tools - zumindest für einige Zeit. Ihr Einsatz ist vor allem dann sinnvoll, wenn im Unternehmen bereits mit der entsprechenden Software gearbeitet wird und Ihre Mitarbeiter schon etwas Erfahrung mit dem OKR Modell gesammelt haben.

Entscheiden Sie sich später für eine OKR Software, können Sie Ihr PM Tool oftmals über eine Schnittstelle verknüpfen und weiterhin damit arbeiten.

Wenn Sie die agile Managementmethode OKR schon länger einsetzen, Ihre Ziele komplexer werden und die Anzahl Ihrer Teams wächst, werden Sie schnell an die Grenzen von Google Docs und Projektmanagement Software stoßen. Vergangenheitswerte und Kaskadierung lassen sich nicht mehr ohne mühselige Verknüpfungen abbilden. Zudem sollen Ihre Mitarbeiter möglichst jeden Tag mit OKRs in Berührung kommen, schließlich sind diese ein Bestandteil der agilen Unternehmenskultur. Das für OKR Management eingesetzte Tool soll also dazu animieren, es auch zu benutzen - was sich bei Google Docs sehr in Grenzen hält. Um den Überblick über Ihre OKRs zu behalten und die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern, lohnt sich der Einsatz einer OKR Software.

OKR Management mit OKR Tools

OKR Tools sind speziell für die Arbeit mit Objectives and Key Results konzipiert. Sie verfügen neben dem obligatorischen Tracking und Reporting über weitere wichtige Funktionen (wie z.B. Feedback und Recognition) sowie einer optimalen Darstellungsweise von Company-, Team- und Mitarbeiter-OKRs. Mit einer mobilen OKR App haben Sie zudem jederzeit Zugriff auf Ihre Ziele. Diese “echten” OKR Tools eignen sich für jede Unternehmensgröße und können unabhängig davon eingesetzt werden, wie lange eine Firma schon mit OKR arbeitet.

OKR Management mit Projektmanagement Software

Unternehmen mit agilen Projektteams, die z.B. für SCRUM eine entsprechende Software nutzen (wollen), haben die Möglichkeit, auch ihre OKRs hierüber abzubilden. Um mit Trello und co. Ihre Objectives and Key Results zu verwalten, sollten Sie allerdings bereits etwas Erfahrung mit und eine klare Vorstellung vom OKR Framework besitzen. Das Projektmanagement-Tool müssen Sie nämlich mit etwas Umdenken für OKR passend machen.

OKR Management mit Google Docs

Zum Start von OKR bietet sich der Einsatz von Google Docs auf jeden Fall an. Das Tool ist komplett kostenlos und Sie können in der Regel sofort damit arbeiten. Bis zu einem gewissen Grad lassen sich OKRs noch verknüpfen und Beziehungen darstellen, z.B. mithilfe eines Farbschemas. Ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl und bereits abgeschlossenen OKR Phasen stoßen Google Docs allerdings an ihre Grenzen und die Verwaltung wird unübersichtlich und mühsam. Feedback- und weitere Funktionen fehlen komplett, ebenso eine ansprechende Benutzeroberfläche.

Das kosten OKR Tools

OKR Tools werden wie die meisten SaaS-Lösungen im Monatsabo pro User abgerechnet. Bei einigen Anbietern ist der Einsatz für wenige User und mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos möglich, z.B. bei weekdone, workfuze oder Gtmhub. Da Sie aber vor allem in wachsenden Teams mit dieser geringen User-Anzahl sehr bald an Ihre Grenzen stoßen werden, müssen Sie mit 5 bis 10 Euro pro Monat und User rechnen.

Die meisten Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder Kanada - beachten Sie also den jeweiligen Dollarkurs.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Welche Software für das Management Ihrer OKRs die richtige ist, hängt von vielerlei Faktoren ab:

• “Echtes” OKR Tool oder Projektmanagement Software: Haben Sie bereits eine Software z.B. für SCRUM im Einsatz oder planen eine derartige Anschaffung, macht es Sinn, auch Ihre OKRs darüber abzubilden. So vermeiden Sie eine finanzielle Doppelbelastung und Ihre Mitarbeiter müssen nicht mit zwei Tools parallel arbeiten.
• Unternehmensgröße: Sie haben OKR in einem großen Unternehmen oder gar Konzern eingeführt? Dann sollten Sie darauf achten, dass der jeweilige Anbieter individuelle Enterprise-Tarife anbietet.
• Skalierbarkeit: Wenn Sie ein starkes Wachstum für Ihr Unternehmen planen, achten Sie darauf, dass die gewünschte Software-Lösung entsprechend skalierbar ist.
• Sprache: Viele OKR Tools verfügen nur über eine englische Benutzeroberfläche. Fühlen sich Ihre Mitarbeiter mit einer deutschsprachigen Lösung wohler, sollten Sie einen Anbieter wählen, der eine entsprechende Sprachversion unterstützt.
• Anbindung vorhandener Tools: Viele Metriken, die mit Key Results verknüpft sind, lassen sich automatisiert und in Echtzeit von externen Systemen (z.B. Umsatztracking) einspielen. Ab einem gewissen Datenvolumen und bei großen Firmen ist eine derartige Anbindung enorm sinnvoll und zeitsparend. Überprüfen Sie daher bei Ihrer Recherche, ob Ihr gewünschter Anbieter über solche Integrationsmöglichkeiten verfügt.
• Individualisierbarkeit: Bei OKR spielt die intrinsische Motivation der Mitarbeiter eine sehr große Rolle, d.h. jedes Teammitglied soll sich mit dem Unternehmen identifizieren. Daher ist es wichtig darauf zu achten, bis zu welchem Grad Sie die Benutzeroberfläche der ausgewählten Software individuell gestalten können (z.B. Farbschema, Logo, Begriffe, Slogans etc.).
• Support: Gerade während der ersten Phasen mit Objectives and Key Results und bei Veränderungen im Unternehmen ist ein Support in Form von Coachings, Best Practices, FAQs, persönlichen Ansprechpartnern etc. unerlässlich. So stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter am Ball bleiben.

Entscheiden Sie nicht allein, sondern laden Sie Ihre Mitarbeiter (oder zumindest Vertretungen Ihrer Teams) zur gemeinsamen Begutachtung von Demos und Testzugängen ein.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Neben einer intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche, sollte die OKR Software noch über weitere Features verfügen.

Dashboards

Jeder Mitarbeiter soll auf den ersten Blick den Fortschritt seiner/ihrer OKRs sehen. Da Objectives and Key Results von Transparenz lebt, sollen die aktuellen und vergangenen OKRs aller Mitarbeiter und Teams sowie des gesamten Unternehmens stets einsehbar sein.

Automatische Statusreports

Ein automatisches Statusupdate ist vor allem für die Teamleitung sowie den OKR Verantwortlichen wichtig. Sie pflegen regelmäßig die OKR Liste und sind so immer auf dem aktuellen Stand.

Statusupdates per Mail empfangen

Screenshot: workfuze.com

Kaskadierung / Alignment

Jeder Mitarbeiter im Unternehmen soll sehen, wie die Beziehung zwischen den einzelnen OKRs und ihrer Ebenen (Company, Team, Mitarbeiter) ist. Dies soll sowohl aus der Top-Down als auch der Bottom-Up Perspektive möglich sein.

Top-Down: Welche Team- und Mitarbeiter-OKRs wurden aus den Company OKRs abgeleitet? Bottom-Up: Auf welche Team und Company OKRs zahlt mein (Mitarbeiter) OKR ein?

Aufgabenverwaltung

Um die einzelnen Key Results zu erreichen, müssen daraus Aufgaben abgeleitet und ein realistischer Zeitrahmen festgesetzt werden. Diese Funktion hilft Ihnen dabei, anfallende Tasks übersichtlich zu verwalten und auch an Mitarbeiter zu übertragen.

Feedback und Kommentare

Agile Mitarbeiterführung wie bei OKR lebt u.a. von real-time Feedback, d.h. Mitarbeitergespräche sollen nicht nur im (Halb-)Jahresrhythmus stattfinden sondern zeitnah und mit einem spezifischen Ereignis verknüpft. Zurückliegendes Feedback wird dokumentiert und kann jederzeit eingesehen werden.

Mit der Kommentarfunktion tauschen Sie und Ihre Mitarbeiter sich untereinander zu spezifischen Tasks und Ereignissen aus.

Recognition

Neben real-time Feedback ist eine zeitnahe Anerkennung ausschlaggebend für die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter. Das Lob eines Teamkollegen hat oftmals mehr Gewicht, als das eines Vorgesetzten, der den eigenen Arbeitsalltag nicht kennt. Mit dem Recognition Feature bekommt jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, Lob für seine Kollegen auszusprechen. Sie und Ihre Teams legen hierfür selbst die Art und “Awards” der Recognition fest. Damit werden an Unternehmenswerte geknüpfte Verhaltensweisen gefördert und so tiefer in der Identität des Unternehmens und jeden Mitarbeiters verankert.

Collaboration

Eine Funktion zur gemeinsamen Einsicht und Bearbeitung von Dokumenten sollte bei keiner SaaS-Lösung fehlen. Hier können Sie z.B. Weekly und Monthly Meetings dokumentieren oder Verbesserungsmaßnahmen aus den Retrospektiven festhalten.

Integrationen und Schnittstellen

Wenn Sie bereits mit diversen Tools, wie z.B. Business Chat oder Projektmanagement Software arbeiten und diese zur Kommunikation und Zusammenarbeit im OKR Framework nutzen möchten, sind entsprechende Schnittstellen vorteilhaft. Auch API Anbindungen z.B. an Trackingtools werden hierüber gesteuert.

Filter- / Suchfunktion

Dieses Feature hilft Ihnen bei der Suche nach bestimmten Objectives und Key Results oder Aufgaben. Dies ist vor allem bei einer größeren Anzahl an Mitarbeitern und Teams unverzichtbar.

Notifications und Alerts

Wird ein Key Result erreicht oder ein wichtiger Meilenstein abgehakt, soll auch das gesamte Team daran teilhaben. Im Gegenzug ist es ebenso wichtig, an noch unerreichte Ziele rechtzeitig erinnert zu werden.

Ein Hinweis auf fehlende Verknüpfungen zwischen Company-, Team- und Mitarbeiter-OKRs ist vor allem bei mehreren Teams enorm hilfreich. So sehen Sie gleich nach der Definierung der Ziele für den neuen OKR Zyklus, ob vielleicht ein Company OKR nicht ausreichend bearbeitet wird.

Mobile Apps

Eigentlich schon Standard aber wichtig wie nie: Eine hochperformante und intuitiv zu bedienende mobile App. Ihre Mitarbeiter sollen die OKR Software jeden Tag nutzen und ihre Ziele aktuell halten - auch von unterwegs.

Für wen ist OKR Software geeignet?

Nach der generellen Philosophie von Objectives and Key Results sollen alle Artefakte und Funktionen allen Mitarbeitern jederzeit zugänglich sein. Neben den OKR Verantwortlichen soll und wird das komplette Team mit dem OKR Tool arbeiten.

Wenn Sie bereits seit einiger Zeit OKR in Ihrem Unternehmen integriert haben und Ihnen die Verwaltung mit Google Docs inzwischen zu unübersichtlich ist, lohnt sich der Einsatz einer professionellen OKR Software. Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu Funktionen, die weit über die bloße Verwaltung Ihrer Ziele hinausgehen.

Der Markt um OKR Tools

Der Markt für OKR Tools ist recht überschaubar, ein klarer Marktführer hat sich in diesem Bereich noch nicht hervorgetan. Generell können die Anbieter für OKR Software in zwei Gruppen geteilt werden.

Die erste Gruppe umfasst die Tools, die speziell für die Arbeit mit Objectives and Key Results entwickelt wurden.

• Workboard
• perdoo
• BetterWorks
• 7Geese
• TalentCove
• Weekdone
• Atiim
• Workfuze
• Gtmhub

In der zweiten Gruppe befinden sich die Tools, die vor allem im (agilen) Projektmanagement eingesetzt werden, aber auch für OKR Management geeignet sind.

• Asana
• Trello
• Confluence
• AddProgress
• Goalscape

Fazit

Da OKR “nur” ein Rahmenwerk ist, braucht es eine gewisse Zeit um herauszufinden, wie Sie diese Managementmethode in Ihrer Unternehmenskultur verankern und leben wollen. Finden Sie heraus, was für Sie wichtig ist und welche Störfaktoren Sie eliminieren wollen. Erst dann macht es Sinn, eine geeignete Softwarelösung für Ihr OKR Management zu wählen. Das OKR Tool soll Ihre Art, mit Objectives and Key Results zu arbeiten abbilden und so gut wie möglich unterstützen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihre Prozesse den vorgegebenen Strukturen einer Software anzupassen und schränken sich damit selbst in der individuellen Gestaltung ein. Holen Sie sich Feedback von Ihren Teams, welches OKR Tool sie bevorzugen. Dieses wird schließlich ins tägliche (Arbeits-)Leben eines jeden Mitarbeiters integriert. Das passende Tool unterstützt Sie somit nicht nur bei Verwaltung und Tracking von OKRs, sondern beflügelt Austausch und Feedback sowie Anerkennung untereinander.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem OKR Tool in unserem Vergleich gemacht? Dann freuen wir uns über eine Bewertung von Ihnen.