Fazit der Redaktion
HelloHQ ist eine Software in der Cloud für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen. Sie besticht durch modernes, übersichtliches Design und eine Funktionsvielfalt, die alle Prozesse abdeckt, die in einer Agentur benötigt werden. Die Preisgestaltung ist angemessen und die Kommunikation in Sachen Transparenz und Übersichtlichkeit vorbildlich.
- Sehr gute Usability
- All-in-one-Agentur-Lösung
- Vorbildliche Preis-Kommunikation
- Deutschsprachig
- Zeiterfassung auch per mobile App
- Keine ‚Mini‘-Version für Kleinst-Teams
Zielgruppe
HelloHQ richtet sich an Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die mit einer all-in-one-Lösung ihren gesamten Workflow abbilden möchten. Ihrer eigenen Preisgestaltung gemäß fängt die Saas-Lösung wohl für Agenturen ab 5 Mitarbeitern an, interessant zu werden – schaut man sich die Funktionsvielfalt an, ist auch tatsächlich anzunehmen, dass HelloHQ für noch kleinere Unternehmen wahrscheinlich zu viel des prozessualen Aufwands bedeuten würde.
Funktionsumfang
Projektcontrolling
Im Modul Projektcontrolling bilden Budgets den zentralen Ausgangspunkt für viele Funktionen. Sie können verschiedene Verrechnungsmodi definieren, also jedem Kunden, Projekt und Aufgabe individuelle Sätze zuweisen. Auch interne, als nicht verrechenbare Leistungen, lassen sich hier erfassen und auswerten.
Insgesamt werden Angebote, Zeiterfassung, Fremdkosten und Rechnungen in übersichtlichen Budgets zusammengefasst, um Ihnen die Auswertung zu erleichtern und Ihnen einen Überblick über die Lukrativität bestimmter Tätigkeiten zu bieten: Projektübergreifend sind Margen auswertbar.
Projektplanung
Gute Planung von Projekten ist schon wichtig, bevor Sie sie annehmen: Hat Ihr Unternehmen überhaupt noch genügend personelle Ressourcen für ein weiteres Projekt zur Verfügung? Das HQ zeigt Ihnen Ihr ganzes Projektportfolio auf einen Blick.
Mit der HQ-Projektplanung sind Sie immer informiert über den aktuellen Stand aller Projekte – Änderungen im Zeitplan werden automatisch auf die davon abhängigen Aufgaben übertragen.
Bei aller Komplexität und Unterschiedlichkeit von Projektplanungen bietet HQ Ihnen hier verschiedene Möglichkeiten, Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren:
Sie können Projekte aus Angeboten und Kostenvoranschlägen erstellen und bestehende Projekte mit nur einem Klick duplizieren und dann anpassen. Die grafische Aufgabenplanung für zeitliche Abläufe erleichtert Ihnen die Übersicht und bei der Aufgabenplanung arbeiten Sie mit gut sortierten Checklisten.
Sie finden Vorlagen für verschiedene Projektarten vor, auf denen Sie aufsetzen können. Die Stammdaten der Kunden werden natürlich automatisch aus Ihrem CRM übernommen.
Kalkulationen, Angebote, Rechnungen
HelloHQ integriert die finanzrelevanten Belege eines gesamten Projektverlaufs in einen durchgehenden Belegfluss. So bleibt der Überblick immer gewahrt, auch wenn es mehrere Angebote oder Kostenvoranschläge, Zwischenrechnungen und Abschlagszahlungen gibt.
Sie verwalten in HelloHQ Ihre Ausgangsrechnungen, aber auch Ihre Eingangsrechnungen, die Sie ebenfalls Projekten zuordnen können. Durch die schnelle Margenkalkulation haben Sie den Erlös im Verhältnis zum Umsatz immer im Blick.
Für alle Belege können Sie Freigabeprozesse definieren und Sie können alle Belege im DATEV-Format exportieren.
Außerdem bietet HelloHQ viel Spielraum für die Gestaltung Ihrer Belege: Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen können Sie mit 200 Schriftarten, eigenen Farben, Logos und Hintergründen gemäß Ihres Corporate Designs in einem Vorlagen-Editor gestalten.
Zeiterfassung
Zeiterfassung in Projekten ist wichtig, um effizient arbeiten und genau abrechnen zu können. Sie können klassisch die Stunden buchen, sie per Stoppuhr tracken und mit dem timeBro Add-on funktioniert die Zeiterfassung in HelloHQ sogar automatisch.
Seit Anfang 2018 können Sie Ihre Zeiten auch per iOS- und Android-App in HelloHQ erfassen.
Erfasste Zeiten sind aber nur Mittel zum Zweck. Erst im Controlling, zusammen mit der Urlaubsplanung oder im Rechnungsprozess wird die Zeiterfassung sinnvoll eingesetzt. Daher ist die Erfassung in HelloHQ direkt in den restlichen Agenturprozess integriert.
Lead- und Opportunity-Management
HelloHQ hat ein leistungsfähiges CRM integriert, das den Vertriebsprozess einfach und zuverlässig abbildet. Eigene Felder lassen sich anlegen und sofort auswerten. Selbstverständlich gibt es Kontakthistorien und Wiedervorlagen.
HelloHQ erstellt bei Bedarf sofort das passende Projekt aus einem Lead - inklusive des perfekten Projektplans zum Angebot.
Die Daten des CRM werden mit PC, Mac und Smartphone synchronisiert, so arbeiten alle immer mit dem gleichen aktuellen Datenbestand.
Ebenfalls integriert ist ein Mailing-Tool, für das Sie mithilfe von Vorlagen eigene HTML-E-Mails erstellen. Mit ihnen können Sie auch Einladungen zu Events mit Anmeldefunktion verschicken. Die Empfänger werden über das CRM selektiert und es gibt Schnittstellen zu Journalisten-Datenbanken.
Dokumente
HelloHQ halt ein umfassendes Datei- und Dokumenten-Archiv bereit, auf das jeder Mitarbeiter von überall her zugreifen kann. Jedes Dokument kann Kunden, Leads, Projekten usw. zugeordnet werden.
Je nach Projektart erstellt HelloHQ automatisch die richtige Ordnerstruktur mit passenden Dokumentenvorlagen.
Von allen Dokumenten werden Versionen zur Wiederherstellung älterer Versionen und automatische Backups erstellt.
Usability
Trotz seiner Komplexität und Funktionsvielfalt bietet HelloHQ viel Übersichtlichkeit in modernem Design: Vom zentralen Dashboard aus – das jeder Nutzer sich individuell auf seine Bedürfnisse ausgerichtet gestalten kann – lassen sich mit einem Klick die Hauptmenüpunkte erreichen.
Schnittstellen
HelloHQ bringt diverse Schnittstellen mit, zum Beispiel für MS Exchange, Jira, DATEV Im- und Export, LDAP für die zentrale Benutzerverwaltung, und Web DAV für den Zugriff auf Dokumente. Für individuelle Erweiterungen gibt es eine REST-API.
Die Anzahl der Zugriffe auf die API wird gezählt und ist – je nach gebuchtem Paket unterschiedlich – begrenzt, damit die Server nicht überlastet werden.
Hier eine Übersicht der integrierten Softwares:
- Microsoft Outlook
- Microsoft Exchange
- WebDAV
- CardDAV
- JIRA
- BDE-Terminals
- SAP
- PDF-Export
- Excel-Im- und Export
- Offene REST-API
- DATEV
Preise und Plans
HelloHQ gibt es in den drei Varianten “Team”, “Pro” und “Enterprise”, die sich jeweils in der Zahl der Mindestnutzer und dem enthaltenen Speicherplatz unterscheiden.
Die Team-Version nutzen Sie bereits ab 0 Euro Grundgebühr plus rund 20 Euro pro Nutzer (mit 3 Mindestnutzern). Die Pro-Version gibt es ab 150 Euro Grundgebühr plus 16 Euro pro Nutzer; hier sind mindestens 5 Nutzer integriert. Die Enterprise-Version schlägt mit 500 Euro Grundgebühr und 12 Euro pro Nutzer (bei einer Mindestabnahme von 20 Nutzern) zu Buche. Dabei gilt: Längere Vertragslaufzeiten (mindestens 3 Monate), haben immer einen Preisnachlass von bis zu 20 Prozent zur Folge. Weitere Infos über die Kosten für HelloHQ finden Sie in der HelloHQ-Kostenübersicht.
Die Kosten für Support sind in jedem Paket inkludiert. Einführungs-Schulungen können extra gebucht werden.
Beachten Sie: Ab 1. August 2019 gelten neue erhöhte Preise für die einzelnen Tarife. Bestehende Verträge bleiben dadurch allerdings unverändert. Schlagen Sie bis zum 1. August zu, profitieren Sie daher noch von den aktuellen günstigeren Preisen.
Service und Support
Support wird unbegrenzt per Telefon innerhalb der Geschäftszeiten, per E-Mail und mittels guter Dokumentationen angeboten, Enterprise-Kunden bekommen sogar ihren persönlichen Key Account-Manager gestellt. Viele Nutzer loben im Netz ausdrücklich den ausgezeichneten Service und Support von HelloHQ.
Für Entwickler gibt es einen eigenen Service-Bereich, in dem – hier dann auch naheliegenderweise in technischer Tonalität – alles Wichtige erklärt wird, was zum Beispiel für die Nutzung der API gebraucht wird. Dieser Bereich umfasst auch eine Community, indem sich die “Techies” untereinander austauschen können.
Zusammenfassung
HelloHQ ist eine all-in-one-Cloud-Lösung, die auf die Bedürfnisse von Agenturen und größeren Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten ist. Diese Unternehmen können mit HelloHQ ihre gesamten Arbeitsprozesse vom ersten Kontakt bis zum Verbuchen der Erlöse managen. Tool und Website sind in deutscher Sprache und – ebenso wie die Preis-Kommunikation – außergewöhnlich übersichtlich und gut verständlich.
