Welche Funktionen bietet helloHQ?

helloHQ kombiniert Werkzeuge aus den Bereichen Projektmanagement, CRM und Abrechnung. Außerdem erwarten Sie in dieser Agentursoftware Dashboards, Lead-Pipelines, Tools zur Ressourcenplanung, ein eigenes Belegwesen und eine native Zeiterfassung. Ihre Prozesse managen Sie mit modernen Kanban-Boards, Checklisten und Roadmaps. Dazu kommt das umfassende Angebot an Controlling-Tools, mit denen Sie zu allen Projekten die passende Analyse für Ihre abschließende Bewertung erstellen.

Das Tool bietet die wichtigsten Funktionen aus der Kontakt- und Lead-Verwaltung, dem Projektmanagement, der Rechnungsstellung und der Belegverwaltung. Die mitgelieferte Lead-Pipeline oder das Freigabemanagement machen das helloHQ vor allem für User:innen aus Werbe-, Marketing- und Medienagenturen attraktiv.

In helloHQ sind eine Kontaktdatenbank, Kontakthistorien und eine Lead-Pipeline verbaut. Außerdem nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen, um zügig Daten aus Ihrem Informationspool zu holen.

Managen Sie separat Ihre Kontakte und Leads

helloHQ bietet Agenturen für die Verwaltung Ihrer Kontakte eine geteilte Datenbank: die Unternehmensliste und die Lead-Verwaltung. In beiden Abschnitten finden sie eine eigene Kontakthistorie, mit der Sie alle Schritte Ihrer Kundenkommunikation nachvollziehen.

Verwalten sie mit helloHQ Ihre Leads

Screenshot: trusted.de

Quelle: hellohq.io

In der Sektion “Leads” finden Sie die Pipeline. Diese zeigt Ihnen in einer farblich codierten Grafik den Status Ihrer Leads an. Des Weiteren sehen Sie die Entwicklung Ihrer Umsätze, Lead-Verantwortliche sowie laufende Vertriebsaktionen.

Mit einer E-Mail-Adresse Kundenmails archivieren

Wenn Sie in Ihrer Kontakthistorie den E-Mail-Verlauf mit einem Kunden hinterlegen wollen, schicken Sie Mails mit der Adresse crm@hellohq(.io) in der Blindkopie los. Haben Sie nicht nur die hellohq-Adresse hinterlegt, sondern auch die Rechnungs- oder Leadnummer im Feld für den Betreff, ordnet die Agentursoftware die Mail automatischem dem richtigen Lead oder dem passenden Projekt zu; ganz automatisch, ohne externen Mail-Dienst, Passwort etc.

Nutzen Sie die Lead-Pipeline um Ihre Verkaufserfolge zu analysieren

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Nutzen Sie die Suchzeilen und individuelle Filter

Falls Sie einen ganz bestimmten Kundenkontakt suchen, finden Sie diesen entweder über die Suche am oberen Bildschirmrand, die Suchzeile in der Unternehmensübersicht oder Sie nutzen die Filterfunktion. Die Filter definieren Sie dabei entsprechend Ihres Workflows selbst.

In helloHQ finden Sie das klassische PM-Trio bestehend aus Kanban-Board, Gantt-ähnlichen Roadmaps und To-do-Listen. Zusammen mit den Vorlagen bekommen Sie nützliche Tools an die Hand, um jeden Geschäftsprozess effektiv zu verwalten.

Nutzen Sie Kanban-Boards, Roadmaps und To-do-Listen

Sie finden in helloHQ für die Projektbearbeitung drei unterschiedliche Ansichten: das Kanban-Board, die Projektplanung, genannt “Roadmaps” und die Checklisten. Während Sie mit dem Kanban-Board und der Checkliste einzelne Tasks managen, nutzen Sie die Roadmap zur zeitlichen Planung des Projektes. Meilensteine und Abhängigkeiten sind inklusive.

Ordnen Sie Projekte flexibel nach Status in Ihren Boards

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Erstellen Sie (automatisierte) Projektvorlagen statt Excel Tabellen

Haben Sie für sich die perfekten Projektstrukturen erarbeitet, dann speichern Sie diese als Vorlagen ab. Das verkürzt die Planungsphase und Sie etablieren für jede Situation einen standardisierten Projektprozess.

Nutzen sie Template-Projekte als Vorlagen

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Sie haben die Option, Ihre Projektplanung zu automatisieren. Wechseln Sie dazu in die “Workflows” und definieren Sie die passenden Regeln. So erstellt die Agentursoftware für Sie automatisch eine Aufgabe in einem Projekt oder versendet Benachrichtigungen per E-Mail an die Projektmitglieder.

Einfaches Informationsmanagement statt App-Chaos

helloHQ kommt mit einer Ressourcenplanung sowie einer Abwesenheitsverwaltung. So schaffen Sie sich eine Übersicht über die verfügbare Arbeitskraft. Das geht für einzelne Mitarbeiter oder im Sinne des enterprise ressource planning für ganze Unternehmen.

Managen Sie professionell das enterprise ressource planning (ERP) Ihrer Agentur

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In Ihrem Controlling-Menü finden Sie Werkzeuge wie z.B. die Umsatzplanung, eine Kostenerfassung und Berichte zu Ihren Margen. So erstellen Sie zügig Bewertungen zum Erfolg der Projekte oder der Erschöpfung der Projektbudgets. Zuletzt befindet sich in Ihrem Tool auch eine Dokumentenverwaltung, wo Sie wichtige Inhalte wie Rechnungen, Kundenfeedback und weitere Angaben zu Ihren Vorhaben hinterlegen. Sie können Unterordner anlegen, die zusätzlich für Übersichtlichkeit in Ihrer Ablage sorgen.

Die Rechnungsstellung sowie die Belegverwaltung finden Sie im Menüpunkt “Belege” Ihrer Agentursoftware. damit Sie in Ihrer Agentur Rechnungen noch schneller und mit dem richtigen MwSt-Satz zu bearbeiten, steht Ihnen außerdem die Artikeldatenbank zur Verfügung.

Verschicken Sie zügig Angebote, Rechnungen und Mahnungen

In helloHQ erstellen Sie Angebote, Rechnungen und Mahnungen, die Sie im Anschluss direkt aus der Agentursoftware heraus per E-Mail an Ihre Kontakte senden. Bei Bedarf erzeugen Sie aus den Finanzdokumenten zusätzlich Lieferscheine, Gutschriften oder Stornos.

Profitieren Sie von einer simplen Rechnungserstellung

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Je nachdem, ob Sie das passende Häkchen setzen, wird beim Versand der Dokumente automatisch ein Eintrag inklusive Mail-Inhalt in der jeweiligen Kontakthistorie erstellt. Bei Bedarf lassen sich alle Dokumente im PDF-Format exportieren.

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen normal oder “Quick”

Während Sie bei der normalen Erfassung in die volle Belegansicht wechseln, bekommen Sie bei der Quick-Variante nur ein Schwebefenster mit den wichtigsten Eingabefeldern angezeigt. Haben Sie Scans zur Hand oder Belege per E-Mail erhalten, können Sie diese an den passenden Eintrag anhängen. Für Ihre vorbereitende Buchhaltung importieren Sie Belege aus DATEV oder exportieren Sie via SEPA.

Hinterlegen Sie Eingangsrechnungen schneller mit der Quick-Ansicht

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Einfache Rechnungsstellung mit der Artikeldatenbank

Damit die Rechnungsstellung noch etwas schneller von der Hand geht, bietet helloHQ eine Artikeldatenbank, in der Sie hinterlegen, was Ihre Agentur an Leistungen und Waren auf Lager hat. Wenn Sie eine Rechnung stellen, haben Sie die Wahl, ob Sie Positionen manuell eingeben oder aus den Artikeln wählen möchten.

Sie finden in der Software die wichtigsten Verwaltungstools wie die Zeiterfassung, einen Team-Kalender und Funktionen zur Planung von Urlauben und Abwesenheiten. So wissen Sie immer, wer wann in der Agentur für Projekte verfügbar ist.

Nutzen Sie die einfache Zeiterfassung

Um Ihre persönliche Zeit zu erfassen, starten Sie den Timer auf Ihrem Dashboard. Für die Zeiterfassung in Ihren Aufgaben legen Sie Berichte an, in denen Sie die investierte Zeit notieren. Ein weiteres praktisches Organisationstool für Ihren Agenturalltag ist der Urlaubsplaner. Dieser Zeitstrahl zeigt Ihnen wie in einem Kalender, wer zu welcher Zeit verfügbar ist.

Nutzen Sie in Ihren Projekten die praktische Zeiterfassung

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Es gibt auch einen globalen Kalender. Diesen erhalten Sie als zusätzliche Funktion auf Anfrage über den Support.

Hinterlassen Sie in Ihrer Agentursoftware wichtige Notizen

Sie haben mit helloHQ die Möglichkeit, bei Leads oder im jeweiligen Projekt Kommentare und Notizen zu hinterlassen, um die Projektkommunikation in Ihrer Agentur zu verbessern.

Sammeln Sie auf der Pinnwand Zusatzinformationen

Auf der Pinnwand von helloHQ hinterlegen Sie sämtliche Zusatzinformationen, die Sie nicht sinnvoll in einem der anderen Reiter unterbringen. Solche Infos können beispielsweise Sammlungen zu Feedbacks, Online-Bewertungen oder ein internes Fazit zu Ihrem Projekt sein.

Sammeln Sie zusätzliche Informationen zu Ihren Vorhaben auf der Pinnwand

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Mit helloHQ erstellen Sie benutzerdefinierte Reports, die Sie als .xls-Datei downloaden. Für die tägliche Übersicht sorgt das Dashboard, mit dem Sie sich täglich auf den aktuellen Stand der Dinge bringen.

Behalten Sie mit dem Dashboard jedes Projekt im Blick

Auf dem Dashboard Ihrer Agentursoftware finden Sie Übersichten zu Ihren Projektabläufen und dem Stand Ihrer Aufgaben. Diese Ansicht lässt sich zwar nicht so kleinteilig bearbeiten wie die Startseiten von easyJOB oder KBMpro, allerdings können Sie immerhin eine Auswahl von Widgets ein- und ausblenden sowie verschieben.

Überwachen Sie Ihre Projekte in der Dashboard-Übersicht

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Verfassen Sie benutzerdefinierte Reports

Die Software liefert Ihnen in den Menüpunkten “Reportings” und “Controlling” einige Möglichkeiten zur Erstellung von Reports. In diesen lassen Sie sich wichtige Kennzahlen wie erfasste Zeiten oder erbrachte Leistungen in einem Projekt zusammenfassen. Alle im Bereich “Controlling” erstellten Reports exportieren Sie bequem als .xls-Datei und teilen sie mit Ihrem Team.

Erstellen Sie mit der helloHQ Agentursoftware aussagekräftige Reports für Ihre Prozesse

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Für die Zusammenfassung der genannten Funktionen wechseln Sie auf die Tarifübersicht zu helloHQ.

Was kostet helloHQ?

Die Preise für helloHQ bestehen aus einer monatlichen Grundgebühr und dem Preis pro Nutzer und Monat. Die Höhe der Preise variieren mit dem Zahlungsintervall. Im Tarif “Team” sind das 0€ Grundgebühr und 20€-25€ im Monat pro Nutzer. Für “Pro” gilt eine Grundgebühr von 120€-150€ plus 18€-22€ pro Monat und Nutzer. Bei Enterprise zahlen Sie 450€-550€ Grundgebühr plus 14€-17€ pro Monat und Nutzer. Sie haben die Möglichkeit, helloHQ kostenlos für 14 Tage auszuprobieren.

Wie benutzerfreundlich ist helloHQ?

helloHQ ist insgesamt sehr nutzerfreundlich. An ein paar Stellen wie der Einstellung der Reports kann das Onboarding etwas länger ausfallen, aber das haben auch absolute Neulinge in wenigen Tagen intus. Kleine Komfortfunktionen wie die Quick-Eingabe von Belegen machen diese Agentursoftware zu einem angenehm flotten Werkzeug. Die Optik ist schick und schreckt User:innen nicht mit komplexen Eingabemasken ab. Der Einsatz dieser Agentursoftware ist zudem DSGVO-konform.

Eine Agentursoftware mit schicker Optik

Die Software wirkt in Sachen Design modern, aufgeräumt und gut strukturiert. Der Look setzt auf mehr Grafiken und Anzeigen als beispielsweise Tools wie Troi. Wie auch in deals&projects finden Sie links Sie das Hauptmenü, rechts die passenden Ansichten. Kleine farbenfrohe Grafiken hier und da lockern die Optik dieser Business-Software zusätzlich auf. Ansichten wie die Ressourcenplanung bleiben ähnlich wie bei Tools wie easyJOB oder PROAD eher funktional ohne Schnörkel und bieten so eine bessere Übersicht.

Flotte Steuerung und individuelle Suchkriterien

Das permanent verfügbare Hauptmenü ermöglicht Ihnen eine flotte Navigation durch ihre Ansichten. Die weitere Unterteilung in Mini-Untermenüs ist hierbei eine sinnvolle Entscheidung, da Sie sich so nicht langwierig von Ansicht zu Ansicht klicken. Tools wie die selbst definierten Filter erfordern etwas Initialaufwand, lassen sich aber eben auch individuell auf Ihre Workflows anpassen.

(Fast) simples Onboarding

Profis werden im Vergleich zu Neulingen nur einen Bruchteil der Zeit für die Einführung brauchen, denn die Menüs und Oberflächen sind nahezu selbsterklärend. Einsteiger:innen werden eventuell etwas Starthilfe brauchen, bis sie zielsicher Funktionen wie die Kostenerfassung, Abrechnung und die Controlling-Ansichten beherrschen.

Wie helloHQ im aktuellen trusted-Vergleich abschneidet, erfahren Sie im aktuellen trusted-Vergleichsbericht.

Wie sicher ist helloHQ?

Die Business Software helloHQ wird über T-Systems auf Basis der Microsoft Azure-Technologie in Deutschland gehostet. Die Dienste von der Agentursoftware sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Die Übertragung der Daten erfolgt über die übliche SSL-Verschlüsselung. Seit 2017 werden die gespeicherten Daten im Rechenzentrum per Transparent Data Encryption (TDE) verschlüsselt. Das helloHQ-Team garantiert, dass Sie mit dessen Agentursoftware rundum DSGVO-konform arbeiten.

Welchen Kundenservice bietet helloHQ?

In helloHQ steht Ihnen je nach Tarif der Support per Ticket, Live-Chat und Telefon zur Verfügung. Für tiefere Einblicke in die agentursoftware sorgen die kostenlosen Webinare, die Sie als Aufzeichnung auf YouTube finden. Sollten Sie Hilfe beim Onboarding benötigen, haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Pakete kostenpflichtig zu buchen. Zum Nachlesen gibt es einen FAQ-Bereich sowie das online Help-Center. Für mehr Themen rund um Agenturen und helloHQ bietet Ihnen der Entwickler auf der hauseigenen Webseite einen ausführlichen Blog.

Die Onboarding-Pakete der helloHQ-Agentursoftware

Die Onboarding-Pakete sind in Größen gestaffelt. Die kleinste Einführung ist das Onboarding “XS” mit bis zu 4 Stunden Umfang für 750€. Den größten Standardtarif bildet “L” mit bis zu 24 Stunden Hilfe für 4.500€. Im Paket “XL” verhandeln Sie Preis und Umfang des Onboardings individuell mit Ihrem Ansprechpartner.

Im Tarif Team gibt es die Einführung via Screenshare. Bei höheren Tarifen ist auch das Onboarding vor Ort möglich.

Erwerben Sie ein Onboarding-Paket für helloHQ

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Quelle: hellohq.io