Zielgruppe

We can be heroes

Hauptzielgruppe von Debitoor sind vor allem Freelancer, Gründer und Selbstständige. Das ist durch den relativ schlanken Funktionsumfang, vor allem aber durch das Preismodell ersichtlich: Drei von vier verfügbaren Preispaketen bieten nur einen einzigen Nutzerzugang, wohingegen der teuerste Tarif nur drei Zugänge mitbringt. Debitoor ist augenscheinlich maximal auf die Nutzung in sehr kleinen Teams ausgelegt. Auch der Online-Auftritt von Debitoor, beispielsweise auf YouTube, lässt diesen Schluss zu. Hier werden vor allem junge Entrepreneurs gefeatured:

Funktionsumfang

Debitoor ist eigentlich keine ausgewachsene Buchhaltungs-Software, sondern in erster Linie ein Online-Rechnungs-Tool. Das merkt man auch. Der Funktionsumfang von Debitoor ist an vielen Stellen schlanker als bei der Konkurrenz und kreist hauptsächlich um die Erstellung und Verwaltung von Rechnungsdokumenten. Erst in den größeren (und teureren) Preis-Paketen kommen dann tiefergreifende Buchhaltungsfunktionen hinzu. Dazu gehören die wichtigsten Standard-Features:

• Rechnungsstellung: Erstellen Sie individuelle Rechnungsschreiben im Rechnungsdesigner (ab Paket S) und verschicken Sie die Rechnungen direkt aus Debitoor heraus. Behalten Sie in der Rechnungsübersicht den Überblick über ausstehende Zahlungen. Der Rechnungsdesigner bietet eine Reihe von Templates, die Sie nach Belieben an Ihr Corporate Design anpassen können. Auch das Verschicken von wiederkehrenden Rechnungen ist mit Debitoor möglich.

Mit dem Rechnungsdesigner erstellen Sie ansprechende Rechnungen im gewünschten Layout

Screenshot: debitoor.de

• Automatischer Kontenabgleich: In den größeren Preispaketen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bankkonten mit Debitoor zu verbinden um somit automatisch Einnahmen und Ausgaben abgleichen zu können.
• Berichtswesen: Erstellen Sie EÜR/GuV (Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen), erledigen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung und ziehen Sie Bilanz.
• Banking & Automatischer Zahlungsabgleich: Verbinden Sie Ihre Bankkonten mit Debitoor, um Zahlungen und Ausgaben automatisch zu tracken und ggf. einzelnen Rechnungen oder Belegen zuzuordnen.
• Belegverwaltung per App und OCR: Eines der jüngsten Features von Debitoor ist das Auslesen von eingescannten Belegen per automatischer Texterkennung. Diese ist sowohl in der Online-Ansicht, als auch in einer verfügbaren Desktop-App und in den mobilen Apps möglich. Letztere fungieren zusätzlich als Belegscanner, mit denen Sie Belege ganz einfach abfotografieren und direkt in Debitoor einpflegen können.

Die Verknüpfung Ihres Geschäftskontos erlaubt Ihnen einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben

Screenshot: debitoor.de

Oberflächlich betrachtet sind die wichtigsten Features also durchaus vorhanden. Ein Blick fürs Detail offenbart allerdings schnell, dass Debitoor funktionstechnisch hinter seinen Möglichkeiten zurück bleibt. Komfortfunktionen wie das Projekt- und Aufgabenmanagement oder die Zeiterfassung lassen sich nur über Schnittstellen zu entsprechenden Drittprogrammen realisieren. Auch eine umfangreiche Lagerverwaltung ist nicht integriert, anders als etwa in den größeren Paketen von sevDesk oder 1&1 Online-Buchhaltung. Ganz klar: Debitoor ist - vor allem in den kleineren Tarifen - auf Einfachheit und Schlankheit ausgelegt.

Mehr über die integrierten Funktionen und Features erfahren Sie in der Debitoor-Funktionsübersicht.

Usability

Chique Oberfläche, sehr intuitives Handling

Eine der großen Schwächen von Debitoor - der eingeschränkte Funktionsumfang - bedingt gleichzeitig eine der größten Stärken des Tools: Die ausgezeichnete Usability. Viele bestehende Debitoor-User loben vor allem das einfache Setup und unkomplizierte Handling der Software. Dazu tut das sehr ansprechende und klare Design der Nutzeroberfläche sein Übriges.

Debitoor punktet mit einem chiquen Design und einer intuitiven Bedienung

Screenshot: debitoor.de

Debitoor ist sehr organisiert. Über die zentrale Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand gelangen Sie zu den wichtigsten Listen und Übersichten. Diese sind klar benannt und logisch strukturiert, so dass Sie niemals lange nach etwas suchen müssen. Sehr schön: Egal, in welchem Teil des Tools Sie sich gerade befinden - in der rechten unteren Ecke finden Sie immer und überall einen Chat-Button, mit dem Sie sich per Live-Chat direkt mit dem Kundenservice in Verbindung setzen können.

Debitoor verfolgt eine “Setup as you go”-Mentalität, die das Handling der Software noch einfacher macht: Neue “Items” (Produkte) oder Kunden können Sie jederzeit einfach und unkompliziert anlegen - etwa während Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden schreiben. So sparen Sie sich einige Arbeitsschritte und richten Debitoor ganz intuitiv ein, während Sie damit arbeiten.

Belegscan per OCR in der mobilen App

Für die mobile Nutzung stellt Debitoor native Apps für iOS- und Android-Geräte zur Verfügung. Diese nutzen Sie, um unterwegs Daten abzurufen, Rechnungen zu verschicken oder - sehr wichtig! - Belege zu fotografieren und direkt in Debitoor einzupflegen. Schön: Sowohl Online-Oberfläche als auch Apps werden stetig durch neue Funktionen und Features erweitert: Seit 2018 unterstützen die mobilen Apps für iOS etwa die Texterkennung per OCR, so dass Ihnen auch die manuelle Pflege der Daten teilweise abgenommen wird.

Mit der mobilen Debitoor App rufen Sie unterwegs wichtige Informationen ab oder scannen Belege

Screenshot: debitoor.de

Datenschutz und -sicherheit

In Sachen Datenschutz setzt Debitoor auf Marktstandards, etwa auf die Verschlüsselung Ihrer persönlichen Daten per 256-Bit-SSL-Zertifikat. Zudem unterliegt die Infrastruktur des Providers der EU-Datenschutzrichtlinie 95/46/EG zum Schutz natürlicher Personen. Die Server des Anbieters werden zur Verfügung gestellt von Amazon Web Services und stehen in Dublin, Irland. Zusätzlich lagern Datenkopien auf einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, werden diese gespiegelt und parallel auf beiden Rechenzentren gespeichert. Zusätzlich wird stündlich ein Backup durchgeführt. So beugt der Provider Datenverlust vor.

Schnittstellen

Was Debitoor an Funktionen fehlt, macht das Tool durch sinnvolle Schnittstellen und Integrationen wieder wett. Allerdings kann Debitoor auch hier eher durch Qualität als durch Quantität überzeugen und bringt rund 10 native Schnittstellen mit, die sich im integrierten “App Markt” aktivieren bzw. einrichten lassen. Dazu gehören zunächst einmal Payment-Gateways wie PayPal, Payever und Gocardless (letzteres vor allem in UK beliebt).

Um Features auszugleichen, die in Debitoor standardgemäß noch fehlen, sind unter anderem außerdem folgende Schnittstellen vorhanden:

• Billbee, beispielsweise für die Warenwirtschaft
• Das Kartenlesegerät SumUp für Kartenzahlungen vor Ort TimeStarter für die Zeiterfassung (zum Beispiel in projektbasierten Unternehmen/Teams)
• TimeStarter für die Zeiterfassung (zum Beispiel in projektbasierten Unternehmen/Teams)
• Die eCommerce-Plattform WooCommerce
• Einfach Reisekosten für die Erfassung von Reisekosten und Spesen

Per DATEV- und ELSTER-Schnittstelle gestaltet sich Ihre Buchhaltung noch leichter. Nutzen Sie den DATEV-Export um Ihrem Steuerberater wichtige Daten und Informationen für Ihren Jahresabschluss zukommen zu lassen und erledigen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung via ELSTER:

Preise und Plans

Debitoor gibt es in vier verschiedenen “Größen” - von XS bis L - die mit jeweils wachsendem Funktionsumfang aufwarten. Zugleich ist die Anzahl der jährlichen Rechnungen in den kleineren Paketen streng limitiert. Die einzelnen Pakete im Überblick:

• XS: Das kleinste Paket (für 6 Euro pro Monat) eignet sich vor allem für Freelancer und Selbstständige ohne großartigen Bedarf. Hier haben Sie Zugriff auf den DATEV-Export bzw. den Steuerberater-Zugang und können im Jahr 100 Rechnungen erstellen und verschicken. Diese erscheinen im Standard-Design von Debitoor, denn auch auf den Rechnungs-Designer haben Sie in diesem Paket noch keinen Zugriff.
• S: Im nächstgrößeren Paket S können Sie bereits 400 Rechnungen pro Jahr erstellen und diese auch im eigenen Design anlegen. Zusätzlich verschicken Sie hier auch andere Dokumente wie Angebote und Lieferscheine und haben Zugang zu einem rudimentären Berichtswesen mit EÜR und GuV.
• M: Das “Medium-Paket” hat funktional keine Einschränkungen mehr und ist für 800 Rechnungen pro Jahr ausgelegt. Zusätzlich zu den Funktionen aus XS und S erweitert sich das Berichtswesen hier um die Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die ordentliche Bilanz. Außerdem haben Sie die Möglichkeit zum Online-Banking und zum automatischen Zahlungsabgleich via Bankkonto.
• L: Mit dem größten Paket können Sie unbegrenzt viele Rechnungen schreiben. Zudem ist dieser Tarif der einzige, der für mehr als einen Nutzer ausgelegt ist: Bis zu drei User haben hier Zugriff auf Debitoor. Ansonsten ist der L-Tarif funktional identisch mit dem Paket M und schlägt mit 30 Euro pro Monat zu Buche.

Die Preise für die Debitoor Pakete XS bis L im Überblick

Screenshot: debitoor.de

Wollen Sie eines der Pakete kostenlos testen, haben Sie dazu in einer siebentägigen Testphase die Möglichkeit, während derer Sie alle Features von Debitoor unverbindlich ausprobieren können. Beachten müssen Sie dabei nur, dass die Testphase nur 3 Rechnungen einschließt. Weitere Informationen über das Pricing des Tools und die einzelnen Tarife finden Sie in der Debitoor-Kostenübersicht.

Wählen Sie das Jahres-Abonnement statt das monatliche Abo, profitieren Sie von großzügigen Rabatten auf den Monatspreis. Bis zu 20 Prozent können Sie so sparen.

Service und Support

Deutscher Support per Mail und Live Chat

Obwohl ursprünglich ein dänischesTool mit starker Konzentration auf den heimischen Markt, ist Debitoor mit einem Nebensitz in Berlin mittlerweile auch auf dem deutschen Markt fest verankert. Hier wird auch deutscher Support geboten: Das Support-Team erreichen Sie per Mail, per Telefon oder per Live Chat direkt aus dem Tool heraus. Letzteres ist eine nette Idee, scheint in der Praxis allerdings ein wenig inkonsistent zu sein. So beklagen einige wenige (englischsprachige) Nutzer längere Wartezeiten von bis zu mehreren Tagen für Antworten auf im Chat gestellte Fragen. Die Kollegen im Telefon-Support sind dagegen von Montag bis Freitag (jeweils von 9 bis 17 Uhr) direkt für Sie erreichbar.

Hilfe zur Selbsthilfe: Online-Tutorials und -Wikis

Zusätzliches gibt es bei Debitoor umfangreiches Material, mit dem Sie auftretende Probleme selbst lösen sowie die ersten Schritte mit dem Tool vereinfachen. Der Provider bietet auf der deutschen Homepage diverse Tutorials sowie ein Lexikon mit den wichtigsten Buchhaltungsbegriffen. Auch auf YouTube finden sich diverse Tutorials in Videoform - laut diversen Nutzern ein Highlight, da die Videos gut produziert und leicht verständlich sind.

Debitoor hält im Support-Center diverse Tutorials und Videos für Sie parat

Screenshot: debitoor.de

Last but not least informiert Debitoor auch über einen hauseigenen Blog über Buchhaltungs- und Business-Themen. Dieser wird regelmäßig gepflegt und wartet mit redaktionellen und spannenden Beiträgen auf.

Zusammenfassung

Debitoor verdient sich im trusted-Vergleich das Prädikat “klein aber fein”. Der Funktionsumfang ist schlank und lässt eine starke Konzentration auf das Kernthema “Rechnungsstellung” erkennen, dürfte aber für die angepeilte Zielgruppe rund um Freelancer und Solo-Entrepreneurs durchaus ausreichend sein. Zudem punktet Debitoor mit einer einfachen und intuitiven Bedienung in einer sehr ansprechenden und chiquen Oberfläche. Sinnvolle Integrationen und ein umfangreiches Support-Angebot runden das Angebot ab. Schade: Mit Serverstandort Deutschland und der einen oder anderen Komfort-Funktion würde das Urteil noch besser ausfallen.