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HelloHQ

Agentursoftware

4
(32)

Fazit der Redaktion

HelloHQ ist eine Software in der Cloud für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen. Sie besticht durch modernes, übersichtliches Design und eine Funktionsvielfalt, die alle Prozesse abdeckt, die in einer Agentur benötigt werden. Die Preisgestaltung ist angemessen und die Kommunikation in Sachen Transparenz und Übersichtlichkeit vorbildlich.

  • Sehr gute Usability
  • All-in-one-Agentur-Lösung
  • Vorbildliche Preis-Kommunikation
  • Deutschsprachig
  • Zeiterfassung auch per mobile App
  • Keine ‚Mini‘-Version für Kleinst-Teams
Elke Fleing
Kommunikations-Expertin und Texterin von trusted
HelloHQ
4

Zielgruppe

HelloHQ richtet sich an Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die mit einer all-in-one-Lösung ihren gesamten Workflow abbilden möchten. Ihrer eigenen Preisgestaltung gemäß fängt die Saas-Lösung wohl für Agenturen ab 5 Mitarbeitern an, interessant zu werden – schaut man sich die Funktionsvielfalt an, ist auch tatsächlich anzunehmen, dass HelloHQ für noch kleinere Unternehmen wahrscheinlich zu viel des prozessualen Aufwands bedeuten würde.

Funktionsumfang

Projektcontrolling

Im Modul Projektcontrolling bilden Budgets den zentralen Ausgangspunkt für viele Funktionen. Sie können verschiedene Verrechnungsmodi definieren, also jedem Kunden, Projekt und Aufgabe individuelle Sätze zuweisen. Auch interne, als nicht verrechenbare Leistungen, lassen sich hier erfassen und auswerten.

Insgesamt werden Angebote, Zeiterfassung, Fremdkosten und Rechnungen in übersichtlichen Budgets zusammengefasst, um Ihnen die Auswertung zu erleichtern und Ihnen einen Überblick über die Lukrativität bestimmter Tätigkeiten zu bieten: Projektübergreifend sind Margen auswertbar.

Übersichtliche grafische Reports lassen Sie auf einen Blick die finanziellen Aspekte der Projekte erfassen
© hellohq.io - Übersichtliche grafische Reports lassen Sie auf einen Blick die finanziellen Aspekte der Projekte erfassen

Projektplanung

Gute Planung von Projekten ist schon wichtig, bevor Sie sie annehmen: Hat Ihr Unternehmen überhaupt noch genügend personelle Ressourcen für ein weiteres Projekt zur Verfügung? Das HQ zeigt Ihnen Ihr ganzes Projektportfolio auf einen Blick.

Mit der HQ-Projektplanung sind Sie immer informiert über den aktuellen Stand aller Projekte – Änderungen im Zeitplan werden automatisch auf die davon abhängigen Aufgaben übertragen.

Die HQ-Projektplanung hilft Ihnen dabei, alle Projekte im zeitlichen Verlauf im Blick zu behalten
© hellohq.io - Die HQ-Projektplanung hilft Ihnen dabei, alle Projekte im zeitlichen Verlauf im Blick zu behalten

Bei aller Komplexität und Unterschiedlichkeit von Projektplanungen bietet HQ Ihnen hier verschiedene Möglichkeiten, Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren:

Sie können Projekte aus Angeboten und Kostenvoranschlägen erstellen und bestehende Projekte mit nur einem Klick duplizieren und dann anpassen. Die grafische Aufgabenplanung für zeitliche Abläufe erleichtert Ihnen die Übersicht und bei der Aufgabenplanung arbeiten Sie mit gut sortierten Checklisten.

Sie finden Vorlagen für verschiedene Projektarten vor, auf denen Sie aufsetzen können. Die Stammdaten der Kunden werden natürlich automatisch aus Ihrem CRM übernommen.

Kalkulationen, Angebote, Rechnungen

HelloHQ integriert die finanzrelevanten Belege eines gesamten Projektverlaufs in einen durchgehenden Belegfluss. So bleibt der Überblick immer gewahrt, auch wenn es mehrere Angebote oder Kostenvoranschläge, Zwischenrechnungen und Abschlagszahlungen gibt.

Sie verwalten in HelloHQ Ihre Ausgangsrechnungen, aber auch Ihre Eingangsrechnungen, die Sie ebenfalls Projekten zuordnen können. Durch die schnelle Margenkalkulation haben Sie den Erlös im Verhältnis zum Umsatz immer im Blick.

Für alle Belege können Sie Freigabeprozesse definieren und Sie können alle Belege im DATEV-Format exportieren.

Außerdem bietet HelloHQ viel Spielraum für die Gestaltung Ihrer Belege: Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen können Sie mit 200 Schriftarten, eigenen Farben, Logos und Hintergründen gemäß Ihres Corporate Designs in einem Vorlagen-Editor gestalten.

Gestalten Sie Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen mit dem Vorlagen-Editor passend zu Ihrem Corporate Design
© hellohq.io - Gestalten Sie Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen mit dem Vorlagen-Editor passend zu Ihrem Corporate Design

Zeiterfassung

Zeiterfassung in Projekten ist wichtig, um effizient arbeiten und genau abrechnen zu können. Sie können klassisch die Stunden buchen, sie per Stoppuhr tracken und mit dem timeBro Add-on funktioniert die Zeiterfassung in HelloHQ sogar automatisch.

Seit Anfang 2018 können Sie Ihre Zeiten auch per iOS- und Android-App in HelloHQ erfassen.

Erfasste Zeiten sind aber nur Mittel zum Zweck. Erst im Controlling, zusammen mit der Urlaubsplanung oder im Rechnungsprozess wird die Zeiterfassung sinnvoll eingesetzt. Daher ist die Erfassung in HelloHQ direkt in den restlichen Agenturprozess integriert.

Die Zeiterfassung ist in HelloHQ in den gesamten Prozess integriert
© hellohq.io - Die Zeiterfassung ist in HelloHQ in den gesamten Prozess integriert

Lead- und Opportunity-Management

HelloHQ hat ein leistungsfähiges CRM integriert, das den Vertriebsprozess einfach und zuverlässig abbildet. Eigene Felder lassen sich anlegen und sofort auswerten. Selbstverständlich gibt es Kontakthistorien und Wiedervorlagen.

HelloHQ erstellt bei Bedarf sofort das passende Projekt aus einem Lead - inklusive des perfekten Projektplans zum Angebot.

Die Daten des CRM werden mit PC, Mac und Smartphone synchronisiert, so arbeiten alle immer mit dem gleichen aktuellen Datenbestand.

Ebenfalls integriert ist ein Mailing-Tool, für das Sie mithilfe von Vorlagen eigene HTML-E-Mails erstellen. Mit ihnen können Sie auch Einladungen zu Events mit Anmeldefunktion verschicken. Die Empfänger werden über das CRM selektiert und es gibt Schnittstellen zu Journalisten-Datenbanken.

Dokumente

HelloHQ halt ein umfassendes Datei- und Dokumenten-Archiv bereit, auf das jeder Mitarbeiter von überall her zugreifen kann. Jedes Dokument kann Kunden, Leads, Projekten usw. zugeordnet werden.

Je nach Projektart erstellt HelloHQ automatisch die richtige Ordnerstruktur mit passenden Dokumentenvorlagen.

Von allen Dokumenten werden Versionen zur Wiederherstellung älterer Versionen und automatische Backups erstellt.

Für jedes Projekt erstellt HelloHQ automatisch Dokumentenordner mit der zum Projekt passenden Ordnerstruktur
© hellohq.io - Für jedes Projekt erstellt HelloHQ automatisch Dokumentenordner mit der zum Projekt passenden Ordnerstruktur

Usability

Trotz seiner Komplexität und Funktionsvielfalt bietet HelloHQ viel Übersichtlichkeit in modernem Design: Vom zentralen Dashboard aus – das jeder Nutzer sich individuell auf seine Bedürfnisse ausgerichtet gestalten kann – lassen sich mit einem Klick die Hauptmenüpunkte erreichen.

Schnittstellen

HelloHQ bringt diverse Schnittstellen mit, zum Beispiel für MS Exchange, Jira, DATEV Im- und Export, LDAP für die zentrale Benutzerverwaltung, und Web DAV für den Zugriff auf Dokumente. Für individuelle Erweiterungen gibt es eine REST-API.

Die Anzahl der Zugriffe auf die API wird gezählt und ist – je nach gebuchtem Paket unterschiedlich – begrenzt, damit die Server nicht überlastet werden.

Hier eine Übersicht der integrierten Softwares:

  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Exchange
  • WebDAV
  • CardDAV
  • JIRA
  • BDE-Terminals
  • SAP
  • PDF-Export
  • Excel-Im- und Export
  • Offene REST-API
  • DATEV

Preise und Plans

HelloHQ gibt es in den drei Varianten “Team”, “Pro” und “Enterprise”, die sich jeweils in der Zahl der Mindestnutzer und dem enthaltenen Speicherplatz unterscheiden.

Die Website von HelloHQ bietet eine extrem übersichtliche Darstellung der verschiedenen Preise
© hellohq.io - Die Website von HelloHQ bietet eine extrem übersichtliche Darstellung der verschiedenen Preise

Die Team-Version nutzen Sie bereits ab 0 Euro Grundgebühr plus rund 20 Euro pro Nutzer (mit 3 Mindestnutzern). Die Pro-Version gibt es ab 150 Euro Grundgebühr plus 16 Euro pro Nutzer; hier sind mindestens 5 Nutzer integriert. Die Enterprise-Version schlägt mit 500 Euro Grundgebühr und 12 Euro pro Nutzer (bei einer Mindestabnahme von 20 Nutzern) zu Buche. Dabei gilt: Längere Vertragslaufzeiten (mindestens 3 Monate), haben immer einen Preisnachlass von bis zu 20 Prozent zur Folge. Weitere Infos über die Kosten für HelloHQ finden Sie in der HelloHQ-Kostenübersicht.

Die Kosten für Support sind in jedem Paket inkludiert. Einführungs-Schulungen können extra gebucht werden.

Beachten Sie: Ab 1. August 2019 gelten neue erhöhte Preise für die einzelnen Tarife. Bestehende Verträge bleiben dadurch allerdings unverändert. Schlagen Sie bis zum 1. August zu, profitieren Sie daher noch von den aktuellen günstigeren Preisen.

Service und Support

Support wird unbegrenzt per Telefon innerhalb der Geschäftszeiten, per E-Mail und mittels guter Dokumentationen angeboten, Enterprise-Kunden bekommen sogar ihren persönlichen Key Account-Manager gestellt. Viele Nutzer loben im Netz ausdrücklich den ausgezeichneten Service und Support von HelloHQ.

Für Entwickler gibt es einen eigenen Service-Bereich, in dem – hier dann auch naheliegenderweise in technischer Tonalität – alles Wichtige erklärt wird, was zum Beispiel für die Nutzung der API gebraucht wird. Dieser Bereich umfasst auch eine Community, indem sich die “Techies” untereinander austauschen können.

Zusammenfassung

HelloHQ ist eine all-in-one-Cloud-Lösung, die auf die Bedürfnisse von Agenturen und größeren Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten ist. Diese Unternehmen können mit HelloHQ ihre gesamten Arbeitsprozesse vom ersten Kontakt bis zum Verbuchen der Erlöse managen. Tool und Website sind in deutscher Sprache und – ebenso wie die Preis-Kommunikation – außergewöhnlich übersichtlich und gut verständlich.

HelloHQ Video

4
/5
32 Bewertungen
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
0% Weiterempfehlung
Philipp Claßen
1 Bewertung
24. Februar 2020

Unübersichtlich, Unperformant, Datenschutzlücken

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Der Support war bemüht, auch wenn er nicht immer helfen konnte. "Gerne kannst du dafür ein Feature Request stellen."

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Man starrt sehr viel auf ein kleines gelbes Ladesymbol. Die Suche taugt nichts. Es werden Kundeneinträge mit Kontaktinfos angezeigt, welche ich nie sehen dürfte (Datenschutz!?). Absolut unübersichtlich (wie kann eure Redaktion das unterschlagen?)! Und due App... es ist eine Sauerei, dass diese hier lobend erwähnt wird. Die App ist absolut unzureichend, hat eine grauenvolle Performance und noch nicht einmale alle nötigen Features (z.B. keine Pausenerfassung). Praktisch Müll. Insgesamt geht die Entwicklung kaum auf Feedback der Kunden ein. Wichtige Feature Requests werden kommentarlos mit "nicht geplant" markiert.

Wofür verwenden Sie HelloHQ? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wie verwenden HQ für unser gesamtes Projektmanagement. Es hat die Projektmanagementabläufe maßgeblich verlangsamt und verkompliziert. Es ist einfacher Rechnungen in Word zu schreiben als in HQ.

René Marks
1 Bewertung
21. Februar 2020

Versprechen nicht eingehalten, sehr langsam und unübersichtlich, nicht praxistauglich für Agenturen.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Die Dame vom Onboarding war sehr nett und bemüht - ist aber auch gescheitert....

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Unübersichtlich, langsam, verleutet Fehler zu machen, sehr unkooperativ beim Vertragsausstieg.

Wofür verwenden Sie HelloHQ? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wurde nur einen Monat eingesetzt, kein Problem gelöst - nur Probleme gemacht.

Ronny DeCuire
1 Bewertung
12. Mai 2019

Unübersichtlich und optisch veraltet

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Großer Funktionsumfang mit vielen logischen und gut durchdachten Möglichkeiten zu PM und Buchhaltung.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Das hier "modernes, übersichtliches Design" erwähnt wird, lässt mich schon fragen, ob ihr dafür bezahlt wurdet. Weil HQ ist wirklich nicht schlecht, aber das Design und die Übersichtlichkeit ist wirklich nicht gut. Eigentlich der mit Abstand größte Kritikpunkt.

Wofür verwenden Sie HelloHQ? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Buchhaltung automatisieren.

Martin Benderoth
1 Bewertung
5. Februar 2019

Viele Funktionen aber viel zu langsam. Vorsicht bei den Verträgen!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Umfangreiches Programm mit vielen Funktionen. Man hat sehr viele Möglichkeiten Projekte zu verwalten.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

hq hat Probleme mit der Peformance. Dies wird leider nicht ehrlich kommuniziert. Deshalb unbedingt den Livebetrieb testen bevor man sich vertraglich lang bindet. Vorsicht bei den AGBs. Verträge werden schon nach 6 Monaten automatisch um 1 Jahr verlängert.

Wofür verwenden Sie HelloHQ? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir haben uns damals für die Lösung entschieden um den gesamten Workflow in einer Agentur besser meistern zu können.

Bewertungsquellen

Über HelloHQ

HQLabs, das Unternehmen hinter HelloHQ, wurde 2012 in Hamburg von Lucas Bauche, Nils Czernig und Tobias Hagenau gegründet. Inzwischen hat das Unternehmen fast 30 Mitarbeiter, mehr als 200 zahlende Kunden, mehr als 5.000 Nutzer und macht siebenstelligen Umsatz. HelloHQ hat diverse Gründer-Wettbewerbe gewonnen und hat 2017 den Innovationsstarter Fond Hamburg für sich gewinnen können. Dieser wird fortan gemeinsam mit den bisherigen Investoren die Software-Agentur unterstützen.

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