Fazit der Redaktion
Jephi bedient vor allem Freelancer und Kleinstunternehmen mit einem Komplettpaket für die projektbasierte Zeiterfassung. Neben dem Time Tracker (online oder per App) ist außerdem eine oberflächliche Projektverwaltung, ein eigenes CRM sowie ein Tool zur Rechnungsstellung integriert. Das übersichtliche und günstige Preissystem sorgt für ein ordentliches Preis-Leistungs-Verhältnis. Die schön gestaltete Oberfläche und die intuitive Bedienung tun ihr übriges und machen Jephi zu einer idealen Lösung für Einzelkämpfer und kleine Teams.
- Zeiterfassung plus CRM und Rechnungsstellung
- Günstiges und übersichtliches Pricing
- Projektfortschritt für Kunden nachvollziehbar
- Integrierter Mitarbeiterchat
- Deutsche Server
- Nur rudimentäre Projektverwaltung
Zielgruppe
Jephi ist aufgrund seines günstigen Grundpreises, des einfachen Preissystems und der “Alles ins Einem”-Mentalität vor allem für kleine und Kleinstunternehmen geeignet, die schnelles Wachstum anstreben. Projektbasierte Unternehmen und Agenturen werden im besonderen angesprochen.
Preise und Plans
Die Preisstruktur von Jephi ist sehr übersichtlich und unterscheidet zwischen zwei Paketen: Business und Business Pro. Anders als die meisten anderen Anbieter im Time Tracking Vergleich rechnet Jephi nicht je Nutzer, sondern monatlich ab. Während der Business-Tarif nur für einen Benutzer bzw. Administrator ausgelegt ist, haben Sie im Pro-Tarif die Möglichkeit, unbegrenzt viele Nutzerzugänge anzulegen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. Das Pro-Paket enthält sinnigerweise auch das zusätzliche Modul Mitarbeiterverwaltung.
Die Kosten für die beiden verfügbaren Tarife belaufen sich auf 5 bis 10 Euro pro Monat plus Mehrwertsteuer. Weitere Preisinfos finden Sie in der Jephi-Kostenübersicht.
Wollen Sie Jephi erst ausprobieren, haben Sie dazu in einer 30-tägigen kostenlosen Testphase Gelegenheit.
Funktionsumfang
Neben der einfachen Zeiterfassung im Browser oder per App hat Jephi vier grundlegende funktionale Säulen:
Projektmanagement
Jephi bringt eine einfache Projektverwaltung per To-Do-Listen mit. Einzelnen Aufgaben lassen sich flexibel Mitarbeiter hinzufügen, außerdem sammeln Sie in der Projektübersicht auch spezifische Dateien und Dokumente für das jeweilige Projekt.
Hier findet auch die Zeiterfassung per Jephi statt, da Arbeitszeiten immer auf einzelne Projekte bzw. Aufgaben gebucht werden.
Die Projektverwaltung ist eine ideale Ergänzung zur Zeiterfassung per Browser, hat allerdings auch ihre Schwachstellen und verbleibt - gerade im Vergleich mit Wettbewerbern wie clockodo oder Harvest - teilweise ein wenig oberflächlich. So gibt es beispielsweise keine umfassende Budgetverwaltung und die Anzeige der Projekte ist auf die Listen-Ansicht beschränkt. Hier wird schnell klar: Bei Jephi geht es eher um Schlankheit und einen schnellen Zugang als um tiefgreifende Spezialfunktionen.
Ein tolles Feature allerdings ist die Möglichkeit, Ihre Kunden zum Verfolgen des Projektstatus einzuladen. Diese können dann in Jephi sehen, wie weit das Projekt schon fortgeschritten ist und woran Sie gerade arbeiten, Kommentar- bzw. Notiz-Funktion inklusive.
Kundenverwaltung
Ein kleines CRM-System ist ebenfalls in Jephi integriert. Hier behalten Sie den Überblick über Ihre Kunden und deren Kontaktdaten; außerdem können Sie auch Projekte und gebuchte Zeiten mit einzelnen Kunden verknüpfen, was die Übersichtlichkeit erhöht und die Verwaltung immens erleichtert. Schön: Je nach Kunde können Sie unterschiedliche Zeit- und Abrechnungseinstellungen definieren, die dann wieder in der Zeiterfassung bzw. in der Rechnungserstellung zum Tragen kommen.
Mitarbeiterverwaltung
Die Mitarbeiterverwaltung von Jephi ist ein Feature, das erst im Pro-Tarif des Tools integriert ist, da nur in diesem mehrere Nutzerzugänge möglich sind. Im Mitarbeitermodul verwalten Sie all Ihre Teammitglieder, erstellen kostenlose Accounts für jeden Mitarbeiter und weisen diese Kunden oder Projekten zu.
Ein großes Plus: Tracken Ihre Mitarbeiter mit Jephi (ob nun online oder per App), erstellt das Tool automatisch einen individuellen Stundenzettel, den Sie anschließend in die Projektabrechnung integrieren können. Ebenfalls cool ist der integrierte Mitarbeiterchat; mithilfe dieses Messengers bleiben Sie mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt, auch wenn diese Remote arbeiten oder im Außendienst unterwegs sind. Gerade durch die mobile Jephi-App ist das eine hilfreiche Funktion.
Rechnungserstellung
Das Ende des Projektworkflows ist auch bei Jephi die Rechnungserstellung. Diese funktioniert hier größtenteils automatisch, vorausgesetzt, Sie haben alle Zeiten und Projektschritte ordentlich getrackt. Dann lässt sich mit nur wenigen Klicks aus den gebuchten Zeiten eine Abrechnung erstellen und direkt aus Jephi heraus an Ihre Kunden verschicken.
Mit dem integrierten Rechnungsdesigner passen Sie das Layout Ihrer Rechnungen an und fügen Ihr eigenes Logo und Corporate Design hinzu. Tolle Sache!
Mehr Infos über die in Jephi enthaltenen Features finden Sie in der Jephi-Funktionsübersicht.
Usability
Die Bedienung von Jephi gestaltet sich schon durch die schöne und übersichtliche Benutzeroberfläche recht einfach. Das Tool macht einen modernen Eindruck und ist recht ansehnlich. Große Buttons und Navigationsreiter erleichtern den Überblick über alle wichtigen Infos vor allem auf dem individuellen Dashboard. Das lässt sich zudem flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen, so dass Sie immer alle Informationen bekommen, die Sie benötigen.
Schön ist die Möglichkeit, Zeiten nicht nur online sondern auch über die mobile App für Android- und iOS-Betriebssysteme zu tracken.
Datenschutz und Sicherheit
In Sachen Sicherheit liefert Jephi eine serverseitige Verschlüsselung nach “Bankenstandard” SSL256 sowie den Serverstandort Deutschland, wodurch die Rechenzentren des Anbieters den strengen deutschen Datenschutzverordnungen unterliegen.
Service und Support
Das Jephi-Team bietet ausschließlich schriftlichen Support per Live-Chat und Mail. Das ist ausreichend, wenn auch nicht bahnbrechend. Großartig dagegen ist die Auswahl an online verfügbarem Hilfs- und Schulungsmaterial, das vor allem die ersten Schritte mit der Software immens erleichtert. Direkt aus der Jephi-Oberfläche heraus haben Sie Zugriff auf einen umfangreichen schriftlichen FAQ-Bereich sowie auf eine Sammlung von Tutorial-Videos, die Ihnen einzelne Features und Funktionen näherbringen und beim Einarbeiten in das Tool helfen. Diese sind zudem professionell produziert. Nett!
Schnittstellen
Die Auswahl an verfügbaren Schnittstellen ist bei Jephi leicht eingeschränkt. Einige namhafte Partner hat das Time-Tracking-Tool allerdings doch zu bieten, beispielsweise das Ticketing-System Zendesk, das CRM-System BaseCRM oder die Buchhaltungs- und Rechnungssoftware Debitoor. Da die meisten Funktionen dieser Drittlösungen allerdings auch - zumindest oberflächlich - in Jephi abgebildet sind, fallen die verfügbaren Schnittstellen kaum ins Gewicht. Dafür fällt auch das Fehlen zusätzlicher Integrationen kaum auf.
Zusammenfassung
Jephi ist ein hübsches und vor allem umfangreiches kleines Tool, das die wichtigsten Features rund um die projektbasierte Zeiterfassung mit an Bord hat. In den einzelnen Bereichen - gerade im Projektmanagement bzw. der Projektdarstellung - könnte die Software noch ein wenig mehr in die Tiefe gehen; für Freelancer und kleine Teams, auf die Jephi größtenteils zugeschnitten ist, reicht der vorhandene Funktionsumfang allerdings vollständig aus. Diese bekommen nicht nur einen flexiblen (mobilen) Time Tracker, sondern auch gleich ein Abrechnungstool sowie ein kleines CRM mitgeliefert.
