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Montag, 23 Oktober 2017
15 Minuten Lesezeit

Bewerbungsgespräch führen - Die wichtigsten Tipps für Recruiter

Mirijam Franke
Fach-Redakteurin für Jobs & Karriere von trusted

In Zeiten des Fachkräftemangels haben Unternehmen immer häufiger Schwierigkeiten damit, hoch qualifizierte Fach- und Führungskräfte gewinnen sowie langfristig binden zu können. Das Employer Branding spielt hierbei eine tragende Rolle. Ebenso gewinnt die Professionalität und Überzeugungskraft im Bewerbungsgespräch zunehmend an Bedeutung – und zwar auf Seiten der Personaler. Es findet ein Umbruch statt. Der Bewerber ist nicht mehr unbedingt Bittsteller, sondern auch der Recruiter muss das Vorstellungsgespräch überzeugend vorbereiten sowie führen. Dennoch darf er niemals das Ziel, den am besten geeigneten Kandidaten für die vakante Stelle zu finden, aus den Augen verlieren. Wie meistern Sie diesen Spagat? Trusted verrät es Ihnen!

    Herausforderung: Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels

    Fachkräftemangel in Deutschland

    Laut IHK Baden-Württemberg fehlen aktuell in Deutschland bereits 42.000 Fachleute, 17.000 Akademiker sowie 15.000 ausgebildete Fachkräfte. Tendenz steigend.

    Unabhängig davon, ob Sie ein Neuling in der Welt der Recruiter oder bereits erfahren im Führen von Vorstellungsgesprächen sind: Verbesserung ist bekanntlich immer möglich und gerade in den aktuellen Umbruchzeiten kann es nicht schaden, die routinierten Abläufe zu optimieren. Als Experte im Personalwesen ist Ihnen gewiss bewusst, dass der Fachkräftemangel in den kommenden Jahren zunehmen und immer mehr Branchen betreffen wird. Hoch qualifizierte Bewerber haben nicht selten mehrere Jobangebote vorliegen und damit die Qual der Wahl. Als Recruiter sollten Sie sich also nicht auf Ihrem bisherigen Erfolg ausruhen. Die Zeiten, in welchen die Kandidaten um Ihre Gunst werben und Sie sich im Vorstellungsgespräch entspannt zurücklehnen können, gehören bald der Vergangenheit an. Stattdessen dient ein Bewerbungsgespräch dem beidseitigen Kennenlernen und auch Sie müssen den Bewerber überzeugen. Ansonsten nimmt er unter Umständen ein anderes Jobangebot an – schlimmstenfalls bei der Konkurrenz. Wie also können Sie ein Bewerbungsgespräch richtig führen?

    Am Anfang steht die Organisation

    Das A und O eines erfolgreichen Bewerbungsgespräches liegt in der richtigen Vorbereitung. Hierzu gehört neben der Terminkoordination auch die Organisation der Inhalte des Vorstellungsgespräches. Ein wichtiger Bestandteil ist diesbezüglich die Eigenpräsentation des Unternehmens. Es stehen Fragen im Raum, wie:

    • Wer wird am Vorstellungsgespräch teilnehmen?
    • Wie möchten Sie inhaltlich vorgehen?
    • Wer sagt was und wann?
    • Was möchten Sie vom Bewerber wissen?

    Gehen Sie bei der Organisation des Bewerbungsgespräches möglichst strukturiert vor. Vor allem gilt: Vernachlässigen Sie über die Gesprächsvorbereitung nicht die Kommunikation mit dem Bewerber und halten Sie ihn regelmäßig über Terminabsprachen und Ablauf des Gesprächs auf dem Laufenden.

    Bewerberkommunikation: Das sollten Unternehmen wissen

    Schnelligkeit ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Gut zu sehen ist das im Online-Handel. Über seinen Premium-Dienst Prime hat Amazon alleine…

    1. Klärung der Teilnehmerfrage

    Erst einmal ist zu klären, welche Personen im Unternehmen ein Mitspracherecht bezüglich der vakanten Stelle besitzen. Dies sind in der Regel ein bis zwei Personaler, der direkte Vorgesetzte des zukünftigen Arbeitnehmers sowie eventuell Spezialisten aus dem Fachbereich. Die Teilnehmerfrage ist demnach die erste, welche Sie klären sollten.

    2. Definition der Auswahlrunden

    Berufen Sie ein Meeting mit den Teilnehmern ein und besprechen Sie das weitere Vorgehen im Auswahlprozess. Zu diesem Zeitpunkt liegen bereits Bewerbungen vor und Sie haben eine erste Vorauswahl getroffen, welche Sie zum Bewerbungsgespräch einladen möchten. Die Frage, welche bei diesem zweiten Schritt im Raum steht, ist also: Welche weiteren Auswahlrunden wird es geben, wer trifft die endgültige Entscheidung und anhand welcher Kriterien? Manchmal gibt es nur ein Vorstellungsgespräch, ein anderes Mal zwei. Vielleicht binden Sie das Interview auch in ein Assessment Center ein. All diese Faktoren nehmen Einfluss auf den Inhalt sowie die weitere Vorbereitung des Bewerbungsgespräches.

    3. Koordination der Termine

    Sobald Sie sich für die Art und Anzahl der Auswahlrunden entschieden haben, können Sie erste Termine koordinieren. Alle Gesprächsteilnehmer müssen natürlich verfügbar sowie anwesend sein. Finden Sie also einen gemeinsamen Termin und blockieren Sie diesen im Kalender. Anschließend gilt es, die Termine auch mit den Bewerbern abzustimmen. Hierfür müssen Sie wissen, wie lange die einzelnen Bewerbungsgespräche in etwa gehen sollen. Je nach zu besetzender Stelle handelt es sich dabei in der Regel um 30 Minuten bis eineinhalb Stunden.

    Die Termine der Bewerber dürfen sich niemals überschneiden. Dass Bewerber aufeinandertreffen, gilt unter Recruitern als Fauxpas und macht keinen guten Eindruck bei Ihren Kandidaten. Planen Sie daher ausreichend Pufferzeiten ein!

    4. Inhaltliche Vorbereitung

    Die Länge des Vorstellungsgesprächs bestimmt auch über dessen Inhalt. Klar, je länger das Interview, umso mehr werden Sie ins Detail gehen. Während einige Bewerbungsgespräche eher ein lockeres erstes Kennenlernen darstellen, möchten Sie in anderen den Kandidaten bereits auf den Zahn fühlen. Strukturieren Sie das Gespräch in unterschiedliche Phasen und setzen Sie hierfür eine zeitliche Frist. Beispiel:

    • Smalltalk, 10 Minuten
    • Vorstellung des Bewerbers, 5 Minuten
    • Fragenkatalog, 30 Minuten

    5. Erstellung des Fragenkataloges

    Anschließend geht es an die konkrete Erstellung des Fragenkataloges. Natürlich können und sollten Sie im Bewerbungsgespräch auch spontane Rückfragen stellen, beispielsweise bei Unklarheiten. Trotzdem sollten Sie bereits im Vorfeld festlegen, welche wichtigen Fragen Sie unbedingt klären möchten. Hierzu gehören meist Klassiker wie die Frage nach den Stärken und Schwächen eines Bewerbers oder nach den Gründen für dessen Einsendung seiner Unterlagen. Doch Sie sollten auch individuelle Fragen entwickeln. Als Grundlage kann Ihnen hierfür die Bewerbung des Gesprächspartners dienen: Gibt es beispielsweise Lücken im Lebenslauf?

    trusted hat weiter unten für Sie einen exemplarischen Katalog mit Beispielfragen zusammengestellt.

    Gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gibt es verbotene Fragen, die Sie im Bewerbungsgespräch nicht stellen dürfen. Riskieren Sie also keinen rufschädigenden Diskriminierungsverdacht!

    6. Entwicklung der Eigenpräsentation

    Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, fungieren Sie aber nicht nur als Interviewer, sondern auch als Präsentator. Es ist Ihre Aufgabe, das Unternehmen vorzustellen. Es geht um eine authentische, aber attraktive Eigenpräsentation. Für den Bewerber sollen die wichtigsten Fragen zum potenziellen zukünftigen Arbeitgeber geklärt werden. Sie möchten in ihm den Wunsch wecken, bei Ihnen zu arbeiten und nicht bei der Konkurrenz. Diese Eigenpräsentation vorab zu üben, am besten mit einem Testpublikum, ist wichtig für den Erfolg des Vorstellungsgespräches – vor allem bei begehrten Fachkräften mit mehreren Jobangeboten.

    7. Maßnahmen am Tag des Bewerbungsgesprächs

    Zuletzt steht die Organisation am Tag des Vorstellungsgespräches an. Richten Sie den Raum freundlich, hell sowie ansprechend her. Sorgen Sie dafür, dass alle Gesprächsteilnehmer pünktlich anwesend sind und bereiten Sie die Unterlagen (Bewerbung des Kandidaten, Stift sowie Papier für das Protokoll, etc.) sowie Getränke vor. Eventuell betrauen Sie auch einen Praktikanten oder Mitarbeiter mit dieser Aufgabe. Begeben Sie sich dann vor Gesprächsbeginn noch einmal auf Kontrollgang.

    Es geht los: Struktur eines Vorstellungsgesprächs

    Nachdem Sie alle wichtigen Vorbereitungen getroffen haben, kann nun das Vorstellungsgespräch starten. Natürlich haben Sie, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch für den Arbeitgeber führen, hierbei individuellen Gestaltungsspielraum. Dennoch folgen die meisten Vorstellungsgespräche demselben Muster, welches sich über die Jahre bewährt hat. Trusted verrät Ihnen, wie die „typische“ Struktur eines Vorstellungsgespräches aussieht:

    Vorstellungsrunde/Smalltalk

    Versetzen Sie sich in die Lage des Bewerbers: Er ist nervös und gespannt, auf wen er treffen und was auf ihn zukommen wird. Ihn direkt ins kalte Wasser zu werfen und mit knallharten Fragen zu bombardieren, ist keine gute Idee. Beginnen Sie das Bewerbungsgespräch seicht mit ein wenig Smalltalk. Stellen Sie sich vor und fragen Sie beispielsweise, ob der Bewerber den Weg gut gefunden hat, ob er eine angenehme Anreise hatte oder machen Sie eine Bemerkung über das Wetter. Anschließend stellen Sie alle Gesprächsteilnehmer mit Namen und Funktion vor. Sie können dem Bewerber zudem einen kurzen Überblick über den geplanten Ablauf des Bewerbungsgespräches geben.

    Kennenlernen/Fragerunde

    Nachdem Sie sich vorgestellt haben, ist der Bewerber an der Reihe. Leiten Sie zu dessen Selbstpräsentation über. Bitten Sie ihn zum Beispiel, sich Ihnen kurz vorzustellen oder stellen Sie eine einleitende Frage. In der Regel haben sich die Kandidaten bereits entsprechend vorbereitet und geben Ihnen einen kurzen, aber aussagekräftigen Überblick zu ihrer Person sowie den individuellen Qualifikationen. Anschließend stellen Sie offengebliebene Frage und arbeiten den vorbereiteten Fragebogen durch. Ziel ist es, den Bewerber am Ende dieser Phase optimal einschätzen zu können.

    Vorstellung des Unternehmens

    Anschließend möchte natürlich auch der Bewerber wissen, woran er ist. Es ist daher üblich, ihm das Unternehmen kurz vorzustellen sowie Informationen zur vakanten Stelle zu geben. Wenn Ihrerseits gewünscht, können Sie die Bewerber auch durch die potenzielle zukünftige Abteilung führen oder dem Kollegium vorstellen. Selbst eine kurze Besichtigung des Firmengeländes ist durchaus üblich und möglich. Je interessierter Sie am jeweiligen Kandidaten sind, umso wichtiger ist es schließlich, diesen auch von den Vorzügen des Unternehmens zu überzeugen.

    Leiten Sie diese Phase zum Beispiel mit der Frage „Was wissen Sie bereits über das Unternehmen?“ ein. So vermeiden Sie es, den Bewerber zu langweilen, können überprüfen, inwiefern dieser sich im Voraus informiert hat, und sparen Zeit.

    Rückfragen des Bewerbers

    Schlussendlich geben Sie dem Bewerber die Möglichkeit zur Klärung aller noch offenen Fragen. Hierbei handelt es sich meist um Organisatorisches wie die Urlaubsregelung, die Gehaltsvorstellung oder den Eintrittstermin. Auch eine nähere Erläuterung der Abrbeitsinhalte der vakanten Stelle oder Rückfragen zu möglichen Geschäftsreisen sind üblich.

    Abschluss und Verabschiedung

    Zum Abschluss bedanken Sie sich beim Bewerber für das Gespräch und geben ihm eine Rückmeldung, wann er in etwa mit Ihrer Entscheidung rechnen kann. Sie geleiten ihn bis zur Tür oder sogar bis zum Ausgang und verabschieden sich mit einem Händeschütteln.

    Bewerbungsgespräch nachbereiten

    Damit ist die Arbeit für Sie aber noch nicht getan. Um eine Entscheidung fällen zu können, müssen Sie das Interview mit den anderen Gesprächsteilnehmern nachbereiten. Sollten Sie sich nicht bereits während des Bewerbungsgespräches Notizen gemacht haben, holen Sie das nun nach. Zwar fällen Sie eine endgültige Entscheidung erst, wenn sich alle Bewerber persönlich vorgestellt haben, doch kann eine erste Diskussion über den Eindruck, den der Kandidat hinterlassen hat, bereits eine Präferenz ergeben. Manche Bewerber scheiden aus diversen Gründen direkt aus. Bei anderen hatten Sie vielleicht einstimmig ein gutes Bauchgefühl. Diese Reflexion ist für die endgültige Entscheidung eine wichtige Grundlage. Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei. Auch, wenn Sie die alleinige Entscheidungsbefugnis besitzen, können weitere Meinungen nicht schaden.

    Bewerbungsgespräch führen: Die wichtigsten Fragen

    In einem Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber die richtigen Fragen zu stelle, ist das A und O. Sie sollten sich deshalb vorab darüber im Klaren sein, welche Informationen Sie sich vom Interview wünschen. Es gibt klassische Fragen, die in quasi jedem Bewerbungsgespräch gestellt werden und welche auch die Bewerber kennen sollten. Dies ermöglicht Ihnen die Überprüfung, ob und wie gründlich sich der Kandidat vorbereitet hat – und wie motiviert er dementsprechend ist. Dennoch sollten Sie auch zu individuellen Fragestellungen greifen, die einerseits für Sie wichtige Informationen liefern und andererseits die Spontanität des Bewerbers in Stresssituationen auf die Probe stellen.

    Achten Sie darauf, dass Ihre Fragen einen roten Faden erkennen lassen. Springen Sie also nicht von einem Thema zum nächsten, sondern sorgen Sie für sanfte und aus Bewerbersicht logische Überleitungen.

    Anbei ein kleiner Katalog mit Beispielfragen, die Sie in Ihrem eigenen Interview einsetzen können:

    Die Klassiker

    Es gibt klassische Fragen, die in beinahe jedem Vorstellungsgespräch gestellt werden. Diese haben durchaus ihre Daseinsberechtigung und geben Ihnen spannende Aufschlüsse über die Persönlichkeit und Motivation des Bewerbers. Dazu gehören beispielsweise:

    • Wieso haben Sie sich bei uns beworben?
    • Welche sind Ihre größten Stärken und Schwächen?
    • Weshalb sollten wir uns Ihrer Meinung nach für Sie entscheiden?

    Die Spezifischen

    Zudem sollten Sie Fragen so konzipieren, dass Sie auf die jeweilige vakante Stelle zugeschnitten sind, bzw. die fachliche Kompetenz Ihres Gegenübers prüfen. Jedes Bewerbungsgespräch ist schließlich individuell. Machen Sie sich bewusst, welche Qualifikationen der gesuchte Mitarbeiter benötigt und mit welchen Fragen Sie diese testen können. Beispiele hierfür wären:

    • Welche Branchenentwicklungen erwarten Sie in den kommenden Jahren und wie würden Sie darauf reagieren?
    • Haben Sie Risiken in Ihrer vorherigen Anstellung auf sich genommen und wenn ja, welche?
    • Welche Gründe könnten dazu führen, dass Sie unser Unternehmen wieder verlassen würden?
    • Erzählen Sie uns von einer besonders unangenehmen Situation Ihrer Berufslaufbahn, die Ihnen im Gedächtnis geblieben ist– und wie Sie diese gelöst haben.

    Die Mutigen

    Wie bereits erwähnt, müssen Sie bei Ihrer Fragestellung im Auswahlgespräch unbedingt das AGG berücksichtigen. Dennoch können Sie mutige Fragen stellen – entweder, weil Sie diese im Sinne Ihrer Entscheidung für wichtig halten, oder, weil Sie den Bewerber bewusst in eine unangenehme Situation bringen und dementsprechend auf die Probe stellen möchten. Hier einige Ideen:

    • Wie stehen Sie zu Ihrer Familie?
    • Gab es bei Ihnen wiederkehrende Probleme in all Ihren vorherigen Anstellungen und wenn ja, welche?
    • Haben Sie Hobbys oder andere private Besonderheiten, welche Ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen im Weg stehen könnten?
    • Was hat es mit der Lücke in Ihrem Lebenslauf auf sich?
    • Weshalb haben oder wurden Sie in Ihrer vorherigen Anstellung gekündigt?

    Mit solchen oder ähnlichen Fragen sollten Sie allerdings sehr sparsam umgehen. Erstens, da sich Ihre Bewerber dadurch unwohl fühlen könnten, zweitens weil allzu persönliche Fragen im Bewerbungsgespräch nicht gestattet sind.

    Die Kreativen

    Zuletzt geht es im Vorstellungsgespräch vor allem darum, den Bewerber als Persönlichkeit kennenlernen und einschätzen zu können. Sie sollten daher auch Fragen wählen, die Ihnen einen guten Eindruck vom Charakter Ihres Gegenübers geben bzw. von seiner Fähigkeit, kreativ Probleme zu lösen. Branchengrößen wie Larry Page oder Elon Musk setzen in Bewerbungsgesprächen auf ein paar abgedrehte Fragen. Wichtig dabei ist weniger die Antwort an sich, sondern die Art und Weise, wie der Bewerber mit der Frage umgeht, und welchen Lösungsweg er einschlägt. Einige Beispiele:

    • Erzählen Sie uns etwas, das Sie für wahr halten, worin Ihnen aber niemand zustimmt. (Peter Thiel, Entrepreneur und Investor)
    • Als was haben Sie sich das letzte Mal verkleidet und wieso? (Warby Parker)
    • Auf einer Skala von eins bis zehn: Wie seltsam sind Sie? (Tony Hsieh, CEO von Zappos)
    • Was haben Sie bewusst aus Ihrem Lebenslauf gestrichen beziehungsweise herausgelassen? (Richard Branson, CEO von Virgin)
    • Wenn Sie ein Tier wären – welches und warum? (Ryan Holmes, CEO von Hootsuite)

    Gerne können Sie auch kleine Aufgaben einbinden, um spezielle Soft oder Hard Skills des Bewerbers zu testen. Sie genießen hierbei prinzipiell Narrenfreiheit, sollten aber stets Ihr Ziel sowie das Employer Branding des Unternehmens im Fokus behalten. Eine berühmte Frage, die Elon Musk seinen Bewerbern beruhend auf seiner Biografie stellt, ist zum Beispiel:

    • Wie viel wiegt das Empire State Building? (Frage bei Google)
    • Sie stehen auf der Erde. Sie gehen eine Meile nach Süden, eine Meile nach Westen und eine Meile nach Norden. Sie kommen genau da heraus, wo Sie gestartet sind. Wo sind Sie? (Elon Musk, CEO von Tesla)
    • Angenommen, Sie sollen einen Geldautomaten neu gestalten: Wie würde er aussehen? (Bewerbungsfrage bei Facebook)

    5 Tipps für die gelungene Interviewführung

    Zusammenfassend möchten wir Ihnen noch einmal die fünf besten Tipps für eine gelungene Interviewführung als Leitfaden an die Hand geben:

    1. Achten Sie auf eine selbstbewusste, aufrechte und offene Körperhaltung. Verschränken Sie also nicht die Arme und wenden Sie sich nicht vom Bewerber ab.
    2. Um ein wenig die Spannung aus dem Gespräch zu nehmen, können Sie sich “um die Ecke” setzen, statt frontal zum Bewerber. Noch besser wäre ein runder Tisch.
    3. Suchen Sie den Augenkontakt und nicken Sie immer wieder dezent, um dem Bewerber Ihre Aufmerksamkeit zu suggerieren.
    4. Verlassen Sie gerne den Gesprächsraum und führen Sie das Interview bei aufgelockerter Stimmung im Rahmen einer kurzen Führung über das Unternehmensgelände fort.
    5. Bremsen Sie den Bewerber, wenn er zu viel spricht oder auf irrelevante Themen abschweift. Achten Sie aber stets auf einen freundlichen, höflichen sowie professionellen Umgangston.

    Fazit: Vorstellungsgespräch führen als Arbeitgeber

    Wie Sie das Vorstellungsgespräch schlussendlich führen möchten, ob Sie Wert auf eine lockere oder eher stressige Atmosphäre setzen, um den Bewerber zu testen, oder welche Fragen Sie wählen, liegt prinzipiell bei Ihnen. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist eine gute Vorbereitung sowie ein interessanter Fragenkatalog.

    Je besser die Gestaltung des Vorstellungsgespräches zu der Atmosphäre im Unternehmen passt, umso realistischer ist der Eindruck des Bewerbers vom potenziellen zukünftigen Arbeitgeber. Dies erleichtert beiden Parteien die richtige Entscheidung.

    Richten Sie die Inhalte sowie Art und Weise der Gesprächsführung also passend zum Employer Branding aus. Stehen Sie für eine “hippe” und unkonventionelle Firma, führen Sie das Interview freundschaftlich. Sind Sie hingegen als knallharter Verhandlungspartner und Großunternehmen mit Tradition bekannt, stellen Sie die Bewerber in stressiger Atmosphäre auf die Praxisprobe. Wie genau Sie das Vorstellungsgespräch vorbereiten und führen sollten, erfahren Sie noch einmal zusammenfassend in der folgenden Checkliste.

    Bewerbungsgespräch führen Checkliste

    • Berücksichtigen Sie das Employer Branding des Unternehmens in jedem Schritt des Bewerbungsprozesses von der Ausschreibung über das Vorstellungsgespräch bis zur Einarbeitung.
    • Klären Sie, welche Teilnehmer beim Gespräch anwesend sein werden und mit welcher Rollenverteilung.
    • Bereiten Sie das Vorstellungsgespräch inhaltlich vor und erstellen Sie den Fragenkatalog.
    • Entwickeln Sie eine überzeugende Selbstpräsentation des Unternehmens.
    • Sorgen Sie für eine angenehme Gesprächsatmosphäre und beginnen Sie mit Smalltalk.
    • Notieren Sie sich die wichtigsten Informationen sowie eventuelle getroffene Vereinbarungen.
    • Reflektieren Sie das Vorstellungsgespräch im Anschluss mit den anderen Gesprächsteilnehmern und suchen Sie auch bei sich selbst nach Verbesserungspotenzial.
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