Fazit der Redaktion
Mit 4-check erstellen Sie individuelle und umfangreiche Prüflisten mit unterschiedlichen Bewertungssystemen und Prüfzeiträumen. So haben Sie Ihr Qualitätsmanagement immer im Blick und können jederzeit die wichtigsten Daten abrufen um Verbesserungspotential zu erkennen. Dabei helfen Ihnen bereits vorgefertigte Listen und Prüfpunkte, die auf unterschiedlichsten Normen und gesetzlichen Vorgaben basieren. Die innovative Zufallsprüfung von 4-check soll Ihnen dabei helfen, objektiver und besser zu prüfen. Ein besonderes Augenmerk verdient der Kundensupport: Dieser wird von bestehenden Nutzern als sehr kompetent, schnell und freundlich beschrieben. Für Startups und kleinere Unternehmen ein Wermutstropfen: Je weniger Nutzerlizenzen Sie benötigen, desto teurer ist die Einzellizenz. Mittlere bis größere Unternehmen freuen sich dagegen über großzügige Rabatte.
- Intuitiv und einfach zu bedienen
- Sensor-Schnittstellen
- Prüfung nach Zufallsprinzip
- Qualitätsprüfung nur durch Listen
- Kein Startup-freundliches Pricing
Zielgruppe
Durch die hohe Individualisierbarkeit von 4-check ist das Tool für Unternehmen aller Branchen interessant, die regelmäßige Qualitätschecks durchführen müssen. Dazu gehören vor allem Betriebe aus der Gastronomie wie Dean and David oder Serways, die bereits zum Kundenstamm von 4-check gehören. Aber auch Technologie-Unternehmen und Software-Entwickler finden sich auf der Referenzliste, zum Beispiel Siemens oder SEVENIT. Im Besonderen Maße geht 4-check nach eigenen Angaben auf die Anforderungen der folgenden Branchen ein:
- Gebäudetechnik
- Hygienetechnik
- Facility Management
- Fitnessbranche
- Gastronomie
Die Preisstaffeln (siehe unten) sind zwar nicht explizit auf größere Unternehmen ausgerichtet, werden allerdings günstiger, je mehr Nutzer das Tool verwenden. Startups und KMU mit nur wenigen Mitarbeitern bezahlen daher den vollen Preis, während sich mittlere bis große Unternehmen über großzügige Rabatte freuen dürfen.
Funktionsumfang
4-check bezeichnet sich selbst als sogenannte Checklisten App. Hauptaufgabe des Tools ist das Anlegen von individuellen Prüflisten, die Durchführung von Qualitätsprüfungen in verschiedensten Bereichen sowie die Auswertung der Daten zur Anpassung der Planung. Alle erstellten Prüflisten landen in einer cloudbasierten Datenbank, die Sie individuell anpassen können.
Planung
Die Planung von Qualitätsprüfungen erfolgt in 4-check mithilfe von Check- beziehungsweise Prüflisten. Diese legen Sie in 4-check an und bearbeiten sie anschließend auf allen gängigen Geräten - ob nun Desktop oder mobil. Sie haben die Möglichkeit, eigene Listen zu erstellen (zum Beispiel anhand von Kundenanforderungen, etc.) oder bereits bestehende Checklisten zum Beispiel im csv-Format zu importieren.
Zusätzlich greifen Sie über die integrierte 4-check-Bibliothek auf vorgefertigte Listen und Prüfpunkte zu, die sich an etablierten Normen und gesetzlichen Vorgaben orientieren - beispielsweise Brandschutz, Umweltschutz, Bestimmungen über Flucht- und Rettungswege, etc.
Erstellen Sie eine neue Prüfliste haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
- Prüfung/Bewertung einzelner Prüfpunkte im Ampelsystem, mit Schulnoten oder mit Smileys anhand von Freitextfeldern oder spezifischen Werten (alternativ legen Sie auch ein eigenes Bewertungssystem nach Ihren Anforderungen fest)
- Definition der Prüfhäufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder benutzerdefiniert)
- Aktivierung des Zufallsgenerators
- Hinzufügen von Notizen und Freitextfeldern
Prüfung
Zum eingestellten Prüfzeitpunkt tauchen alle fälligen Prüflisten in Ihrem Dashboard auf und können bearbeitet werden - entweder am Desktop oder via mobiler App für Android und iOS.
Eine besondere Art der Prüfung stellt der Zufallsgenerator dar. Dieses Spezialfeature von 4-check können Sie bei der Erstellung von aktivieren/deaktivieren. Ist die Funktion aktiv, werden zum Prüfzeitpunkt nicht alle Prüfpunkte einer Liste abgefragt, sondern eine zufällige Auswahl. Dieses Vorgehen soll laut 4-check die Objektivität der Prüfungen erhöhen.
Im Anschluss an die erfolgte Prüfung haben Sie noch die Möglichkeit, eine digitale Signatur zu hinterlegen. Das fertige (unterschriebene) Prüfdokument wandert anschließend in die Cloud und kann von dort aus heruntergeladen, per Mail verschickt oder ausgewertet werden.
Auswertung
Die Auswertung der Prüflisten erfolgt bei 4-check mithilfe eines Scores und Tortendiagrammen, die die Verteilung der einzelnen Prüfpunkte aufzeigen.
Einzelne Auswertungen und Berichte lassen sich per Mail versenden, im csv- oder pdf-Format herunterladen oder direkt ausdrucken.
Usability
Das Handling von 4-check gestaltet sich recht einfach. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und intuitiv aufgebaut und alle Arbeitsschritte - vom Anlegen einer Prüfliste über die Prüfung bis zur Auswertung - mit wenigen Klicks erledigt. Auf dem zentralen Dashboard finden Sie von anstehenden Prüfungen über die letzten Prüfungen bis hin zu einem Änderungsprotokoll alle wichtigen Informationen.
Hauptsächlich nutzen Sie 4-check allerdings nicht im Webdashboard, sondern in der nativen App für iOS und Android-Geräte. Ersteres dient hauptsächlich der administrativen Arbeit - also etwa der Datenpflege, Auswertung und Analyse - während die mobile App das Hauptinstrument der operativen Arbeit darstellt. Hier können Sie alle angelegten Listen einsehen und jederzeit von jedem beliebigen Gerät aus bearbeiten.
Zudem haben Sie in der App direkt die Möglichkeit, Fotos zu schießen und einem beliebigen Prüfpunkt hinzuzufügen. So speichern Sie zusätzliche Informationen ab oder hinterlegen einen Beleg für die Richtigkeit Ihrer Prüfung.
Schnittstellen
4-check verfügt über eine API-Schnittstelle, das vor allem für die Verknüpfung von 4-check mit Ihrem ERP-System gedacht ist (zum Beispiel Oracle, infor, SAP oder sage).
Dokumente (zum Beispiel ausgewertete Prüflisten) können Sie als csv, pdf oder im xml-Format exportieren. Benötigen Sie ein anderes Dateiformat, wenden Sie sich an den Kundendienst des Providers - die 4-check-Mitarbeiter binden dieses Format dann zusätzlich ein.
Ein besonderer Service von 4-check ist die Anbindung von Sensoren, beispielsweise zur Temperaturüberwachung in der Gastronomie. Die angebundenen Sensoren fungieren als Quelle der Qualitätsprüfung und können auf Wunsch integriert werden.
Preise und Plans
Die Preise bei 4-check verstehen sich als monatliches Abonnement je Nutzerlizenz. Dabei gibt es verschiedene Preisstaffeln je nachdem, wie viele Nutzer integriert werden sollen; das bedeutet: Je mehr User das Tool nutzen, desto günstiger wird der Monatspreis für den Einzelnutzer. Diese drei Staffeln bietet 4-check aktuell an:
- 1-5 Nutzer: 20€/Monat/User
- 6-10 Nutzer: 16,50€/Monat/User
- ab 11 Nutzer: 13,20€/Monat/User
Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr, die sich ebenfalls an der Nutzerzahl sowie an individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens orientiert. In einer 30-tägigen Testversion lässt sich das Tool bequem und kostenlos antesten.
Gemeinnützige und Non-Profit-Organisationen erhalten - so 4-check wörtlich - einen “deutlichen Preisnachlass”. Wie hoch dieser ausfällt, wird vom Provider aktuell nicht kommuniziert. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage.
Service und Support
4-check bietet umfassende Dokumentationen in einer Wissensdatenbank sowie einige Tutorial-Videos auf der Anbieterseite. Zudem klärt eine kleine und überschaubare FAQ-Sektion die wichtigsten Fragen. Das Supportteam, das von diversen Nutzern als sehr kompetent und persönlich gelobt wird, erreichen Sie per Mail oder Kontaktformular. Zudem ist 4-check auf allen relevanten Social Networks vertreten.
Zusammenfassung
4-check ist ein schlankes und einfach zu bedienendes Tool zur Erstellung und Durchführungen von Qualitätsprüfungen anhand von Checklisten. Auf diesem Gebiet ist der Funktionsumfang recht groß und das Handling - dank Hauptfokus auf die mobile App - sehr bequem. Schade ist allerdings, dass zusätzlich zu den Listen keine anderen Prüfungsworkflows existieren; zum Beispiel Flussdiagramme oder ähnliches. Hier wäre mehr möglich gewesen; zum Beispiel auch Unterpunkte oder Meilensteine für einzelne Listen, etc. Können Sie auf solche Spielereien verzichten, haben Sie mit 4-check nichtsdestotrotz eine intuitive Lösung für das Qualitätsmanagement an der Hand, das mit vielen vorgefertigten Listen und Prüfpunkten und mit einem kompetenten Support-Team aufwartet. Besonders Unternehmen mit einem schnellen Wachstum dürften Ihre Freunde an der App haben, denn je mehr Nutzer, desto günstiger wird die Software für die Einzellizenz.
