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Dienstag, 28 Mai 2019
11 Minuten Lesezeit

Alles unter einem Dach: Wie organisiere ich meine Dokumente und Notizen?

Benjamin Brückner
Redakteur von trusted

Problem: Zu viele Dokumente im Haushalt

Spaßeshalber zähle ich mal die allgemeinsten Kategorien an Schreiben auf, die mich und euch sicherlich auch regelmäßig mit der Post erreichen:

  • Steuerunterlagen
  • Krankenkassenbescheide
  • Kundenschreiben
  • Versicherungsbriefe
  • Handyrechnungen
  • Werbung (zwar selten, aber mein Anti-Werbe-Aufkleber schreckt hartnäckige lokale Pizzalieferdienste einfach nicht ab)
  • Liebesbriefe (noch seltener als Werbeflyer der Pizza-Lieferdienste)

Von den Liebesbriefen einmal abgesehen finde ich den Umgang mit der herein flatternden Post ziemlich lästig. Denn in Deutschland gibt es eine Pflicht für die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten. Und damit es auch ordentlich bürokratisch bleibt, gibt es verschiedene Fristen für Unterlagen. Ich habe sie euch einmal in einer Tabelle zusammengefasst, um einen Überblick zu liefern.

Dauer der AufbewahrungDokumenttyp
LebenslangGeburts-, Heirats-, Sterbeurkunden (auch von Angehörigen) Zeugnisse (Hochschule, Berufsschule, Abschlüsse) Belege über vorhandenes Wohneigentum Medizinische Gutachten
Bis zum RenteneintrittArbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Tätigkeitsbescheinigungen, Kündigungen
Für die Dauer der LaufzeitVersicherungsscheine (Lebens-, Unfall-, Berufsunfähigkeitsversicherung) Finanzunterlagen (Sparpläne, Tages- und Festgeldbescheinigungen)
Für die Dauer des GebrauchsNachweise für die Hausratversicherung, darunter Kaufbelege für Schmuck, Computer, Fernseher, sowie für Möbel und Wertgegenstände allgemein
30 JahreKreditunterlagen, Mahnbescheide, Gerichtsurteile
6 JahreSteuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt
4 JahreBankunterlagen wie Überweisungsbelege und Kontoauszüge
3 JahreÜbergabeprotokolle, ausgelaufene Mietverträge und Kautionsquittungen
2 JahreKassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre) Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)

Mit den euch zugesandten Dokumenten ist aber noch lange nicht Schluss. Zu euren eigenen Unterlagen gehören schließlich auch:

  • Notizen
  • Angebote
  • Rechnungen
  • Konzepte
  • Selbst verfasste Artikel
  • Protokolle oder ähnliche Abschriften

Entsteht bei euch dadurch ein heilloses Durcheinander? Damit ist jetzt Schluss. Im Folgenden erfahrt ihr, wie ihr eure Zettelwirtschaft ein für alle Mal in den Griff bekommt.

Lösung: Mehrgliedriges Online- und Offline-Sortierungssystem

Wie immer im Freelancer Spotlight möchte ich euch eine einfache, schnelle, praktikable und kostenschonenden Lösung für euer (Home)Office bieten. Dafür gehen wir der Reihe nach vor und beginnen mit den Offline-Maßnahmen.

Ablage

Eure Ablage besteht aus drei Fächern und steht idealerweise neben eurem Schreibtisch, nicht direkt darauf. Warum? Weil ihr euch sonst ständig von den Dokumenten darin ablenken lassen. Ich bin aber ein Fan des ablenkungsfreien Schreibtisches, auf dem kein Gegenstand zu viel herumliegen sollte. Übrigens auch nicht das Smartphone als absoluter Konzentrations-Killer.

Eure Ablage enthält drei Fächer, die ihr wie folgt beschriftet:

  • Dringend
  • Weiß nicht
  • Langfristig interessant

Jedes Mal, wenn ihr die Post aus eurem Briefkasten holt, öffnet ihr die Umschläge schnell hintereinander und schiebt die Briefe nach einem kurzen Scan in die entsprechenden Fächer. Damit habt ihr schon einmal den ersten Sortierungsschritt vollzogen. Bei mir sieht das dann so aus:

  • Dringend: Unterlagen von Behörden, Ämtern, Krankenkasse, Banken und Versicherungsgesellschaften sowie unmittelbare Aufforderungen zur Zahlung bzw. Erteilung von Auskünften (z. B. Deutsche Rentenversicherung)
  • Weiß nicht: In diese Schublade kommen erstmal alle Schreiben rein, die mich zwar nerven, bei denen ich mir aber nicht innerhalb weniger Sekunden sicher sein kann, dass ich sie ohne schlechtes Gewissen dem alles verschlingenden Schlund meines Aktenvernichters überlassen darf.
  • Unwichtig: Hier landen alle Dokumente, die zwar momentan keinen Nutzen für mich haben, bei denen eine längere Aufbewahrung aber sinnvoll erscheint. Denn wer weiß, wann ich vielleicht mal auf einen netten Zahnarzt zurückkomme, der mir einen Werbebrief zum Launch seines neuen Praxis-Blogs geschickt hat?

Ihr fragt euch, was mit "Info-" oder "Dialogpost" passiert? Die wandert unversehens und oftmals auch ungeöffnet in meinen Reißwolf.

Nun gehe ich so vor: Einmal in der Woche – meistens am Wochenende, wenn ich die Ruhe und Zeit dafür habe – knöpfe ich mir alle drei Fächer vor.

Ordner

Vorab hole ich meine Papierordner aus dem Schrank, die ich wie folgt beschriftet habe:

  • Wohnen & Versicherungen
  • Angebote & Aufträge
  • Verlag & Selfpublishing
  • Finanzamt & Steuer
  • Kooperationen & Verträge
  • Sonstiges

Die Ordner liegen nun neben mir. Von den Unterlagen aus dem Fach Dringend schieße ich ein Foto mit meinem Smartphone. Anschließend lege ich jedes Dokument auf den passenden Ordner. Wenn ich mit dem Sortieren fertig bin, lade ich alle Fotos gebündelt bei Evernote hoch, aber dazu später mehr. Zunächst aber hefte ich die Dokumente fix im Ordner ab.

Lagert hochsensible Dokumente in einem feuerfesten Tresor oder einem Bankschließfach. Viele Versicherungen verlangen eine solch geschützte Aufbewahrung ohnehin. Wenn ihr das Geld dafür nicht habt, legt euch zumindest eine feuerfeste Dokumententasche zu, sodass euch im Falle einer Katastrophe zumindest Unterlagen wie die Geburtsurkunde erhalten bleiben. Günstige Dokumententaschen bekommt ihr schon ab 6 Euro.

Etwas komplizierter wird es bei den Dokumenten der Klassifizierung Weiß nicht. Da brauche ich meistens ein paar Minuten, um mir Gedanken darüber zu machen, ob ich sie abhefte oder nicht.

Wenn ich mich überhaupt nicht entscheiden kann, lasse ich die Schriebe erst einmal in diesem Fach, wo sie für eine Weile niemanden und vor allem mich nicht stören. Wenn das Fach eines Tages überquillt, muss ich mich der Herausforderung wie der Ritter dem Drachen stellen. Bis dahin schiebe ich es hinaus. Ihr seht also: Auch mein System ist alles andere als perfekt! Aber effizient und zeitsparend, was mir das Wichtigste ist.

Die Ablage "Unwichtig" lasse ich für mindestens 3 Monate unangetastet. Dann schaue ich sie durch und entscheide, ob die Briefe wegkönnen oder noch eine Weile in diesem Fach herumoxidieren sollen. Wenn ich sie allerdings nach der zweiten Prüfung wieder 3 Monate später und damit nach einem halben Jahr nach Erhalt immer noch nicht brauche, fliegen sie in den Aktenvernichter.

Notizen erstellen: Ein System muss her!

Wie gesagt, erhaltet ihr ja nicht nur Schriftstücke mit der Post, sondern fertigt auch selbst welche an. Ein Klassiker dabei: Notizen. Wer es wie ich nicht so mit rein digitalen Aufzeichnungen hat, der greift auf Notizbücher zurück. Ich nutze verschiedenfarbige Notizbücher für die unterschiedlichsten Projekte. Dadurch fällt es mir leicht, die einzelnen Projekte auseinanderzuhalten.

Parallel dazu habe ich immer mindestens ein Klemmbrett in jedem Raum, in dem ich mich aufhalte. Auf dem Klemmbrett befinden sich immer ein paar leere Blätter, auf denen ich mir schnell Notizen draufkritzeln kann.

So weit so gut. Natürlich belasse ich es nicht dabei, sondern möchte meine Notizen auch vernünftig organisieren. Außerdem arbeite ich die meiste Zeit am Computer, weshalb die Notizen auch in digitaler Form vorliegen sollten.

Für diesen Zweck nutze ich die App CamScanner in der Vollversion, zu deren Kauf ich euch raten würde, da ihr so die besten Scan-Ergebnisse erhaltet. Im Google Play Store kostet sie 1,99 €, bei iTunes ist die App mit einem Premium-Abo für 4,99 USD/mtl. erhältlich. Beide Premium-Versionen bieten Zusatzfunktionen wie zusätzliche 10 GB Cloudspeicher und eine Synchronisationsfunktion zu Diensten wie Dropbox oder Evernote. Womit wir bei der nächsten App wären, die ich verwende – dem Schwergewicht Evernote.

Evernote ermöglicht euch die Verschmelzung abfotografierter und selbst angelegter Notizen
Evernote ermöglicht euch die Verschmelzung abfotografierter und selbst angelegter Notizen
Screenshot: evernote.com

Schwergewicht deshalb, weil Evernote jede Menge Funktionen und Features mitbringt, die man von der nüchtern wirkenden Notiz-App auf den ersten Blick nicht erwartet. Es hat jedoch einen guten Grund, weshalb Evernote seit Jahren unter den beliebtesten Tools in dieser Kategorie rangiert.

Evernote - Das trusted Tool des Monats August

Jeden Monat zeichnet das trusted Magazin Tools aus, die mit tollen neuen Ansätzen, innovativen Ideen oder großartiger Leistung glänzen. Diese herausragenden…

Drei Merkmale stechen besonders hervor:

  • Es gibt eine kostenlose Basisversion mit günstigem Upgrade
  • Die Suchfunktion ist treffsicher
  • Die gut ausbalancierten Team-Features (Freigabe einzelner Dateien oder Notizbücher) können sich sehen lassen

Wie Evernote genau funktioniert und welche weiteren Vorteile die App hat, erfahrt ihr in einem ausführlichen Artikel zum Thema im Upload Magazin. Wir beschränken uns hier auf die wesentlichen Fakten:

  • Für die Synchronisation auf bis zu zwei Geräten ist Evernote kostenlos
  • Die Premium-Version kostet 6,99 €/Monat und ermöglicht dir unter anderem eine uneingeschränkte Gerätesynchronisation

Bei der Premium-Version habt ihr weiterhin mehr Speicherplatz zur Verfügung (10 GB statt 60 MB pro Monat). Wie aber kann Evernote euch helfen, eure Notizen sowohl online als auch offline zu bündeln?

Offline-System mit Online-Tools kombinieren

Kommen wir zum spannendsten Teil dieses Freelancer Tooltipps: Der Verschmelzung von Offline- und Online-Systemen für eure Notizen.

Nehmen wir an, ihr folgt meinem System aus Ablage, Abheftung und vorheriger Abfotografie mit CamScanner. Dann ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, die fotografierten Notizen in Evernote hochzuladen.

Mit CamScanner habt ihr einen Beleg aufgenommen. Jetzt könnt ihr ihn bei Evernote hochladen
Mit CamScanner habt ihr einen Beleg aufgenommen. Jetzt könnt ihr ihn bei Evernote hochladen
Screenshot: camscanner.com

Um bei Evernote von Anfang an durchzusehen, solltet ihr auch hier frühzeitig Notizbücher anlegen, die ihr wie eure haptischen Ordner benennen könnt. Also: Finanzamt & Steuern, Wohnen & Versicherung etc. So behaltet ihr online wie offline den Überblick.

Warum solltet ihr euch die Mühe machen, alle wichtigen Dokumente zu digitalisieren? Zum einen, weil ihr euch damit eure Buchhaltung ungemein erleichtert, wenn ihr bei der Steuererklärung nicht jeden Zettel einzeln hervorkramen müsst. Ihr könnt die Belege dann auch in eine Software laden, die euch bei der Buchhaltung hilft. Ich für meinen Teil nutze dafür die Premium-Version von Goodlance, die mit 9,99 Euro im Monat zu Buche schlägt.

Es gibt auch Freelancing-Tools wie Lexware, mit denen ihr Quittungen, Rechnungen und andere Belege abfotografieren könnt. Die Software erfasst dank automatischer Texterkennung Daten wie Belegnummer, Zahlungsbeträge, Datum usw. So lässt sich der Beleg direkt in die Buchhaltung einpflegen, ohne dass ihr alles noch einmal abtippen müsst. Schaut trotzdem nochmal drüber, ob alle Daten richtig erfasst wurden, da keine Texterkennung perfekt ist.

Zum anderen sichert ihr euch darüber hinaus – zumindest digital – mit Belegen ab, falls doch einmal etwas Physisches verlorengeht. Außerdem bietet Evernote eine Suchfunktion, die ihr in der Offline-Welt nicht nutzen könnt. Notizen lassen sich bei Evernote nämlich mit Schlagworten versehen.

Kennzeichnet eure Notizen mit Schlagworten, um diese schneller wiederzufinden
Kennzeichnet eure Notizen mit Schlagworten, um diese schneller wiederzufinden
Screenshot: evernote.com

Ein einmal angelegtes Schlagwort müsst ihr nicht jedes Mal neu tippen, dieses wird euch stattdessen als Vorschlag bei der Eingabe der ersten Buchstaben angezeigt. So gelingt die Zuordnung noch schneller.

Beides – sowohl Unterlagen, die ihr empfangt als auch eure eigenen Notizen – lässt sich in Evernote übersichtlich sammeln. So habt ihr all euren Papierkram an einem Ort, nur eben ohne Papierkram und mit einer schnellen Suchfunktion.

Die Sammlung synchronisiert Evernote automatisch auf allen Geräten, auf denen ihr die App installiert habt. So bekommt ihr jederzeit Zugriff auf all eure Unterlagen. Doch nicht nur das: In Evernote könnt ihr auch andere Dateien wie Grafiken oder Videos speichern und diese mit euren Notizen verknüpfen. So erstellt ihr euer individuelles Informationscluster, in dem ihr euch jederzeit dank der Notizbücher und der Suchfunktion zurechtfindet.

Wenn ihr Evernote für die Speicherung sensibler Dokumente und Dateien nutzt, empfehle ich euch die Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung. So stellt ihr ein höheres Sicherheitsniveau zum Schutz eurer vertraulichen Unterlagen ein.

Auch cool: die Team-Features. Ihr könnt innerhalb der App mit ausgewählten Personen chatten sowie spezifische Dokumente oder komplette Notizbücher freigeben. Das kürzt Kommunikationswege ab und macht die Zusammenarbeit zum Vergnügen.

Ausblick: Hat der Papierkram in Zukunft ein Ende?

So modern Deutschland auch ist, die Fortschritte in puncto weniger Zettel- und Papierwirtschaft verlaufen schleppend. Immerhin: Selbständige müssen hierzulande nicht mehr ausgedruckte Unterlagen an das zuständige Finanzamt schicken. Das geht inzwischen elektronisch.

Von einem progressiven Modell, wie es in Estland Normalität ist, sind wir aber noch weit entfernt. Für die Esten steht die Steuererklärung nämlich schon vorausgefüllt online zur Verfügung. Diese wird bei Bedarf angepasst, mit einer digitalen Unterschrift bestätigt und mit einem Klick abgeschickt. Fertig!

In der Regel sind damit die Steuerangelegenheiten für die breite Masse der Bevölkerung mit erledigt. Innerhalb von fünf Werktagen landen dann eventuelle Rückzahlungen auf dem Konto des Steuerzahlers. Verhältnisse, von denen wir bisher nur träumen können. Aber vielleicht verändert sich das ja mit der Zeit.

Überhaupt wäre es zu begrüßen, wenn Unternehmer wie auch Behörden weniger Papier verbrauchen würden. Ökologische Recycling-Varianten sind ein guter Ansatz, an den auch ich mich ehrlicherweise zu selten halte. Aber ich gelobe Besserung auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Quick-Tipp

Evernote bietet eine 30-tägige Premium-Testversion an. Probiert das Tool mit Zusatzfeatures also ruhig einmal aus und lernt die einzelnen Funktionen kennen. Aus meiner Sicht genügt die Basis-Version aus, wenn ihr lediglich ein Smartphone und einen Laptop benutzt.

Fazit: Bezwingt den Papierberg durch Routine so früh wie möglich!

Tückisch am Papierberg ist, dass dieser leise, still und heimlich anwächst. Erst sind es nur ein paar Briefe und lose Post-its, die ihr irgendwo liegen lasst. Und ehe ihr euch verseht, ist ein wahres Dokumentenmonster daraus erwachsen, das ihr kaum noch in den Griff bekommt. Kümmert euch daher regelmäßig und mindestens einmal in der Woche darum, sämtliche Dokumente abzuarbeiten und an ihrem geeigneten Platz zu verwahren. Dann seid ihr Herr über eure Unterlagen und nicht umgekehrt.

Haben euch die Tipps und Tricks von Benjamin weitergeholfen? Oder habt ihr noch zusätzliche und alternative Empfehlungen? Lasst es uns gerne in den Kommentaren wissen!

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