- E-Mail Management hilft Ihren Mitarbeitern, den täglich anfallenden Berg an Emails strukturierter, einfacher und schneller zu bewältigen. Außerdem erhöhen die Tools die Sicherheit der Daten, schützen besser vor Spam und sorgen für Rechtssicherheit beim Thema Signatur und Archivierung.
- Im Grunde gibt es 3 Arten von Anbietern: Komplettlösung, zusätzliche Einzel-Services und Addons für beliebte Plattformen wie Gmail und Microsoft Outlook.
- Manche Unternehmen ahnen gar nicht, welche rechtlichen Vorgaben es zu beachten gilt. Manche Emails müssen zum Beispiel mindestens 10 Jahre lang unter speziellen Auflagen archiviert werden.
Was ist Email Management?
Email Management ist einst als Antwort auf die stetig steigende Anzahl geschriebener und zu bearbeitender Emails entstanden. Am Anfang ging es vor allem darum, Emails schneller und möglichst automatisiert labeln zu können, um die Verarbeitung zu vereinfachen. Mit der Zeit kamen immer mehr Funktionen dazu, sodass Email Manager heute vielseitige Tools sind, die in vielen Bereichen wichtige Dienste leisten.
Email Management Services helfen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sie bieten erhöhten Spam-Schutz, sie vereinfachen die Zusammenarbeit im Unternehmen und noch einiges mehr. Professionelles Email Management hat also viele Seiten, die von Mail Manager Tools teils komplett und teils nur in Ausschnitten unterstützt werden.
Wie funktioniert Email Management?
Wenn Sie eine E-Mail Adresse besitzen, dann haben Sie es bereits mit mehr oder weniger leistungsfähigem Email Management zu tun. Das trifft selbst auf die klassischen Freemail Anbieter zu. Bereits dort finden Sie einfache Spam-Filter, Ordner-Strukturen, Adressbücher und andere Basisfunktionen vor.
Professionelle Email Management Tools richten sich grundsätzlich an Nutzer, die täglich mit mehreren Dutzend oder Hunderten von Mails zu tun haben. Dort machen sich eine bessere Spam-Filterung, leistungsfähige Automatisierung, Schnittstellen zu anderen Tools und vieles mehr schnell bezahlt. Die grundsätzliche Funktionsweise variiert stark und ist schon von Feature zu Feature unterschiedlich. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt zu den wichtigsten Funktionen.
Bei den E-Mail Management Apps wird zwischen Komplettlösungen, zusätzlichen spezialisierten Einzelservices und Add-Ons für beliebte Anbieter wie Gmail oder MS Outlook unterscheiden.
Welche Zielgruppe hat professionelles Email Management?
Grundsätzlicher Bedarf für leistungsfähige Email Management Solutions besteht überall dort, wo ein großes Aufkommen an Emails herrscht. Das ist aber keine Grundvoraussetzung. So ist zum Beispiel bei allen steuerrechtlich relevanten Mails eine längere Archivierung (6-10 Jahre) vorgesehen. Auch dabei helfen Email Manager. Die entsprechenden Stellen in einem Unternehmen profitieren also ungeachtet der Masse an Mails sehr von einer automatischen Archivierung nach den vorgeschriebenen Standards.
Ohne hier weitere Fälle aufzuführen, in denen softwaregestütztes Email Management Sinn macht, geben wir Ihnen einfach diese Merkmale an die Hand. Wenn eines oder mehrere davon auf eine Stelle oder Abteilung zutreffen, ist Email Management eine gute Idee:
- Hohes Aufkommen an E-Mails
- Zu beachtende gesetzliche Vorgaben
- Potenzial für Automatisierung
- Schnelle Antworten als oberste Zielsetzung
- Hohes Datenvolumen in Anhängen
- Umgang mit besonders sensiblen Daten
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Bei der großen Zahl an spezialisierten Anbietern lässt sich kein einheitliches Set an Features festlegen. Die folgende Auswahl soll Ihnen eher einen Einblick in die Möglichkeiten von Email Inbox Management geben. Dass zumindest die Komplettlösungen dabei die grundlegenden Funktionen wie Inbox, Outbox, Entwürfe, Sendeoptionen usw. bieten, versteht sich von selbst.
- Intelligente Spam-Filter
- Verschlüsselung
- Verknüpfung mit Kundenkontakten und Projekten
- Automatische Informationsverarbeitung (Parser)
- Automatische Archivierung
- Einheitliche Verwaltung von Signaturen
- Parallele Verwaltung mehrerer Konten und Adressen
- Gruppen-Konten
- Absender-Verifizierung
- Vermerken von Bearbeitungsstatus, Zuständigkeit, Dringlichkeit
- Farbliche Aufbereitung verschiedener Merkmale
- Direktexport von Emails in Terminkalender
- Textvorlagen
- uvm.
Gesetzliche Vorgaben beim Thema E-Mail
Grundsätzlich sind natürlich Vorschriften zum Thema Datenschutz einzuhalten, da macht der Email Verkehr keine Ausnahme. Zwei andere Themen stellen wir Ihnen allerdings genauer vor, weil sie speziell die elektronische Post betreffen.
Signaturen
Auf Grund des „Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ müssen bestimmte Informationen nicht nur im Impressum der Website, sondern auch in der E-Mail Signatur angegeben werden. Dies gilt für geschäftliche E-Mails von Aktiengesellschaften, GmbHs, KGs, Partnerschaften und oHGs sowie von allen anderen Kaufleuten, die E-Mails zur Abwicklung ihrer Geschäfte nutzen. Die Pflichtinformationen sind je nach Unternehmensform etwas unterschiedlich, enthalten aber grundsätzlich: Auskunft über die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die Registernummer, Namen der Geschäftsführer bzw. des Vorstandes und seiner Mitglieder sowie des Aufsichtsrates.
Archivierung
Grundsätzlich müssen alle E-Mails, die geschäftlicher Natur sind, über geschäftliche Daten und Kennzahlen berichten oder sonstwie steuerrechtlich relevant sein könnten, ordnungsgemäßg archiviert werden. “Ordnungsgemäß” beinhaltet in diesem Fall Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Unveränderbarkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit. Die Mindestdauer der Archivierung liegt, je nach Inhalt, bei 6 oder 10 Jahren.
Vorteile von Email Management
Ganz grob gesagt: Email Management Software vereinfacht den rechtskonformen, zeitnahen und qualifizierten Umgang Ihrer Mitarbeiter mit dem Email Verkehr. Eine amerikanische Studie aus dem Jahr 2014 kommt zu einer durchschnittlichen Zahl von 75 eingehenden und 36 ausgehenden Emails täglich pro Nutzer auf dem Arbeitskonto, Tendenz steigend (Quelle: www.radicati.com). Wie viel Zeit die Bearbeitung dieser Mails in Anspruch nimmt, ist nur schwer abzuschätzen. Bei Mitarbeitern, deren Tätigkeit einen Schwerpunkt auf Interaktion mit Kollegen oder Kunden hat, schätzt McKinsey diesen Anteil auf durchschnittlich 28% der Arbeitszeit (Quelle: www.mckinsey.com).
All diese Zahlen sollen eigentlich nur eines verdeutlichen: E-Mails verschlingen viel Zeit in fast jedem Unternehmen. Das Potenzial für Zeitersparnis ist also groß. Email Management Services sind ein guter Weg, diese Möglichkeiten auszuschöpfen.
Nachteile von Email Management
Auch Email Management Software hat gewisse Nachteile. Damit Sie diesen von Anfang an entgegensteuern können, haben wir sie hier aufgelistet.
Einheitliche Verwendung vs. Weisheit des Einzelnen
Zum Thema Email Management gibt es eine ganze Palette an mehr oder weniger nützlichen Tipps, wie Sie Ihren Mailverkehr optimal in den Griff bekommen. Die meisten dieser Methoden haben etwas damit zu tun, die E-Mails schnell zu kategorisieren, unnötige Mails zu vermeiden und die Bearbeitung der elektronischen Post zeitlich genau zu planen. Sie können davon ausgehen, dass die meisten Ihrer Mitarbeiter bereits ein eigenes System aus Ordnern, Labels und Ritualen haben, um dem Email-Verkehr Herr zu werden. Wenn Ihr Unternehmen nun schlagartig eine neue Email Management App einführt und eine zu enge Verwendungsweise vorschreibt, dann geht einiges an gewohnter, bewährter und oft individuell angepasster Routine verloren.
Versuchen Sie lieber, die neue Mail Manager Software so zu integrieren, dass sich Ihr Team auf ein Mindestmaß an für die reibungslose Zusammenarbeit notwendigen Standards einigt. Darüber hinaus aber sollte weiterhin eine gewisse individuelle Freiheit bestehen. Dann können Ihre Mitarbeiter Ihre eigenen Erfahrungen und Methoden einbringen und profitieren trotzdem von modernem Email Management.
Wir müssen unser Unternehmen so organisieren, dass wir die Schnellsten sind. Deshalb müssen wir den Mitarbeitern den Umgang mit ihrer Zeit selbst überlassen.
Archivierung vs. Privatsphäre
Viele E-Mails müssen Sie archivieren, bei manchen dürfen Sie das gar nicht. Mails mit privatem Inhalt der Mitarbeiter sollten zum Beispiel auf keinen Fall in Ihren Archiven landen. Die simple Regel: “Statt erst zu sortieren, archivieren wir einfach alles” kann also durchaus problematisch werden. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben kommen Sie aber um eine Archivierung nicht herum, also kommunizieren Sie am besten klar an Ihre Mitarbeiter, welche Mails automatisch archiviert werden.
- Vorteile
- Vereinfachung des Email Verkehrs
- Rechtskonformer, zeitnaher, quaitemfizierter Umgang mit Emails
- Nachteile
- Mögl. Einschränkung der individuellen Freiheit der einzelnen Mitarbeiter
Das kostet Email Management
Wie im Bereich umfangreicher Business Solutions üblich, halten die meisten Email Management Anbieter sich mit Preisangaben bedeckt und setzen auf maßgeschneiderte Angebote. Trotzdem lässt sich die Preisspanne grob abstecken. Ausgehend von einer Komplettlösung, die Ihren gesammelten Email-Verkehr optimieren soll, dürfen Sie pro Arbeitsplatz mit etwa 20 € bis 90 € monatlich rechnen. Spezielle Einzelservices und Add-Ons kosten in der Regel weniger.
Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?
Das beste Email Management System zu finden ist nicht ganz einfach. Zunächst einmal sollten Sie prüfen, ob sich die Umstellung auf ein neues Komplettsystem lohnt, oder ob einzelne Zusatz-Services oder Add-Ons wie zum Beispiel eine externe Email Archivierung nicht doch die bessere Lösung sind. Diese Frage können nur Sie für Ihr Unternehmen beantworten.
Verschaffen Sie sich dann einen Überblick über alle Plattformen, die über die gewünschten Features verfügen. Unsere E-Mail Management Anbieter Übersicht wird Ihnen helfen. Fordern Sie Demos oder Testzugänge an, um die Tools in der Praxis zu testen. Die finale Entscheidung können Sie dann aufgrund Ihrer Testerfahrungen und den angebotenen Preisen fällen.
Email Management vs. Contact Center Tools
Viele Funktionen eines E-Mail Management Tools finden Sie auch bei Contact Center Software, also Programmen, welche sich auf die Organisation der individuellen Kommunikation mit Kunden spezialisiert haben. Der große Unterschied liegt darin, dass Email Manager Apps sich mit dem personenbezogenen E-Mail Verkehr befassen. Contact Center Tools vereinen in der Regel mehrere Kommunikationskanäle und sind darauf ausgelegt, eine einheitliche Beantwortung zu gewährleisten, da sich die Kunden-Anfragen ja größtenteils an “das Unternehmen” richten. Eng damit verwandt sind dann auch die Themen Call Center, Helpdesk und Support, wobei jedes Feld einen anderen Schwerpunkt hat.
Der Markt um Kategorie Email Management
Die Zahl der Anbieter wächst, zumal manche sich ausschließlich auf kleine Teile des gesamten Leistungsspektrums beschränken. In unserer Übersicht finden Sie die wichtigsten Anbieter auf, im und um den deutschen Markt herum.
Komplettlösungen
Diese Anbieter nehmen den gesamten Email Verkehr in die Hand und ersetzen Ihre bisherigen Lösungen von Grund auf.
- Atmail
- d.velop
- EASY SOFTWARE E-Mail Management
- ELO E-Mail-Management
- Front
- GFI MailEssentials
- Gmail
- inexso ERM
- infra-struktur
- KANA Email Management
- Konica Minolta E-Mail-Management
- Moxie
- MS Outlook
- novomind iMAIL
- TecArt E-Mail Management
- WinWeb
Spezialisierte Einzelservices
Mit diesen Plattformen können Sie Ihre bestehenden Email Lösungen beibehalten und lediglich bestimmte Services extern dazubuchen.
- Brand and Sign
- Email Verifier
- mailparser.io
- The Email Laundry
- XINK Brand
Add-Ons
Add-Ons integrieren sich in beliebte Email Plattformen wie Gmail, MS Outlook und andere, um neue Email Management Features nahtlos hinzuzufügen.
- CollabSpot
- globiMail for Podio
- Hiver
- Keluro
- Labeitemzer
- SaneBox
Fazit: Email Manager bieten verschiedene vorteilhafte Features
Rechtssicherheit, Datensicherheit, Automatisierung und optimierte Verarbeitung sind die wichtigsten Punkte, die den Unterschied zwischen simplen Email Providern und professionellem Email Management ausmachen. Ob die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen in einer Komplett-Software oder zusätzlichen einzelnen Services besteht, liegt dann an Ihrer Branche, der Firmenstruktur und nicht zuletzt der individuellen Gestaltung der Arbeitsplätze. Die Anbieter sind jedenfalls kreativ und passen Ihre Geschäftsmodelle an die verschiedensten Use-Cases und Nischen an. Mit unserer Email Manager Übersicht finden Sie schnell und einfach die optimale Email Management Solution.
