Welche Software-Lösungen sind die besten für die Mitarbeiterstammdatenverwaltung?
Die besten Softwares für die digitale Mitarbeiterverwaltung zeichnen sich durch eine vollständige und anpassbare Personalakte, individuell anpassbare Prozesse und praktische Funktionen für Ihre Dokumentenverwaltung aus. In der Testreihe glänzen insbesondere Factorial, rexx und Personio sowie Kenjo mit einer ausgezeichneten Personalstammdatenverwaltung und einigen anderen nützlichen Features. Unter anderem rexx und Personio berücksichtigen das Anlegen von lohnsteuerrelevanten Informationen.
Mit Tools für die Mitarbeiterverwaltung gelingt das Anlegen von Stammdaten mit wenigen Klicks
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.kenjo.io
Am Markt befinden sich auch Softwares, die sich auf die digitale Mitarbeiterstammdatenverwaltung spezialisiert haben. Die besten Tools für die datenschutz- und gesetzeskonforme Personalverwaltung finden Sie im aktuellen digitale Personalakte Vergleich auf trusted.de.
Welche Software-Lösungen sind die besten für die Teamverwaltung?
In einer Mitarbeiterverwaltungs-Software sollten Sie nicht nur Ihre eigene Organisationsstruktur abbilden können. Auch das Bilden von Abteilungen und Teams gehört dazu. Beispielsweise mit Factorial ist es möglich, Teams mit nur wenigen Handgriffen zusammenzustellen. Dabei weisen Sie die Teammitglieder allerdings einzeln zu, was in großen Unternehmen eher umständlich ist. Eine bequemere Teamverwaltung liefert Zoho. Sobald Sie das Team erstellen, regeln Sie die Verantwortlichkeiten und weisen Mitglieder zu.
Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten gleich bei der Teamerstellung
Screenshot: trusted.de
Quelle: people.zoho.eu
Welche Software-Lösungen sind die besten für die Mitarbeiterkommunikation?
Kommunikationsstarke Softwares wie rexx systems bieten Ihnen neben praktischen Dokumenten-Tools zusätzlich Funktionen für die interne Kommunikation. Das bringt unter anderem den Vorteil mit sich, dass Ihre Angestellten Anfragen direkt über die Software und nicht erst über externe Kanäle wie E-Mail stellen müssen. Anträge oder Konflikte gehen auf diese Weise nicht so leicht verloren. Direkte Konversationen führen Sie beispielsweise mit Zoho oder rexx im aktuellen Vergleich.
Mit Zoho People steht Ihnen ein direkter Chat zur Verfügung
Screenshot: trusted.de
Quelle: people.zoho.eu
Welche Kommunikationswerkzeuge Sie in einer Personalverwaltung-Software benötigen, hängt stark von Ihren internen Prozessen ab. Nützliche Features wären eine Meeting-Funktion oder auch eine Möglichkeit, um Mitarbeiter:innen direkt aus der Software heraus per E-Mail oder Telefon zu erreichen. Dadurch verkürzen Sie Kommunikationswege und verringern gleichzeitig den Kostenaufwand für parallel genutzte Tools.
Ab einer Unternehmensgröße von 250 Mitarbeiter:innen müssen Sie laut der Whistleblower-Richtlinie einen sogenannten Beschwerdekanal zum Schutz von Hinweisgebenden bereitstellen. Organisationen mit 50 bis 249 Angestellten können eine gemeinsame Meldestelle einrichten. Tools wie rexx und Factorial bieten entsprechende Möglichkeiten.
Welche Software-Lösungen sind die besten für den Mitarbeiter-Self-Service?
Mit einem durchdachten Employee Self Service verwalten sich Ihre Mitarbeiter:innen weitgehend selbst. Da Ihr Personal selbst auf eigene Daten zugreifen kann, müssen Sie beispielsweise keine Kopie von Papier-Personalakten mehr erstellen, sobald die Personalakteneinsicht gefordert wurde. Zudem aktualisieren Ihre Angestellten Daten selbst, wodurch die Transparenz zwischen HR und Personal sowie die Datenqualität steigt. Einen einfach zu bedienenden Self-Service finden Sie unter anderem bei Kenjo, Personio und Co.
Der Employee Self Service fördert die Eigenständigkeit Ihres Personals
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Neben dem Zugriff auf eigene Daten und deren Aktualisierung haben Mitarbeiter:innen noch mehr Möglichkeiten im Self-Service. Indem Ihr Personal zum Beispiel selbst Anträge auf Urlaub oder andere Abwesenheiten stellen und restliche Urlaubstage einsehen können, entfallen E-Mail-Anfragen und ständige Rückfragen in der Mitarbeiterverwaltung. Weitere Vorteile des Employee Self Service sind beispielsweise:
- Selbstständiges erfassen von Arbeits- und Projektzeiten
- Einsicht in Lohn- und Gehaltsdaten
- Herunterladen von Entgeltabrechnungen
- Hochladen von Dokumenten
Nicht zuletzt fördert der Employee Self Service die Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeiter:innen und reduziert damit Ihren manuellen Verwaltungsaufwand im Personalwesen. Während der Softwareauswahl sollten Sie zudem darauf achten, dass der Self-Service einfach zu bedienen ist. Das verkürzt die Einführungszeit und aufwändige Schulungen sind größtenteils hinfällig.
Welche Software-Lösungen bieten die beste Usability in der Mitarbeiterverwaltung?
Ihre neue Lösung für die digitale Mitarbeiterverwaltung sollte einfach zu bedienen sein. Der wichtigste Grund dafür ist, dass das neue Tool so einfacher von Ihren Kolleg:innen akzeptiert wird und Sie bei der digitalen Transformation mit weniger “Gegenwind” rechnen müssen. Besonders einfach in der Bedienung sind der Testsieger Factorial sowie Personio. Diese Tools sind sowohl als Administrator:in als auch als Mitarbeiter:in leicht zu handhaben.
Durch die gute Usability lassen sich Tools wie Factorial einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Bei der Toolauswahl sollte Ihr Augenmerk aber nicht nur auf der guten Usability liegen. Häufig wirkt sich nämlich ein großer Funktionsumfang sowie vielerlei Automatisierungen negativ auf die Benutzerfreundlichkeit aus. Dafür profitieren Sie allerdings von einem größeren Spielraum innerhalb der Software und Zeitersparnissen in der Mitarbeiterverwaltung.
Welche Software-Lösungen sind die besten für Automatisierungen?
Moderne Tools für die Mitarbeiterverwaltung sind nicht nur deswegen praktisch, weil sie eine digitale Datenverwaltung liefern. Einige Tools, darunter insbesondere Kenjo, haben vielfältige Automatisierungen für Sie in petto. Damit setzen Sie individuelle Workflows in Gang, beispielsweise automatisierte Benachrichtigungen oder Erinnerungen.
Anfänger:innen benötigen mehr Übung für gewünschte Automatisierungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.kenjo.io
Speziell im On- und Offboarding bietet sich eine solche Funktion, dadurch versendet die Software automatisch Willkommens-E-Mails an neues Personal oder weist Mitarbeiter:innen Aufgaben automatisch zu. Einmal angelegt, erledigt das Tool (weitgehend) automatisch Routineaufgaben in der Mitarbeiterverwaltung. Dazu gehört auch das Anfordern einer E-Signatur oder das automatische Zuweisen von Dokumenten.
Kenjo erkennt automatisch Entgeltabrechnungen und weist sie dem Personal selbstständig zu
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.kenjo.io
Für Ihr Dokumentenmanagement liefert Kenjo mit Smart-Docs etwas Besonderes, denn das intelligente Tool liest Entgeltabrechnungen aus und weist diese Ihren Mitarbeiter:innen automatisch zu. Etwas schade ist, dass Sie die entsprechenden Automatisierungen erst im Growth-Paket erhalten.