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Test

Dokumentenmanagement (DMS) Software Test: 11 Tools im Vergleich

Übersichtlich, sicher und papiersparend: moderne Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen Sie bei der zentralen und revisionssicheren Verwaltung aller Dokumente. Machen Sie jetzt Schluss mit klobigen Aktenschränken!

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Die besten Dokumentenmanagement-Systeme

Permanent nach einem bestimmten Dokument zu suchen, ist lästig und raubt Ihnen unnötig Zeit. Zudem nehmen Ihnen Alleen aus Aktenschränken viel Platz in Ihrem Büro weg. Mit Dokumentenmanagement-Software gehören diese Probleme der Vergangenheit an.

trusted hat sich die 11 besten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für Sie angesehen und hier die Top 6 für Sie ermittelt. Erfahren Sie in diesem Test alles über den Testsieger DocuWare sowie vier weitere Top-Tools. Sichern Sie sich Ihre neue DMS-Software im Preisbereich zwischen 0 € und 175 € und machen Sie sich die Verwaltung von Dokumenten so einfach wie noch nie.

Das Wichtigste in Kürze
  • Test: trusted hat Konten bei allen Testkandidaten erstellt und unterschiedliche Dokumente hochgeladen, organisiert und exportiert. Besonders wichtig waren hierbei der Funktionsumfang, die Usability und das Preis-Leistungs-Verhältnis.
  • Testsieger: Testsieger ist die umfangreiche ECM-Lösung enaio. Das integrierte Dokumentenmanagement bietet Ihnen alles, was Sie für eine detaillierte und revisionssichere Ablage benötigen.
  • Kosten: Die Kosten hängen vom Zahlungssystem ab. Einige Tarife gibt es kostenlos, andere im Abo und weitere als Lifetime-Zugriff. Der Einstiegspreis für Monatsabos lagen im Test bei 17 €, bei Lifetime-Angeboten bei einmalig 89 € pro Lizenz.
  • Achtung: Das Dokumentenmanagement bzw. die zugehörigen Inhalte unterliegen den Vorschriften der DSGVO und der GoBD. Die Dokumente müssen also auch in digitaler Form entsprechend aufbewahrt und gesichert werden.

Fazit: trusted Empfehlungen

1

enaio

4.2
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz auf Anfrage
  • User auf Anfrage
  • Verfügbar via Cloud, On-Premises, mobile App

Import

Sehr gut (1,0)

Der Dokumentenimport von enaio ist auf viele Weisen möglich: per Scan-Import, per Drag-and-Drop direkt ins Tool, oder ebenfalls per Mauszug aus einem Mail-Anhang heraus. Haben Sie eine Datei importiert, lesen Sie diese mit der KI-Anwendung enaio classify aus. Diese erkennt wichtige Informationen automatisch in Ihren Dokumenten, hinterlegt diese an den richtigen Stellen im System und führt bei Bedarf eine Plausibilitätsprüfung durch.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,0)

enaio beherrscht die Volltextsuche, mit der Sie Dokumente zügig im System wiederfinden. Häufig gebrauchte Suchanfragen können Sie für eine schnellere Suche speichern. Damit Sie jederzeit den Überblick behalten, ist enaio mit anpassbaren Ordnerstrukturen, automatischen Wiedervorlagen und einer Versionierung ausgestattet. Haben Sie Dokumente und Abfragen abonniert, erhalten Sie bei Änderungen eine Benachrichtigung.

Kollaboration

Sehr gut (1,0)

Mit der Software legen Sie eigene Worflows an, mit denen Sie z. B. Freigaben oder Qualitätsprüfungen koordinieren. Eine Übersicht über diese Prozesse bietet Ihnen das Workflow-Protokoll mit einer Auflistung aller durchlaufenen Bearbeitungsschritte. enaio lässt sich offline, unterwegs und per App nutzen. Praktisch für Ihre Kollaboration: Dokumente für andere zur Bearbeitung sperren sowie Rollen und Rechte vergeben.

Export

Sehr gut (1,0)

Der Export von Dokumenten mit enaio ist schnell und einfach erledigt. Sie können in allen Ursprungsformaten exportieren sowie aus den Dokumenten PDF-Dateien erzeugen. Auch File-Sharing an Kolleg:innen per internen Links ist möglich. Eine besondere Form des Exports ist der Index-Export. Mit diesem gibt Ihnen enaio entsprechende Index-Daten als CSV-Datei aus.

Mit enaio bekommen Sie eine modulare ECM-Lösung, mit der Sie unter anderem auch Ihr Dokumentenmanagement erledigen. Zu den Funktionen gehören der handelsübliche Import von Dokumenten sowie deren Indexierung, Verschlagwortung und revisionssicheren Ablage. Besondere Features sind die Integration großer Microsoft-Produkte wie etwa Office 365 sowie die Schnittstellen zu weiteren Systemen wie SAP. Dabei hält enaio alle Vorgaben der DSGVO ein und unterstützt Sie bei der Umsetzung der GoBD.

Warum mögen wir enaio?

enaio zeigt im Vergleich der DM-Systeme einen besonders beeindruckenden Umfang. So bohren Sie das System mithilfe der Module zu einer vollwertigen ECM-Lösung auf, das Sie viele Arbeitsprozesse automatisieren lässt. So sparen Sie sich viel Zeit und Geld.

Weitere praktische Möglichkeiten sind die Verwendung digitaler Signaturen zur Authentifizierung von Dokumenten und die Anpassungen für barrierefreies Arbeiten. Über das Ein- und Auschecken von Dokumenten gehören unnötig erzeugte Dubletten der Vergangenheit an.

Was unterscheidet enaio von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

enaio ist vor allem wegen seiner Eignung für eher ungewöhnliche Anwendungsbereiche interessant. So erlaubt Ihnen beispielsweise die FDA-Freigabe enaio im US-Amerikanischen Pharma-Sektor einzusetzen. Auch ist das System für den Einsatz im medizinischen, forensischen und Strafverfolgungsbereich zugelassen. So bedient enaio auch Berufsgruppen, die mit herkömmlichen Lösungen nicht zurechtkommen oder diese aus rechtlichen Gründen nicht nutzen dürfen.

Für wen ist enaio geeignet?

enaio eignet sich für kleine bis hin zu Enterprise-Größen. Lediglich Selbstständige und Freelancer werden den Umfang des Systems eher nicht benötigen. Profis mit Vorerfahrung werden wohl recht schnell mit dem System klarkommen. Alle anderen sollten wegen des großen Funktionsumfangs von enaio eine längere Einarbeitungszeit erwarten und am besten eine der angebotenen Schulungen durch den Anbieter in Anspruch nehmen.

Vorteile
  • Als Komplettlösung verfügbar
  • Übersichtliches Interface
  • Detaillierte (Vor-) Einstellungen
  • Funktionen für Barrierefreiheit
  • On-Premises oder Cloud
Nachteile
  • Preise nur auf Anfrage
  • Längere Einarbeitung
enaio
4.2
Testbericht
2

DocuWare

2.9
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App, On-premise

Import

Gut (1,6)

Die Importe Ihrer Dateien nehmen Sie per Interface-Auswahl, Scans oder Drag-and-Drop vor. Dabei akzeptiert DocuWare verschiedene Datenquellen wie Festplatteninhalte oder Mails und ihre Anhänge. Haben Sie zuvor die passende Funktion aktiviert, werden Ihre Dokumente sofort im Hintergrund intelligent indexiert. Mit der One-Click-Indexierung hingegen markieren Sie Infos im Dokument, die DocuWare in die Index-Maske übernimmt.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,0)

In DocuWare organisieren Sie Ihre Dokumente in Briefkörbe, Ordner und Ablagen. Damit Sie stets den Überblick behalten, wechseln Sie zwischen Index-, Listen- und Miniaturansicht und verwenden die Gruppierung per Liste sowie die erweiterte Suchfunktion. DocuWare bietet eine automatisierte Ablage, die Sie selbst nach eigenen Regeln definieren. Zudem beherrscht das Tool die Verarbeitung von Bar- und QR-Codes.

Kollaboration

Sehr gut (1,4)

DocuWare kommt mit einer Oberfläche, in denen Sie einzelne Tabs öffnen können. Sollten Sie also oft zwischen Dokumenten wechseln, hilft Ihnen diese Funktion beim schnelleren Arbeiten. In Sachen Kollaboration kommt die Software mit Bearbeitungsfunktionen wie Kommentare und Stempel. So kommunizieren Sie Änderungswünsche und Feedback. Für die geordnete Zusammenarbeit im Team vergeben Sie individuelle Rollen und Rechte.

Export

Sehr gut (1,0)

Sie haben die Möglichkeit, Dokumente in ihrem Originalformat und als PDF, mit und ohne Bearbeitung wie Kommentare und Co. zu exportieren. Sie exportieren bei Bedarf Dokumente zur weiteren Bearbeitung direkt in Ihre Office-Anwendungen oder senden diese als Anhang per Mail. Wie bei enaio ist es zudem möglich Ihre Indexdaten zu exportieren und diese in weiteren Bereichen wie z. B. in der Buchhaltung zu verwenden.

DocuWare ist ein Cloud-Service, der zusätzlich ein umfassendes Dokumentenmanagement anbietet. Mit dem Tool importieren, exportieren und archivieren Sie Ihre Dokumente. Zudem nutzen Sie eine Suchfunktion sowie die obligatorische Texterkennung.

Warum mögen wir DocuWare?

DocuWare bietet Ihnen einige Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen Sie das Tool genau auf Ihre Ansprüche anpassen. Zudem nutzen Sie für den Einstieg ein praktisches Tutorial, in dem Sie via Textboxen einmal in die Bedienung der Oberfläche eingeführt werden. So verlieren gerade Neulinge schneller die Scheu vor dem Programm.

Weitere Pluspunkte sind die einfache und erweiterte Suchfunktion, inklusive Volltexterkennung, die die Inhalte Ihrer Unterlagen durchsucht. Hinzu kommt ein umfassendes Anmerkungs-System, mit dem Sie über Notizen, Texte und unterschiedliche Highlighting-Optionen Feedback in den Dateien hinterlassen. Der Look des Tools ist nicht mehr zu 100 % zeitgemäß, tut aber, was er soll.

Was unterscheidet DocuWare von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

DocuWare kommt mit dem sogenannten “Intelligent Indexing”. Das bedeutet konkret, dass die DMS-Software über die Texterkennung die Art des Inhalts erkennt und für Sie als Indexeinträge ablegt. Füttern Sie das Programm beispielsweise mit einer Rechnung, trägt das Programm den Absender, die Rechnungsnummer und mehr ganz automatisch in das Indexformular ein. Fehler beim Auslesen korrigieren Sie mit dem One-Klick-Indexing; so lernt DocuWare mit jedem Dokument dazu.

Für wen ist DocuWare geeignet?

DocuWare eignet sich besonders für Unternehmen, die sehr viele und/oder unterschiedliche Dokumente bearbeiten. Dank der mobilen Apps eignet sich DocuWare auch für den Einsatz in Teams, deren Mitglieder häufig unterwegs sind. In Sachen Unternehmensgröße eignet sich die Software für kleine bis hin zu großen Unternehmen. Selbstständige haben für ein so umfangreiches Tool eher keinen Bedarf.

Vorteile
  • Apps für iOS und Android verfügbar
  • Cloud, On-Premise und hybrid
  • Intelligente Indexierung
  • Onboarding-Tutorial im Tool
Nachteile
  • Preise nur auf Anfrage
  • Längeres Onboarding
DocuWare
2.9
3

Amagno

4.6
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab Auf Anfrage
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, On-premise

Import

Sehr gut (1,0)

Amagno bietet gleich mehrere Optionen für den Import: über die TWAIN-Schnittstelle, Netzwerkscanner, Drag-and-Drop, IMAP oder per Entwicklerschnittstelle. Auf diese Weise importieren Sie Dokumente aus sehr unterschiedlichen Quellen, brauchen dafür aber ein wenig Vorwissen bzw. Geduld bei der Einrichtung.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,0)

Mit den individuellen Ordnerstrukturen passen Amagno effektiv an Ihre Workflows an. Ähnlich sieht es bei den Ablagen aus, die Sie individuell für Ihre Abteilung, Ihre Mitarbeiter:innen und Co. anlegen. Als Einrichtungshilfe dienen Ihnen die Vorlagen des Anbieters, genannt “Standard-Lösungen”. Abgerundet wird das Ganze von den “Magneten”, eine Auto-Verschlagwortung, über die Sie Dokumente einfacher wiederfinden.

Kollaboration

Sehr gut (1,0)

In Amagno finden Sie die Mitteilungen. Diese dienen als Notizfunktion, mit der Sie wichtige Änderungen zu oder an einem Dokument kommunizieren. In den Dokumenten selbst haben Sie Zugriff auf die Haftnotizen und Markierungen, um beispielsweise Feedback zu geben. Haben Sie ein Dokument für Änderungen geöffnet, nutzen Sie die Sperrfunktion, um die Bearbeitung durch mehrere Leute (und damit Dubletten) zu verhindern.

Export

Gut (2,4)

Amagno erlaubt den Export als Originaldatei sowie als PDF. Eine praktische Funktion: Sie können Daten wahlweise einzeln oder gleich als Stapel exportieren. Falls benötigt, gibt Ihnen die Software auch Ihre Metadaten aus. Verfügbare Dateiformate sind hier CSV, TXT und XML.

Amagno vereint in sich DMS- sowie ECM-Funktionen. Sie importieren, exportieren und archivieren also nicht nur Ihr jeweiliges Dokument, sondern bearbeiten und synchronisieren dieses in der Datenbank gemeinsam mit anderen Usern. Sie haben die Wahl, ob Sie Amagno in der Web-App oder On-premise nutzen wollen.

Warum mögen wir Amagno?

Ein großer Pluspunkt ist die System-Flexibilität, die Ihnen Amagno bietet. Sie können unterschiedliche Pakete buchen, um die ideale Menge an Benutzer-Plätzen zur Verfügung zu haben, sowie zusätzlichen Speicherplatz hinzufügen.

Ihnen stehen unterschiedliche Im- und Exportfunktionen sowie die Möglichkeit für Filesharing mit Ihren Kolleg:innen oder Kund:innen zur Verfügung. Zudem vergeben Sie individuelle Rollen und Rechte.

Was unterscheidet Amagno von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Amagno ist in seinem Aufbau sehr einfach gehalten und wirkt auf den ersten Blick nicht unbedingt besonders. Sobald Sie allerdings die ganzen kleinen Untermenüs und Funktionen finden, wird klar: Amagno hat eine ganze Menge auf dem Kasten. Diese Verbindung von großem Funktionsumfang und einfacher Oberfläche erleichtert den Einstieg vor allem für Neulinge. Diese entschlackte Übersicht sorgt aber auch bei Profis dafür, dass diese sich schneller orientieren können und zügig an Ihre gewünschten Funktionen gelangen.

Für wen ist Amagno geeignet?

Durch die frei kombinierbaren Nutzerplätze und Speicherplatz-Erweiterungen eignet sich Amagno für Unternehmen jeder Größe. Mit den individuellen Ordnerstrukturen passt sich das System zudem flexibel auf die Bedürfnisse und Workflows unterschiedlicher Anwendungsbereiche an. Neulinge sowie Profis sollten etwas Zeit einrechnen, um alle versteckten Features und Funktionen von Amagno zu finden und zu verstehen.

Vorteile
  • Web-App und On-premise verfügbar
  • Einfache Oberfläche
  • Großer Funktionsumfang
  • Einfache Bedienung
Nachteile
  • Persönlicher Support kostenpflichtig
  • Gelegentlich langsame Performance
Amagno
4.6
Testbericht
4

ecoDMS

3.1
1,7
Testnote
Gut
  • Preis ab 0 €
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App, On-premise

Import

Befriedigend (2,6)

Mit ecoDMS importieren Sie Ihre Files per Scan, Drag-and-Drop, über einen virtuellen Druckertreiber oder per Plug-in für OpenOffice, Thunderbird und mehr. Auch E-Mail-Anhänge fügen Sie mit wenigen Klicks Ihrem Dokumentenmanagement hinzu. Für eine bessere Auffindbarkeit Ihrer Dokumente sorgt “Tesseract”, die OCR-Texterkennung des Tools und die Volltextsuche. Eine Auto-Indexing ist nicht vorhanden.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,5)

Zu den Archivierungstools von ecoDMS gehören die individuell konfigurierbare Ordnerstruktur und eine Änderungshistorie. Eine Besonderheit sind die Clipboards, mit denen Sie Dokumente an einem Ort z. B. für Präsentationen zusammenfassen, ohne diese zu duplizieren. Die Software hat zudem einen Vorlagendesigner an Bord, mit dem Sie die Klassifizierung (als Ausstattung mit Metadaten), schneller durchführen.

Kollaboration

Sehr gut (1,4)

Zu den Kollaborationsfeatures dieses Tools gehört unter anderem das Filesharing. Dieses erzeugt für Sie passwortgeschützte Download-Links, mit denen externe Personen Files herunterladen können, ganz ohne eigenes ecoDMS-Konto und ohne Einsicht in Ihre restlichen Dokumente. Weitere Werkzeuge sind die digitalen Haftnotizen sowie die Benutzer- und Gruppenverwaltung.

Export

Gut (2,4)

Falls Sie Ihre Dateien nicht per Link teilen wollen, haben Sie auch noch andere Export-Möglichkeiten. Dazu gehören der Versand als interner Link an andere ecoDMS-User, per Mail-Anhang und als PDF. Außerdem gibt es die Option, Dokumente direkt in gängige Office-Programme zur Bearbeitung zu exportieren.

ecoDMS ist ein Dokumentenmanagement-System, das Ihnen Funktionen zur Sortierung und Ablage Ihrer Unterlagen bietet. Sie versehen Ihre Dokumente mit individuellen Metadaten und legen alles in selbst definierten Ordnerstrukturen ab.

Warum mögen wir ecoDMS?

Hatten Sie etwas Zeit, um sich in ecoDMS einzuarbeiten, dann profitieren Sie von einem kompakten und flott zu bedienenden Tool. Die Ordnerstrukturen legen Sie sich ganz bequem an und die Texterkennung funktioniert zuverlässig. Nett ist auch, dass Sie das Tool optisch an Ihre Vorlieben anpassen können. So hinterlegen Sie für den Hintergrund ein eigenes Bild, beziehungsweise ändern die Farbe des Interfaces.

Was unterscheidet ecoDMS von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Die größte Besonderheit von ecoDMS ist die Lizenzierung. Sie kaufen sich den aktuellen Release “burns” einmalig für 89 €, erhalten alle Software-Updates zu dieser Version und nutzen sie zeitlich unbegrenzt. Kaufen Sie nacheinander alle Major-Releases, profitieren Sie von der lebenslangen Lizenzpreis-Garantie. Das heißt, Sie zahlen lediglich den Preis, der für die erste von Ihnen erworbene Lizenz fällig wurde.

So haben Sie die Wahl, ob Sie sich langfristig und kostengünstig bei einer Version bleiben möchten oder sich alle paar Monate bis Jahre die neueste Version zu einem kalkulierbaren Preis zulegen wollen.

Für wen ist ecoDMS geeignet?

Die Konfigurierbarkeit des Tools spricht für eine Eignung in allen Branchen. Mit dem Tarif “Free4Three” nutzen bis zu drei Privatnutzer das Tool in eingeschränktem Umfang kostenlos, nur eben nicht kommerziell. In Sachen kommerziellem Gebrauch eignet sich die Software dank Ihres günstigen Grundpreises für Selbstständige bis hin zu großen Unternehmen.

Lizenzen sind nicht personengebunden. Wie viele Sie also benötigen, richtet sich danach, wie viele Personen gleichzeitig im Tool arbeiten sollen. Beachten Sie, dass der persönliche Support für ecoDMS mit Extrakosten verbunden ist.

Vorteile
  • Auch für private Nutzung verfügbar
  • Günstiger Grundtarif
  • Client, Mobil- und Web-App verfügbar
  • Viele Konfigurations-Optionen
  • Gut funktionierende Texterkennung
Nachteile
  • Kostenpflichtiger Support
  • Vorschau nicht für alle Dokumente
ecoDMS
3.1
5

Amazon WorkDocs

3.2
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab 0 USD
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App

Import

Befriedigend (2,6)

Mit Amazon Workdocs stehen Ihnen vielfältige Dateiformate für den Import zur Verfügung. Das sind beispielsweise alle gängigen MS Office-Formate, OpenDocument Textdateien, Bilder, Grafiken, PDF-Files und mehr. Den Import nehmen Sie per Explorer oder Drag-and-Drop vor. Achtung: Letzteres funktioniert laut Anbieter nicht mit jedem Browser. Im Test machte der Upload per Chrome und Firefox keinerlei Probleme.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,4)

Auch mit Amazon Workdocs ist es möglich, Ihre ganz eigene Ordnerstruktur zu bauen. So finden Sie problemlos alle Dateien im System wieder. Allerdings fehlt ein Ordnerbaum oder ähnliches, mit dem Sie zügig durch die Ablagen navigieren können. So bleibt nur stures Durchklicken oder die Suchfunktion. Damit Sie wissen, wer was in ihrer Ablage hinterlegt und bearbeitet hat, bietet das Tool ein eigenes Aktivitätenprotokoll.

Kollaboration

Gut (2,2)

Im Reiter “Zusammenarbeiten” finden Sie eine Übersicht über die Dokumente, die Sie gemeinsam mit anderen bearbeiten und Freigaben oder Feedbacks von Ihnen benötigen. Das Tool erlaubt Ihnen zudem, Dokumente direkt aus dem Tool heraus zu öffnen und zu bearbeiten. Ein integriertes Filesharing, Freigabelinks, eine Rollen- und Rechteverwaltung sowie die Feedbackfunktionen runden das Paket ab.

Export

Gut (2,4)

Der Export von Amazon Workdocs ist sehr einfach gehalten. Alles, was Sie importieren, kommt im originalen Dateiformat wieder beim Export heraus. Zudem lassen sich die so exportieren Dateien einfach weiterverarbeiten. Allerdings heißt das auch, dass Sie den Up- und Download in Amazon Workdocs nicht zum Umformatieren von Dateien verwenden können.

Amazon WorkDocs ist in erster Linie eine Sharing-Plattform sowie eine Dokumentenablage. Als Nutzer:in der Amazon WorkSpaces, also der virtuellen Desktops von Amazon, können Sie WorkDocs mit 50 GB pro User ohne Aufpreis mitbenutzen. Als Stand-alone zahlen Sie im Monat 5 USD pro User und nutzen 1 TB Speicherplatz. In beiden Fällen lässt sich der Speicherplatz gegen einen Aufpreis erweitern.

Warum mögen wir Amazon WorkDocs?

Amazon WorkDocs besticht mit seiner Einfachheit. Mit zwei bis drei Blicken ins Handbuch und wenigen Minuten Herumprobieren haben Sie quasi 90 Prozent der Bedienung erlernt. So organisieren Sie schon nach kurzer Zeit Ihre Dokumente, die Sie per einfacher und erweiterter Suche zügig durchsuchen.

Mit dem im Preis enthaltenen “Amazon WorkDocs Companion” holen Sie sich Dokumente zur Bearbeitung auf den Desktop, wobei Sie diese optional für parallele Bearbeitungen durch Kolleg:innen sperren. Beim Speichern der bearbeiteten Dokumente schaltet sich die praktische automatische Versionierung ein.

Was unterscheidet Amazon WorkDocs von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Durch seine Zugehörigkeit zu Amazon ist WorkDocs besonders ausfallsicher und garantiert Ihnen jederzeit Zugriff auf Ihre Daten. Außerdem punktet Amazon mit mehreren internationalen Standorten, weshalb der Service in vielen Ländern für Sie ohne Verbindungsprobleme zugänglich ist. Achten Sie jedoch darauf, dass der Preis für WorkDocs unter Umständen mit Ihrem Standort um bis zu 3 USD variiert. Dazu kommt der immense, nahezu unbegrenzte Speicherplatz durch die großen AWS-Rechenzentren.

Für wen ist Amazon WorkDocs geeignet?

Amazon WorkDocs eignet sich sowohl für Selbstständige, die Bedarf für eine Sharing-Plattform haben, als auch für große Konzerne, die eine enorme Speicherkapazität benötigen. Anfänger:innen werden mit der sehr einfachen Bedienung gut zurechtkommen. Ein Plus für große Abteilungen, da fast jeder User mit und ohne technische Kenntnis auf Unterlagen zugreifen muss. Profis hingegen könnten Spezialfeatures wie individuell hinterlegbare Metadaten oder eine automatische Indexierung vermissen.

Vorteile
  • Besonders ausfallsicher
  • Sehr einfache Bedienung
  • Für WorkSpaces-User kostenlos
  • Als Web-App und Mobile-App
Nachteile
  • Für Profis zu wenig Features
  • Keine Metadaten hinterlegbar
Amazon WorkDocs
3.2
6

Doxis Intelligent Content Automation

4.9
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz auf Anfrage
  • User auf Anfrage
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App, On-premise

Import

Mit Doxis importieren Sie Dokumente wahlweise per Drag-and-Drop, E-Mail-Import, Office-Import und per Scan. Dabei hilft Ihnen eine praktische Dublettenprüfung, Ihre Datensätze von unerwünschten Dopplungen freizuhalten. Eine OCR-Erkennung sorgt dafür, dass Sie jederzeit Dokumente per Volltextsuche wiederfinden, ohne den genauen Dokumentnamen kennen zu müssen.

Ablage & Archivierung

Mit dem Werkzeug “Doxis Business Studio” legen Sie in der Software pro Abteilung, Mitarbeiter:in und Co. Ihre eigenen Ablage-Strukturen fest. Sie nutzen mit dem Tool außerdem automatisierte Workflows und eAkten, mit denen Sie sich die abgelegten Dokumente individuell in digitalen Workspaces zusammenstellen. Alle Dokumente lassen sich mit Doxis versioniert und revisionssicher ablegen.

Kollaboration

Damit in Doxis alles seine Ordnung hat (und behält) gibt es einen Workflowmanagement und Sie vergeben individuelle Rollen und Rechte. Obendrein bieten Sie Freelancern und Co. eigene Gastzugänge. Für Feedback und mehr hält Doxis Notiz- und Kommentarfunktionen sowiesein integriertes Filesharing bereit. Auch digitale Signaturen lassen sich mit dem Tool nutzen. Sollten Sie mal kein Internet haben, gibt es dafür eine Offline-Synchronisation.

Export

Doxis erlaubt Ihnen den Export Ihrer Dateien in den Originalformaten sowie als PDF-Datei. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt als E-Mail-Anhang aus dem Tool heraus zu versenden. Für Arbeitsdokumente nutzen Sie den Export in die jeweiligen Office-Anwendungen.

Doxis Intelligent Content Automation an sich ist eine “Enterprise Content Management Software” (ECM), also eine Verwaltungsplattform für den gesamten Content eines Unternehmens. Die Dokumentenverwaltung ist ein Teil davon, den Sie im Zuge der Nutzung von Doxis zur Verfügung haben, ähnlich wie die Amazon WorkDocs als Teil der Amazon WorkSpaces.

Warum mögen wir Doxis Intelligent Content Automation?

Dadurch, dass die Dokumentenverwaltung ein Teil der gesamten Doxis-Contentverwaltung ist, ist die Anschaffung zusätzlicher Programme für das Contentmanagement nahezu überflüssig. Zudem schaffen Sie sich so eine Single-source-of-truth, über die Sie jeden Inhalt einfach finden, anstatt diesen mühevoll aus anderen Software-Lösungen oder von den PCs, externen Festplatten und USB-Sticks Ihrer Kolleg:innen zusammenzusuchen. So bringen Sie Texte, aber auch Bilder, Broschüren und Recherchedokumente sicher unter.

Der Viewer ist zudem in der Lage, über 250 verschiedene Dokumentformate auf Ihren Endgeräten anzuzeigen. So arbeiten Sie in jeder Branche ohne Probleme auch mit ungewöhnlichen Dokumenten-Typen.

Was unterscheidet Doxis Intelligent Content Automation von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Der größte Unterschied liegt im ECM-Background der Software. Während die meisten hier verglichenen Lösungen hauptsächlich auf Office-Dokumente abzielen, ist Doxis auf die Verwaltung verschiedener Inhalte auf Unternehmensebene ausgelegt. So kann Doxis beispielsweise per KI Metadaten wie Namen und Adressen erkennen und als Metadaten hinterlegen.

Für wen ist Doxis Intelligent Content Automation geeignet?

Doxis als ECM-Plattform richtet sich vor allem an mittlere und große Unternehmen, die die Verwaltung Ihres Contents zentral in einem Tool zusammenlegen möchten. Für Freelancer und kleine Teams ist das vermutlich zu hoch gegriffen. Doxis ist auch als App verfügbar, sodass mobil arbeitende Teams sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten Ihre Dokumente wie Eingangsrechnungen und Co. zugreifen können.

Vorteile
  • KI-getriebene Automatisierungen
  • Nützliche Kollaborationstools
  • Cloud, On-premises und hybrid
Nachteile
  • Preis nur auf Anfrage
Doxis Intelligent Content Automation
4.9
Profil

Die 6 besten Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich

  1. enaio - Beste ECM-Lösung
  2. DocuWare - Beste Usability
  3. Amagno - Bestes Tool für Einsteiger:innen
  4. ecoDMS - Günstiges Lizenzmodell
  5. Amazon WorkDocs - Beste Erreichbarkeit

Vergleichstabelle

Anbieter
enaio
DocuWare
Amagno
ecoDMS
Amazon WorkDocs
Doxis Intelligent Content Automation
Alfresco
d.3ecm
fileee
Fluix
TMS Archiv
Testurteil
sehr gut
1,2
Test
02/2023
sehr gut
1,2
Test
10/2021
sehr gut
1,3
Test
06/2023
gut
1,7
Test
10/2021
gut
1,8
Test
10/2021
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.2
(20)
2.9
(125)
4.6
(10)
3.1
(16)
3.2
(35.024)
4.9
(15)
3.9
(423)
4.4
(46)
4
(1.353)
4.1
(7)
Tarif
Preis
Auf Anfrage Auf Anfrage 0,00 € / monatlich 89,00 € / Einmalig 4,59 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis5,00 $
Umgerechneter Preis4,59 €
Währungskurs1,00 € ≙ 0,92 $
Auf Anfrage Auf Anfrage 20,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 175,00 € / monatlich Auf Anfrage
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Speicherplatz integriert
unbegrenzt 100 GB 10 MB unbegrenzt 1.000 GB auf Anfrage unbegrenzt 100 GB 10 Dokumente/Monat 5 GB auf Anfrage
Serverstandort(e)
Deutschland Irland Deutschland Deutschland Deutschland / Europa / USA Europa
Keine Angaben verfügbar
Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland
Filesharing
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Durch Filesharing lassen sich Ihre Dokumente im DMS nicht nur aufbewahren, sondern auch mit anderen teilen - sei es nun innerhalb oder außerhalb des Unternehmnes. Das klappt beispielsweise per E-Mail oder bequem per Download-Code. Diesen können Sie in vielen Fällen auch zeitlich beschränken oder mit einem Passwort sichern.
Digitale Signatur
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Unterzeichnen Sie Unterlagen direkt im System mit einer elektronischen bzw. digitalen Unterschrift. Wenn Sie oft mit Dokumenten wie Verträgen arbeiten oder Aufträge/Angebote ohne lästiges Ausdrucken unterschreiben wollen, eignet sich diese Funktion besonders für Sie.
Automatische Versionierung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch, wird die bereits im DMS vorhandene Datei als Version angelegt und nicht überschrieben, sondern aufbewahrt. So können Sie später ältere Versionen eines Dokuments immer wieder herstellen. Das ist praktisch, wenn Dokumente öfter Änderungen unterworfen sind und ggf. auf einen älteren Stand zurückgesetzt werden müssen.
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich Einmalig monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Nach Absprache 30 Tage 30 Tage 30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage 14 Tage
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Kreditkarte
Auf Rechnung
Kreditkarte
PayPal
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
PayPal
Kreditkarte
Keine Unterschiede vorhanden

Import

Scan-Import
OCR-Texterkennung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Lassen Sie hochgeladene Dokumente per OCR-Texterkennung automatisch auslesen und verschlagworten. Durch die Texterkennung und die Volltextsuche finden Sie Dokuemnte auch wieder, indem Sie nach Wörtern und Begriffen suchen, die im jeweiligen Dokument vorkommen. Das spart Zeit bei der Verwaltung und beim Auffinden von Dokumenten.
Office-Import
E-Mail-Import
Keine Unterschiede vorhanden

Ablage & Archivierung

Ablage in Ordnern/Projekträumen
Ablage als PDF
Ablage als JPG
Versionsmanagement
Keine Unterschiede vorhanden

Kollaboration

Dokumentenvorschau
Dokumentenbearbeitung/Online Office
Filesharing
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Durch Filesharing lassen sich Ihre Dokumente im DMS nicht nur aufbewahren, sondern auch mit anderen teilen - sei es nun innerhalb oder außerhalb des Unternehmnes. Das klappt beispielsweise per E-Mail oder bequem per Download-Code. Diesen können Sie in vielen Fällen auch zeitlich beschränken oder mit einem Passwort sichern.
Notiz-/Kommentarfunktion
Keine Unterschiede vorhanden

Export

E-Mail-Export
Office-Export
Export als PDF
Export als JPG
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
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Dokumentenimport
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat getestet, wie einfach/umständlich es ist, Dateien in die jeweilige Software zu importieren.
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nicht getestet
Document Workflow Management
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat geprüft, wie schnell und einfach Sie Dokumente in der Software verarbeiten und ablegen.
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nicht getestet
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Kollaboration & Zusammenarbeit
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat für Sie herausgefunden, welche Tools zur Kollaboration es gibt, wie effektiv diese sind und wie einfach sie sich bedienen lassen.
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nicht getestet
Filesharing & Export
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat sich für Sie angesehen, ob Filesharing möglich ist, wie einfach dieses von der Hand geht, ob Sie Files exportieren können und welche Ausgabeformate es gibt.
nicht getestet
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nicht getestet
nicht getestet
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Gesamt
3.9
4.6
4.7
4.6
4.7
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
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FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Supportzeiten
Mo-Fr, 8:30 - 17:30 (außer feiertags) Mo-Fr, 09:00-16:00 Mo-Fr, 09:00-17:00 Mo-Fr, 9:00-17:00 24/7 Mo-Fr, 08:00-18:00 Mo-Fr, 09:00-17:00 Mo-Fr, 08-17:00 24/7 k.A. k.A.
Deutsch
Englisch
Keine Unterschiede vorhanden

Die besten Dokumentenmanagement-Systeme 2021 im Test

Welche sind die besten Dokumentenmanagement-Tools?

Im aktuellen Test überzeugt DocuWare am meisten und ist der trusted-Testsieger 2021. Dieses Tool beinhaltet viele professionelle und zeitsparende Funktionen, die Ihnen wirklich im Arbeitsalltag weiterhelfen. Zwar müssen Sie hier mit einem längeren Onboarding rechnen, allerdings lohnt sich dieses mit Blick auf die schnelle und genaue Dokumentenverwaltung, die Sie damit aufbauen. Kleine Mankos sind der etwas altmodische Look und die unklare Preisstruktur.

Der DMS-Testsieger 2021: DocuWare
Der DMS-Testsieger 2021: DocuWare
Screenshot: trusted.de
Quelle: docuware.com

Welche sind die besten Dokumentenmanagement-Tools für Privatanwender?

Für die Privatanwendung empfiehlt sich ecoDMS oder fileee. Der “Free4Three”-Tarif von ecoDMS ist dauerhaft kostenlos. Allerdings müssen Sie damit zurechtkommen, dass die Anzahl gleichzeitiger Verbindungen begrenzt und der Funktionsumfang eingeschränkt ist. Alternativ nutzen Sie das kompakte fileee mit einem kostenlosen und einem kostenpflichtigen Tarif für Privatnutzer:innen. Diese Versionen des Tools wurden für die Verwaltung von Steuerunterlagen und Rechnungen im Haushalt konzipiert.

ecoDMS lässt sich in reduzierter Form als Privatperson nutzen
ecoDMS lässt sich in reduzierter Form als Privatperson nutzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Welche sind die besten Dokumentenmanagement-Tools für kleine Unternehmen?

Im aktuellen Test bietet sich vor allem Amagno für Freelancer und kleine Unternehmen an. Hauptargumente hier sind die Revisionssicherheit und die gute Bedienbarkeit bei großem Funktionsumfang. Das eignet sich für kleine Teams, die mit einer Flut aus Profi-Features überfordert wären. Sollten Sie allerdings bereits den AWS-Dienst WorkSpaces nutzen, können Sie alternativ ohne Aufpreis Amazon WorkDocs mitbenutzen. Jedoch sollten Sie hier mangels Revisionssicherheit nicht Ihre Finanzunterlagen unterbringen.

Amagno bietet eine unkomplizierte Bedienung
Amagno bietet eine unkomplizierte Bedienung
Screenshot: trusted.de
Quelle: amagno.de

Dokumentenmanagement für alle Branchen

Wer braucht Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement-Software ist überall da sinnvoll, wo Sie große Mengen an Dokumenten über lange Zeit aufbewahren müssen. Das Standardbeispiel sind Rechnungsdokumente und Verträge bis hin zu Forschungsergebnissen und Studien. Daher ist das Einsatzgebiet von DMS-Software nicht auf bestimmte Branchen oder Teamgrößen beschränkt.

Wo liegt der Unterschied zu ECM-Software?

Enterprise Content Management beschreibt eine Umgebung, in der sämtliche Informationen eines Unternehmens verwaltet und archiviert werden. Dazu gehören unterschiedliche Software-Lösungen wie beispielsweise ein Content Management System (CMS) oder auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Eine DMS-Software kann also Teil einer ECM-Lösung sein, aber nicht umgekehrt.

Wie der konkrete Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software in unterschiedlichen Szenarien aussehen kann, erfahren Sie in den folgenden Beispielen.

Dienstleister und Handelsunternehmen

Mit einem DMS legen Sie Ihre Auftragsdokumente wie Rechnungen und mehr in übersichtlichen Ordnerstrukturen ab und rufen Dateien mittels der Suchfunktion in wenigen Sekunden wieder auf. Da Sie über DMS-Programme viele Ablage-Prozesse automatisieren, haben Sie mehr Zeit für Ihr Tagesgeschäft. Über integrierte Freigabeprozesse lassen Sie sich Rechnungen und Ausgaben genehmigen, ohne diese sensiblen Informationen per Mail verschicken zu müssen.

Nutzen Sie Suchfunktionen und finden Sie alle ihre Dokumente deutlich schneller wieder
Nutzen Sie Suchfunktionen und finden Sie alle ihre Dokumente deutlich schneller wieder
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Öffentliche Verwaltung

Durch die Ordnerstrukturen landen Anträge und Formulare schneller bei den richtigen Ansprechpartner:innen. Außerdem sparen sich große Behörden so Unsummen von Geld für Büromaterial wie Papier, Druckertinte und Co. Mit einer E-Mail-Archivierung dokumentieren Sie zudem Gesprächsverläufe. Das ist gerade dann nützlich, wenn sich beispielsweise die Ansprechpartner:innen in der Behörde ändern und diese einen Fall nachvollziehen wollen. Automatische Erinnerungen weisen Sie auf ablaufende Verträge und Bearbeitungsfristen hin.

Die digitalen Ordner nehmen weniger platz weg und sparen Ihnen Materialkosten
Die digitalen Ordner nehmen weniger platz weg und sparen Ihnen Materialkosten
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Forschung und Bildung

Der Einsatz eines DMS in der Forschung verbessert die Auffindbarkeit Ihrer Studien, Thesenpapiere und Dokumentationen. Außerdem sind die Dokumente durch Ihre digitale Form für mehrere Forschende oder Studierende gleichzeitig verfügbar und das zu jeder Zeit an jedem Ort mit Internetanschluss. Über Kommentar- und Notizfunktionen arbeiten Sie zudem direkter, kontextbezogen und örtlich unabhängig gemeinsam an Ihren Forschungsprojekten.

Forschende, Lehrende und Studierende können über ein DMS gleichzeitig auf Daten zugreifen
Forschende, Lehrende und Studierende können über ein DMS gleichzeitig auf Daten zugreifen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Falls Sie in einem kreativen Bereich mit großen oder speziellen Mediendateien arbeiten, gibt es hierfür spezialisierte Digital Asset Management-Tools oder kurz DAM-Software.

Mehr zu DAM-Systemen und deren Funktionsweise finden Sie im großen Digital Asset Management-Vergleich von trusted.

Dokumentenmanagement Kosten

Wieviel kostet eine DMS-Software?

Manche Anbieter stellen Ihnen einen kostenlosen Tarif mit begrenzten Funktionen oder Speicherplatz bereit. Je nach Funktionsumfang und Menge der Benutzer:innen geht der Preis entsprechend nach oben. Tarife zu vergleichen, ist teils schwierig. Beispielsweise, weil die Preise wie bei Amagno nicht einsehbar sind. Sie sollten aber mit Einstiegspreisen zwischen ca. 20 € und 100 € rechnen.

Teils sind die Preise für Tools nur auf Anfrage zugänglich
Teils sind die Preise für Tools nur auf Anfrage zugänglich
Quelle: amagno.com

Kostenlose Dokumentenmanagement-Software

Das beste kostenlose Tool ist im aktuellen Test fileee mit seinem gratis Business-Tarif mit monatlich 15 Dokumenten und 1.000 Startdokumenten im ersten Monat. Knapp dahinter folgt Amagno, dessen Free-Tarif auf einen User und 10 MB Speicherplatz begrenzt ist. Knapp dahinter liegt Amazon WorkDocs. Sie erhalten das Tool ohne Aufpreis, falls Sie bereits den kostenpflichtigen Dienst Amazon WorkSpaces nutzen.

Fileee bietet Privatpersonen und Unternehmer:innen einen kostenlosen Einstiegstarif
Fileee bietet Privatpersonen und Unternehmer:innen einen kostenlosen Einstiegstarif
Quelle: fileee.com

Worauf muss ich bei der Auswahl einer DMS-Software achten?

Wenn Sie sich nach Dokumentenmanagementsystemen umsehen, sollten Sie darauf achten, dass diese alle wichtigen Grundfunktionen erfüllen. Zu diesen gehören beispielsweise ein nutzerfreundlicher Im- und Export sowie die Archivierung und eine Suchfunktion. Natürlich sollten Sie gerade als deutsches Unternehmen darauf achten, dass Sie die Verordnungen der DSGVO sowie der GoBD einhalten.

Damit Sie das optimale Tool für Ihre Anforderungen finden, hat trusted hier ein paar Tipps für Sie zusammengetragen.

Was sind die wichtigsten Funktionen?

Jede gute DMS-Lösung sollte zumindest einen Großteil der hier aufgelisteten Funktionen besitzen. Je nach Branche oder Workflow-Management sind einige der genannten Punkte wichtiger als andere.

Einfacher Import

Der Import Ihrer Daten sollte möglichst unkompliziert vonstattengehen. Die meisten Lösungen bieten Ihnen hier ein komfortables Drag-and-Drop-System oder Sie suchen die zu archivierenden Dateien aus Ihrem Finder bzw. Explorer. Besonders komfortabel sind DMS, die Ihnen den direkten Import von Dokumenten-Scans erlauben.

Texterkennung und Suchfunktion

Mit der (OCR-)Texterkennung ermöglicht Ihnen das jeweilige Tool eine Volltextsuche. Das spart Ihnen insofern Zeit, dass Sie nur wichtige Stichpunkte des Inhalts, aber nicht den genauen Dateinamen kennen müssen. Das vereinfacht die Suche nach spezifischen Dokumenten enorm.

Unkompliziertes Filesharing

Dokumente sind oft nicht nur für einen, sondern für eine Gruppe von Usern relevant. Daher beinhaltet eine gute DMS-Software einfache und nutzerfreundliche Wege, Dateien zu teilen. Meist teilen Sie den Zugriff direkt im Tool oder über einen Link. In vereinzelten Fällen verschicken Sie die Links zudem mit spezifischen Bearbeitungsrechten.

(Automatische) Versionierung

Die Versionierung erlaubt Ihnen die Speicherung verschiedener Bearbeitungszustände. Damit ist beispielsweise die lückenlose Dokumentation eines Arbeitsprozesses an einer Datei möglich. Nutzen Sie eine entsprechende Software, übernimmt diese die Speicherung der jeweiligen Version für Sie automatisch.

Sichere Archivierung

Der Kern jedes guten DMS ist die Archivierung von Dokumenten. Mit dieser lagern Sie Ihre Dokumente unveränderbar und jederzeit abrufbar in Ihrer Software ein. Zudem müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen verfügbar sein, die eine unbeabsichtigte Löschung von Dokumenten verhindert.

Passender Export

Um Dokumente erneut zu bearbeiten, sollten über die Software die passenden Exporte möglich sein. Möchten Sie beispielsweise einen Text noch einmal umschreiben, bebildern oder ähnliche Schritte durchführen wollen, achten Sie auf die Möglichkeit für einen Office-Export.

Was bedeutet “GoBD-konform” und “revisionssicher”?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wurden 2014 eingeführt und vereinheitlichen die Regeln zur IT-gestützten Buchhaltung in Unternehmen. Diese Grundsätze gelten für alle Steuerpflichtigen, für buchführungspflichtige Unternehmen, für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen.

Sie finden alle Regelungen zur GoBD auf der Seite des Finanzministeriums
Sie finden alle Regelungen zur GoBD auf der Seite des Finanzministeriums
Quelle: bundesfinanzministerium.de

Betroffen sind alle Finanzdaten wie die Ihrer Finanzbuchhaltung über die Lohnabrechnung bis hin zu Buchungsbelegen und Geschäfts- sowie Handelsbriefen. Um die korrekte Einhaltung der GoBD sicherzustellen, empfiehlt sich ein revisionssicheres System. Dieses gewährleistet, dass wichtige Grundsätze wie die Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Verfügbarkeit der jeweiligen Dokumente. Softwareprodukte, die Ihnen Revisionssicherheit bieten, sind beispielsweise Doxis4, DocuWare und Amagno.

Viele Tools wie Doxis4 bieten Ihnen eine revisionssichere Archivierung
Viele Tools wie Doxis4 bieten Ihnen eine revisionssichere Archivierung
Quelle: sergroup.com

Setzen Sie ein Budget für Ihr Dokumentenmanagement fest

Überlegen Sie vorab, wie viel Budget Sie ausgeben wollen. Das ist besonders relevant, wenn Sie beispielsweise als Selbstständige:r mit schwankenden Auftragslagen zu tun haben.

Suchen Sie auf der Website des Anbieters nach Zusatzkosten wie etwa Einrichtungsgebühren, die im Grundpreis oft nicht angegeben werden. Falls Sie sich bei bestimmten Kosten nicht sicher sind, ob diese dem tatsächlichen Endpreis entsprechen, fragen Sie direkt beim Anbieter nach.

Achten Sie bei der Tool-Wahl auf Zusatzkosten wie etwa für den Support
Achten Sie bei der Tool-Wahl auf Zusatzkosten wie etwa für den Support
Quelle: amagno.com

Stellen Sie sich eine Liste mit “Must-haves” zusammen

Um Ihre “Must-haves” zu identifizieren, stellen Sie sich selbst einfache Fragen zu Ihrem Nutzungsverhalten. Die entsprechenden Fragen könnten beispielsweise folgendermaßen aussehen:

  • Wie viel Speicherplatz nehmen die Dokumente ein?
  • Welche Dateiformate gebrauche ich am häufigsten?
  • Mit welcher Form von Import (Drag-and-drop, Scan etc.) arbeite ich?
  • Wie möchte ich meine Dokumente exportieren?
Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Funktionen des jeweiligen Dokumentenmanagements ab
Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Funktionen des jeweiligen Dokumentenmanagements ab
Quelle: docuware.com

Nutzen Sie Testphasen und Demos

Überprüfen Sie mit den Testphasen, ob Sie mit der Bedienung klarkommen. Sollten Sie im Team arbeiten, geben Sie auch Ihren Kolleg:innen das Tool an die Hand. In manchen Fällen gibt es (Online) Produktvorstellungen durch den Anbieter, bei denen Sie direkt Fragen stellen können.

Schauen Sie sich ein Tool ausgiebig in Demos an und testen Sie es im Anschluss
Schauen Sie sich ein Tool ausgiebig in Demos an und testen Sie es im Anschluss
Quelle: ecodms.de

Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem neuen Tool

Falls Sie aber im Team arbeiten, gibt es noch einige Tipps, wie Sie die Umstellung auf die neue Software vereinfachen:

  • Kommunizieren Sie den Tool-Wechsel rechtzeitig
  • Geben Sie allen betroffenen Mitarbeiter:innen eine Einführung in die Bedienung
  • Setzen Sie eine klare Frist für die Abschaltung der alten Software
  • Fertigen Sie intern Dokumentationen oder FAQs an

Können andauernde Probleme nicht durch Gespräche, Training oder mit dem Support des Herstellers behoben werden, ist es völlig in Ordnung einen anderen DMS-Anbieter in Betracht zu ziehen.

So hat trusted Dokumentenmanagement-Systeme getestet

11
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
90
Stunden Aufwand
3
Testszenarien

Auf Basis vorab recherchierter Hauptkriterien wurden die jeweiligen Tools von trusted getestet und die Ergebnisse in kompakten Datenblättern für Sie zusammengefasst.

10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

10%
Import

Welche Dokument-Importe gibt es? Ist eine OCR-Texterkennung vorhanden? Sind Features wie ein automatisierter Dublettenabgleich / automatische Versionierung integriert?

20%
Ablage & Archivierung

Können User Dokumente als PDF/JPG in Ordnern/Projekträumen abgelegen? Gibt es ein Versionsmanagement/ein Changelog/Favoriten? Lassen sich individuelle Metadaten eintragen? Ist eine (Volltext-) Suche vorhanden?

20%
Kollaboration

Gibt es eine Dokumentenvorschau? Ist die Bearbeitung von Dokumenten (Office-integration, etc) sowie eine Offline-Synchronisation möglich? Bestehen Filesharing-Optionen? Ist eine Kommentar- oder Notizfunktion sowie ein Workflowmanager integriert? Können User Rollen, Rechte und Gastzugänge vergeben? Sind digitale Signaturen möglich?

10%
Export

Über welche Wege (E-Mails, Office, PDF, JPG) exportieren User Dokumente?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Dokumentenmanagement-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche Dokumentenmanagement-Tools gibt es auf dem Markt?

Sollte Ihnen keiner der bisherigen Kandidaten zusagen, werfen Sie doch einen Blick auf weitere Lösungen, die trusted für Sie begutachtet hat. Mit dabei ist die Open Source-Lösung Alfresco sowie die an ihre Hersteller gebundenen Lösungen d.3ecm, Fluix oder TMS Archiv.

enaio
4.2
1,2
Testnote
Sehr gut
Amagno
4.6
1,3
Testnote
Sehr gut
1,2
Testnote
Sehr gut
ecoDMS
3.1
1,7
Testnote
Gut
1,8
Testnote
Gut

Änderungshistorie

28.02.2023
Neuaufnahme: enaio

trusted hat enaio in die Kategorie Dokumentenmanagement-Vergleich aufgenommen.

06.10.2021
Dokumentenmanagement-Test 2021

trusted hat einen großen Test mit 11 Dokumentenmanagement-Tools durchgeführt.

Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Julia ist Redakteurin bei trusted. Zuvor war sie unter anderem bei einer wissenschaftlichen Videothek sowie einer Designagentur angestellt. Dort war Sie für die Erstellung von Texten, Datensätzen und deren korrekte Ablage verantwortlich.

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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