Test
Letztes Update: 26. Juli 2021

Agentursoftware Test: 11 Tools im Vergleich

Im Agentursoftware-Test 2021 hat trusted 5 der besten Agentur-Tools für Sie getestet. Entdecken Sie den Testsieger easyJOB und weitere Tools für zwischen 19 und 39 Euro pro Monat. Bringen Sie Ihre Agentur jetzt auf das nächste Level und automatisieren Sie mit diesen Softwarelösungen Ihre täglichen Aufgaben im Projektmanagement, der Zeiterfassung und im Controlling.

Julia Meister
Julia Meister ist Redakteurin bei trusted und ehemalige Angestellte einer Münchener Video- und Designagentur. Mit diesem Vorwissen hat sie 11 Agentur-Tools für Sie umfassend auf den Prüfstand gestellt.

Projektakquise, Abrechnung, Controlling, Zeiterfassung ‒ alle diese Aufgaben begegnen Ihnen im Agenturalltag dauernd. Das nimmt Ihnen oft wertvolle Zeit weg, die Sie eigentlich in Ihr Tagesgeschäft investieren könnten. Abhilfe schafft Agentursoftware, die viele Prozesse für Sie automatisiert.

Damit Sie einen Eindruck erhalten, was Agentursoftware konkret für Sie leistet und welches Tool zu Ihnen und Ihrem eigenen Unternehmen am besten passt, hat sich trusted 11 vielversprechende Kandidaten angesehen und die Top 5 hier für Sie getestet. Besonderes Augenmerk lag bei den Bewertungen auf Funktionsumfang, Usability, Preis und Design.

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

easyJOB

Der Agentursoftware-Testsieger 2021
  • AnbieterBecause Software GmbH
  • Geeignet fürKleinst- bis Großunternehmen
  • Preis ab39€/Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen2
  • Verfügbar überCloud, Kauf (On-Premise)

easyJOB ist eine all-in-one-Agentursoftware, die sich auf maximale Flexibilität bei der Anpassung der Oberflächen spezialisiert hat. Dadurch ist das Tool für verschiedene Agenturen und variierende Teamgrößen eine echte all-in-one-Lösung.

Was mögen wir an easyJOB?

Die Hauptargumente für easyJOB sind Flexibilität und Umfang. Sie erhalten hier eine Agentursoftware mit Standard-Funktionen, die Sie individuell um Ihre gewünschten Module erweitern. Das gewährt Agenturen ideale Kontrolle über den Funktionsumfang und damit auch die Kosten der Software. Ein weiteres interessantes Feature ist die Fenstertechnologie. Die Bedienung erfordert etwas Übung, lässt Sie aber zwei oder mehr Projekte, Aufgaben, Listen und dergleichen nebeneinanderlegen. So bauen Sie sich Ihre eigene Arbeitsumgebung für Ihr Projektmanagement, Ihre Zeiterfassung und andere Bereiche.

Das Hosting der Vollversion übernehmen Sie auf einem eigenen Server oder richten das Tool bei Ihrem Wunsch-Hoster ein. Die Version “[compact]” gibt es ausschließlich in der Cloud und das Hosting übernimmt hier der Anbieter.

Was unterscheidet easyJOB von anderer Agentursoftware?

Die Aufteilung der Masken und Formulare in eigene Fenster ist eine Besonderheit von easyJOB. Sie können sich verschiedene Ansichten nebeneinander legen und so parallel mit mehreren Datensätzen gleichzeitig an Ihrem jeweiligen Projekt arbeiten. Das ist zum Beispiel in der Anwendung deals and projects gar nicht möglich.

Für wen eignet sich die Agentursoftware easyJOB?

easyJOB eignet sich besonders für Agenturen in den Bereichen Full-Service, PR, Event, Design, Produktion, Marketing und Social-Media. Die Software ist außerdem für Medienagenturen interessant, da der Anbieter mit “media.pro” sogar ein gesondertes Spezialmodul zur Verfügung stellt. Für den mobilen Einsatz ist eine App vorhanden.

Vorteile
  • Günstiges Einstiegsmodell
  • Großer Funktionsumfang
  • Skalierbar
Nachteile
  • Langfristige Einarbeitung
  • Vollversion nicht in Cloud verfügbar
easyJOB
2.

deals&projects

Die beste Agentursoftware für Einsteiger
  • Anbieterjulitec GmbH
  • Geeignet fürKleinst- bis mittelständische Unternehmen
  • Preis ab29€/Monat pro Nutzer
  • Mindestzahl Nutzer:innen3
  • Verfügbar überCloud

deals and projects ist eine schlanke Agentursoftware, die vor allem kleine Agenturen und Freelancer ansprechen soll. Das cloudbasierte Tool enthält die wichtigsten Standard-Features aus den relevantesten Bereichen CRM-Management, Projektverwaltung, Buchhaltung und Vertrieb.

Warum mögen wir deals&projects?

Das simple Design ermöglicht Ihnen, die Funktionen und Prozesse in der Softwarelösung schnell und ohne langes Onboarding zu verstehen. Die Vorlagen des Tools sowie die Artikeldatenbank sind frei anpassbar und eignen sich damit für unterschiedliche Agenturen und Workflows. Dazu kommen nette Gimmicks wie das eigene Traum-Feld Ihres Dashboards, auf dem Sie die Ziele für Ihr Arbeitsjahr festhalten. Dienste wie Einführungen oder Schulungen sind für diese Softwarelösung kostenlos.

Was unterscheidet deals&projects von anderer Agentursoftware?

Die Anwendung kommt ohne Datenlimit, Sie können also beliebig viele Kontakte anlegen, Mails verschicken und Projekte managen. Sie erhalten den kompletten Funktionsumfang in einem Tarif zu einem festen Preis. Besonders Einsteiger werden hier Freude haben, da die Bedienung in wenigen Stunden zu Erlernen ist. Da die Software webbasiert funktioniert, müssen Sie sich nicht mit dem eigenen Hosting auseinandersetzen.

Eine eigene App gibt es für die Software nicht, aber immerhin eine optimierte mobile Ansicht für iOS und Android.

Für wen ist die Agentursoftware deals&projects geeignet?

Das reizvolle an dieser Software ist ihre simple Aufmachung. Die schnelle Navigation über die Seitenleiste und die optisch getrennten Bereiche in den Masken erlauben vor allem Anfänger:innen eine unkomplizierte Bearbeitung Ihrer Datensätze. Das vorausgewählte Funktionsset bietet Ihnen einen soliden Grundstock an Features, mit denen Sie lernen, was eine entsprechende Software überhaupt leisten kann. Für Profis ist der Umfang hingegen zu klein.

Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Schnelles Onboarding
  • Fairer Preis
Nachteile
  • Kleiner Funktionsumfang
  • Nur ein Funktionspaket verfügbar
deals&projects
3.

Das HQ

Die beste Software für kleine Agenturen
  • AnbieterHQLabs GmbH
  • Geeignet fürKleinst-Großunternehmen
  • Preis ab20€/ Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen3
  • Verfügbar überWebbasiert

Das HQ ist eine Agentursoftware, die vor allem bei kleinen und mittelgroßen Werbe- und Marketingagenturen beliebt ist. Das Team der HQLabs GmbH punktet bei seinen Nutzer:innen mit viel Engagement bei Problemlösungen. Sie finden in der Anwendung die wichtigsten Bereiche wie CRM, Zeiterfassung und Abrechnung.

Was mögen wir an Das HQ?

Das HQ bietet eine sinnvolle Aufteilung der Oberflächen und einige Möglichkeiten für zeitsparende Anpassungen. Dazu gehören eigene Vorlagen für Belege, Checklisten und Projekte oder das individuell anpassbare Dashboard. Das Ganze ist dabei sehr leicht zu Erlernen und sollte auch für Neulinge keine zu große Herausforderung darstellen. Das Design ist schick und übersichtlich, was Agenturen ein fixes Onboarding ermöglicht.

Was unterscheidet Das HQ von anderer Agentursoftware?

Die Lead-Verwaltung ist um einiges ausgedehnter als bei deals and projects, dabei aber weniger kompliziert als bei Anwendungen wie etwa Troi. So verwalten Sie in der Lead-Ansicht nicht nur einzelne Kontakte, sondern bearbeiten bei Bedarf gleichzeitig das zugehörige Unternehmen. Diese Lösung bietet einige Abkürzungen, sodass Sie nicht für jede Änderung in spezielle Fenster oder Ansichten wechseln müssen.

Für wen eignet sich die Agentursoftware Das HQ?

Das HQ ist minimal komplexer als deals&projects. So beispielsweise bei der Lead-Verwaltung, wo die Übersicht und die Details zu den Kontakten lediglich in Spalten getrennt wurde. Ein anderes Beispiel ist die Erstellung von Auswertungen. Sie haben im HQ viele verschiedene Parameter für benutzerdefinierte Reports zur Auswahl, mit denen absolute Anfänger auf den ersten Blick nicht vertraut sind.

Erfahrene Benutzer:innen aus dem Controlling hingegen freuen sich über die größeren Freiheiten, die Ihnen die Software für Reports bietet. Die HQ-App für Android ermöglicht Ihnen, Ihre Zeiterfassung, das Controlling oder das Projektmanagement mobil zu nutzen.

Vorteile
  • Einfache und schicke Oberfläche
  • Support per Live-Chat
  • Schnelles Onboarding möglich
Nachteile
  • Grundgebühr in den höheren Tarifen
  • Für Profis zu wenig Funktionen
Das HQ
4.

Troi

Die beste Software für PR- und Werbeagenturen
  • AnbieterTroi GmbH
  • Geeignet fürKleinst- bis Großunternehmen
  • Preis abAuf Anfrage beim Anbieter
  • Mindestzahl Nutzer:innen1
  • Verfügbar überWebbasiert, Kauf

Troi ist eine all-in-one-Agentursoftware, die für mittelgroße bis große Agenturen gedacht ist. Diese Software bietet die wichtigsten Features aus den Bereichen Projektmanagement, Kontaktverwaltung und Rechnungsstellung. Zusätzlich erhalten Sie eine nativ integrierte Zeiterfassung und Zugriff auf verschiedene Schnittstellen. Der Funktionsumfang wird durch Module wie den PR-Bereich sowie eine erweiterte Buchhaltung vergrößert.

Was mögen wir an Troi?

Die Menüs und Buttons des Interfaces sind schlicht, schick und wie auch das Menü von QuoJob immer am oberen Bildschirmrand erreichbar. Ein besonderer Hingucker ist das “Schreibtisch” genannte Dashboard, das Sie individuell mit verschiedenen Widgets bestücken. Unterwegs begleitet Sie die Live App, mit der Sie überall Ihre Projekte verwalten.

Die Software bietet Ihnen neben rein arbeitsrelevanten Inhalten auch das Schwarze Brett mit Diskussionsboard und einen eigenen Newsfeed für Nachrichten.

Was unterscheidet Troi von anderer Agentursoftware?

Troi bietet einen großen Funktionsumfang und spezielle Module wie das für PR-Agenturen. Die Anwendung beinhaltet außerdem eine ausgedehnte Kontaktverwaltung für Ihren CRM-Bereich und erlaubt die Hinterlegung von mehreren Bildern zu Kontakten ‒ zum Beispiel ein nettes Feature für Werbe- und Medienagenturen, die einen eigenen Talent-Pool aufbauen wollen.

Für wen eignet sich die Agentursoftware Troi?

Troi ist am ehesten für mittelgroße Agenturen bis hin zu großen Unternehmen interessant. Kleine Agenturen sind eventuell mit der großen Menge an Funktionen überfordert. Je nach Teamgröße und Anforderungen wählen Sie ein andere Mischung aus den zwei Basistarifen, welche unterschiedlich große Funktionsumfänge aufweisen. Troi bietet im Gegensatz zu easyJOB oder KBMpro nur zwei Zusatzmodule, die die mobile App und die Schnittstellen beinhalten. Die App ist sowohl für Android als auch für iOS Nutzer:innen verfügbar.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Edel designte Bedienoberfläche
  • Spezialmodule für HR und PR
Nachteile
  • Langes Onboarding
  • Kostenpflichtige Schnittstellen
Troi
5.

KBMpro

Der beste Agentursoftware-Allrounder
  • Anbieterdmmd GmbH & Co. KG
  • Geeignet fürKleinst- bis Großunternehmen
  • Preis abca. 19€/Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen1
  • Verfügbar überWebbasiert

KBMpro versteht sich selbst als ein vielfältig einsetzbares Tool und ist demnach nicht ausschließlich in Agenturen zu Hause. Mit seinen über 700 Funktionen lässt es sich auf viele Unternehmen und deren Anforderungen anpassen. Sie haben unter anderem die Wahl aus Funktionen aus dem Projektmanagement, dem CRM, der Zeiterfassung, der vorbereitenden Buchhaltung, der Personalverwaltung und mehr.

Was mögen wir an KBMpro?

KBMpro kommt nicht ohne Grund mit einer intensiven Beratung, denn die Software kann, ähnlich wie easyJOB, je nach Modul-Zusammenstellung recht komplex werden. Das hängt vor allem mit der Fülle an Funktionen zusammen, die Ihnen KBMpro bietet. Der Einstieg in die Software dauert eine Weile, doch wer die Anwendung durchschaut hat, bekommt ein mächtiges Werkzeug, dass Sie genau auf die Anforderungen in Ihrem Business einstellen.

Was unterscheidet KBMpro von anderer Agentursoftware?

KBMpro ist wie easyJOB modular aufgebaut und ähnelt in Sachen Style dem Tool PROAD. Die Software ist modern gestaltet, mit einem beachtlichen Set an Funktionen ausgerüstet und eignet sich für viele verschiedene Typen von Agenturen. Wer also eine maßgeschneiderte Modullösung sucht, aber beispielsweise nicht mit dem Fenstersystem von easyJOB warm geworden ist, der sollte KBMpro eine Chance geben.

Für wen eignet sich die Agentursoftware KBMpro?

KBMpro ist besonders für all jene interessant, die genau wissen, was Ihre Agentursoftware können muss. Über die Einstellung durch den Anbieter haben Sie eine riesige Auswahl an Funktionen. Sie wählen im Zuge einer eigenen Beratung individuell die passenden Module und bauen sich so eine eigene Softwarelösung für Ihr Business zusammen. Die Vielzahl der Module macht KBMpro nicht nur für Agenturen attraktiv, sondern lässt sich in verschiedenen Bereichen wie zum Beispiel in Architekturbüros oder Beratungs- und Consultingunternehmen einsetzen.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Passgenauer Zuschnitt der Software
  • Faires Preismodell
Nachteile
  • Längere Einarbeitungszeit
KBMpro

Vergleichstabelle

AnbieterDas HQdeals&projectsKBMproConAktiv AgentureasyJOBTroiactive.AGENCYMOCOPooolPROAD SoftwareQuoJob
Kundenbewertung
3.7
5
5
0
5
3.1
0
3.4
5
3
1.4
Preis260,00 - 890,00€105,00 - 105,00€19,00 - 39,00€29,00 - 9,00€78,00€19,90 - 49,90€299,00 - 749,00€9,00 - 9,00€39,00€-1€28,00 - 38,00€
Kostenlose Testphase
Support E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich E-Mail-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare
Geeignet für Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen
Unterstützte Plattformen Web-App, iOS, Android Web-App Web-App Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android, Windows (Client) Web-App, Windows (Client) Web-App, iOS, Android Web-App Web-App Web-App, iOS, Android

Die besten Agentur-Tools 2021 im Test

Welche sind die besten Agenturtools?

Die beste Software für Agenturen liefert aktuell easyJOB, gefolgt von deals&projects, Das HQ, Troi und KBMpro. Diese smarten Cloud-Tools für Agenturen überzeugen vor allem in Sachen Funktionsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis und sind für Agenturen unterschiedlichster Größen geeignet. Mehr über den Testsieger easyJOB und den Rest der trusted Top-5 erfahren Sie hier:

Der Agentursoftware-Testsieger 2021: easyJOB

Die Agentursoftware easyJOB ist in Sachen Optik nicht das modernste Tool auf dem Markt, bietet aber massig Funktionalität. Durch die Aufteilung der Software in einen Grundstock und einzelne Module haben Sie maximale Kontrolle über den Funktionsumfang und damit auch die Kosten. Zudem besticht die Software mit einer Vielzahl praktischer Schnittstellen. So können Agenturen die Softwarelösung genau auf die eigenen Anforderungen anpassen.

Das Tool bietet Ihnen vollends flexible Oberflächen an
Das Tool bietet Ihnen vollends flexible Oberflächen an
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Ein großes Plus ist die Einstiegsvariante “[compact]”. Diese kostet 39€ pro Monat und Lizenz und umfasst bereits das wirklich beachtliche Grundpaket. Diese Variante der Software ermöglicht es auch kleinen Teams und Agenturen, ein echtes Profi-System zu nutzen.

easyJOB bietet auch kleinen Agenturen eine funktionsstärke Softwarelösung in der Cloud
easyJOB bietet auch kleinen Agenturen eine funktionsstärke Softwarelösung in der Cloud
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Mit dem Fenstersystem und den individuell einstellbaren Oberflächen garantiert Ihnen das Tool maximale Flexibilität. Das Fenstersystem ist zu Beginn gewöhnungsbedürftig.

Allerdings steht Ihnen der Anbieter via Einführung und mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Welche ist die beste Agentursoftware für Einsteiger:innen?

Die zwei besten Einsteiger-Tools bilden in diesem Vergleich Das HQ und deals and projects. Beide punkten mit einer einfachen Oberfläche, die sich auch Neulingen zügig erschließt und das Onboarding drastisch verkürzt. Außerdem sind beide Anwendungen webbasiert. Das heißt, dass der Anbieter das Hosting für Ihre Agentur übernimmt.

Gute Software muss Sie nicht mit Bleiwüsten erschlagen
Gute Software muss Sie nicht mit Bleiwüsten erschlagen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Als Einsteiger:in wissen Sie vielleicht noch nicht, welche Funktionen Sie überhaupt benötigen. Beide Softwarelösungen bieten Ihnen hier vorgefertigte Funktionspakete, mit denen Sie sich sinnvoll in die Bedienung einer Agentursoftware einarbeiten. Durch eine klare Preiskommunikation wissen Sie zudem auch, welche Kosten auf Sie zukommen.

ToolMindestnutzerPreis ab
Das HQ320€/Monat/Lizenz
deals&projects329€/Monat/Lizenz
Festgelegte Preise und Plans können die Qual der Wahl vereinfachen
Festgelegte Preise und Plans können die Qual der Wahl vereinfachen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Beide Tools liefern Ihnen zudem frei verfügbare Testphasen, für die Sie sich schnell und unkompliziert registrieren können. Das HQ bietet Ihnen als Testzeitraum 14 und deals&projects ganze 30 Tage.

Welche ist die beste All-in-One-Software für Agenturen?

Die flexibelsten und umfassendsten Agentur-Tools sind aktuell easyJOB, KBMpro und Troi. Es kann immer passieren, dass Ihr Unternehmen neue Wege einschlägt, wächst und die Anforderungen an das jeweilige Tool immer größer und spezieller werden. Hier ist eine Anwendung von Vorteil, die sich mit Ihnen an neue Gegebenheiten anpasst.

Bei easyJOB starten Sie bei geringen Teamgrößen mit dem Software-Tarif [compact], der Ihnen einen festgelegten Pool an Funktionen bietet. Übersteigt Ihre Mitarbeiterzahl 10, dann wechseln Sie zur modularen On-Premise-Version der Software. Der Vorteil: Durch die bereits gesammelten Erfahrungen mit dem [compact]-Paket wissen Sie vielleicht schon eher, welche Funktionen Sie für Ihre Workflows brauchen.

Erweitern Sie bei modularen Systemen Ihre Funktionspalette nach Bedarf
Erweitern Sie bei modularen Systemen Ihre Funktionspalette nach Bedarf
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Bei KBMpro verhält es sich ähnlich. Haben Sie die Mini-Version in Form von “KBMpro Intro” bereits ausprobiert oder wissen schon, was Sie genau benötigen, stellen Sie sich im Austausch mit dem Anbieter Ihr individuelles Funktionspaket zusammen. Dieses lässt sich immer wieder an neue Herausforderungen anpassen. So bleiben Sie bei beiden Tools flexibel und zahlen vor allem nur für die Funktionen, die Sie später auch wirklich benötigen.

Schauen Sie sich online um und klären Sie anschließen mit dem Anbieter, was Sie an Funktionen benötigen
Schauen Sie sich online um und klären Sie anschließen mit dem Anbieter, was Sie an Funktionen benötigen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Wenn Ihnen die Zusammenstellung von Modulen zu undurchsichtig ist, dann nutzen Sie Troi. Hier stellen Sie sich Ihr Lizenzpaket aus der Admin-Version des Tools “Professional” und der kleineren Mitarbeiter:innen-Lizenz “Teams” zusammen. Wie viele Lizenzen welcher Version Sie nutzen möchten, liegt bei Ihnen. Sie müssen lediglich Minimum eine “Professional”-Lizenz besitzen.

Bei Troi nutzen Sie vorgefertigte Funktionspakete
Bei Troi nutzen Sie vorgefertigte Funktionspakete
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Wer braucht Agentursoftware?

Agentursoftware ist für Agenturen jeder Art und Größe und teilweise sogar für Freelancer interessant. Eine Softwarelösung lohnt sich vor allem dann, wenn bisherige Alternativen wie Excel-Sheets und Co. für Ihre eigene Arbeitsorganisation nicht mehr ausreichen oder Sie bislang auf viele abgetrennte Insellösungen setzen. Die Anforderungen an die Software ist dabei von Agentur zu Agentur teils sehr unterschiedlich, daher hat trusted einige Use Cases für Sie gesammelt.

Agentursoftware ist besonders dann hilfreich, wenn Sie Ihre bestehenden Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren möchten. Je nach Team und Agentur können das unterschiedliche Herausforderungen wie beispielsweise die Bereiche Management oder Kommunikation sein.

Behalten Sie die Kontrolle über Ihr wachsendes Unternehmen

Sie sind in einem Unternehmen mit zwei oder drei Angestellten tätig und haben bisher alle Prozesse mit Excel-Vorlagen abgewickelt. Allerdings wächst Ihr Kundenstamm seit Kurzem stark an.

Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Agentursoftware unterstützt Sie hier bei der Abrechnung Ihrer Jobs und dienen Ihnen gleichzeitig als Portal für die Versendung oder den Export Ihrer Finanzdokumente. Sie erstellen automatisiert viele Rechnungen, Mahnungen und Angebote in kurzer Zeit. Das können Sie manuell in dieser Geschwindigkeit ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht mehr leisten.

Bringen Sie die eigenen Teammitglieder auf den gleichen Stand

Sie sind in einem Unternehmen mit vielen Angestellten beschäftigt und bemerken, dass immer häufiger Fehler in Projekten passieren oder Aufgaben verspätet bearbeitet werden. Schaffen Sie mit Agentursoftware einen gemeinsamen Informationspool, in dem Sie gesammelt alle wichtigen Informationen zu einem Projekt unterbringen. Features wie Notizen, Chats oder Boards dienen Ihnen zusätzlich zur Verbesserung der Kommunikation.

Kommunikationstools wie Boards oder Chats helfen Ihnen bei der Projektdurchführung
Kommunikationstools wie Boards oder Chats helfen Ihnen bei der Projektdurchführung
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Arbeiten Sie einfacher mit externen Stellen zusammen

Der Informationspool innerhalb einer Agentursoftware ist auch dann hilfreich, wenn das eigene Team beispielsweise über den Globus verteilt arbeitet. In diesem Fall lassen sich Informationen unabhängig vom Team zu jeder Tages- und Nachtzeit in jeder Zeitzone abrufen. Wenn Sie mit Freelancer:innen oder Gästen an einem Projekt arbeiten, dann hilft Ihnen Software mit einer Rechteverwaltung, die Externen genug Zugriff für die Arbeit gewährt. Sensible Daten Ihrer Agentur bleiben vor Unbefugten geschützt.

Bestimmen Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter für eine geregelte und DSGVO-konforme Arbeit
Bestimmen Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter für eine geregelte und DSGVO-konforme Arbeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Wieviel kostet Agentursoftware?

Im aktuellen trusted-Test rangiert der Preis der günstigsten Tarife zwischen 19€ und 39€. Manche der Preise erfahren Sie aber erst auf Nachfrage beim Anbieter. Wie teuer eine Software ausfällt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Entsprechende Faktoren können der Zahlungszeitraum sein, ob es sich bei der Software um eine modulare Lösung handelt und ob Sie die Lösung für Ihre Agentur kaufen oder mieten. Weitere Kostenfaktoren sind das Hosting bei Drittanbietern oder Zusatzkosten wie für die Einrichtung.

Um herauszufinden, was Sie eine Agentursoftware kostet, müssen Sie nicht selten den Taschenrechner zücken. trusted verrät Ihnen, welche Eckpunkte Sie hierbei beachten sollten.

Wie viele Teammitglieder brauchen die Agentursoftware?

Bevor Sie sich eine Agentursoftware aussuchen, sollten Sie überlegen, wie viele Lizenzen Sie benötigen. Beachten Sie dabei, dass vielleicht nicht alle Mitarbeiter:innen in der Agentur zwingend eine Lizenz brauchen.

Kommt die Agentursoftware mit (einmaligen) Zusatzkosten?

Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen einmalige Zusatzkosten für die Implementierung, Einrichtung oder zusätzliche Services entrichten müssen. Ein Beispiel ist die Einrichtung von Troi, die im Schnitt 2.000€ kostet. Bevor Sie aber vor solchen Preisen zurückschrecken sollten Sie schauen, ob sich die Investition nicht für Ihre Agentur lohnt. So ist beispielsweise bei der Implementierung von Troi der Umzug Ihrer Stammdaten inklusive. Andere Zusatzkosten können für extra Services wie die Erstellung von CIs, Vorlagen oder Zugänge für Gäste sein.

Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

So hat trusted Agentursoftware getestet

Um für Sie die beste Agentursoftware auf dem Markt zu finden hat trusted.de die wichtigsten Funktionen von verschiedenen Softwarelösungen verglichen. Dabei wurden sowohl all-in-one-Lösungen wie auch modular aufgebaute Anwendungen verglichen. Die Ergebnisse der Recherche finden Sie in kompakten Datenblättern, damit Sie bei der Suche nach dem passenden Agentur-System für Ihr Business den Überblick behalten.

11
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
120
Stunden Aufwand
10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet die Software? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15%
Kontaktmanagement

Ist die Kontaktverwaltung für Lead-Management bzw. CRM geeignet? Sind Im- und Exporte möglich? Gibt es Such-, Filter- und Sortierfunktionen?

15%
Projektmanagement

Werden Ihnen Projektmanagement-Tools wie Kanban, Gantt, Scrum oder To-do-Listen geboten? Gibt es nützliche Projektvorlagen? Können Sie mit dem Programm Workloads, Aufgaben, Dokumente und Budgets verwalten?

10%
Buchhaltung & Rechnungsstellung

Bietet Ihnen die Lösung Funktionen zur Stellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen? Dürfen Sie diese auch aus dem Tool versenden? Gibt es eine Belegerfassung?

10%
Personalverwaltung & Organisation

Gibt es eine Zeiterfassung? Gibt es einen eigenen Teamkalender? Lassen sich Rollen und Rechte vergeben und verwalten? Gibt es Tools zur Kommunikation?

10%
Analyse & Reporting

Bietet Ihnen die Software Analysetools für Ihr Controlling? Ist ein dynamisches Dashboard mit dabei?

10%
Usability

Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei? Gibt es nützliche Schnittstellen?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Sind diese Angebote kostenlos? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche Agentursoftware gibt es auf dem Markt?

Keine der bisherigen Softwarelösungen passt so richtig zu Ihrem Unternehmen? Dann schauen Sie sich bei den folgenden Anbietern um, die trusted für Sie verglichen hat. Von A wie all-in-one-Lösung bis Z wie Zeiterfassung bieten Ihnen Tools wie PROAD, QuoJob und Co. die perfekte Funktionskombi für Ihr Unternehmen. Sehen Sie sich jetzt um und entdecken Sie die perfekte Anwendung, die Ihnen alle Wünsche in Sachen CRM, Kommunikation, Projektmanagement und Schnittstellen für Ihr Business erfüllt:

Das HQ
3.7
Das HQ bietet Ihnen alle Tools, was Sie in Ihrer Agentur brauchen. Analysieren Sie Ihr Projektgeschäft mit dem umfassenden Report-System und managen Sie Ihren Kundenkontakt in der Lead-Datenbank. Und das DSGVO-konform.... Mehr Lesen
deals&projects
5
Mit deals&projects von julitec haben Sie alles an einem Platz, um Angebote zu stellen, Aufträge zu akquirieren, durchzuführen und dafür bequem die Abrechnung zu erstellen. deals&projects begeistert dabei ganz ohne kompliziert zu sein.... Mehr Lesen
KBMpro
5
KBMpro bietet Ihnen 700 Features und Funktionen. Zudem lassen sich Ihre Ansichten auf Ihre Wünsche anpassen. Unbenutzte Features blenden Sie einfach aus. Außerdem bearbeiten Sie schnell und automatisiert ganze Stapel an Rechnungen.... Mehr Lesen
ConAktiv Agentur
0
Managen Sie Ihren Alltag mit maximaler Flexibilität. ConAktiv Agentur fügt sich ganz ohne Programmierung in Ihren Arbeitsplatz ein und bietet Ihnen alle Werkzeuge für Ihren Agenturalltag - vom Marketing bis zur Projektabwicklung.... Mehr Lesen
easyJOB
5
easyJOB bietet Ihnen jede erdenkliche Funktion für Ihren Agenturalltag. Egal ob Projektabwicklung, Zeiterfassung, Kontaktverwaltung oder Rechnungsstellung ‒ mit den bis ins Detail anpassbaren Oberflächen haben Sie alle Ihre Jobs easy im Griff.... Mehr Lesen
Troi
3.1
Die Troi GmbH steht für 18 Jahre Branchen-Erfahrung und bietet Ihnen eine effiziente Kombination aus Software und Consulting. Mit Troi automatisieren Sie Projekt-Prozesse, behalten den Überblick im Controlling und schaffen sich mehr Zeit für Ihr Tagesgeschäft.... Mehr Lesen
active.AGENCY
0
Faire Preisgestaltung, maximale Anpassbarkeit und flexible Erweiterung der Software nach Ihren Wünschen ‒ das sind die Versprechen der Agentursoftware active.AGENCY. Nutzen Sie ein Tool, das von A wie Abrechnung zu Z wie Zeiterfassung alles bietet.... Mehr Lesen
MOCO
3.4
MOCO ermöglicht Ihnen den schnellen Überblick über den Kern Ihrer Agentur: die Projektadministration und die Businesszahlen. Die Software bietet Ihnen im kompakten Umfang den goldenen Mittelweg aus All-in-one-Tool und Insellösungen.... Mehr Lesen
Poool
5
Poool my office ist eine Software, die genau das beabsichtigt: alle Prozesse Ihrer Agentur in einem Tool(-Pool) zusammenzufassen. Dabei ist Poool hoch flexibel, arbeitet mit vielen grafischen Elementen und verspricht eine rundum intuitive Steuerung.... Mehr Lesen
PROAD Software
3
PROAD ist eine Verwaltungssoftware die durch die flexible Zusammenstellung jeden Unternehmenstyp bedient. Durch Tools wie Umfragen oder Webkonferenzen wird PROAD zur all-in-one-Lösung, die Ihr Team perfekt bei der Remote-Arbeit unterstützt.... Mehr Lesen
QuoJob
1.4
QuoJob ist die Agentursoftware mit Erfolgsgarantie. Kreieren Sie mit dem Baukasten Ihre passgenaue Software-Lösung, die Sie bequem mieten oder kaufen. Profitieren Sie vom intuitiven Aufbau der Oberflächen und der intelligenten Datenvernetzung des Tools.... Mehr Lesen

Worauf muss ich bei der Auswahl von Agentursoftware achten?

Besonders wichtig ist, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie die Software nutzen wollen. Dabei ist die Agentursoftware mit dem größten Umfang nicht zwingend die beste, da Sie hier eventuell viel Geld für Features ausgeben, die Sie zum Schluss gar nicht nutzen. Außerdem sollten Sie wissen, wie viele Lizenzen Sie benötigen, um den richtigen Tarif zu wählen. Achten Sie bei der Bestellung der Software auf weitere Kosten wie beispielsweise für den Support oder Einrichtungsgebühren.

Suchen Sie sich die wichtigsten Optimierungsfelder

Eine Agentursoftware hilft Ihnen nur dann weiter, wenn Sie wissen, was Sie damit erreichen wollen. Erstellen Sie sich am besten vorab eine Liste mit den “Must-haves” für Ihre Agentur, wie eine native Zeiterfassung oder Features für Ihr Projektmanagement.

Werfen Sie beim Abgleich der Funktionen auch einen Blick in die Schnittstellen. Über die lassen Sie sich eventuell Funktionen ergänzen, die Sie in der eigentlichen Software vermissen. Außerdem erfahren Sie so, wie gut sich die neue Anwendung in Ihre bestehende Arbeitsumgebung einfügt.

Achten Sie bei der Wahl der Agentursoftware auf Ihr Budget

Setzen Sie sich vor der Wahl Ihrer Agentursoftware ein Limit für Ihr Budget und rechnen Sie sich die Kosten für die begutachtete Software genau durch. Nehmen Sie sich hierfür gern Zeit, denn es wäre schade, die finanziellen Gewinne Ihrer Optimierungen durch eine teure Lösung wieder zu schmälern.

Deckt die Agentursoftware Ihre Teamgröße ab?

Manche Tarife sind für bestimmte Teamgrößen gedacht und kommen mit Ober- und Untergrenzen für die Lizenzen. Das heißt, bevor Sie einen Tarif für Ihre Agentur buchen, sollten Sie genau auf die preislichen Konditionen achten und sich einen Überblick verschaffen, ob Sie die passende Menge an Nutzerplätzen für Ihr Team erwerben können.

Achten Sie bei Tarifen wie easyJOB [compact] darauf, ob es Nutzerlimits gibt
Achten Sie bei Tarifen wie easyJOB [compact] darauf, ob es Nutzerlimits gibt
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Im umgekehrten Fall ist es möglich, dass Sie gewisse Funktionen erst ab einer bestimmten Team-Stärke nutzen dürfen. Hier müssen Sie im Zweifelsfall “leere” Lizenzen in Kauf nehmen oder Sie sehen sich nach einer Alternative um.

Bevor Sie ein Tool abschreiben, weil Sie nicht genügend Nutzer zusammen bekommen, wenden Sie sich an den Anbieter. Viele Anbieter stellen Agenturen individuelle Lösungen oder Beratungen zu ihren Lizenzen zur Verfügung.

Nutzen Sie Testphasen und Demos

Die Testphasen helfen Ihnen herauszufinden, ob Sie in Sachen Usability mit der Software zurechtkommen. Je nach Anbieter fallen die Testphasen unterschiedlich lang aus, sind in der Regel aber für Sie kostenlos. Standardlängen für Demophasen sind etwa 14 bis 30 Tage.

In Beratungsgesprächen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, ungeklärte Fragen zu stellen, die Sie sich nicht durch Ihre Recherche selbst beantworten können. Um die Beratung möglichst informativ zu gestalten, empfiehlt es sich dem Anbieter vorab mitzuteilen, für welche Bereiche der jeweiligen Agentursoftware Sie sich besonders interessieren.

Nutzen Sie Demoversionen, um selbst Hand an Ihr Wunsch-Tool zu legen
Nutzen Sie Demoversionen, um selbst Hand an Ihr Wunsch-Tool zu legen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Änderungshistorie

24.06.2021
Troi Update

Nach einem größeren Update der Troi-Oberfläche hat sich trusted diese noch einmal im Test angesehen und den Artikel zum Tool entsprechend angepasst.

11.06.2021
Agentursoftware-Test 2021

trusted hat einen großen Agentursoftware-Test mit 11 Tools durchgeführt.

Julia Meister
Redakteurin

Julia ist Redakteurin bei trusted.de. Für die junge Digital Native ist vor allem die digitale Zusammenarbeit ein großes Thema. Sie weiß, wie wichtig Kommunikation und Kollaboration in Zeiten der Digitalisierung sind. Ihre Erfahrungen über Projektmanagement-Software und andere digitale Alltagshelfer hat sie sich als Redakteurin einer renommierten Video- und Design-Agentur erarbeitet. Nun unterstützt Sie trusted mit Texten, in denen sie komplexe Tools einfach und verständlich erklärt.

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