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Mittwoch, 11 Juli 2018
10 Minuten Lesezeit

Bilanz und GuV für Startups – So haut das mit dem Jahresabschluss wunderbar hin

Eike Kewitz
Redakteur von trusted

Definition Jahresabschluss

Unter Jahresabschluss versteht man eine Sammlung an verschiedenen Dokumenten, die zum Ende eines Geschäftsjahres zur Auskunft und Information externer Personen und Institutionen anzufertigen ist. Ein Jahresabschluss ist insbesondere für das Finanzamt gedacht, um dieses über die im letzten Jahr erzielten Umsätze und Gewinne sowie zu den Quellen und Verteilungen des Unternehmenskapitals zu informieren. Davon hängt unter anderem die Höhe der anstehenden Steuerzahlungen oder auch Steuererstattungen ab.

Welche Dokumente gehören in den Jahresabschluss?

Grundsätzlich kommt kein Unternehmer und auch kein Unternehmen daran vorbei, einen Jahresabschluss anzufertigen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben. Die in ihm erforderlichen Dokumente variieren allerdings. So müssen Startups und Unternehmen einen weitaus umfangreicheren Jahresabschluss anfertigen als beispielsweise Freiberufler.

Letztere haben normalerweise nur eine EÜR zusätzlich zur gewöhnlichen Einkommensteuererklärung einzureichen. Gegebenenfalls kommt noch eine Umsatzsteuererklärung dazu, wenn sie diese ausweisen und ans Finanzamt abführen. Startups und Unternehmen müssen dagegen ein etwas größeres Paket schnüren:

  • Bilanz
  • GuV (Gewinn- und Verlustrechnung)
  • Gewerbesteuererklärung
  • Körperschaftsteuererklärung
  • Umsatzsteuererklärung

Selbst dann, wenn Sie schon monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen eingereicht haben, ist eine Umsatzsteuerjahreserklärung erforderlich. Und zugegebenermaßen ist dieses umfangreiche Paket das entscheidende Argument dafür, den Jahresabschluss an einen Steuerberater abzugeben. Was aber, wenn trusted Ihnen hiermit sagt, dass Sie den Jahresabschluss bei optimaler Vorbereitung innerhalb von wenigen Stunden abschließen können?

Bis wann ist der Jahresabschluss einzureichen?

Selbst wenn Ihnen um den Jahreswechsel herum überhaupt keine Zeit bleibt, den Jahresabschluss mit Bilanz, GuV und Steuererklärungen durchzuführen, ist das nicht schlimm. In Deutschland gilt eine für alle Dokumente einheitliche Frist. So müssen Sie Ihre Dokumente erst bis spätestens zum 31.07.2019 eingereicht haben. Bis zuletzt war die Frist für Ende Mai eines jeden Jahres angesetzt. Sie haben im nächsten Jahr also erstmals zwei Monate länger Zeit, die Unterlagen auszuarbeiten.

Beachten Sie, dass es sich trotz dieses Zeitgewinns lohnen kann, die Unterlagen so früh wie möglich einzureichen. Insbesondere dann, wenn Sie Steuerrückzahlungen erwarten. Außerdem kann es sich dahingehend lohnen, dass die Finanzämter zum Jahresanfang noch nicht so sehr ausgelastet sind wie im Sommer, wenn alle ihre Unterlagen einreichen.

Was ist eine Bilanz und wie ist sie aufgebaut?

Bei einer Bilanz handelt es sich um eine Gegenüberstellung des Vermögens und des Kapitals eines Startups oder Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Beim Jahresabschluss ist dieser Stichtag klassischerweise Silvester. Das heißt natürlich nicht, dass Sie Ihre Bilanz für 2018 kurz vor dem Jahreswechsel erstellen müssen. Sondern nur, dass sämtliche Daten in der Bilanz grundsätzlich dem Ist-Zustand am 31.12. entsprechen. Auch dann, wenn Sie die Frist ausnutzen und Ihre Bilanz erst einige Monate oder auch ein halbes Jahr später erstellen.

Eine Bilanz teilt sich stets in zwei Seiten auf. Links ist die Seite der “Aktiva”, rechts ist die Seite der “Passiva”. Die linke Seite teilt sich kategorisch auf ins Anlagevermögen und Umlaufvermögen eines Startups oder Unternehmens. Die rechte Seite teilt sich auf in dessen Eigenkapital und Fremdkapital.

Anlagevermögen bedeutet, dass das Kapital fest in diesen Anlagen verankert ist. Ein Firmenwagen müsste beispielsweise erst veräußert werden, bevor man über das dahinter liegende Kapital wieder zugreifen könnte. Genau wie bei Maschinen oder Grundstücken. Umlaufvermögen ist dagegen dynamisch und umfasst beispielsweise die Kontostände bei der Bank oder Ausgangsrechnungen, bei denen man noch auf den Geldeingang wartet. Die Kategorien Eigenkapital und Fremdkapital sind selbsterklärend. Eigenkapital ist jenes, das das Unternehmen selbst erwirtschaftet und/oder zurückgelegt hat oder welches die Anteilseigner investiert haben. Fremdkapital kommt dagegen von anderen Parteien und ist fortlaufend zurückzuzahlen, beispielsweise Kredite. Auch noch nicht bezahlte Eingangsrechnungen zählen hierzu.

Nachfolgend finden Sie einen Bilanz-Musteraufbau, der sich an der gesetzlich vorgeschriebenen Gliederung orientiert. Positionen, die in diesem Muster enthalten sind, aber in Ihrem Unternehmen keine Rolle spielen, lassen Sie in Ihrer Bilanz 2018 einfach raus.

Screenshot: trusted.de

Was ist eine GuV und wie ist sie aufgebaut?

Eine GuV – Gewinn- und Verlustrechnung – baut auf der Bilanz auf und ermittelt den Jahresüberschuss oder Jahresverlust eines Startups oder Unternehmens. Die entsprechende Position haben Sie soeben noch auf der Bilanz-Seite der “Passiva” festgestellt. Das zeigt, wie eng Bilanz und GuV zusammenhängen. Zu diesem Zweck fassen Sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Startups oder Unternehmens zusammen und berechnen die Differenz aus diesen. Die GuV ist der leichtere Part des Jahresabschlusses. Und sozusagen die ausführlichere Variante der EÜR, die Freiberufler beim Jahresabschluss einreichen müssen. Genau wie die Bilanz, teilt sich auch die GuV für 2018 in zwei Seiten auf. Auf der linken Seite finden Sie die “Aufwendungen”, auf der rechten Seite finden Sie die “Erträge”. Aufwendungen sind alle Ausgaben, die Startups oder Unternehmen über das Jahr hinweg geleistet haben, beispielsweise Personalkosten, Mieten oder Marketingkosten. Erträge sind die über das Jahr generierten Einnahmen. Das Ergebnis ist am Ende klar: Wenn die Erträge höher als die Aufwendungen sind, haben Sie einen Jahresüberschuss erwirtschaftet, andersherum einen Jahresverlust. Den entsprechenden Wert tragen Sie in Ihre Bilanz bei der entsprechenden Position ein und komplettieren diese hiermit.

Bei der Erstellung Ihrer GuV können Sie sich an folgendem Muster orientieren.

Screenshot: trusted.de

Was ist bei den Steuererklärungen zu beachten?

Im Jahresabschluss sind mit der Gewerbesteuererklärung, Körperschaftsteuererklärung und Umsatzsteuerjahreserklärung drei Steuererklärungen enthalten. In Ausnahmefällen kommen weitere Steuererklärungen dazu, was aber eher selten ist. Bei den Steuererklärungen geht es zentral darum, den zu versteuernden Gewinn Ihres Startups oder Unternehmens festzusetzen. Daran orientieren sich die Steuernachzahlungen oder Steuererstattungen der entsprechenden Steuer. Gewerbesteuer ist dabei erst ab einem Jahresumsatz von 24.000 Euro zu entrichten. Für frisch gegründete Startups und Unternehmen ist Sie deshalb eventuell noch nicht relevant. Eine Gewerbesteuererklärung sollten Sie trotzdem erarbeiten.

Beachten Sie, dass mit der privaten Einkommensteuererklärung noch ein Dokument dazu kommt, das allerdings nicht zum geschäftlichen Jahresabschluss gehört. Diese müssen Sie ebenfalls bis zum 31.07.2019 einreichen.

Am besten arbeiten Sie die Steuererklärungen mithilfe von ELSTER aus, der offiziellen Steuersoftware. Mittlerweile bietet diese einen Online-Zugang, sodass Sie die Steuererklärungen bequem online ausfüllen und direkt an Ihr Finanzamt versenden. Es gibt zwar Softwarealternativen, doch diese konzentrieren sich zumeist nur auf die Einkommensteuererklärung.

Steuererklärung 2018 - Das müssen Startups, Freelancer und Kleingewerbe beachten

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Sollte ich den Jahresabschluss an einen Steuerberater abgeben?

Grundsätzlich ist es nicht verkehrt, seine Finanzen selbst zu beherrschen und unter Kontrolle zu haben. Aus diesem Grund ist es eigentlich die falsche Herangehensweise, den Jahresabschluss abzugeben und von einer Steuerkanzlei anfertigen zu lassen. Und doch existieren drei zentrale und deutliche Argumente, die viele Unternehmer und Gründer für einen Steuerberater sprechen lassen – aber haben sie tatsächlich auch Substanz?

Argument Zeitaufwand

Konsultieren Sie einen Steuerberater, dann sparen Sie selbstverständlich Zeit. Schließlich müssen Sie sich nicht durch sämtliche Unterlagen und durch die unbekannten Formulare und Dokumente quälen. Sie senden die vorhandenen Unterlagen einfach zum Berater und er kümmert sich darum. Auf der anderen Seite ist es so, dass Sie die erforderlichen Unterlagen bereits bei den Monatsabschlüssen immer vorbereiten und pflegen können. So haben Sie beim Jahresabschluss alles beisammen und müssen die Daten nur noch verarbeiten. Jene Daten, die Sie erst zum Stichtag ablesen können, lesen Sie ab.

In diesem Sinne wäre das Argument Zeitaufwand ausgehebelt, weil der Jahresabschluss trotz Bilanz und GuV nur noch ein paar Stunden dauert. Außerdem ist es so, dass Sie den Zeitaufwand quasi nur einmal haben. Denn der Jahresabschluss in den kommenden Jahren wird sehr wahrscheinlich durch gewonnenen Erfahrungen noch schneller gehen. Abgesehen davon, dass Sie insbesondere bei der Bilanz und GuV nur die Zahlenwerte ändern müssen, sofern sich im neuen Geschäftsjahr keine überragenden Änderungen ergeben haben.

Argument Steuerentlastungen

Auf der einen Seite können Steuerberater mehr herausholen, weil sie eine viel tiefere Expertise haben und im Gegensatz zu Ihnen viele steuerliche Schlupflöcher kennen. Auf der anderen Seite möchten sie dafür aber auch fürstlich honoriert werden. Das Honorar ist steuerlich absetzbar, jedoch nicht im gleichen Jahr. Die Kosten eines Steuerberaters können Sie erst im Jahresabschluss absetzen, den Sie 2020 erstellen. Dennoch kann es sich lohnen. Dann nämlich, wenn Sie das Steuerberaterhonorar als “Freikaufen vom eigenen Arbeitsaufwand” sehen und wenn der Berater tatsächlich höhere Entlastungen herausholen kann als Sie. Das funktioniert aber nur dann, wenn Startups oder Unternehmen in steuerlich guten Situationen sind und viele weitestgehend unbekannte Positionen ansetzen können. Setzen Sie aber letztendlich nur die gewöhnlichen Unternehmensausgaben ab, dann wäre es keine schlechte Idee, sich den Steuerberater zu sparen und das Formular selbst auszufüllen.

Argument Spaß

Viele sagen von sich, dass Sie an Buchhaltung und Zahlen einfach keinen Spaß haben. Das ist absolut legitim. Oft liegt es allerdings daran, dass man sich mit den Dingen nicht auskennt und den hohen Aufwand sieht, sich hineinzuarbeiten. Gerade beim Jahresabschluss ist das so, weil er gewiss keine alltägliche und im ersten Moment auch keine einfache Aufgabe ist. Wenn Sie also aufgrund dessen einen Steuerberater konsultieren möchten, weil Sie sich überhaupt nicht motivieren können, ist das verständlich. Auf der anderen Seite ist es so, dass viele Sachen auf einmal Spaß machen, wenn man sie verstanden hat. So ist es gut möglich, dass Sie bei der ersten erfolgreichen Bilanz lächeln und es gar nicht mehr so schlimm finden werden. Einen Versuch ist es wert. Ansonsten lässt sich der Jahresabschluss mitsamt Bilanz, GuV und Steuererklärungen immer noch abgeben.

Argument Inhouse-Expertise

Mit der Inhouse-Expertise kommt noch eine Perspektive mehr dazu. Der Trend geht immer mehr dahin, Expertenwissen im eigenen Unternehmen zu bündeln. Auch dahingehend ist es also überlegenswert, den Jahresabschluss in den eigenen vier Wänden zu belassen. Startups können anfangs durchaus noch auf einen Steuerberater zurückgreifen. Das ist auch üblich. Sobald das Unternehmen aber wächst, kann es sich lohnen, eine Buchhaltungsabteilung mit entsprechender Expertise aufzubauen und sich von externen Parteien unabhängig zu machen. Das gilt am Ende auch für viele andere Bereiche.

Fazit

Zunächst klingt es nach einer Menge Arbeit, den Jahresabschluss 2018 mit Bilanz, GuV und verschiedenen Steuererklärungen durchzuführen. Die Verlockung, dafür einen Steuerberater zu konsultieren, ist entsprechend groß. Bereiten Sie den Jahresabschluss aber gut vor und beschäftigen Sie sich mit den einzelnen Komponenten, dann können Sie ihn binnen kurzer Zeit auch durchaus selbst anfertigen und einreichen. Gerade bei Startups und kleinen Unternehmen ist es kein Problem. Denn bei ihnen bestehen normalerweise noch keine in sich verstrickten Konstellationen, die sich auf den Aufwand des Jahresabschlusses auswirken. Beachten Sie dabei die erforderlichen Komponenten sowie die Frist.

Jahresabschluss-Checkliste für 2018

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